GTD y el eslabón más débil

GTD y el eslabón más débil

En los últimos meses he vuelto a retomar GTD puro como metodología de organización y productividad personal. No es que me parezca que Autofocus no es un buen sistema, simplemente mis circunstancias han cambiado. Ahora tengo que manejar muchos más proyectos, grandes y pequeños, de una forma más estructurada y ordenada. Y Autofocus, o al menos Autofocus sin ayuda de otras herramientas y métodos, no resulta la mejor opción.

Y retomando viejos hábitos he recordado cómo fue la experiencia de mi primera implementación del método de David Allen. Como todos, yo también pasé por etapas de mucha emoción, seguidas de caídas estrepitosas del que Allen llama el “vagón de la productividad”. Adoptar y asimilar íntegramente GTD no es una tarea fácil. Requiere de paciencia y una gran dosis de disciplina. Sin embargo, después de mi experiencia pasada, creo que hay una forma de acelerar el proceso: identificar y fortalecer constantemente el eslabón más débil.

Casi todos los neófitos GTDianos empiezan por el principio –duh! Quiero decir, se enfocan casi exclusivamente en la primera o primeras etapas del proceso GTD. Buscan un bandeja y empiezan a recopilación cosas, hacen un poco de procesamiento y se vuelcan en la organización.

Utilizar herramientas –especialmente herramientas de software– para organizar listas, resulta extremadamente atractivo. Tanto es así que muchos terminamos cayendo en una espiral de pruebas y cambios continuos de herramientas, y nunca salimos de ahí. Otras veces, tras la emoción de los primeros días, empezamos a olvidar la recopilación o el procesamiento de las bandejas de entrada, con lo que nuestro sistema comienza a quedarse incompleto –y por ende, dejamos de confiar en él. Muchos dedican tiempo a la ejecución, pero no tienen claro cómo aplicar prioridades, decidir por dónde empezar o utilizar el sistema de contextos. Y lo peor, casi ningún principiante realiza una revisión consistente y periódica de su sistema.

Tenemos que tener clara una cosa: nuestro sistema GTD es tan robusto como el más débil de sus eslabones. No importa si tienes la última herramienta para organizar listas y contextos; si no realizas revisiones periódicas tu sistema se vendrá abajo rápidamente. De nada sirve procesar tus bandejas de entrada de forma diligente; si no estás recopilando todo –absolutamente todo– lo que forma parte de tus responsabilidades, jamás podrás confiar y hacer funcionar tu sistema.

Por tanto, la estrategia para que nuestro sistema GTD funcione como un motor bien engrasado es muy simple: identificar constantemente cuál es el eslabón más débil y fortalecerlo. Sólo cuando todos los eslabones son lo suficientemente robustos, empezamos a obtener los verdaderos beneficios de GTD.

En mi experiencia, la mayoría de las ocasiones el eslabón más débil suele ser la revisión periódica. Así que es ahí donde debemos hacer un esfuerzo extra, concentrar toda nuestra energía y atención, y asegurarnos de que la hora semanal de revisión del sistema se convierta en algo natural para nosotros. Otro punto crítico es la recopilación: no conozco mucha gente que haya sistematizado la captura en todo lugar y momento, por lo que muchos sistemas GTD son incompletos y poco confiables.

Así que ha llegado el momento: dedica unos minutos a analizar tu implementación de GTD y encuentra el eslabón más débil. Después… ¡ya sabes lo que tienes que hacer! ;-)

¿Qué tal funciona tu sistema GTD? ¿Sabes cuál es su eslabón más débil? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por slideshow bob (via Flickr)

18 comentarios

  1. Gracias a ti conocí a Autofocus, la verdad me a pasado con GTD exactamente todo lo que enumeras en tu artículo y termino por crear más frustración pues no iniciaba ciertas tareas y encima no actualizaba el programa donde llevaba mi GTD (probé como 6 programas pensando que era eso lo que me impedía aplicar el método GTD).

    Uso Autofocus en un cuaderno y para dividir las tareas en acciones uso mapas mentales con CmapTools:

    Lo positivo:

    1. Recopilo las tareas que llegan de forma inmediata.
    2. Como debo leer todo lo pendiente lo que postergo lo hago por mi decisión y no por que se me quedo en un contexto que no utilice.
    3. Cada día va quedando procesado el sistema, en la mañana se elige una tarea y en el día las tareas que avanzan quedan con su siguiente acción escrita.

    Lo difícil:

    1. Encontrar una tarea cuando se presenta la oportunidad de realizar una acción.
    2. Las tareas de varias acciones las desgloso usando un mapa mental, pero hay tareas de unas dos o tres acciones que me parece me consume mucho tiempo detallarlas en el mapa.

    Me gustaría nos ayudaras a encontrar escritores de Blog que estén publicando información sobre Autofocus.

    Gracias y que bueno que estas de regreso.

    • @Juan Carlos:

      Gracias por la bienvenida :-)

      Cuando uno entra en una fase de bloqueo productivo, Autofocus puede sacarte del hoyo. Tiene muchas ventajas, entre otras las que enumeras. Pero también tiene sus limitaciones. Después de practicarlo unos meses, creo que tengo una buena base para saber de lo que hablo. Uno de sus principales problemas es que no resulta sencillo trabajar según contextos. Tampoco es un buen método si tienes que gestionar muchos proyectos. Sin embargo, como digo, es un método que tiene sus virtudes.

      Te recomiendo que sigas utilizando Autofocus mientras te funcione, pero si sientes que se te empieza a quedar pequeño, no dudes en darle una nueva oportunidad a GTD. Creo que es un método mucho más completo, y aplicado de forma adecuada, suficientemente flexible para cualquier situación.

      En cuanto a otros autores, no conozco ninguno que hable del tema de forma consistente en español. De todos modos me anoto la tarea para investigar y publicar un artículo de referencia en el futuro. Sois muchos los que estáis interesados en el tema y vale la pena :-)

  2. En mi caso el eslabón más débil era la recopilación de cosas. No recopilaba el 100% de las cosas, sólo lo que me parecía importante. Hasta que me dí cuenta de que eso no mejoraba mucho mi sensación de agobio.

    Ya estoy mejorando, pero reconozco que me cuesta implantar este hábito completamente.

    Gracias por el post, Jero.

    • @Francisco:

      Un placer leerte de nuevo en esta tu casa ;-) Y gracias por compartir tu experiencia. Es importante, pues hay muchos lectores que apenas están empezando con GTD, o que lo intentaron hace mucho tiempo y quizá estén dándole otra oportunidad.

      Compartir vuestras experiencias –no solo las mías– hace que estos artículos sean todavía más valiosos y útiles para los demás lectores :-)

    • @TreintaAbriles:

      Me temo que no eres la única. Seguiremos trabajando el tema de la implementación de GTD mas a fondo. Así que sigue “sintonizando” El Gachupas…

  3. Pues yo empeze hace 1 año a implantar GTD, duré un mes y supongo que entre en lo que David Allen dice ‘El vagón de la productividad’, pero justo desde hace 1 mes estoy empezando a implantarlo de nuevo en mi vida ‘personal’ y ‘profesional’. Así que todos tus consejos, como este que nos estas dando hoy , me va a ir de perlas.
    Te iré siguiendo.
    Un saludo, y gracias por tu post.
    Alex.

  4. Recopilo bien, creo.
    Proceso bien, creo.
    Me pierde el cambiar cada dos meses de herramientas, como indicas. Ahora con Blackberry, tareas y contextos. Antes fue Things, antes Remember the Milk.
    De lo sí huyo ya es de cualquier aplicación en ordenador. GTD me triunfa si es ultraportátil, como un cuaderno que abres y anotas o una blackberry que añades tareas sobre la marcha.
    En fin, potente post, Jero.
    Gracias.

    • @Bernardo:

      A modo de referencia te diré que yo uso Things desde hace unos meses, tanto la versión de ordenador como la de iPod Touch. Y te aseguro que cumple todas mis expectativas de trabajo en el escritorio, y de captura en cualquier momento y lugar. Si tienes un iPod Touch y no lo has intentado, te lo recomiendo.

      Eso sí, sea la que sea la herramienta que elijas, te recomiendo que seas consistente y trabajes con ella al menos durante 3 meses antes de cambiarla. Es la única forma de llegar a dominarla y darte cuenta de sus fortalezas y debilidades. Solo si después de ese tiempo estás convencido de que no es la herramienta adecuada, entonces prueba otra cosa.

  5. Que tal Jero un placer volver a leerte, estoy adoptando el sistema GTD a mi vida laboral y personal apenas hace pocos días, y decidí adoptar un habito a la vez, me esta funcionando bien, desde que empece a concentrarme en recopilar bien las cosas, ya note cambios y solo con el primer habito.

    Mi eslabón débil yo creo que es que tengo que llevar mi oficina a todos lados, calle, casas de clientes, obras de clientes, incluso en medio de la nada cuando voy viajando tengo que tener computadora, listas de precio, clips, carpetas, TODO! porque mi trabajo así lo requiere y para serte sincero todo va mejor después de que me propuse hacerlo así.

    saludo, un abrazo y un gusto volver a leerte

    • @Juan:

      Un placer tenerte de nuevo con nosotros :-)

      Me encanta que todavía haya muchos lectores “novatos” en esto de GTD. Como decía más arriba, creo que voy a empezar a revisar algunos conceptos y técnicas importantes, quizá bajo diferentes puntos de vista. Entre todos vamos a ver si conseguimos implementar GTD –o cualquier otra variante o adaptación que se adapte a vuestras situaciones únicas– de forma consistente.

  6. Hola:

    Yo utilizo la versión reducida de Autofocus que publicaste hace algun tiempo. Empece a aplicarla en mi Palm y cuando se descompuso empece a utilizar una agenda (de papel).

    Me va bien aunque mi “truco” es tener un mínimo de cosas pendientes. Así puedo gestionar mejor lo que voy a hacer.

    Saludos

    • @Hluot:

      Tu planteamiento me parece perfecto. Si mantienes reducido el número de cosas pendiente Autofocus es un excelente método. La cosa se complica cuando no te puedes permitir el lujo de mantener la lista de proyectos reducida… pero eso es otro asunto ;-)

  7. Estoy de acuerdo con los comentarios de Juan Carlos Hoyos. Yo utilizo Autofocus pero en vez de Mapas Mentales, anoto en una pagina en blanco los asuntos pendientes de un mismo proyecto, de esta manera, mi lista de autofocus se convierte en una mezcla de lista de tareas y lista de proyectos (eliminando asi todas las pequeñas tareas correspondientes a un proyecto)
    Es bueno que hables GTD, pero no te olvides de Autofocus, tu aportaciones al tema me han sido de gran ayuda en lo particular y estoy seguro que mucha gente se sentira agradecida en lo general.
    Saludos y que bueno estes de vuelta ;-)

    • @Humberto:

      Sin duda Autofocus es un método muy efectivo en determinadas circunstancias. Como ya sabes, yo mismo me he beneficiado de él y en su día fue un gran descubrimiento. Sin embargo, después de unos cuántos meses de práctica de Autofocus, y más tiempo aún de experiencia con GTD, reconozco sus debilidades. Básicamente encuentro que Autofocus resulta muy útil en dos casos: 1) cuando tienes que manejar relativamente pocos frentes abiertos; 2) cuando no necesitas trabajar de forma estructurada o mantener mucho control sobre tus frentes abiertos.

      Por supuesto, no digo que Autofocus no pueda utilizarse fuera de estos dos contextos, simplemente pienso que GTD es mejor. En cualquier caso, si implementar GTD te resulta muy difícil, Autofocus es una buena opción. Al menos tendrás cierto control sobre lo que haces.

      No tengo intención de dejar de hablar de Autofocus. El único problema es que, lamentablemente, no hay casi nada escrito en español –y muy poco en inglés, salvo la web del autor y algún artículo suelto de algunos practicantes. Así que lo único que puedo aportar es mi propia experiencia. Pero siempre que tenga ocasión volveré a hablar de Autofocus y otras formas de organización.

  8. En mi caso he detectado dos eslabones débiles. El primero y más preocupante es lo referente a la revisión diaria y semanal: no termino de ser lo suficientemente estricto en mantener esta actividad.

    Lo segundo es la herramienta de implementación. Estoy de acuerdo con Bernardo en que creo que es fundamental la movilidad de a herramienta y poder utilizarla en cualquier momento (más aún en el tipo de actividad que desarrollo). Sin embargo, este tipo de herramientas (la que yo tengo implementada en Blackberry) se queda muy corta cuando los proyectos crecen y su complejidad también.

    Tendré que poner esfuerzos extras para que mi sistema no se venga abajo.

    Felices Fiestas a todos!!

    • @David:

      Tienes razón en que cuando se complica la realidad a gestionar, es necesario utilizar una herramienta más “profesional”. Es por ese motivo precisamente que yo utilizo Things desde hace un tiempo, un software GTD para Mac con versión para iPhone, que se sincronizan a las mil maravillas. Es 100% compatible con GTD, he incluye el control de áreas de responsabilidad y agendas con todas las personas que quieras. Si trabajas con Mac merece muchísimo la pena, y creo que resolvería perfectamente tu problema. Si no, estoy seguro de que tiene que haber herramientas también para BlackBerry –a veces hay que estar dispuestos a pagar por lo que queremos o necesitamos ;-)

      Felices fiestas para ti también, y un Próspero y Productivo 2011.

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