Implementar GTD con iCal, iCloud y Recordatorios de iOS 5

Implementar GTD con iCal, iCloud y Recordatorios de iOS 5

Desde que la semana pasada se lanzó públicamente iCloud y la nueva versión del sistema operativo móvil de Apple, iOS 5, han corrido ríos de tinta. Casi todo el mundo en la blogosfera –y muchos fuera de ella– ya han tenido tiempo de desgranar las bondades y miserias de esta nueva iteración en el ecosistema de Apple. Y yo no podía quedarme fuera ;-)

Como muchos sabéis, no soy partidario de inflar el disco duro de mi ordenador –o para el caso, la memoria SSD de mi iPhone– con aplicaciones innecesarias. Prefiero utilizar las herramientas que vienen de serie, siempre que sea posible. Con la aparición de una nueva aplicación en iOS 5, Recordatorios, que se integra perfectamente con iCloud y la aplicación iCal de mi MacBook, esta última semana me he dado a la tarea de probar si podría ser un sustituto decente de Things. En este artículo explico lo que hice y comparto mis conclusiones.

Las listas GTD

Aunque Recordatorios e iCal aparentan ser aplicaciones muy simples, con un poco de imaginación se pueden gestionar sin problemas las listas GTD. Para entender mi solución hay que explicar primero que estas aplicaciones no gestionan listas, sino lo que llaman “calendarios”. En concreto, existen 3 tipos de calendarios: calendarios propiamente dichos –para citas y eventos–, recordatorios, y suscripciones –como por ejemplo, los cumpleaños de los contactos de la agenda–.

Recordatorios

Así que lo primero que tuve que hacer fue crear un “calendario” de recordatorios para cada una de mis listas contextuales: en casa, en la oficina, recados, etc. Además, creé una lista de recordatorios para las cosas a la espera y otra para las cosas postpuestas para hacerlas algún día.

Lo interesante de Recordatorios –y de su contraparte en iCal– es que se puede asignar un color diferente a cada lista. Así que decidí utilizar el color verde para las cosas sobre las que tengo que actuar lo antes posible, y el amarillo para las cosas que están a la espera de terceros o sobre las que no tengo que actuar en este momento.

Siguiendo esta línea de razonamiento, decidí crear otra lista –esta vez de color blanco– para la bandeja de entrada, es decir, para las cosas sobre las que todavía no he tomado una decisión. Y una lista más para las tareas más importantes (TMI) que tengo que hacer hoy –de color rojo para reforzar su sentido de urgencia y/o importancia–.

Mover entradas entre listas es tan sencillo como cambiar su calendario asociado, de manera que puedo armar mi lista de TMIs simplemente revisando las listas contextuales y “algún día”, y cambiando el calendario de la entrada correspondiente a “TMI para hoy”. Y lo mismo es aplicable para procesar la bandeja de entrada y mover elementos a las listas correspondientes.

Proyectos y objetivos

En GTD es necesario llevar también una lista de proyectos o frentes abiertos, así que creé una lista para ello –en color azul–. Y dado que no tengo límite en cuanto al número de listas que puedo gestionar, decidí añadir otra lista para los objetivos –también de color azul, indicando un nivel superior de perspectiva–.

Tanto los proyectos como los objetivos llevan asignados su fecha de vencimiento, y en su caso, los detalles de cómo medir el avance, tareas o subproyectos asociados en el campo de notas.

Si ordeno la lista de recordatorios por fecha, resulta muy sencillo detectar visualmente sobre qué proyectos y objetivos tengo que centrarme próximamente si quiero cumplir los plazos.

El calendario

Todas las entradas que suponen compromisos con fecha y/u hora, van a la lista de “Compromisos” –en color verde, porque son cosas que tengo que hacer personalmente, como las próximas acciones de las listas contextuales–. Los asuntos delegados que debo “perseguir” los añado a una lista llamada “Seguimiento” –en color amarillo, como las cosas de la lista a la espera–, de forma que nunca se me olvide hacer una llamada, comprar unas entradas o enviar un correo de seguimiento.

Quizá os llame la atención que uso dos calendarios. La verdad, podría haber prescindido del calendario de “Seguimiento” y utilizar sólo la lista “A la espera” de GTD –asignando fechas de vencimiento–, pero me resulta más práctico y visual hacer el seguimiento de los temas importantes sobre el calendario. Así que dejo la lista “A la espera” sólo para los asuntos que no tienen una fecha fija o no son urgentes.

Los modos de trabajo

Por último, puedo decidir qué listas quiero ver, según el modo de trabajo. Por ejemplo, cuando estoy en casa sólo marco las listas “En casa” y “En internet”. Si tengo a mano un teléfono y quiero aprovechar el tiempo, desmarco todas las listas excepto “Llamadas”. Si acabo de llegar a la oficina y quiero concentrarme en mis TMIs, de nuevo oculto todas las listas excepto “TMI para hoy”. Igualmente, puedo dejar sólo las listas “A la espera” y “Seguimiento” si voy a hacer una ronda de seguimiento de asuntos pendientes.

Como podéis ver, con la ayuda visual de los colores y del filtrado de listas puedo adaptar la pantalla para trabajar del modo más eficiente posible, en función de lo que esté haciendo en cada momento.

Conclusiones finales

Aunque Recordatorios e iCal no son herramientas diseñadas específicamente para ello, ofrecen todo lo necesario para practicar GTD con solvencia. En particular, comparado con Things –mi gestor de listas actual–, únicamente le faltaría poder agrupar las próximas acciones por proyecto, gestionar áreas de responsabilidad, y asignar personas responsables de cada asunto delegado –aunque siempre se pueden usar pseudo-etiquetas como ya expliqué en mi implementación de GTD con una BlackBerry–.

Me encanta la posibilidad de asignar colores según el tipo de recordatorio, y la integración en una sola vista del calendario y las listas de próximas acciones. Otro punto a favor del tándem Recordatorios + iCal es que son herramientas que vienen de serie en mi ordenador y teléfono, por las que no tengo que pagar un sólo Euro. Y por si eso fuera poco, se sincronizan automáticamente por medio de iCloud de manera perfecta y transparente.

En mi caso particular, valoro enormemente poder acceder a las listas y calendarios directamente desde el ordenador Windows de mi oficina –algo que no puedo hacer con Things–, y ello gracias a un iCloud de una simplicidad, diseño y usabilidad impresionantes.

En resumen, si ya tienes una herramienta que te funciona, quizá no valga la pena el cambio. Pero si no te termina de concencer tu solución actual, o aún estás decidiendo cómo vas a implementar GTD, la combinación de Recordatorios en iOS 5 e iCal en Mac OS X, aderezada con iCloud, es sin duda una opción más que interesante.

Y tú, ¿ya has probado Recordatorios e iCloud? ¿Qué te ha parecido? Comparte tu opinión y experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Jero Sánchez

34 comentarios

  1. Fantástico post, lo estaba esperando desde que lo anunciaste en Twitter.

    Aún no tengo muy decidida mi herramienta de GTD ya que, pese a que llevo mucho tiempo mirando aún no me he lanzado, así que probaré esta, el iPhone lo llevo siempre encima con lo que puedo añadir tareas allí donde esté y poder acceder vía web o aplicación al calendario, facilita mucho las cosas.

  2. Hola

    Felicidades por el blog. Una entrada muy interesante y práctica. Si me permite una sugerencia para mí el gestor ideal es doit.im. Aplicación web, de escritorio para windows e iOs, app para Android.. Sincronizada con gcalendar. Tremenda. La conocerán seguro los seguidores de este blog. Muy similar a things, me ha sorprendido gratamente.

  3. Buenos días Jero
    Empecé con GTD hace cosa de un mes, después de leer tu pdf GTD para dummies, y creo que voy asentándome. También hace poco más de un año, me pasé al mundo Apple y ahora trabajo y disfruto sólo con dispositivos apple. Me convenciste con Things y compré la aplicación que llevo practicándola casi un mes y me voy adaptando bastante bien, aunque prefiero ir paso a paso y todavía algunas cosas de las que indicas en el manuel no están puestas en práctica. Sigo tu blog via rss y creo que voy incrementando mi productividad personal (todavía tengo que ser más estricto en la visualización de mails). En mi los lugares trabajo y casa son iguales, pero gracias a things y GTD los estoy dividiendo bien, pero esta mañana al leer tu post, se me ha caido al alma al suelo:). Intento como tu bien dices, tener aplicaciones que vengan de serie y no complicarme con otras, pero en el caso de things creo que voy a utilizar tu última frase y seguir con ellos porque no quiero ahora perderme en otra aplicación después de lo que me costó aprender y trabajar con things, además la sincronización con ical de things para mi no es mala y me hace el papel.
    En fín, que te sigo como gurú del GTD, que sigas con los consejos y que pena que la actualización del ios no fuera hacer 40 días.
    Un abrazo

    • @Ramón:

      Sabia decisión. Si ya has empezado a implementar GTD con Things y te va bien, sigue con Things. Siempre aparecerán novedades que nos harán dudar de si cambiar o no nuestro sistema. Lo mejor en estos casos es “hacer oídos sordos”, o en este caso “ojos ciegos” ;-)

      Propongo esta forma de trabajar para aportar ideas a quienes todavía no dan el paso, no para quienes ya tienen un sistema consolidado –o en vías de consolidación–. Como siempre digo, no es recomendable cambiar por cambiar.

  4. Hola, creo que es buena la idea de emplear iCal coma herramienta GTD con la sincronización a través de iCloud. Pero me faltan dos cosas: tareas con fecha de inicio (las gestiono con un evento y un script que crean la tarea el día y a la hora deseada; incluidas las repetitivas), las tareas secuenciales (las gestiono, sistema pobre, con sub-tareas marcadas con “-” si no hecha y “+” si hecha dentro del proyecto que es una única tarea) ¿Alguna sugerencia mejor?

    • @Nawichita:

      Yo también gestiona las actividades de un proyecto en el campo de Notas del proyecto en Recordatorios. Para volúmenes pequeños de proyectos funciona bastante bien, pero definitivamente deja de ser muy útil cuando el número de proyectos crece. En esos casos es cuando hay que considerar seriamente el uso de una herramienta específica GTD.

    • Yo he dejado de usar things por las siguientes cuestiones:
      1. No me permitía fijar fechas de inicio en las acciones.
      2. No me permitia decidir que acciones pertenecientes a un proyectos son próximas acciones o simplemente acciones.
      Estos dos puntos para mí eran importantes puesto que sobrecargaban mi lista de acciones siguientes. Lo mismo ocurre con iCal. No lo permite. Además la edición de las acciones me resulta un poco complejo. Cuando son pocas, vale, pero cuando manejas entre 100 y 200 acciones …

      • @Antonio José:

        1) Sí se puede, como acción programada.

        2) Things es compatible con GTD, y en GTD no debes tener acciones de proyectos que no puedes realizar ya –para eso está la docuementación del proyecto–. En cualquier caso, si te empeñas, puedes añadirlas al proyecto y luego pasarlas a “algún día”; aparecerán al final de la lista de acciones del proyecto, generalmente ocultas.

  5. Muy interesante la entrada.
    Yo tambien he venido usando things para mac pero el hecho de que no esté todavía disponible su versión web ha hecho que vea en ios 5 una verdadera alternativa.
    Llevo una semana trabajando tanto con los calendarios como con los recordatorios pero no encuentro en ningún lado la opción de las suscripciones y me parece muy útil, si fueras tan amable me podrías indicar como acceder?.

    Muchas gracias

    • @Israel:

      La suscripción a los cumpleaños es automática, solo tienes que completar la información del cumpleaños en las entradas de tu agenda y aparecerán automáticamente en el calendario.

      En cuanto a suscribirte a otros calendarios, puedes hacerlo desde la aplicación iCal de tu Mac. En internet tienes multitud de calendarios. Por ejemplo, las fiestas de México las puedes encontrar aquí: webcal://ical.mac.com/ical/Mexican32Holidays.ics

  6. Jero por lo que veo somos pocos los que te seguimos que usamos windows, jejeje (y android), en fin fuera de bromas tu articulo me hubiera resultado poco util si no fuera por algunas cositas que dices asi como por encima y a mi me han parecido brillantes, sobre todo esa imagen de tus listas y esas explicaciones sobre los colores y las agrupaciones que tu haces (sobre gtd todo el mundo quiere ser generalistas para que llege a la maxima gente posible pero eso no esta reñido con ser especifico en cuanto como haces tu para organizarte) la lista, la organizacion, los colores,las prioridades son tuyas y ademas facilmente portable a casi cualquier programa en cualquier plataforma. ehnorabuena jero

    • @GTDNOVATO:

      Gracias por el comentario. Esa era la idea, que pudiérais ver –no imaginar– cómo lo hice ;-)

      Lo bueno de esta solución es que, a través de iCloud, es posible trabajar en ambos mundos, Microsoft y Apple, sin problemas –o casi–. ;-)

  7. Veo un problema en tu sistema y es que si consultas tu calendario desde el ipad o el iphone no te aparecen las tareas escritas en los “calendarios recordatorios”, no? Si es asi dime como!

    • @Uxama:

      Creo que estás intentando ver los recordatorios en el Calendario del iPad/iPhone. Los recordatorios solo se pueden ver en la nueva aplicación de iOS 5 llamada Recordatorios.

    • Claro, es lo que veo en tu forma de implementar un poco este GTD, si quisieras echar un vistazo a las tareas del mes que tienes, tienes que mirar dos aplicaciones para hacerte una idea de lo que te viene encima.

      Lo ideal sería que a parte de en icloud, tanto como en el iphone como en el ipad se pudiera ver todo.

      No obstante, me parece otra opción de método para GTD muy a tener en cuenta aunque tengas que mirar dos aplicaciones cuando no estás delante del ordenador.

      Y aunque no lo he dicho antes, muchas felicidades por tu blog, que a mi, personalmente, me ha ayudado mucho!

  8. Bueno, en general trato de usar las herramientas que tengo disponibles en la empresa en que trabaje, salvo que encuentre una que me ofrezca una ventaja significativa y vea como adaptarla. Por el momento, sigo pasando del universo Mac.

    Imagino que si tienes un iPhone vale la pena probar.

    Saludos

    JC
    comomeorganizo.blogspot.com

    • @JC:

      Comparto tu “política” de utilizar lo que tienes a mano. En cuanto al mundo Mac, yo me “convertí” hacer relativamente poco tiempo, cuando descubrí que la experiencia de usuario está a años luz del mundo PC… pero esa es otra historia ;-)

  9. Buen post! Con las nuevas actualizaciones, ya no hay que buscar fuera lo que tenemos en casa. Si algo sabe hacer bien Apple es crear aplicaciones muy bien trabajadas que destacan por su sencillez, simplicidad y minimalismo. Por mucho que nos empeñemos, la mayoría de nosotros, usuarios de gtd adaptado a nuestras necesidades, no necesitamos una aplicación muy compleja, sino algo más sencillo pero potente a la hora de sincronizarse e integrarse en nuestro sistema (teléfono-ordenador-web). Para este fin, si eres usuario integral de la manzana, iCal + Recordatorios es la mejor solución que he visto hasta la fecha, si no, otro clásico, Evernote (adaptándolo, claro está). Siempre habrá Things, Awesome, Wunderlist, Omnifocus, etc., que sí, son mejores en características, diseño y detallitos varios; y seguro que todos hemos probado alguna de ellas, o todas, pero después de esa etapa…….lo sencillo vence.

    Un saludo Jero,

    • @Juan:

      Por suerte, en el mercado hay herramientas para todos los gustos. Creo que Things es un buen equilibrio entre herramientas básicas “no-GTD”, y las s+uper especializadas como Omnifocus, tanto en sencillez como en precio. Para alguien que considera seriamente practicar GTD, es una excelente opción.

      Aún así, estoy de acuerdo contigo en que la gran mayoría –y me incluyo–, podríamos trabajar con herramientas más sencillas de lo que nos imaginamos. Lamentablemente, seguimos pensando que la productividad está fuera de nosotros, en el sentido de que si damos con la herramienta perfecta ya está todo hecho.

      La herramienta perfecta no existe. Con los hábitos adecuados y siendo constantes en su práctica, casi cualquier herramienta funcionará :-)

  10. “La herramienta perfecta no existe. Con los hábitos adecuados y siendo constantes en su práctica, casi cualquier herramienta funcionará :-)”

    Esta frase es la clave de la productividad. Siempre pensamos que esa nueva aplicación es la clave para que nuestro sistema de organización funciones y no es así. Nosotros somos esa herramienta perfecta ;-)

    Respecto a Things, es una gran aplicación a tener muy en cuenta, pero tiene dos pequeños fallos (a mi modo de ver) lo que cuesta y el tema web. Pero entiendo que para mucha gente sea su herramienta favorita, está muy cuidada.

  11. Excelente, articulo, inspirado a tu implementación en el mundo de Mac, comentaré en mi blog como tengo implemtentado en Outlook 2010 mi sitema GTD con las tareas de outlook y una muy similar forma de crear las proximas acciones en base a las categorías..
    felicitaciones por tu blog!!!
    Saludos desde Chile!!

  12. Buena recomendación, muchas veces perdemos más tiempo buscando la herramienta adecuada para procesar la información que en procesarla.
    Teníamos la solución en “la palma de la mano”.
    Gracias lo probaré

    • @Julian:

      Siempre tenemos la solución mucho más cerca de lo que imaginamos. Nos empeñamos en buscar siempre una nueva herramienta, pensando que el fallo no está en nosotros, sino en los programas que utilizamos. ¡Nada más lejos de la realidad!

      Te tengo que confesar que desde que probé el ecosistema de Apple para hacer esta reseña, he seguido utilizándola a diario. Things me sigue pareciendo una excelente herramienta, y si no he vuelto ha sido más por pereza. Pero eso quiere decir que iCloud y el resto de aplicaciones cumplen bien su papel –si no, hace tiempo que hubiera regresado a Things–. Lo que demuestra que no es la herramienta, sino el uso que hacemos de ellas.

  13. una pregunta rápida, no consigo encontrar la manera de asignar colores a las listas de recordatorios. Puede que no lo haya entendido y todos son calendarios ical. ¿podrías resolver esta cuestión?

  14. hola, recordatorios y su integracion con ical en lion esta bien, pero que pasa con las tareas repetitivas? no encuentro por ningun lado como gestionarlas, esto para mi es fundamental y por lo tanto no puedo despegarme de toodledo por el momento. Si alquien tiene una sugerencia mejor bienvenida…

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