GTD: Planeación y contexto único

GTD: Planeación y contexto único

De vez en cuando me gusta poner a prueba los paradigmas y ver qué pasa si hago las cosas un poco diferentes. Como alguno de vosotros todavía recordará, hace tiempo experimenté con Autofocus, un método de Mark Forster radicalmente distinto a GTD. Ahora he vuelto a las andadas. Desde hace ya unas semanas estoy jugando con lo que yo llamo el contexto único. Y para ser sincero, de momento se está ajustando bastante bien a mi forma de trabajo.

¿En qué consiste exactamente? Muy sencillo: en reducir el número de contextos a uno sólo. O lo que es lo mismo, a no tener contextos. La razón es muy simple: GTD sugiere –no obliga–, crear varias listas de tareas, una para cada posible contexto en que puedas encontrarte trabajando. Pero, ¿qué sucede si mantienes tu lista total de tareas muy reducida? Antes de gritarme que eso es imposible, espera que te explico…

El concepto de lista contextual surgió en GTD para poder manejar listas de tareas muy grandes. Dividiendo las tareas por contextos, resulta mucho más fácil elegir la próxima tarea, pues sólo debes revisar la lista de las cosas que puedes hacer aquí y ahora –es decir, el contexto actual–. Pero si la lista de tareas es corta ya de entrada, dividirla en listas contextuales es totalmente irrelevante, y de hecho supone una sobrecarga de trabajo innecesaria. En ese caso, se podría utilizar una sola lista, o contexto único.

El problema es cómo reducir la lista de tareas a un número lo suficientemente manejable como para tener sólo un contexto. Bueno, yo hago tres cosas:

1) En un momento dado, me enfoco sólo en una meta y tres proyectos. Siempre tengo una lista de metas y proyectos en turno, pero durante la semana sólo trabajo en 3 proyectos concretos, seleccionados según su relevancia –por qué y cómo empecé a hacerlo es un tema que da para otro artículo, que prometo publicar pronto–. Reducir el número de frentes abiertos trae consigo la lógica reducción del número de tareas en la lista.

2) Intento tener la mayor cantidad de cosas posibles en la nube, de manera que puedo trabajar virtualmente desde cualquier lugar, ya sea desde el ordenador de casa, el de la oficina, mi smartphone o mi tableta. Salvo los recados y algunas cosas muy específicas, casi todo lo puedo hacer sin importar en dónde me encuentre.

3) Para reforzar aún más mi enfoque, planeo mis días eligiendo sólo de 3 a 5 tareas clave. Así, cuando comienzo la jornada tengo una mini lista de tareas para trabajar durante las primeras horas, generalmente en la oficina. Con una lista tan corta, el contexto es totalmente irrelevante. Una vez terminadas las tareas clave, simplemente reviso el resto de tareas de la lista única y voy seleccionando aquellas que mejor se acomoden a mi tiempo disponible, nivel de energía y prioridad. Como digo, salvo unos pocos recados –casi todos empiezan por “comprar” o “recoger”–, y cambiar una bombilla fundida en casa, todo lo puedo hacer en la oficia o mientras espero en la consulta del dentista.

Con estas tres estrategias, nunca tengo más de 15-20 tareas en mi lista, y dividirla por contextos es innecesario. La gran ventaja del contexto único es que se puede llevar en una libreta o cuaderno sin problemas, si es que prefieres las herramientas de baja tecnología.

Por supuesto, no estoy diciendo que debas utilizar el contexto único en tu sistema. A mi me funciona porque decidí conscientemente reducir la lista de tareas que tengo que manejar en un momento dado. Quizá a ti no te sea posible prescindir de los contextos, pero si tu caso es parecido al mío, te recomiendo que lo pruebes. Te aseguro que tu sistema se simplificará enormemente, y ganarás muchísimo en enfoque.

Y tú, ¿cuántos contextos tienes? ¿Crees que podrías reducirlos para simplificar tu sistema? Comparte tu opinión en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

9 comentarios

  1. Coincido contigo Jero. Yo tampoco trabajo con contextos y pongo más el peso en los proyectos. Creo que GTD es un “super-metodo” que pretende hacer digerible la vida a personas que tengan 200 mails al día, 20 reuniones, 40 ordenes que aprobar, etc.

    Hay que simplificar y quedarnos con lo que nos sirva. Yo por ejemplo trabajo casi todo por email y no tiene sentido un contexto #teléfono en el que agrupar mis llamadas ya que casi no tengo tantas como para hacer un contexto para eso.

    Todo depende del volumen y tipología de trabajo que cada uno desarrolla pero, vamos, aplicar todo lo que dice GTD porque si puede llevar a la inproductividad total ya que el sistema se volverá más costoso de mantener que de disfrutar.

  2. Yo sí uso contextos, pocos, pero me son útiles. Uno es “Teléfono” y me viene muy bien cuando estoy fuera de la oficina, pues me sirve para aprovechar los tiempos muertos sin tener que buscar en el total de tareas del día, los demás son de las personas con las que tengo que tratar asuntos. Me sirven pues no les asigno fecha (a no ser que sea algo que se tenga que decidir en un día concreto) y los examino cuando hablo o veo a la persona en cuestión. También estoy ahora en el intento de colocar pocas tareas cada día como dice Jero, creo que es una forma de poder acabar de verdad asuntos en lugar de ir pasándolos al día siguiente porque te das cuenta de que no puedes llevarlos a cabo y coincido en que de esta manera no necesitas tantos contextos.

  3. Gracias Jero,

    Ya nos dejaste en suspenso respecto a tu próximo artículo de los 3 Proyectos.

    Agradeceré tu aclaración para ver donde dejas las tareas que son importantes y a veces urgentes y no tienen que ver con los proyectos.

    Saludos!

  4. Coincido con Jeroen Sangers en lo que expresa en el artículo “Un GTD Modernizado”.
    En la oficina uso tres contextos según el tipo de tarea que tenga que llevar a cabo, independientemente de su naturaleza ya que me da igual que sea una llamada, un archivar cosas, un contabilidad o un preparar proyecto. Todo son tareas que hago en la oficina y las divido así:
    @Flow : Tareas sesudas que consumen bastante tiempo y necesitanel 100% de concentración. Normalmente las hago a primera hora de la mañana
    @Speed: Tareas que requieren poca concentración y poco tiempo (mails, telefono, etc.)
    @Zombie: Tareas pesadas, rutinarias, que no requieren concentración y que hago a final del día.

    Luego tengo como todos, @home, @errands, @personal, @social

    Saludos
    Jose Fco.

    • Genial este artículo.
      Este planteamiento centra y “humaniza” GTD, ya que te hace volverte sobre tus proyectos y metas.

      Yo utilizo los contextos como, cajones de almacenamiento y recordatorios; creo que ni me dispersan ni me agobian, aunque también es cierto que las cosas quedan ahí un tanto olvidadas en ocasiones.

      Genial también Jose Fco. tus contextos (jaja y con fino humor).
      Dos preguntitas:
      ¿No sería mejor hacer los Zombies al principio?
      ¿”errands” es lo que te ha mandado un superior?

      Saludos y gracias a todos.

  5. Coincido en que puede ser bueno adaptar GTD a cada uno, pero dudo mucho que exista un contexto único. Porque a mi modo de ver el contexto refiere al momento, lugar y situación en la que te encuentras.
    Es una crítica constructiva, a efectos de seguir aprendiendo GTD

  6. Por fin quitamos importancia a los contextos, si tienes que realizar 3 tareas, cada una en un contexto diferente, te da igual el resto de tareas de esos contextos, tendrás que cambiar inmediatamente el contexto en cuanto termines la tarea necesaria, para realizar la siguiente tarea importante en su contexto. Si tenemos en cuenta que realizaremos media docena de tareas o miniproyectos a lo largo de la jornada, es poco probable que coincidan varias de ellas en el mismo contexto. Un saludo.

  7. Pingback: GTD: Planeación y contexto único | El Gachupas | Hispafoxing

  8. Muy bueno el planteamiento de topguntop porque si dejamos que el contexto nos defina las tareas a realizar nos quedaremos en las cosas menos importantes hay que dinamizar la acción moviéndose al contexto que se requiera para cumplir con las metas

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