GTD, un kaizen personal

GTD, un kaizen personal

En los dos años que llevo escribiendo sobre productividad personal me ha tocado leer y escuchar de todo. Desde los que “han visto la luz” gracias a la productividad personal, hasta los que dicen que no es más que un montón de cosas de sentido común, que todo el mundo ya sabe y que no sirven para nada. Y eso por no hablar de GTD, al que la gran mayoría de los que alguna vez lo han intentado, nunca han terminado de entender.

A estas alturas creo que muchos de los que me leéis ya tenéis una idea bastante clara de lo que significa la productividad personal. Al contrario de lo que le pueda parecer cuando el recién llegado cuando lee estas palabras por primera vez, la productividad personal no está ahí para ayudarnos a hacer mucho en poco tiempo, sino para sacar el tiempo suficiente para hacer todas esas cosas que consideramos verdaderamente importantes, lo que sea que eso signifique para cada uno de nosotros.

Existen muchos métodos, técnicas y herramientas para organizarnos, gestionar nuestras listas de pendientes y evitar la procrastinación. Además, con GTD podemos asegurarnos de que nuestros proyectos marchan como deben. Que el número y calidad de los mismos están alineados con nuestras áreas de responsabilidad y apoyan la consecución de los objetivos que nos vamos fijando. Que dichos objetivos están alineados a su vez con nuestro propósito en la vida y los principios más íntimos que nos rigen.

Como podemos ver, la productividad personal no es simplemente ser más eficientes –hacer más cosas en el menor tiempo posible–, sino, y sobre todo, de ser mucho más eficaces, de conseguir las cosas que nos proponemos, ya sea porque forma parte de una responsabilidad que hemos adquirido, o porque es algo que deseamos con todo nuestro corazón.

Si además usamos un enfoque como GTD, es posible desarrollar también una especie de kaizen personal, nuestra propia estrategia de mejora continua. Una estrategia que nos permite, no sólo aumentar constantemente la calidad de nuestro trabajo –lo cual resulta más o menos obvio–, sino también de nuestra vida.

Mejorar la calidad de nuestra vida implica, entre otras cosas, cumplir con nuestros compromisos en tiempo y forma –eliminar estrés–, identificar las cosas que realmente nos apasionan y deshacernos de las que no nos aportan valor, liberar tiempo para hacer las cosas que más nos gustan, cumplir cabalmente con todas nuestras responsabilidades y deberes, alcanzar cualquier meta que nos impongamos libremente, reconocer cuándo nos estamos desviando del camino y tomar medidas al respecto… En definitiva, implica estar creciendo –ser cada día “mejores”, en el sentido más amplio posible– de forma consciente, dirigida y constante.

Y, ¡que casualidad! Todo eso forma parte precisamente de lo que ofrece GTD.

Si partimos de la hipótesis de que a todos nos gustaría ser cada día mejores, vivir sin estrés y alcanzar nuestros sueños, entonces no encuentro ninguna razón válida para no utilizar GTD, independientemente de cuál sea la complejidad de la vida que quieras llevar. GTD es un facilitador de la mejora continua personal, nos ayuda a construir un mejor yo, y como tal debería formar parte de la formación de cualquier persona.

Y tú, ¿ya has probado GTD? ¿O ya lo conoces y sigues pensando que no es para ti? Comparte tu opinión en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Brandon Lim

13 comentarios

  1. Jero:

    He probado GTD, pero no lo veo como la panacea sino como un “bastante bien armado” marco conceptual. Mi mayor decepción con el sistema es justamente en el tema de las prioridades. Es muy floja la manera de encararla, y no considero que sea un tema menor. Sin priorizar el sistema GTD solo te hace crecer en trabajo administrativo. Creo que de alguna manera tu nota tambien deja traslucir este tema de las prioridades.

    Como siempre, un placer leer tu blog.

    Existos

    JC
    http:comomeorganizo.blogspot.com

    Con el resto de tu n

    • @JC:

      Efectivamente, GTD deja muy abierto el asunto de las prioridades. Yo lo resuelvo mediante el hábito de seleccionar 3-5 tareas más importantes cada día, entre las que incluyo las tareas urgentes que haya en este momento. De este modo me aseguro de que nada importante se me pase, y elimino la necesidad de tener que gestionar sistemas de prioridades del tipo ABC, que a mi juicio no funcionan.

      Gracias por leer y seguir compartiendo ideas :-)

  2. Jero, yo comparto tu entusiasmo por GTD, y creo que supone un antes y un después en el campo de la organización del tiempo (o de la acción, como diría David Allen).

    Como dice JC, es un marco conceptual bien armado; para mí es el más integral que existe. Tiene ideas esenciales no encontradas antes en ningún sistema: el concepto de RAM biológica y su funcionamiento, la necesidad de mantener un sistema de recopilación que permita liberar RAM biológica, un sistema de procesamiento claro, la regla de los 2 minutos, la idea de NA (next action), y la integración de las dimensión de control del flujo de trabajo y la dimensión de la perspectiva (con su analogía con las distintas alturas de vuelo).

    Me gusta mucho también el cuadro 2×2 que aparece en ‘ Making it All Work’ (creo), combinación de control y flujo, y sus distinciones entre Visionario, Capitán y comandante, Implementador y reactivo. Es una buena guía para ubicarse y tomar conciencia del modo de trabajo en el que uno está inmerso.

    Otra novedad diferencial de este modelo es el sistema de elección de tareas: 1º contexto 2º tiempo disponible 3º energía disponible (¡siempre se olvida!) y 4º las prioridades. La mayoría de los sistemas sólo tienen en cuenta las prioridades.

    Creo que es muy versátil pero también creo que sus elementos básicos tienen que estar coordinados e interiorizados. Para apreciar su potencia hay que incluir casi todos sus elementos; en especial, las revisiones y los sistemas de almacenamiento.

    Yo uso el núcleo central de GTD, con elementos de ZTD de Babauta: la MIT, la lista simple de proyectos y “la meta única del mes”; y alguno de Covey: las cinco grandes rocas. Además, uso la técnica pomodoro para organizar mi trabajo y monitorizar mi actividad en el cortísimo plazo y mejorar la eficiencia de mis actividades diarias.

    Aunque tengo la lista de cosas que hacer dividida por contextos: casa, portátil, coche, etc., no uso apenas esas distinciones pues casi siempre trabajo en el mismo lugar.

    Otra desviación de mi sistema con el de Allen es que encuentro más sencillo gestionar los proyectos como un todo, y tengo una lista de cosas que hacer para cada proyecto. Vertir las acciones de los proyectos a la lista general de cosas que hacer me resulta fastidioso y fragmentador, así que lo que hago es usar la lista de cosas que hacer para las tareas no pertenecientes a un proyecto y una lista de proyectos que voy acometiendo sucesivamente y haciendo un poco de cada uno cada vez. Esto no es ortodoxo pero en mi caso resulta natural y más conveniente.

    Por último, he encontrado que el horizonte temporal de planificación más adecuado para mí es el mes. La semana me resulta corta, y el año demasiado largo y sujeto a cambios. Eso sí, tengo una serie de objetivos por trimestres y una idea vaga de lo que quiero hacer durante el año, pero es muy flexible y me permito cambiar el curso según avanza el año.

    ¡Un saludo!

    • @Homo Minimus:

      No creo que las “desviaciones” al método GTD que mencionas sean tales. Todo lo que comentas son técnicas y herramientas perfectamente compatibles con GTD, que no le restan valor ni efectividad. Como he explicado en otras ocasiones, GTD no es un método o un sistema, sino un enfoque.

      Es decir, existen tantas implementaciones posibles como personas. La tuya es una más, y a juzgar por lo que dices, te funciona a las mil maravillas. ¡Enhorabuena! ;-)

  3. “Si partimos de la hipótesis de que a todos nos gustaría ser cada día mejores, vivir sin estrés y alcanzar nuestros sueños”. La hipótesis desde mi punto de vista es perfectamente válida, lo sorprendente es lo poco dispuestos que solemos estar a apostar por los cambios.

    Completamente de acuerdo contigo Jero, y si no se trata de GTD al menos estar intentándolo con alguna estrategia/método, para afinarla hay que empezar por tener una. Un saludo

    • @Iago:

      Creo que todos tenemos claro que queremos ser más felices, vivir sin estrés y alcanzar nuestros sueños. Al menos como concepto teórico. El problema es que se nos olvida es que para conseguirlo tenemos que tomar cartas en el asunto y estar dispuestos a trabajar. Aunque a veces pueda parecerlo, esas cosas no llegan solas ;-)

  4. Personalmente creo que he dado un salto con el GTD… ¡Después de probar muchos métodos similares, partiendo de las famosas agendas Time System allá por el año 97!
    Mirando a los extremos para algunos GTD es la panacea y para otros no sirve para nada ;-).
    ¿Qué quiero decir con ello?
    Todos tienen razón. Seguramente GTD es un sistema muy bueno de productividad personal pero el éxito en cada persona depende de su forma de pensar y del momento personal por el que atraviesa. Yo he visto la luz este año con GTD y lo asocio tanto al propio sistema como a mi momento personal. Y de la misma forma la cosa no acabó de cuajar años atrás a pesar de que soy metódico y voluntarioso, condición que diría casi imprescindible para que funcione. Mirando hacia atrás, ¿no os ha pasado lo mismo?

    • @Valentí:

      Tienes toda la razón. Como he dicho ya en varias ocasiones, incluido en mi ebook GTD para dummies, la productividad personal es, principalmente, cuestión de motivación y compromiso, no tanto de herramientas.

      Yo también –me atrevo a decir que casi todos– hemos pasado por alguna etapa de pruebas y dudas. A mi me funcionó cuando dejé de meter el pie a la piscina, y me eché de cabeza. Cuando me comprometí con todo lo que significa practicar GTD, empezó a funcionar.

  5. Jero, acabo de hacerlo. En una sentá, como se dice. Muchas notas. Con la lectura del GTD para dummies he reiniciado y pulido otra vez el sistema, mi sistema. La verdad, no hay nada peor -como dices- de tirar a la basura el tiempo. Nuevas herraduras para el caballo y fijando el qué y “despreciando” el cómo.
    Te pasaré en breve un par de erratas que he detectado para que sigas puliendo la versión.
    ¡Enhorabuena, Jero!

    • @Blumm:

      Es un gustazo saber que sirve para algo :-p

      En serio, muchas gracias por dejar tu comentario por aquí. Y por tomarte la molestia de enviarme esas correcciones. En cuanto pueda las aplico al texto.

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