La bandeja de correo vacía no es un mito

Mi bandeja de correo electrónico vacía

Foto por Jero Sánchez)

“Mi madre es mi único mito.”Manuel Campo Vidal (1951-) Periodista español.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Como podéis ver en la imagen que ilustra este artículo, tener la bandeja de correo permanentemente vacía es posible. La imagen muestra el estado de mi bandeja de entrada del trabajo, ayer a las 10 am. Sólo tenía 2 correos que me llegaron durante la última hora –se nota que estamos en Semana Santa–, y que procesé en menos de 3 minutos: el primer correo era una notificación que envié a “Archived” para futura referencia, y el segundo una solicitud que tardé menos de 2 minutos en ejecutar y borrar.

El secreto de esta maravillosa vista de la bandeja de entrada es aprender a mantener el correo bajo control. Aunque en realidad no es ningún misterio. Simplemente se trata de aplicar los mismos principios que usamos normalmente para procesar cualquier bandeja de entrada.

Para los curiosos que os estáis preguntando qué hay en las cuatro carpetas que aparecen en la imagen, aquí os dejo la explicación:

Actions. Aquí van todos los correos que implican algún tipo de trabajo que no puedo hacer en este momento. Es un lugar para aparcar los correos que debo responder con información elaborada, o que contienen archivos adjuntos que necesitaré para alguna tarea. Si “aparco” el correo aquí, inmediatamente creo la siguiente acción o proyecto en mi sistema de listas contextuales.

Archived. Este es mi sistema de referencia, es decir, aquí guardo todos los correos que contienen información que quiero guardar para consulta futura. Al contrario que muchas personas no enfocadas a la productividad, yo no guardo muchos correos, sólo los que constituyen registros de mis procesos más importantes –algún día hablaré sobre cómo implementar un sistema de calidad total personal. La mayoría los borro una vez terminada la acción. Si tienen algún archivo adjunto que quiero guardar, los guardo en mi sistema de archivo digital para referencia futura.

Junk. Aprovecho la función que tiene Lotus Notes para enviar y archivar al mismo tiempo, y archivo en “basura” todos los correos que envío y que no quiero conservar –es decir, casi todos. Cada 4-5 semanas reviso esta carpeta y elimino todo lo que tenga más de un mes de antigüedad. ¡Lástima que otros programas de correo no tengan esta función!

Oldmail. Es una carpeta que ya casi no uso, vestigio preshistórico –o más bien debería decir pre-GTDiano–, de cuando empecé a estudiar sobre productividad personal. En su momento, moví todos los correos a esta carpeta, y dejé la bandeja de entrada vacía. Después, a ratos, iba procesando el contenido de “Oldmail” sin interferir con mi bandeja de entrada, que desde el principio empezó a funcionar como acabo de explicar. Es una técnica que os recomiendo emplear si váis a implementar el hábito de mantener la bandeja de correo siempre vacía.

¿Ya trabajas con la bandeja de correo vacía? ¿Cuál es tu sistema? Compártelo con nosotros en un comentario.

7 comentarios

  1. Conseguí vaciarla cuando publicaste el primer artículo sobre gestión del correo. Ahora no está tan mal como el principio, pero vuelve a tener muchos correos… Se necesita constancia. Al menos ya tengo mis carpetas @EN ESPERA y @ACCION, que son muy útiles :)
    Abrazo

    • @Alejandro:

      ¡Animo! Como dices, mantener la bandeja de correo limpia requiere constancia y disciplina.

      Te recomiendo que cada vez que entres a ver tu correo te lo tomes como una tarea super importante. Concéntrate en lo que estás haciendo y hazte el firme propósito de no hacer otra cosa hasta que todos los correos estén procesados. Al principio cuesta, pero enseguida lo harás rápido y sin dolor ;-)

  2. Veo que la foto de bandeja es de Lotus Notes ? je…. No sé si es posible configurar en Notes para recibir los mails procedentes de mi cuenta Gmail…
    Bien, la idea de crear carpetas dentro de notes como @Accion ,@EnEspera, @Revision, etc es muy piola !!

    • @Nucker:

      Hasta donde yo sé, no es posible configurar Lotus Notes con GMail. Te en cuenta que Lotus Notes cliente de correo exclusivamente corporativo, pensado para usarse sólo con Domino –el servidor de correo de Lotus Notes. Así que dudo que se pueda utilizar para acceder a GMail, o para el caso, ningún otro tipo de correo electrónico.

      En cuanto a las carpetas, en realidad es algo que puedes hacer con cualquier sistema de correo, y te lo recomiendo muchísimo :-)

  3. Aunque justo en este momento no la tengo a cero, lo cierto es que sí consigo tenerla así, normalmente los viernes :). Uso una técnica muy parecida a la tuya aunque implementada a base de etiquetas de gmail y del comando archivar. También hay una extensión en gmail, muy chula, que te permite enviar y archivar a la vez.
    .-= Lo último publicado por Miguel de Luis: Una perspectiva incómoda =-.

  4. Amigos yo uso un solo metodo borro todo lo que ya he contestado no guardo absolutamente nada y si algo lo necesito para alguna accion posterior solo lo encarpeto con un nombre especial para no perder tiempo en su busqueda y se termino el problema

    • @Juan Carlos:

      Un poco radical tu método, pero puede servir para algunas personas –especialmente si no tienes necesidad de “demostrar” nada en un futuro.

      Para la mayoría de la gente, sin embargo, no creo que funcione muy bien. Quien más, quien menos, necesitamos guardar cierta información para referencia futura, y borrar todo no suele ser una buena estrategia. Piensa por ejemplo en alguien que está dando soporte a un conjunto de clientes, y que continuamente está sujeto a reclamaciones del tipo “no me enviaste aquella información”.

      Mi filosofía se aproxima mucho a la tuya, en el sentido de que trato de mantener al mínimo los correos que conservo. Pero aún así necesito guardar muchos.

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