GTD para dummies: volando a 10.000 pies de altura

GTD para dummies: volando a 10.000 pies de altura

Ser productivos significa tener el control de nuestro día a día, pero también ser capaces de tomar cierta perspectiva de vez en cuando y decidir si el rumbo que llevamos es el adecuado. Como ya vimos anteriormente, podemos tomar perspectiva a varios niveles –lo que David Allen denomina niveles de enfoque–, cada uno más elevado que el anterior, razón por la cual se suelen comparar con el vuelo de un avión a distintas altitudes.

De acuerdo a la descripción que hace David Allen en su libro, el primer nivel de enfoque, o nivel de pista de aterrizaje, es el que corresponde a las próximas acciones. En mi opinión, a este nivel no se puede hablar en realidad de perspectiva, pues no es más que el modo de trabajo en que estamos sumidos la mayoría del tiempo. Cualquier análisis más allá de contextos, niveles de energía y tiempos simplemente no es posible.

Así pues, el primer nivel de enfoque real, o nivel de 10.000 pies, corresponde al de los proyectos. En gran medida ya hemos cubierto muchos de los detalles que tienen que ver con los proyectos, pero en aras de mantener un orden y respetar el concepto de horizontes de enfoque de Allen, veremos los conceptos clave en cuanto a la perspectiva se refiere.

Los proyectos se pueden considerar como mini-objetivos. A diferencia de las metas, los proyectos generalmente tienen una duración de unos pocos meses, semanas o incluso días. En esencia, después de completar suficientes próximas acciones podemos decir que el proyecto está completado, mientras que una meta suele ser una sucesión de proyectos.

Cuando tomamos perspectiva a este nivel, podemos ver cuántos frentes abiertos tenemos abiertos en un momento dado –por ejemplo, en estos momentos yo tengo unos 50 proyectos activos, entre pendientes pequeños y grandes proyectos en toda regla.

Para poder elevarnos a 10.000 pies es esencial disponer de una lista solo con los nombres de los proyectos –la lista de proyectos que ya hemos mencionado varias veces a lo largo de la serie. Los nombres deberían ser descriptivos, idealmente indicando el resultado que se quiere obtener. La idea es poder olvidarnos de los detalles –próximas acciones– y enfocarnos exclusivamente en las cosas que queremos conseguir a corto plazo.

Como vimos en el artículo anterior, el mejor momento para tomar perspectiva a este nivel suele ser durante la revisión semanal. Al repasar la lista de proyectos nos aseguraremos de que cada uno sigue teniendo un objetivo claro, es válido en el conjunto de nuestras responsabilidades y prioridades, y marcha como debe, es decir, hemos completado próximas acciones desde la última revisión y ya tenemos definidas las siguientes.

A veces las prioridades o nuestros objetivos a largo plazo cambian. Tomar perspectiva a este nivel cada pocos días nos da la posibilidad de olvidarnos de la vorágine diaria por unos momentos, pensar un poco y decidir si debemos “aparcar” algún proyecto temporalmente –la próxima semana podemos reactivarlo si queremos–, o simplemente cancelarlo de manera permanente.

Como veremos próximamente, la decisión de crear, aparcar, reactivar o cancelar proyectos está muy ligada a los niveles de perspectiva más allá de los 10.000 pies, pues al final de cuentas los proyectos no dejan de ser una consecuencia de las decisiones que tomemos en niveles superiores. Por eso, es muy importante consolidar el hábito de revisar los proyectos periódicamente. Cuanto más diligentes seamos con esta tarea, más rápida y eficientemente podremos cambiar el rumbo de nuestra nave productiva cuando sea necesario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por pasukaru76 (via Flickr)

8 comentarios

  1. Jero,

    Tras la plática que sostuvimos en tu visita a México, he logrado definir mis proyectos y cada vez voy definiendo mejor mis próximas acciones, aunque aún tengo un problema y es la condenada “Listitis” que no puedo dejar, muchas cosas aunque las organizo en el Things se siguen volviendo Acciones, por ejemplo si registro “Artículo sobre Productividad” lo guardo en el proyecto Artículos de Productividad, sé que no está bien, pero necesito aterrizar mejor algunos conceptos para poder desglosar mejor mis proyectos.

    Obviamente hay muchas más cosas que ahora gestiono mejor, pero de repente volteo y me doy cuenta que sigo con mi complejo de hacer una lista y apegarme a ella religiosamente.

    Todavía me falta amigo, pero creo que voy en camino, aunque requiero más cuestiones prácticas.

    Saludos,

    Omar Carreño

    • @Omar:

      Hacer listas es la base de cualquier sistema de productividad, incluido GTD, así que no te mortifiques por ello.

      Poco a poco, conforme vayas implantando el hábito de la revisión, te darás cuenta de cuál es la mejor forma de controlar tus proyectos. Ahora lo importante es que tu sistema te sirve para sacar adelante el trabajo. Eso es lo que importa :-)

  2. Aunque no estuve en vuestra plática ;-) me siento identificado con Omar. Es uno de mis principales problemas, confundo proyectos con listas y lo intento organizar de esa forma en vez de dejarme guiar por las próximas acciones.
    Darnos cuenta es un primer paso…..

    Jero, el articulo impecable para variar.

    Saludos.

  3. Omar:
    He leido varias veces tu comentario y no te sigo. Te puedo dar mi punto de vista, si quieres, pero tendrias que aclarar un poco mas lo que te pasa. No creo que la interpretacion que hace arlopezf de tu comentario sea correcta, pero no se.
    Arlopezf:
    Dime exactamente como es esa confusion entre proyectos, acciones y listas. ¿Te refieres a las listas de rutinas periodicas, a contextos o a listas de proximas acciones?. En todo caso no veo que sea lo mismo que dice Omar. Aclaralo e intento ayudarte.

  4. Para Jero:
    Hablas que tienes mas de 50 proyectos ACTIVOS. Hace tiempo lei al de ElCanasto que decia que tenia mas de 100. Demasiados creo yo. Ten en cuenta que por cada proyecto ACTIVO debes tener definida una o mas ‘proximas acciones’. Pongamos que tienes 70 ‘proximas acciones’ (solo hablo de las que derivan de proyectos, que quede claro). Yo utilizo Autofocus para gestionar las ‘proximas acciones’ y si pusiera 70 acciones (derivadas de proyectos) me sentiria desbordado. Realmente creo que muchos de los proyectos que dices que estan ACTIVOS deberian estar en la reserva (algun dia quizas) o bien son rutinas que no deberian estar alli. De todas formas no me extraña que afirmes que en la revision semanal sean necesarias 2 horas. Lo tienes colapsado y necesitas emplear mucho tiempo en gestionar tu sistema. Te recomiendo hacer cambios para que se autogestione casi solo. Va en contra de Allen pero yo lo tengo asi. Por ejemplo, si hacemos una proxima accion y nos olvidamos de marcarla como realizada y de nombrar una de nueva (en caso de ser un proyecto y no una accion sola) tenemos un problema con nuestra disciplina y/o falta de confianza en nuestro sistema por tanto debemos cambiar nosotros y/o el sistema. Una revision semanal de mas de 10 minutos indica que algo no funciona. debemos coger el toro por los cuernos y cambiar lo que no hacemos bien o lo que esta mal en el sistema, pero es absurdo ‘poner un parche’ de 2 horas cada semana porque ademas de estar malgastando tiempo estamos alargando innecesariamente el error.

    • @Santana:

      Muchos de mis proyectos duran horas, o a lo sumo unos pocos días. Tener 50 –o 100– proyectos de este tipo no me supone ninguna sobrecarga si los gestiono con listas contextuales, pero sí cuando lo hago con una lista única. Precisamente por eso dejé de utilizar Autofocus.

      Mi revisión semanal no me lleva 2 horas, solo digo que conviene reservar 2 horas, especialmente si estás empezando a desarrollar el hábito. Por si te interesa, una revisión GTD completa de mi sistema no me lleva más de 30 minutos.

      Decir que un revisión de más de 10 minutos quiere decir que el sistema no funciona me suena a dogma ;-) Estás en tu derecho de pensar que emplear más de 10 minutos a la semana para tener el control de tu vida es demasiado. Pero en ningún caso quiere decir que el sistema no funciona.

  5. para Jeronimo:
    Utilizo version personal de autofocus, es decir, no sigo ninguna de las versiones de Foster. La idea de lista abierta-lista cerrada es buena, solo tienes que adaptarlo a tus gustos y necesidades. Puedes aplicar varios autofocus con diferentes versiones segun la naturaleza de cada contexto. No es tan lioso como parece.
    El tema de los 10 minutos en la revision semanal no digo que si se supera es que no funciona el sistema sino que algo no funciona , que no es lo mismo. De todas formas, tu mismo ya reconoces que esta revision no la haces un dia concreto o sea que ya ves que tampoco es imprescidible ni mucho menos y por supuesto no tiene nada que ver hacer esta revision con controlar tu vida, pero siguiendo tu razonomiento solo te diria que si con 10 minutos realmente se controla la vida no hace falta dedicarle mas tiempo. Aunque tu tienes mas proyectos y en general una vida mas compleja que la mayoria, tambien te digo que parece que tu utilizas un GTD estricto, en cambio yo utilizo un sistema super-optimizado y automatizado al que le he dado muchas vueltas para lograrlo y sigo evolucionandolo. O acaso ¿alguien piensa que Allen para su uso personal emplea el metodo exactamente igual a como lo cuenta en sus libros?

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