GTD: Porqué capturar sin verbos

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Dice mi buen amigo José Miguel Bolívar que las palabras son importantes porque las palabras definen realidades. No podría estar más de acuerdo con esta afirmación. Tanto es así que, los que me leéis desde hace un tiempo, ya sabéis que mantengo una auténtica cruzada personal contra la expresión gestión del tiempo, que tanto daño ha hecho y sigue haciendo a la productividad personal de los trabajadores del conocimiento.

En GTD, uno de los hábitos más importantes, y el que da comienzo al flujo de trabajo en 5 pasos, es capturar o recopilar todas las “cosas” sobre las que hay que tomar una decisión de algún tipo. El objetivo de capturar no es otro que sacar de la cabeza todo lo que llame nuestra atención tan pronto como seamos consciente de ello, ya sea una tarea pendiente, un compromiso que hemos adquirido con alguien, o una idea potencialmente interesante para el futuro. De esa forma evitamos estar continuamente preocupándonos por no olvidarnos de las cosas, y podemos empezar a ocuparnos de lo que tenemos que hacer.

Como otros hábitos que conforman la metodología GTD, el hábito de capturar es fácil de entender, pero difícil de hacer bien. Capturar es solo eso, “atrapar” –ya sea en una libreta, enviándonos un email o utilizando cualquier otra herramienta–, lo que nos pasa por la cabeza en un momento dado, con el único propósito de que no se nos olvide. No es pensar, ni tomar una decisión sobre ello, y mucho menos organizarlo o dejar lo que estamos haciendo ahora para ponernos a trabajar en ello.

Entender esto es algo que cuesta al principio, lo sé por experiencia. Por eso es tan común ver a muchos practicantes de GTD intentando procesar y organizar, o incluso ir más allá, aplicar la célebre regla de los dos minutos, al mismo tiempo que capturan, con la excusa de que eso los hace más eficientes. No se dan cuenta de que esta mala práctica tiene al menos dos consecuencias negativas:

1) Procesar, organizar o hacer algo inmediatamente, al mismo tiempo que capturamos, generalmente crea fricción, en el sentido de que implica tener que pensar primero qué significa ese algo para nosotros. Si la fricción es demasiado grande, es decir, si capturar implica tener que perder demasiado tiempo en pensar –lo que sucede frecuentemente con las cosas más complejas y valiosas–, lo que pasará es que inconscientemente dejaremos de capturarlas y nuestro sistema dejará de ser completo. Y ya sabemos lo que sucede cuando nuestro sistema no es completo: dejamos de confiar en él, lo abandonamos y nos caemos del vagón de GTD.

2) Aun si vencemos la fricción inicial, y finalmente conseguimos procesar y organizar al mismo tiempo que capturamos, todavía tenemos un serio problema: corremos el riesgo de tomar malas decisiones. El motivo es que, generalmente, en los pocos segundos que dura la captura, es muy difícil obtener el nivel de atención suficiente como para analizar adecuadamente qué significan las cosas para nosotros, qué implican productivamente hablando y hasta donde queremos/podemos/debemos comprometernos con las decisiones que estamos tomando. Al final, lo más probable es que terminemos procesando mal y/o colocando los recordatorios en el lugar equivocado.

Después de muchos años practicando GTD y a partir del trabajo realizado con mis colegas de OPTIMA LAB, me he dado cuenta de que el problema, al menos en parte, reside en que nos empeñamos en utilizar verbos a la hora de capturar. Décadas de “gestión de tiempo” es lo que tiene: no concebimos anotar tareas si no van acompañadas de un verbo.

El problema es que capturar no consiste en hacer una lista de tareas, sino sacar de la cabeza “cosas” –ideas, compromisos, posibilidades…–, para no tener que estar después intentando recordarlas todo el tiempo. Utilizar verbos a la hora de capturar implica, aunque sea de una manera subconsciente, tener que tomar decisiones –qué es lo que hay que hacer al respecto–, y por tanto, tener que pensar. Y, como acabamos de ver, pensar bien requiere de un esfuerzo intelectual considerable, mucho mayor del que habitualmente estamos dispuestos o podemos hacer en unos pocos segundos.

Así que la conclusión parece clara: una forma de mejorar la captura en GTD y, por ende, la fiabilidad de nuestro sistema, es dejar de utilizar verbos al capturar. Yo llevo tiempo haciéndolo, y puedo decir que la calidad de mi trabajo y de mi proceso de toma de decisiones ha mejorado considerablemente.

Y es que a veces un gran progreso se inicia con un cambio sutil. Este ha sido definitivamente mi caso.

Foto por Joachim Schlosser vía Flickr

12 comentarios

  1. Discrepo contigo en lo de no utilizar verbos a la hora de capturas las cosas que se te pasan por la cabeza. En el momento que vas a anotar algo, ya estás decidiendo que vas a hacer con eso que tienes en tu cabeza, vas a anotarlo en un lugar físico para que no se te olvide y decides que en otro momento decidirás o analizarás que es lo que vas a hacer con eso. De entrada estás tomando dos decisiones anotar y no olvidar.
    A lo mejor se me escapa algo, pero no me cabe en la cabeza lo de no utilizar un verbo, ¿podrías aportar algun ejemplo?.
    Saludos.

    • En realidad, de eso precisamente trata GTD Israel, de que no decidas cuando captures. Uno de los puntos clave para sacarle el máximo provecho a esta metodología de trabajo es que separes la acción de capturar de la acción de pensar (en GTD se llama procesar). Capturas todo el tiempo, y luego, cuando llegue el momento, tomas todo lo que has capturado, piensas sobre ello, y anotas tus decisiones en forma de recordatorio en el calendario (agenda) y las listas de proyectos, próximas acciones y/o cosas que tienes a la espera.

      Si se me ocurre que me gustaría iniciar un blog sobre productividad, por ejemplo, capturo “blog de productividad”. Luego, cuando lo proceso, pienso si quiero empezar a hacerlo yo, si se lo voy a encargar a alguien más, o si prefiero revisar el asunto más adelante. Todo dependerá de mi grado de compromiso con eso que he capturado. Al final, puede que termine anotando en mi lista “algún día/tal vez” algo del tipo “Crear un blog de productividad”, o anotando en mi lista de contexto “teléfono” algo como “Llamar a David para ver si está interesado en lanzar un blog de productividad conmigo”. Qué voy a anotar y donde dependerá al final de lo que haya decidido durante el procesamiento, y tomar una decisión correcta implica pensar y pensar bien, algo que no puedes hacer de manera eficiente mientras capturas.

      Espero que ahora sí haya quedado un poco más claro porqué digo que no deberíamos usar verbos al capturar :-)

  2. entiendo el contexto pero no me queda nada claro…la accion concreta MENTAL que debo hacer si no utilizo verbo..no lo se

    • No entiendo muy bien lo que quieres decir con «acción concreta MENTAL», don kike, pero te pongo un ejemplo muy sencillo que quizá te saque de dudas. Si estás viendo la televisión y te das cuenta de que te has quedado sin pilas, no capturas «comprar pilas TV», que normalmente es el primer impulso, sino simplemente «pilas» o «pilas TV». Después, cuando proceses eso que has capturado, decidirás si tienes que comprarlas, pedírselas a tu hermano, o ponerlas a cargar –si es que son recargables.

      Capturar es sacar de la cabeza –pilas TV–, y procesar es decidir qué acción concreta, física, vas a tener que hacer para zanjar el asunto –comprar, pedir prestadas, cargar… las pilas.

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