GTD y la planeación del trabajo

GTD y la plenación del trabajo

Hablar de GTD es hablar de no planeación, o casi. La única ocasión en que David Allen menciona la palabra “planeación” es cuando nos habla de la planeación natural de proyectos. Por lo demás, “planear” es una palabra prohibida. No en vano uno de los puntos fuertes de este método es que no tenemos que cumplir un plan predefinido, lo que nos permite una gran flexibilidad a la hora de decidir qué es lo que debemos hacer en cada momento.

El calendario de un practicante de GTD –y de cualquier otra persona, si es que quiere utilizarlo correctamente– debe ser utilizado únicamente para registrar los compromisos que ya tienen una fecha, o una fecha y una hora. Por otro lado, las tareas deben quedar almacenadas en listas contextuales. Así que no se puede estructurar el trabajo por adelantado. ¿Estaremos condenados a no planear?

Como seguramente ya habrás intuido, la respuesta a esta pregunta es: “por supuesto que no estamos condenados a vagar por nuestro universo productivo sin planear”. Enseguida voy a explicarte cómo podemos introducir cierto grado de planeación en nuestro trabajo diario, pero antes es importante ahondar en el principio fundamental por el que la planeación, tal y como se la entiende tradicionalmente, está excluida de GTD.

El problema de planear es que te estás imponiendo de antemano límites a las cosas que puedes hacer. Hemos hablado muchas veces de que esta forma de trabajar es válida, e incluso deseable, en un trabajo típico de la era industrial, en el que los horarios y las funciones de cada trabajador estaban claramente definidas.

Pero para un trabajador del conocimiento –la mayoría de los que trabajamos en una oficina o tenemos un negocio–, del que se espera que se adapte constantemente a nuevas necesidades, definitivamente la planeación “sobre calendario” es un lastre, ya que ellos le obligará a incumplir sus planes casi siempre.

El asunto es que en cada momento es necesario tomar la mejor decisión sobre qué es lo siguiente que debemos hacer, en función del contexto en que nos encontremos, el tiempo que tenemos disponible hasta la siguiente actividad comprometida, el nivel de energía mental y, por supuesto, la prioridad de cada cosa que tengamos sobre la mesa. Y de ellos, al menos el nivel de energía y la prioridad son factores que escapan a nuestro control. Eso por no hablar de las interrupciones –teléfono, correo, compañeros de trabajo, jefes–, y las crisis que pueden surgir en cualquier momento.

Así que planear es poco menos que una tarea estéril. El problema es que ser absolutamente flexibles tampoco es la panacea. No planear en absoluto puede hacer que nos dejemos llevar por las constantes interrupciones, las crisis y la procrastinación –bajo la eterna excusa de que ahora no me encuentro con la energía suficiente–, y dejar de lado las cosas que son realmente importantes.

Pero si no podemos planear, ¿qué podemos hacer? Bueno, podemos micro planear. Es decir, hacer planes cada poco tiempo, que se conviertan en el eje rector de nuestra actividad teniendo en cuenta la mayor cantidad posible de factores que intervienen en nuestras decisiones. Por supuesto, siempre habrá un cierto grado de incertidumbre, pero si planeamos para lapsos lo suficientemente pequeños, la incertidumbre –y la posibilidad de incumplir esos planes–, serán casi nula.

Un ejemplo muy extendido de micro planeación es elegir las tres tareas más importantes –TMIs– cada día, y ceñirnos a ellas durante las primeras horas de la jornada. Ello nos da la oportunidad de avanzar cada día al menos un poco en los proyectos que consideramos clave, dejando espacio para atender asuntos inesperados que puedan surgir.

La planeación tradicional del trabajo –y por la que GTD la excluye sin compasión–, es que nos obliga a tomar decisiones con demasiado tiempo de antelación, cuando aún pueden surgir todo tipo de obstáculos en nuestro camino. Sin embargo, hacer un micro plan es casi como decidir en tiempo real, lo que aumenta considerablemente las probabilidades de cumplir lo que nos proponemos.

Hay muchas formas de micro planear. Yo utilizo una variante de las TMIs, eligiendo cada noche 3-5 tareas, teniendo en cuenta también las asuntos urgentes que tengo entre manos. En realidad no importa cómo lo hagas, pero micro planea. Aunque David Allen no dice nada al respecto, la micro planeación es un hábito muy saludable, y definitivamente debería ser incluido en GTD.

Y tú, ¿acostumbras a hacer micro planeación de tu trabajo? ¿Cómo lo haces? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

9 comentarios

  1. Jero, es un gran tema el que has abordado. Hice algunos comentarios en mi blog sobre planeación y organización, y como están imbricados al punto de verlos como dos caras de una misma moneda. Si planeas en exceso corres el riesgo de no poder cumplir el plan, pero si no planeas no podrás anticiparte a los hechos y deberás improvisar. Un equilibrio muy delicado de alcanzar.
    Creo que la planificación tiene que formar parte continua de nuestra actividad, tratando de evitar invertir más tiempo del necesario en la misma. Un arte más que una ciencia, que se va a aprendiendo con la experiencia.

    Un gran abrazo

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo

    • Si Paco, la MicroPlaneación o como bien dice la entrada, es una forma de planificar diariamente cual es la siguiente acción mas idonea para ejecutar.

      Mis felicitaciones al Gachupas!!

  2. ¡Me encanta!
    De hecho creo que, en cierto modo, casi planeamos cuando asignamos prioridades, si no no tendríamos rumbo. Es aquello que explicabas en un post de la visión desde un avión o algo así y las diferentes perspectivas, de más cerca o de más lejos. Lo que realmente nos ataría es ponerlo todo en el calendario. Lo intenté una vez, hace años, y no me fue bien.
    Ahora con las TMIs es otra cosa. En mi caso he ido modificando la manera de utilizarlas y en estos momentos me funciona bien poner unas 8-12 TMIs cada dos semanas, coincidiendo con mi revisión bisemanal (la completa). A la semana hago una revisión más ligera para acabar de ajustar.

  3. Hola Jero,

    Yo todavía busco el caso ideal en el que el calendario desaparezca (dado que al igual que cada bandeja de entrada, supone un elemento a revisar diariamente). Pero ya de convivir con él, por lo menos mantenerlo al mínimo, al menos, en las tareas y compromisos que tienen fecha obligatoria.

    PD: me dejó sorprendido el título pero leyendo el artículo probablemente se trate de un traspié de teclado. Querías decir planeación quizás?

  4. En mi interpretación personal pienso que planear y GTD no son contradictorios sino que GTD es la planificación vista desde la parte práctica. Por algo existe en el libro el tema de la altura en pies, el contexto algún día/talvez.
    GTD es la herramienta, el método o el sistema para desestresarnos, vaciar la mente, salir adelante y dedicarnos a lo importante (planificar, soñar, etc)
    Microplanificar, TMI, por supuesto, porque en GTD clasificamos por contexto y no por importancia.
    No soy un experto, voy aprendiendo y equivocandome dia a dia.

  5. Soy enemigo declarado de la planeación, incluso en su versión micro. Planear es pretender que la realidad se adapte a nuestros deseos y aunque a corto plazo la probabilidad de que esto ocurra es mayor, no deja de ser un delirio de grandeza.
    Entiendo sin embargo lo que dices y lo comparto en su esencia. Pero creo que GTD ya nos da las herramientas para lograr esos resultados sin planeación. Si tengo claro los 6 niveles de perspectiva, cuando revise mi agenda y mis listas tomaré conciencia de cuáles de esos compromisos tienen un mayor impacto en mis objetivos, lo que tú llamas TMIs. Creo que esa “toma diferencial de conciencia” es el equivalente a la “micro planeación” ya que, de alguna manera, te predispone a buscar, o crear, los contextos y a encontrar el tiempo y energía para hacer esas tareas con “mayor retorno vital”. Y, lo mejor de todo, a través de un proceso inconsciente, fruto de una “intuición informada”. Creo que David Allen lo entiende así y por eso evita deliberadamente hablar de planeación en todas sus formas y sí habla de esa intuición formada para saber en cada momento qué hacer.

  6. Lo del hábito para hacer la microplaneación diaria creo que es fundamental como lo planteas en el artículo y en el libro sobre la procrastinación, la noche anterior, creo que es el fundamento del éxito del avance de proyectos del día siguiente. En mi caso para cada proyecto tengo seleccionadas las 3 tareas siguientes, pero de esas 3 a una la inicio con la letra “@” como recomienda D. Allen, luego filtro por tareas siguientes de todos los proyectos (la nata son las que tienen @), y valoro cuales siguen de las que tienen @, teniendo en cuenta el contexto o contextos que pueda aplicar y el Tema o aspecto de la vida en que haya posibilidad de trabajar (generalmente gana el Tema Laboral). Mi problema es que a veces llego, por ejemplo al trabajo, sin la microplaneación y termino seleccionando las más importantes ya en el fragor de la jornada, en donde las tareas emergentes del día-día pueden ser las que tomen preponderancia para ese día y termino, o no moviendo proyectos o haciéndolo por lo que manda el día-dia y no por lo que controlo con el GTD. Pero lo que me anima es que ya tengo identificado el problema y ya estoy en función de arraigar el hábito, tanto de la microplaneación como de las metatareas.

    Sigo atento al Blog y sigo aprendiendo de todos.-Exitos.!!

  7. Hola Jero,

    Justo hoy había tuiteado un post que escribí al respecto, no lo llamaba microplanes pero para mi, la esencia es la misma.

    Mi fuerte ha sido hacerme con este hábito bien a última hora del día o a primera de la mañana, pero lo que ha hecho que acabe cumpliendo realmente con las tareas ha sido intercalar en ese microplan tareas con la etiqueta de “divertidas” o “gratificantes”. Cuando inicié este hábito me desesperaba al no ser capaz de realizar ni 5 tareas al día… resultaba que eran demasiado densas, pesadas o difíciles para atacarlas todas a la vez!

    Un saludo y seguimos conversando!

    He aquí el post que te comento! http://emisolis.blogspot.com/2010/11/la-lista_23.html

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