La importancia de las tareas poco importantes

La importancia de las tareas poco importantes

Cuando estamos sumergidos en la vorágine del día a día sólo tenemos ojos para lo urgente. Ya hemos hablado muchas veces de lo dañino que resulta dar prioridad a lo urgente frente a lo importante. Y no es que lo urgente no haya que hacerlo, pero si continuamente interrumpimos lo que estamos haciendo por una llamada del jefe o porque un cliente nos pide algo, estaremos dinamitando nuestra productividad.

Sin embargo, dar prioridad absoluta solo a lo importante tampoco es la mejor estrategia productiva –ya sé, alguno estará abriendo los ojos como platos pensando que estoy a punto de decir una herejía. Bueno, antes de que alguno me excomulgue, dejad que me explique…

Todos tenemos un puñado de proyectos repartidos entre las distintas áreas de responsabilidad, y dedicamos una buena parte de nuestro tiempo a trabajar en ellos. Ya sea abrir un nuevo mercado para nuestra empresa, o preparar las próximas vacaciones familiares, son cosas importantes para nosotros, profesional y personalmente. Parece lógico pues que les demos prioridad.

Sin embargo, junto al trabajo “de verdad”, también conviven multitud de pequeñas tareas rutinarias y administrativas, como archivar las facturas, cambiar las bombillas fundidas, llevar el coche al taller, o hacer la declaración de la renta. Es cierto que estas tareas no nos aportan valor, al menos no en el sentido que lo hacen los otros proyectos. Pero también forman parte de nuestras responsabilidades, y tenemos que hacerlo igualmente.

El riesgo que corremos si nos enfocamos demasiado en lo importante, es que podemos dejar sin hacer lo menos importante. Aunque en principio esto no parece muy grave, procrastinar lo poco importante de manera sistemática puede convertirse en un punto de desequilibrio en nuestra vida, o incluso meternos en verdaderos problemas.

No cambiar una bombilla del salón puede generar estrés mental y cierto grado de incomodidad cada vez que entremos al salón –la luz que no funciona nos recordará constantemente que hay algo que todavía no hemos hecho desde hace semanas. No liquidar los impuestos a tiempo puede implicar cosas todavía más graves, como por ejemplo el pago de multas.

Por tanto, a la hora de priorizar las tareas tenemos que dar su justo valor a cada una, sin olvidar la importancia que tienen las tareas poco importantes. La habilidad que tengamos para combinar adecuadamente lo importante y lo no importante será fundamental a la hora de medir nuestro éxito productivo.

Y tú, ¿qué importancia le das a las cosas poco importantes? Comparte tu opinión con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Marion Doss (via Flickr)

16 comentarios

  1. ¡La metáfora de la bombilla del salón es perfecta! Justo esos detalles nimios que dejamos sin cerrar se convierten en estrés a medida que se acumulan.
    En el trabajo, suelo hacer esas tareas al final de la jornada. Ordenar papeles, recoger el escritorio, etc…

    • @Aitor:

      Los detalles a veces marcan la diferencia. Es increíble lo que puede estresar una bombilla que no funciona, o los bajos de un pantalón demasiado largos –y que siempre tienes que doblar porque no los arreglaste cuando debías ;-)

  2. Hola Jero,

    Tu artículo me ha recordado a lo que siempre decía mi antiguo jefe sobre como se clasifican las tareas.

    El hablaba de cuatro grupos:

    Tareas Importantes y Urgentes
    Tareas Importantes y No Urgentes
    Tareas No Importantes y Urgentes
    Tareas No importantes y No urgentes

    Insistía en que priorizar las tareas urgentes te convertía en un apaga fuegos ya que cuando te dedicabas a las tareas Importantes y no Urgentes resultaba que ya se habían convertido en Urgentes.

    Llegaba a ser bastante pesado con todo esto, aunque reconozco que tenía razón.

    Si aprendes a clasificar las tareas y a priorizar lo importante (sin perder de vista lo urgente) es más fácil que mantengas el control.

    Un saludo,

    Inma.

  3. Cada acción que realizas, por pequeña que sea e inconexa que aparente ser con las demás, repercute en la totalidad de tu vida. Y este artículo lo resume a la perfección.

    Por cierto! La regla de los 2 minutos de GTD se refiere básicamente a estas cosas “menos” importantes ¿verdad? Estoy aplicándola sistemáticamente y los resultados son buenísimos ;-)

    Gracias por un muy buen artículo Jero.

    Saludos!

    • @Robert:

      Bueno, la regla de los 2 minutos no es exactamente lo que mencionas. En realidad dicha regla dice que si algo se puede hacer inmediatamente, debes hacerlo, no importa si se trata de confirmar tu asistencia a la boda de un primo lejano o apretar el botón para lanzar una bomba nuclear. Básicamente se trata de no perder el tiempo gestionando cosas que puedes quitarte de encima ahora.

      En cualquier caso, su aplicación sistemática, como bien dices, suele producir resultados muy notorios. Es uno de los pequeños hábitos que hace que tanta gente se empiece a interesar en la productividad personal.

  4. Para mi, la importancia de las cosas es relativa al momento actual. La pregunta que me hago es: ¿es realmente necesario hacerlo ahora? Si la respuesta es “Sí”, va a la lista de “Próximas Acciones” o al “Calendario” y he de tratar de hacerlo cuanto antes. Si es no, va a la lista de “Algún Día”, que revisaré cada semana. En estas revisiones hay tareas que, con el tiempo, han adquirido importancia, y entoces las vuelvo a procesar.

    Por ejemplo, cambiar las ruedas del coche es algo que tengo que hacer “algún día”, y esta tarea, en su momento, cobrará la importancia suficiente para que la active, porque si no lo hago, las cosecuencias pueden ser terribles.

    • @Francisco:

      Tu técnica es perfectamente ortodoxa, nada que objetar ;-) El problema es que muchas tareas repetitivas, como por ejemplo archivar facturas, generalmente no entran a la lista “Próximas Acciones”. Y aunque entren, pueden quedarse ahí mucho tiempo, porque haya otras tareas “más importantes” entrando a la lista cada día, y que demandan nuestra atención en primer lugar.

      La idea del artículo es poner un punto de atención en esas tareas “poco importantes” –tareas que queremos o debemos hacer, pero que no tienen tanto peso como otras que puedan darnos más beneficios a corto o medio plazo.

  5. Yo hago un poco como Aitor, me gusta dejar un tiempo para estas cosas, romper papeles, archivar unas facturas, cambiar pilas. Lo mejor es antes de finalizar una jornada o antes de ir a comer. Te sirve para ir bajando pistonada, te relajas un poco y encima te sientes bien porque cuando te vas a casa, sabes que antes has puesto un poquito más de orden en tu vida.
    Saludos,
    Montse

  6. Hola Jero! Excelente artículo.

    Sin embargo, me quedé reflexionando un momento respecto a los términos de “urgente” e “importante”.

    No niego que como novata en esto de la productividad y adoptando estrategias me he sentido mucho mejor, me he convertido en una persona más ordenada y saco proyectos más rápido. Pero no todo mi trabajo se realiza en una oficina y hay ocasiones en que definitivamente, lo urgente tiene mucha más prioridad que lo importante.

    Por ejemplo: Importante son los proyectos de investigación de los alumnos. Todo bien, le dedicas sus horas de asesoría, de redacción etc y de repente….Urgente: El equipo falló, la mezcla se puso inestable, el aparato se sobrecalentó, la solución se derramo! y si no actúas de inmediato pones en riesgo la investigación, los equipos, la instalación y en algunas ocasiones hasta las personas y mientras arreglas todo se te va la semana completita!

    A lo cual, se me viene a la mente que en las listas de tareas que doy a los tesistas, modificar la técnica del autofocus mediante nodos de conexión de cada lista-tarea a “modos a prueba de fallos”.

    Cielos Jero, creo que esta reflexión me ha servido montones! Mucho que hacer!

    Gracias, saludos.

    • @Eire:

      Un error muy común es pensar que todo lo urgente es importante. Y otro creer que “urgente” e “importante” son mútuamente excluyentes. Probablemente, el arreglar un equipo de laboratorio que ha fallado, no sólo es urgente, también es importante. Por tanto, parece lógico enfocar toda nuestra atención en ello.

      El problema al que me refiero es más bien pensar que todo lo urgente es importante, cuando en realidad no lo es. Es ahí donde entra nuestra capacidad de análisis para determinar qué cosa urgente es realmente importante, y cuál no.

      Me alegro saber que el artículo estimula la reflexión. Quiere decir que el tema es interesante ;-)

  7. Hola Jero,

    En verdad me ha parecido muy interesante este artículo, justo pensaba en algo así en estos días, estas cosas son como una “piedrita en el zapato” que no nos permiten concentrarnos propiamente en lo que hacemos.

    He visto que muchas cosas sin importancia al parecer a veces resultan en cuestiones de suma trascendencia. Y lo peor es el efecto bola de nieve que se va gestando tras dejar algunas cosas importantes.

    Te mando un gran abrazo.

    Saludos,

    Omar Carreño

    • @Omar:

      Interesante reflexión. Sin duda, no tratar a tiempo cosas importantes puede devenir luego en auténticos problemas, como dicen en México, resultando más caro el caldo que las albóndigas. Una razón más que de peso para no perder de vista los detalles ;-)

  8. En mi camino GTD-iano, lo primero que hice fue una matriz urgente-importante, anotando directamente ahí las tareas. Espero que eso sea el germen de una organización GTD en condiciones.
    ;-)

    • @TreintaAbriles:

      Muchas personas trabajan mejor si pueden tener una representación visual de su trabajo. Estoy seguro de que la matriz urgente-importante te ayudará, ya lo verás :-)

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