La clave del procesamiento

La clave del procesamiento

Una de las técnicas más importantes a la hora de tenerlo todo bien organizado es el procesamiento de nuestras bandejas de entrada. El primer paso hacia una existencia sin estrés consiste en recopilar en un lugar físico –generalmente una bandeja de escritorio– absolutamente todas las cosas que suponen algún trabajo pendiente. Desde facturas por pagar, pasando por recordatorios, documentos para leer e incluso cartuchos vacíos que tenemos que comprar. Todo debe estar en un lugar, y fuera de nuestra cabeza.

Sin embargo, es difícil ver una bandeja vacía de forma regular. Cuando camino por mi oficina y miro las bandejas de entrada de algunas personas, generalmente siempre están llenas de los mismos papeles. ¿Por qué? Me consta que el problema no se debe a la falta de tiempo para procesarlas, sino a la falta de técnica a la hora de hacerlo.

La idea tras el procesamiento de la bandeja de entrada es organizar –trasladar– la tarea que representa cada papel y objeto a nuestro sistema productivo. Las citas con fecha y hora van al calendario, los documentos de referencia a nuestro archivo, y así sucesivamente. Si conseguimos procesar la bandeja todos los días, tendremos un sistema siempre actualizado y nuestra bandeja vacía –con el beneficio psicológico que ello supone para nuestro estrés.

El problema se presenta cuando agarramos algo de la bandeja y no tenemos claro lo que es, o qué tenemos que hacer con ello. Lo natural –lo hemos hecho todos en algún momento– es devolverlo a la bandeja y tomar otra cosa. Así, lo que sucede es que terminamos por procesar solo las cosas fáciles, y se quedan en la bandeja las cosas más “incómodas”. Es decir, hacemos un procesamiento parcial.

Esos elementos no procesados suelen quedarse en la bandeja por mucho tiempo, pues siempre chocamos contra la misma barrera psicológica –son cosas de las que no queremos ocuparnos en este momento. El resultado es una bandeja que nunca termina de vaciarse, lo que genera estrés y una sensación de que nuestro sistema está incompleto, o peor aún, de que no funciona.

La clave para que esto no suceda es muy sencilla: lo que sale de la bandeja de entrada no puede volver a ella. Una vez tomamos algo de la bandeja, esta se convierte en una carretera sin retorno. La única forma de continuar es tomar una decisión para cada cosa que tomemos, por difícil e incómoda que sea. No podemos levantarnos de la mesa sin haber vaciado la bandeja completamente.

Procesar requiere de un estado mental de alta concentración, y debemos darle la importancia que tiene. Aunque muchas cosas son muy fáciles de procesar, otras requieren que pensemos, que pensemos mucho y bien. Ese es parte de nuestro trabajo. Debemos hacer el esfuerzo. Al final, la recompensa será que, cuando nos levantaremos de la silla, la bandeja estará vacía, nuestro sistema actualizado y ordenado, y lo mejor, nos iremos con la sensación de haber hecho lo que teníamos que hacer.

¿Procesas siempre tus bandejas de entrada hasta dejarlas vacías? ¿Qué es lo que te resulta más difícil? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Raymond Shobe (via Flickr)

29 comentarios

  1. Ese miedo psicológico del que hablas, tampoco es tan grabe, pues esa cosa que está en la bandeja no tiene que hacerse en ese instante, si que atemoriza por pesadez y por tiempo, pero lo único que se pretende con ella es procesarla, darle una utiliza, un sentido, pasar de cosa a un entorno más controlado de nuestro sistemas.
    Como bien dices, muchos tienden a enterrarla un poco más abajo, con la esperanza que al no verla, no les afectará. Pero al final, resulta mucho más fácil agarrarla, averiguar que es y organizarla correctamente.

  2. Mi querido Jero,

    Sinceramente cada artículo tuyo que leo, me ayuda a ser mejor en todo lo que hago, definitivamente.

    Trato siempre de mantener todas mis actividades de tal forma que pueda terminar con mi Autofocus diario y me he vuelto cada vez más meticuloso con la documentación que recibo, pues luego todo se pudo haber resuelto con un análisis inicial.

    Por cierto necesito mayores consejos, ya tengo mi Blackberry pero aún asi no puedo dejar mis demás juguetes amigo. Es algo mental, que me está costanto trabajo.

    Saludos

    Omar Carreño

  3. Ciertamente el procesamiento de la bandeja de entrada es una de las cosas “clave” y más importantes para mí del método GTD. Es donde uno tiene que sacar toda la perseverancia y es donde uno tiene que ser más estricto.

    Yo opino que debería acometerse esta tarea estando muy concentrado y siendo muy diligente, ya que del correcto procesamiento depende que nuestro sistema productivo funcione a la perfección o, por el contrario, sea un completo desastre.

    Según yo lo veo, la mayor parte de las personas que dejan su sistema organizativo lo hacen por falta de constancia y por no acostumbrarse al hábito de revisar las tareas pendientes de forma regular.

    Me encanta tu blog! Saludos!!

  4. La clave para el procesamiento, además de lo que planteas es ser capaz de definir cuales son mis puntos de recolección. Nosotros como empresa (+people) hemos evaluado varios gurus que hablan de este tema y es así que para nuestro producto +tiempo determinamos que 5 son los puntos de recolección clave:
    La bandeja de entrada
    La categoría ninguno del Outlook
    Un cuaderno
    Un bandeja de entrada física
    Teléfono

    Después de definido tus puntos de recolección es clave tener un espacio para procesarlos, creemos que los primeros 30 minutos de nuestra jornada son ideales.

    Espero aporte a tu post.

  5. Pingback: La vuelta al cole – ElProsumidor.net

  6. Hola Jero, todos tus suscriptores te esperamos con impaciencia.
    Excelente nube de articulos que repasar, pero te echamos de menos. No se si se me ha pasado algo por alto, y puede ser, pero no he encontrado nada que indique una pausa momentanea. Si es forzada, todo nuestro apoyo y animo.
    La foto del ultimo post, (carretera cerrada) me da que pensar en un cambio de rumbo en tu vida, y que de momento dejas este, (el blog) quizas trabajando en la sombra.
    Deseando que sea un “Hasta luego” y no un “Adios definitivo” te saluda afectuosamente ELSAPO

  7. Yo soy un desastre, siempre tengo mil papeles pendientes y un desorden generalizado que a cualquier persona le parecería un caos. Sin embargo yo así me aclaro bien y si me descolocan algo ya no sé ni por donde agarrarlo.

    Supongo que la clave consiste en llevar algún tipo de sistema de organización, aunque parezca caótico a simple vista.
    :-) No obstante intento ser cada vez más metódico y organizado, algún día lo conseguiré.

    Un saludo.

    Oski

  8. Coincido con el resto. Te echamos de menos, artìculos pràcticos y al mismo tiempo con calidez. Por cierto gachupitas…..¡¡¡ FELIZ CUMPLEAÑOS!!!!!! Un abrazo muy fuerte desde tu Madrid y un saco entero de besos.

  9. Jero:

    Deseamos que este parón sea voluntario, por trabajo o por otras actividades que te impidan de seguir con el blog. Te deseamos lo mejor. Si pudieras “enseñarnos la patita” para que sepamos algo de tí y quedarnos tranquilos te lo agradeceríamos.
    Un fuerte abrazo,
    Montse

  10. ¿Pero es que nadie sabe que ha pasado? ¿Ni siquiera sus colegas de temática bloguera? Tanto tiempo sin saber de Gachupas no hace presentir nada bueno. Si alguien sabe algo que lo diga. Seguro que muchas personas piensan lo mismo.

  11. Que pasa con Jero?

    Nadie sabe nada?

    a ver si alguien es capaz de enterarse de algo y nos tranquiliza. Yo sólo deseo que esté bien y sea un parón voluntario y planificado.

  12. Espero equivocarme pero no pinta nada bien, teniendo en cuenta el ritmo de publicación que había en el Gachupas hasta Agosto, este parón, brusco, ningún comentario en el blog, ni en twitter, nada de nada de actividad online…

    Espero equivocarme y que Jero esté bien y que está aburrido del blog, pero creo que le ha pasado algo grave.

  13. Yo ya lo comente en su momento, creo que mas o menos unas tres semanas después de la interrupción del blog.
    ¿Pensais que seria un buen momento, para preguntar en otros blogs de productividad, acerca de que ha pasado con Jero?
    Quizás ellos tengan su correo personal, y puedan decirnos algo.

  14. @Bergonzini:

    Tienes toda la razón, en realidad la cosa no es tan grave como parece. Pero eso lo vemos tú y yo, que ya llevamos algunos kilómetros recorridos ;-) Para quien se inicia en esto de GTD, a la falta de experiencia se le suma una compresión incompleta del método. No es de extrañar pues que el procesamiento de la bandeja de entrada resulte algo intimidante.

  15. @Omar:

    No te presiones, las cosas se van dando poco a poco. La experiencia te irá enseñando el camino. Yo también he llegado a tener muchos “aparatitos” y juguetes, pero con el tiempo he sabido desprenderme de lo que no añade valor.

    Seguiremos hablando de las herramientas en próximos artículos :-)

  16. @Jaime:

    Total y absolutamente de acuerdo. El procesamiento no tiene mucho misterio, pero no hacerlo con la debida seriedad puede dar al traste con todo nuestro método de organización. Efectivamente, no por ser una tarea sencilla debemos descuidarnos. Como tú, opino que es necesario sentarse y mantenerse concentrado para procesar correctamente.

    Si te das cuenta, GTD –o cualquier otro método de organización, para el caso– está repleto de procesos aparentemente sencillos. Sin embargo, a la mayoría de las personas les cuesta mucho trabajo llevarlos a la práctica de forma efectiva. La razón, como bien mencionas, es la falta de concentración y de constancia.

  17. @Christian:

    Muchas gracias por la aportación, valiosa desde luego.

    Efectivamente, las bandejas de entrada que mencionas son algunas de las más comunes. Sin embargo, creo que no siempre estas son los únicos puntos de entrada. Cada persona es un mundo, y tiene necesidades y formas de trabajo distintas. Incluso a lo largo del tiempo, cada uno de nosotros vamos pivotando entre distintas formas de recolección.

    En lo que desde luego te doy la razón es en que dominar el correo, el buzón de voz del teléfono y la bandeja de entrada, es fundamental para la mayoría de las personas.

    Por cierto, muy interesante vuestros servicios, productos y artículos. ¡Enhorabuena!

  18. @ElSapo:

    La verdad, la foto no fue intencionada, aunque parece que se convirtió en un augurio ;-) Siento este silencio tan largo, pero como ves ya estoy de vuelta. El lunes publico un artículo que trata de explicar el antes y el después.

    Pero no te asustes, seguiré por aquí. Y muchísimas gracias por tus palabras de apoyo y preocupación. La verdad, tengo unos lectores que no me los merezco… muchas, muchas gracias por seguir ahí :-D

  19. @Oski:

    Gracias por tu aportación al debate. Sin embargo, permíteme que discrepe contigo. Decir que “mi mesa parece un caos pero yo así me arreglo” es la excusa más extendida de las personas desorganizadas y poco productivas. No digo que tú lo seas –como decía antes, cada persona es un mundo–, pero sin organización es muy difícil ser productivo.

    Aunque creas que lo tienes todo controlado, te aseguro que en más de una ocasión te ha resultado imposible encontrar algo –hasta que ya era tarde o ya no tenía importancia. Y no eres sólo tú, a todos nos ha pasado alguna vez.

    Definitivamente, la organización es la piedra angular de la productividad. No hay otro camino ;-)

  20. @Paulina, @Blumm, @Angeles, @Montse:

    Aunque tarde, aquí estoy sacando la patita ;-) Lamento haberos tenido en ascuas tanto tiempo. Os invito a leer mi artículo del próximo lunes para daros más detalles de mi situación y de lo que le espera a El Gachupas en el futuro –todo cosas buenas, no os preocupéis.

    De momento solo puedo agradeceros profundamente vuestro apoyo e interés. Como no me cansaré de repetir estos días, tengo unos lectores que no me los merezco, y lo demostráis cada vez que tenéis la oportunidad.

    Os envío un fuerte abrazo desde la distancia, y os espero por aquí a partir de… ¡ya! Ojalá pueda seguir contando con vuestras aportaciones…

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