GTD y la matriz de Eisenhower para priorizar tareas

GTD y la matriz de Eisenhower para priorizar tareas

Hace poco tiempo, en un artículo de la serie GTD para dummies, escribía sobre la necesidad de diferenciar entre lo urgente y lo importante a la hora de priorizar nuestras tareas. Comentaba que con demasiada frecuencia caemos en el error de gestionar las próximas acciones urgentes como si fueran importantes, y aún peor, asimilamos una interrupción como si fuera una urgencia. Consecuencia: terminamos haciendo el trabajo según llega, en lugar de atacar primero las próximas acciones que son prioritarias.

Saber todo eso está muy bien, pero ¿cómo podemos trabajar con la importancia y la urgencia en la práctica diaria de GTD? Bueno, estamos de suerte, porque hay un par de preguntas y una matriz –la matriz de Einsenhower– que nos ayudarán muchísimo. Vamos a ello.

La matriz de Eisenhower

Sí señores, Dwight David Eisenhower, el comandante supremo de las tropas de los Aliados en el Frente Occidental durante la Segunda Guerra Mundial, y a la postre presidente de los Estados Unidos, resulta que “inventó” una muy interesante técnica para la toma de decisiones. Muchos años después Stephen Covey la redescubrió en su libro “First Things First” y algunos le colgaron la medalla, pero en realidad fue “Ike” quien la hizo pública por primera vez.

Cuenta la historia que, finalizada la guerra, un periodista de la revista Fortune quiso saber qué técnica había utilizado para priorizar las tareas ante la ingente cantidad de decisiones que había tenido que tomar mientras lideraba a los Aliados. Einsenhower dibujó entonces un cuadrante, en el que la importancia de las cosas se representaba en el eje horizontal y la urgencia en el eje vertical, de manera que quedaba una matriz de cuatro celdas.

Cuando algo era importante pero no urgente –abajo a la derecha–, él lo agendaba para hacerlo más adelante. Si era urgente pero no importante –arriba a la izquierda–, entonces lo delegaba a alguno de sus colaboradores. Finalmente, si era importante y urgente –arriba a la derecha–, lo hacía personalmente en ese momento, o lo más rápidamente posible.

El periodista, muy perspicaz él –igual que alguno de vosotros, ya os conozco– se dio cuenta de que no había dicho nada respecto a las cosas que no eran ni urgentes ni importantes. Se lo hizo saber a “Ike” y este le dijo:

–Verá jóven, si no es urgente ni importante, simplemente no lo hago.

Como podéis ver, con esta matriz resulta muy sencillo captar visualmente dónde quedan las tareas, y podemos tomar una decisión rápida de cuáles deben ser nuestras próximas acciones. Sin embargo, la matriz sólo sirve para tener una representación visual de qué hacer una vez conocemos la urgencia e importancias de las cosas. No nos dice cómo priorizar, es decir, cómo determinar dicha urgencia e importancia.

Cómo determinar la urgencia

Hay una pregunta muy simple que nos ayudará a determinar con meridiana claridad si algo es urgente o no, y así poderlo encuadrar en la matriz de Eisenhower correctamente. La pregunta es: Y si no lo hago ahora, ¿qué puede ocurrir? Si la respuesta es “nada”, entonces no es urgente.

No os dejéis engañar por la aparente simpleza de la pregunta. Es mucho más útil de lo que parece. En no pocas ocasiones decidimos hacer una próxima acción que nos parece urgente, simplemente porque nos resulta fácil de hacer, o es más agradable de hacer que la que deberíamos estar haciendo.

A la luz de la respuesta a esta pregunta será imposible ignorar la realidad, y deberíamos ser capaces de ignorar o delegar –lista “a la espera” de GTD–, muchas más tareas de las que habitualmente delegamos e ignoramos.

Cómo determinar la importancia

Para saber si algo es importante hay otra pregunta clave: ¿Yo o alguien más se acordará de este tema dentro de una semana –o quince días, o un mes…? Si la respuesta es “no”, entonces no es importante.

De nuevo, esta pregunta aparentemente simple encierra mucho más poder del que sugiere. Imagina la cantidad de asuntos que podrás enviar al calendario o la lista “algún día/quizá” de tu sistema GTD, simplemente con responder rápidamente a esta pregunta. Hacerlo significará ser honesto con tus listas de acciones, pues contendrán solo lo verdaderamente urgente e importante, y apartarás la paja de lo que es poco urgente o poco importante.

En definitiva, aplicar la matriz de Eisenhower, en conjunto con estas dos poderosas preguntas, es una forma sencilla de priorizar, y una receta infalible para tener listas de próximas acciones más pequeñas y manejables, eliminando mucha presión de tu sistema GTD.

Y tú, ¿qué otras técnicas utilizas para priorizar tus próximas acciones? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Cliff (via Flickr)

20 comentarios

    • @Miguel:

      Al final no importa los nombres de las cosas, ni quien las inventa –si es que se puede hablar de invento en este caso. Lo importante es utilizar las técnicas de manera consistente en nuestro beneficio.

  1. Algo tan secillo… y tan útil.
    Lo pongo en prática desde ya mismo.
    Me encantais amigos míos, ¡Lo que aprendo con vosotros!
    Un cordial saludo
    Avalon

    • @Avalon:

      Como siempre, la mayoría de las técnicas y herramientas para mejorar la productividad son muy sencillas. El asunto no es aprender a utilizarlas, sino hacerlo de manera sistemática y consistente. O sea, adquirir el hábito ;-)

      Muchas gracias por tu entusiasmo. Comentarios como el tuyo lo animan a uno a seguir dándolo todo en el blog.

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  3. Son muy interesantes estas preguntas para saber qué es importante y/o urgente, me van a ayudar.
    Hace un tiempo añadí unos comentarios a la matriz que me hice en Excel para afinar un poquito más la importancia/urgencia de las acciones, a ver qué os parece:
    – importante y urgente: si no lo hago peligro como fotógrafo. Por ejemplo: proyectos con fecha de cierre, problemas inmediatos
    – importante y no urgente: me permite la mejora y el aprendizaje. Por ejemplo: mejoras, formación, prevención, anticipación, tendecias, descanso, conflictos antes de crisis
    – urgente y no importante: deseos y necesidades de otros. Si cedo seré más popular pero dejaré de lado mis deseos y aspiraciones
    – no urgente y no importante: evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo

    • @Valentí:

      Me gusta cómo defines los términos en el contexto de tu realidad. Eso te ayuda a identificar qué cae dentro de cada cuadrante, lo que no siempre resulta fácil.

      Gracias por compartirlo :-)

  4. Soy nueva en twitter, y en los blogs, primero vez que te leo, me gusto mucho, muy claro y con ideas para poner en practica ya. Yo soy mi peor enemiga, por lo mal que adminstro mi tiempo, y luego viene pepe con las rebajas, como hoy domingo trabajando haciendo impuestos con el tiempo super pegado. Tengo muchas cosas que aprender, a ver si ademas de leer lo logro poner en practica, que es otro paso a dar. Gracias porque me parece muy util lo que has escrito.

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  6. Hola Jero,

    Nosotros utilizamos algo parecido cuando hemos de comunicar las tareas que delegamos, verás, aplicamos números y colores a cada pregunta para obtener un valor global.

    IMPORTANTE valor subjetivo: de 1 a 10
    URGENTE valor cerrado en función de fechas (hoy, mañana, en unos días, más de una semana: de 1 a 10)

    Tomamos la media de ambos números y asignamos colores de modo que:
    1 a 3 – Azul
    4 a 6 – Verde
    7-8 – Amarillo
    9-10 – Rojo

    Así, por ejemplo:” Juanjo, hay que entregar el informe”: IMP: 7; URG 3 días: 8. La media sería 7,5 que le corresponde el Amarillo)

    A lo que nos pregunta: Código RAVA?… – Amarillo 8… (Somos conservadores en pro de la procrastinación!)

    Y el lo mete en su listado de tareas compartiendo conmigo la misma prioridad.

    Si, es verdad que puedes decir, URG:10, IMP:1 y se quedaría sin entregar… pero claro, normalmente esas tareas no se delegan :)

    Y los colores? Después de usarlo bastante tiempo, es lo más visual, asocias colores a tareas y se te quedan grabados, mucho más práctico que el valor! Supongo que es la misma razón que los cuadrantes, asocias la tarea a un espacio predefinido en tu cabeza.

    Saludos y gracias por los aportes!!

    Emilio

  7. Pingback: Conversaciones sobre empleo en la Red (70)

  8. Jero:

    Recien veo esta nota y me parece sencillamente “ESPECTACULAR”. El libro de Covey habla extensamente del tema de la matriz, pero su implementación no es tan simple. Incluse utilice mucho tiempo una herramienta que la reproducia (Agenduz para Palm y Palm Desktop) y una y otra vez me saltaban problemas con la aplicacion.

    Detalle: si no tienes en quien delegar una determinada tarea que es Urgente pero No Importante, es todo un tema manejarla… Ike obviamente tenía a quien “delegarle esas cosas”, y el obviamente convertía ese tema en Importante automáticamente para ese alguien. Anda a decirle a Ike que no lo hiciste ;)

    Interesantísimo el dato histórico. Una verdadera perla, estimado

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com

    • @JC:

      Muchísimas gracias por el comentario y por el dato de esa aplicación para Palm. Quizá a alguien le pueda ayudar.

      Desde luego, Ike tenía la ventaja de poder delegar casi con los ojos cerrados. Nosotros no tenemos un ejércicto –nunca mejor dicho– de personas en quién delegar, pero siendo un poco creativos estoy seguro de que podemos delegar mucho más de lo que nos imaginamos :-)

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  10. Pingback: ¿Puede ser Urgente pero No Importante? « Motivación y Productividad

  11. Esto me recuerda a aquello que decía Mafalda de: ” a veces lo urgente no nos deja ver lo importante”.
    Una de las luchas esenciales en mi opinión es la que hay entre lo urgente y lo importante. Estamos programados genéticamente para responder a lo urgente, porque lo urgente en el mundo primitivo era un león a punto de saltar sobre ti, o una tribu enemiga que atacaba.
    Y ese estrés, ese predominio de lo urgente lo llevamos al mundo actual, en el que pasan cosas mucho menos amenazadoras como recibir un mail.
    Un saludo.

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