GTD: Primero el hábito, luego las herramientas

Llave Allen

Hace tiempo, mucho tiempo, escribí un artículo que reflejaba el principio fundamental sobre el que construí todo lo que he conseguido hasta ahora productivamente hablando. Fue en 2009, y me refería a lo íntimamente relacionados que están los hábitos y la productividad. Porque no hay duda: si uno quiere mejorar su productividad, no importa que método utilice, primero debe realizar un cambio de hábitos.

Pues bien, en este sentido, llevo ya tiempo observando en foros, blogs y el mundillo productivo en general, un auge cada vez mayor de apps, herramientas y servicios enfocados a mejorar nuestra productividad personal. Y no he podido evitar acordarme de aquel artículo escrito en los albores de este blog.

Es posible que sea nuestra naturaleza humana, pero cada vez que enfrentamos un cambio o mejora personal, nuestra tendencia siempre es buscar la solución primero fuera de nosotros. Y sé de lo que hablo. Incluso después de escribir aquel artículo, aún pasé mucho tiempo probando distintos métodos de productividad personal, como seguro los más viejos de lugar recuerdan —y el archivo de este blog atestigua—, desde el Autofocus de Mark Forster, hasta el ZTD (Zend To Done) de Leo Babauta. Y por supuesto, “tuneé” GTD todo lo que me fue posible.

De toda aquella experimentación pude sacar dos importantes conclusiones: la primera, que el único método de productividad personal que verdaderamente funciona de manera holística es GTD, así tal cuál viene en la caja ;-) La segunda, y quizá más importante, que incluso con GTD, no es posible conseguir resultados positivos sin una profunda revisión de nuestros hábitos de trabajo, y un compromiso claro por querer hacer las cosas mejor. No entender esto fue lo que causó que me «cayera del carro» una y otra vez durante el primer par de años de práctica.

En paralelo a mi búsqueda del método de productividad perfecto, inicié la otra gran búsqueda que debe llevar a cabo todo friki de la productividad que se precie: la búsqueda de la herramienta de productividad perfecta. Créeme, he probado de todo, o casi. Al principio utilicé herramientas para Windows. Pasé por uno de los PDAs más populares en su momento, el Palm Pilot —los más jóvenes ni sabrán qué es eso. También utilicé el rudimentario sistemas de tareas de los BlackBerry, ahora ~~casi~~ extintos.

Después, durante varios años, trabajé en plataforma Mac, con herramientas especializadas como Things. He utilizado sistemas de baja tecnología, Moleskine y mi celebérrima libreta recopiladora ecológica incluidos. A ratos trabajé con las herramientas más cool, todo sincronizado en mi iPad y mi —ya jubilado— iPhone. Incluso durante una buena temporada utilicé herramientas online como el limitadísimo iCloud. Y como no, probé el que, a mi juicio y hoy por hoy, es la aplicación web más completa y fiel al método de David Allen, FacileThings, en permanente desarrollo (desde aquí un abrazo y mi más sincera felicitación a Francisco J. Sáez por este espectacular desarrollo). Y por si te lo estás preguntando, actualmente he vuelto a trabajar en la plataforma Windows, y desde hace un año tengo implementado mi sistema GTD con Outlook y OneNote.

Después de todo este recorrido, de nuevo llegué a una conclusión contundente: no importa la cantidad, diseño, plataforma o precio de las herramientas que usara, nada me iba a hacer más productivo si no cambiaba y desarrollaba ciertos hábitos de trabajo, y me comprometía en serio por hacer las cosas de una mejor manera.

Para ser sinceros, aprendí otra cosa más: que las herramientas deben ser lo más sencillas y fáciles de usar posible, especialmente cuando uno empieza. Y tiene su lógica. Si queremos desarrollar nuevos hábitos, tener que aprender a usar herramientas complejas se va a interponer en nuestro camino más temprano que tarde.

Pero esa no es la cuestión. La cuestión es que, antes de iniciar un viaje como el que nos propone David Allen, o para el caso, cualquier otro viaje que implique la obtención de resultados duraderos —bajar de peso sin «rebotar», dejar de fumar para siempre, ahorrar de manera consistente…—, debemos estar plenamente comprometidos con un cambio de hábitos, estar convencidos de que los resultados merecerán la pena, y olvidarnos, al menos al principio, de los medios externos que vamos a utilizar para ello. Si no, el fracaso estará garantizado.

Foto por Windell Oskay vía Flickr

19 comentarios

  1. Me hacen mucho sentido tus palabras, llevo tres años aplicando el método y al compartirlo con mi equipo, ninguno nativo digital, la barrera de lo complejidad de una herramienta usada en nuestros Ipad o Notebook mantiene la distancia y con ellos no mejoramos nuestras acciones y por consiguiente, nuestros hábitos.
    Saludos.

    • Gracias por compartir tu experiencia, Roberto. Me temo que no sois los únicos. ¿Habéis probado herramientas de baja tecnología? A mi me ayudó durante un tiempo usar papel y bolígrafo, hasta que fui asimilando conceptos y, más importante, desarrollando hábitos.

  2. Qué casualidad, mi historia es más o menos la misma, guardando las distancias Jerónimo, pues en el 2006 descubrí GTD al poner una palabras en el buscador de la gran G, “Manejo de e-mail y tareas eficientemente” Salió todo un batallón de links en ingles sobre todo. Pues tenía a mi cargo 6 negocios similares que funcionaban 24/7, pero con particularidades específicas y con múltiples tareas saliendo constantemente sobre todo de delegación y seguimiento o de ejecutar personalmente en diferentes tiempos. Y ahí empezó el camino.. al igual que muchos, primero a leer libro, y que te deja con los pies en el aire luego de saber cómo realmente cada acción que hagas debe sumar para llegar a los 50.000 pies… luego vinieron las clásicos temas de si el sistema es bueno, la herramienta debe ser mejor, vamos pase por PC, palm, blackberrys, agendas fisicas, otra vez a PC, luego Ipad y Iphone y aplicaciones thinkingrock, evernote, jello dashboard, etc y al final es que perdía el control tenia regadas tareas en el PC, en el papelito Post It, en el iphone (que no se sincronizaba bien) los calendarios ni que decir reuniones duplicadas, borradas, cambiadas de fecha u hora.. Vamos un desastre y eso que me considero conocedor de aplicaciones ofimáticas y de internet.

    Al final decidí quedarme con Outlook 80% de mis tareas entran por ese “agujero negro llamado e-mail” marca registrada de Berto Pena, y también uso OneNote y al tenerlo sincronizado con la nube pues me ha solucionado el tema no perder nada, aún estoy en proceso de prueba con esta aplicación en el IPhone, ya que Evernote aun consigue llamar mi atención.

    Mi recomendación es primero tener el habito de anotar todo, ponerle fecha de acción, o de seguimiento, y luego que ese lugar donde lo anotes sea seguro, y de fácil acceso y/o disponibilidad, lo segundo es revisarlo por lo menos una vez al día, y 3ro ejecutarla oportunamente.. Herramientas miles y cada vez más..

    Un ejemplo de lo dicho arriba.

    Mi jefe usa una agenda/libreta por muchos años no se le escapa nada, anota en la fecha/página de la agenda lo que se tiene que hacer, la cita o recordatorio de algún projecto, y cuando llega el día sas mágicamente te llama a preguntar por ello, y tu mientras tanto aun buscando dicha tarea que la anote en algún lugar vamos….!!

    • Siento que tu historia y la mía es la de muchos –o casi todos– los que nos decidimos a implementar GTD.

      Por cierto, no sé qué método practica tu jefe si es que practica alguno en particular, pero sería interesante saberlo. ¿Alguna vez le has preguntado? ;-)

  3. hola Jerónimo

    tengo 27 años he sido toda la vida desordenado y con dificultad para concentrarme en mis obligaciones… Estoy pasando por un crecimiento laboral bastante amplio, tengo personal a mi cargo, cientos de correos, cobros, y así un sin fin de responsabilidades… en medio de mi naturaleza desordenada me vi en la necesidad de mejorar mi estilo de trabajar, gestionar mejor mi tiempo y mi recursos, y entre la búsqueda paré en tu web, he leído muchos de tus artículos. incluso compre tu libro “productividad personal en una semana” (altamente recomendado) ahora estoy afinando los detalles con “GTD para dummies” y a pesar de tener menos de un mes aplicándolo ya siento la mejora. sin duda alguna lo que mas me ha ayudado es parte de lo que comentas en articulo el: cambio de hábitos. de verdad te agradezco mucho el compartir tus conocimientos con nosotros y la facilidad con que lo haces.

    te envío un gran saludo.

    • No creo que seas de naturaleza desordenada, José Ignacio. Simplemente nadie te enseñó cómo ser organizado. Por desgracia, ese tipo de cosas prácticas que pueden cambiarte la vida no se enseñan en las escuelas.

      Me alegra un montón que te esté sirviendo el GTD para dummies. Es increíble como esa recopilación de hace ya varios años sigue siendo uno de los hits de este blog. Me estoy planteando hacer una revisión y volverlo a publicar, corregido y un poco aumentando.

  4. Hola, Jerónimo.
    Me alegra volver a leerte. Sigo con GtD y llevaba tiempo plantearme pegar el salto a OneNote desde Evernote. La razón es sencilla y es el dispositivo móvil que uso donde OneNote vuela: un Nokia 920. Y no tanto Evernote.
    Tienes pensado crear serie Onenote? tanteo, jeje.
    Un abrazo y de verdad, una gran alegría volver a leerte.

    • Qué gustazo volver a saber de ti, Bernardo. Y conste que asumo toda la responsabilidad de no haber contactado antes… ;-)

      Yo tuve un Nokia Lumia 920, pero se me cayó al suelo a los 2 meses. Así que desde hace un año uso el muchísimo más modesto 520. La verdad, estoy encantado, y la integración con OneNote es perfecta. Muy recomendable.

      En cuanto a una serie sobre OneNote, como diría mi maestro José Miguel Bolívar, me estás envenenando con la idea. Lo pongo a cocinar en “algún día/quizá”. ;-)

      Otro fuerte abrazo para ti, y muchísimas gracias por seguir por este humilde blog.

    • Gracias a ti Patxi. De verdad, os estoy muy agradecido por seguir apoyándome incluso después de una “desconexión” tan prolongada. Agradecido, sorprendido y muy honrado. :-D

  5. Pingback: Primero el hábito, luego las herramienta...

  6. Leo tus Blogs y me han ayudado en mi productividad personal.

    Ahora me doy cuenta de que se comparte una misma historia en diferentes perspectivas, buscamos la productividad personal.

    • Gracias por el aporte, Paula, pero sinceramente no soy partidario del uso de herramientas de «tracking». Desde el punto de vista de la efectividad personal (hacer bien las cosas correctas), saber a qué herramientas dedicas más tiempo y cuáles menos es total y absolutamente irrelevante y, en general, es una pérdida de tiempo. La idea de medir la productividad en función de cuánto tiempo dedicas a hacer qué cosas es una clara herencia de las técnicas de la «gestión del tiempo», y demuestra poco entendimiento de lo que significa el trabajo del conocimiento, que es el que tenemos la inmensa mayoría de los trabajadores modernos.

      Un abrazo / Jero

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