GTD para dummies: procesando el correo electrónico

GTD para dummies: procesando el correo electrónico

Después de haber recorrido los pormenores del procesamiento en los dos artículos anteriores de la serie, ahora vamos a ver la aplicación práctica de lo aprendido a un tipo de bandeja de entrada muy particular, a la que la mayoría debemos enfrentarnos en mayor o menor medida todos los días: el correo electrónico.

Como en cualquier otra bandeja de entrada, a nuestro buzón de entrada llegarán correos de todo tipo: avisos o circulares, publicidad, encargos del jefe, compañeros, amigos y familiares, etc. En definitiva, habrá cosas que podamos borrar sin más, algunas que tendremos que guardar como referencia futura, y muchas que implicarán trabajo.

Las reglas del procesamiento del correo electrónico no son más que la adaptación de los principios de procesamiento que ya hemos visto anteriormente. De hecho, cuando te enfrentes a otro tipo de bandeja de entrada –el buzón de voz, las bandejas físicas o cualquier otro–, no tienes más que adaptar estos mismos puntos, y tendrás un método homogéneo, sencillo y rápido de procesamiento.

Veamos en qué consiste “mi método” de procesamiento del correo electrónico, y así os podréis hacer una idea de lo que quiero decir:

Fija momentos para hacerlo

Es muy tentador tener el programa de correo siempre abierto, y mirar inmediatamente cada vez que suena un aviso de correo nuevo. Hazte la siguiente pregunta: ¿revisas tu bandeja de escritorio cada vez que llega un papel o un informe? Pues entonces, ¿por qué miras el correo cada vez que suena el aviso?

No existen los llamados correos urgentes. Si alguien tiene una verdadera urgencia te localizará por teléfono –especialmente si se acostumbra a que revisas el correo solo en ciertos momentos del día. Debes establecer horarios, y un tiempo limitado para hacerlo –por ejemplo 15 minutos cada vez. Es la única forma de que procesar el correo no se convierta en un roba-tiempo.

Si nunca lo has hecho de esta forma, te recomiendo que empieces procesando el correo 4-5 veces al día, y conforme vayas cogiendo práctica vayas reduciendo la frecuencia hasta 2, o incluso solo una vez al día –todo dependerá de la naturaleza de tu trabajo, por supuesto.

Si abres un correo, tiene que desaparecer del buzón

Oblígate a pensar detenidamente qué es lo que significa cada correo que abras, y haz un esfuerzo consciente por no cerrarlo sin procesar.

¿Es una circular de la empresa? Registra las acciones pertinentes en tus listas y bórralo –o archívalo.

¿Es un correo cadena o publicidad? Bórralo.

¿Es algo que estabas esperando? Elimínalo de tu lista de “a la espera”, añade la siguiente acción del proyecto a tus listas, y bórralo o archívalo.

¿Te piden algo rápido? Responde el correo y bórralo.

Creo que captas la idea, ¿no?

Mantén una carpeta para soporte

Muchos correos implican hacer una tarea que no podemos terminar en menos de 2 minutos. A veces contienen información que necesitaremos para hacer la tarea en cuestión. Otras simplemente queremos conservar el correo original para responder sobre él cuando hayamos terminado.

En estos casos añade un recordatorio de la acción o proyecto en tus listas, y mueve el correo a una carpeta especial llamada “Soporte” o “Acciones”. Aquí tendrás todos los correos que impliquen tareas complejas pendientes de hacer.

Si el material de soporte viene en un archivo adjunto, es mejor que descargues el archivo a una carpeta de tu ordenador que esté dedicada a ese proyecto, y borres el correo. El administrador de correo de tu empresa te agradecerá enormemente que liberes preciosos recursos del servidor.

Mantén una carpeta para archivo

Todos los correos que tengan información de referencia potencialmente útil, o que sean el resultado de algún proyecto o tarea importante que ya hayas terminado, deben ser movidos a esta carpeta.

Evita hacer clasificaciones en subcarpetas. En su lugar intenta utilizar asuntos descriptivos y aprende a utilizar la función de búsqueda de tu programa de correo. Si utilizas subcarpetas, perderás mucho tiempo pensando dónde colocar los correos –y al final siempre llegará un correo nuevo que te obligará a cambiar tu esquema de organización.

Haz subcarpetas solo cuando tengas muy bien definidos los grupos de correo –por ejemplo, si solo guardas correos de clientes, puedes tener una carpeta para cada uno de ellos.

Por supuesto, aquí también aplica lo de los archivos adjuntos de los correos de soporte.

Guarda los recordatorios fuera del correo

No importa si un correo implica una nueva reunión, algo que estás esperando, o un nuevo proyecto. Los recordatorios de las acciones y proyectos debes ponerlos siempre fuera del programa de correo –en tu calendario, y en tus listas de “proyectos”, “a la espera” y de siguientes acciones.

El programa de correo es simplemente el medio para permitir la entrada de cosas, y mantener temporalmente el material que necesitas para completar el trabajo.

Imagina que el buzón de entrada, la carpeta de soporte y la carpeta de archivo de tu correo son como las 2 bandejas físicas y el archivo de carpetas colgantes de tu escritorio. Por muy tentador que sea utilizar los correos como recordatorios de lo que tienes que hacer, el control debes llevarlo separadamente, en tus listas –que dicho sea de paso, será donde consolidarás el resto de siguientes acciones y proyectos que vengan de las demás bandejas de entrada que hayas definido.

Intenta dejar vacío el buzón una vez al día

Si tu ritmo de trabajo te lo permite, intenta procesar el correo al final del día, antes de irte a casa, y deja el buzón de entrada vacío. De esta forma tendrás la seguridad de que todo lo que hay que hacer está en tus listas, y evitarás la necesidad de tener que abrir el correo a primera hora del día siguiente, solo para ver por dónde empezar.

El correo personal es diferente. Probablemente sea suficiente procesarlo completamente una vez a la semana, aunque por supuesto todo dependerá del tipo de vida que lleves ;-)

Sé flexible, adapta, cambia

Finalmente, como siempre digo, una cosa es la ortodoxia, y otra que nunca haya excepciones. Si tu jefe te llama por teléfono porque te acaba de enviar un correo con una tarea para ayer, por favor, no le hagas esperar: abre el correo y procésalo inmediatamente, aunque todavía no sea la hora ;-)

Cada uno debe utilizar su buen juicio y sentido común a la hora de aplicar este u otros métodos. Este método para procesar el correo me ha funcionado de maravilla durante mucho tiempo –no en vano es fruto de la experiencia de muchas personas a lo largo de años–, pero eso no quiere decir que no me salte mis propias reglas cuando es necesario.

¿Qué otros hábitos has aplicado en el procesamiento del correo? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Bogdan Suditu (via Flickr)

20 comentarios

  1. Indudablemente el correo es una alcantarilla a efectos de productividad. Sin embargo a tu lista le añadiría una observación un tanto obvia pero necesaria que es que no por el hecho de recibir un correo debes modificar tu planning diario.

    Hay correos y correos, importa mucho tu relación con el emisor y por supuesto si te proponen una tarea considera lo que supone antes de hacerla o no hacerla.

    Un saludo

    • @Iago:

      En el fondo, al correo electrónico hay que tratarlo como cualquier otra bandeja de entrada. Se convertirá en una alcantarilla si no lo procesas de manera sistemática y con criterio. Si tienes claras las reglas del procesamiento, todo irá sobre ruedas ;-)

  2. El correo en muchos trabajos y empresas es un auténtico agujero negro del tiempo y la productividad hoy en día, así que este capítulo es de los que tengo que estudiar con más detenimiento.
    Hasta ahora muy bien la serie Jero, me ha servido mucho la explicación del procesamiento de las bandejas, lo entiendo mucho mejor. Queda la parte de aplicarlo cada día para no volver al caos ;)
    Enhorabuena y gracias por el trabajo que estás haciendo.

    • @Alejandro:

      Gracias por tus palabras. La parte de procesar el correo electrónico es como otras partes de GTD: hay que desarrollar el hábito y ser constantes. En realidad no hay reglas oscuras ni técnicas para gurús. Todo es muy simple si lo haces de manera sistemática.

  3. Este punto… va a ser un tanto complicado para mí…

    No me suele funcionar bien el hecho de guardar todos los correos en la misma carpeta. Los asuntos no suelen ser muy explicativos y a la hora de buscar algo concreto, te vuelves loca.

    • @TreintaAbriles:

      Tengo que reconocer que yo tiendo al minimalismo, por eso trato de simplificar mi forma de organizarme. A mi me funciona muy bien tener un único lugar para archivar todo –gracias a la función de búsqueda de mi programa de correo. Pero desde luego, GTD no dice que tengas que hacerlo de ese modo.

      Si trabajas mejor agrupando los correos archivados por diferentes categorías, adelante. Finalmente, lo importante es que encuentres un procedimiento de archivo que te resulte cómodo –si no, lo dejarás de utilizar–, pero sobre todo útil.

  4. Recomiendo en Outlook utilizar la barra WEB y copiar/pegar la dirección de la carpeta de archivo de ese proyecto/tarea en la tarea de outlook correspondiente abriendo con el caracter De ese modo tendrás una estructura ordenada de carpetas de e-mail, por compleja que sea, y un acceso directo desde las tareas.

  5. El caracter que no me coge el post anterior de inicio es el símbolo mayor para abrir la dirección y menor para cerrarla. No me imprime esos caracteres en el post por ser muy sensibles en los sistemas Unix y Windows

  6. No voy a entrar en detalle de lo que significa el mal uso de una herramienta potentísima como el email. Solo un consejo basado en una regla: cuanto menos correos envíes, menos tendrás que gestionar.

    Hay una opción alternativa y es tener un pequeño subsistema GTD dentro del email, pero solo para las próximas acciones y los pendientes. Para ello se pueden crear dos carpetas (como expones en el correo) para “Accion” y “En espera”, donde recogemos los emails sobre los que tenemos que actuar y los emails de los que esperamos acción por parte de terceros.

    La ventaja de esto es que te permite procesar de manera muy ágil el email, evitando trasladar a las listas de acciones la información (¿Para que hacerlo si ya lo tenemos?).

    El inconveniente es que no puedes organizar por contexto y que no todo está en el mismo sistema. Sin embargo, respecto al primer inconveniente podemos mitigarlo si limitamos a dejar en esa bandeja los emails que debemos responder o los que nos implican que la próxima acción la tenemos que hacer desde el PC. Sobre el segundo problema, la verdad es que no lo es tanto si tenemos en cuenta la solución anterior.

    Me ha gustado mucho una reflexión y es cuando dices que el email es una bandeja de entrada a la que no le aplicamos la misma metodología de procesamiento que al resto.

    Un saludo

    • @David:

      Enviar pocos correos no siempre es una opción, y en cualquier caso, por suerte o por desgracia, vivimos en un mundo en el que el correo ya es medio de comunicación de masas. Simplemente no podemos evitar usar el correo electrónico, y en muchas ocasiones es muy conveniente.

      En cuanto a tener un mini-sistema GTD en el correo, no soy muy partidario. Lo que comentas pueden ser “parches” más o menos funcionales. Yo lo hice durante un tiempo, pero eso no hace más que duplicar el trabajo y aumentar la confusión. Si resulta difícil mantener actualizado un sistema, imagínate si tienes dos, aunque uno sea una versión mini ;-)

  7. Jero, muchas gracias por esta serie, estoy fascinada!!! Ya he puesto a varios compañeros de trabajo a seguirte, porque definitivamente creo que el que ellos mejoren su productividad también afectará positivamente la mía.

    Respecto al correo, considero también importante aprender a usar las reglas y alertas. Alguna vez en “El Canasto” sugerian que a los mails con acciones a delegar, le pusieras aee o algo así. Luego crear una regla en la que todos los mails con “aee” automaticamente se fueran a tu carpeta de acciones o seguimientos, según decidieras. A mi me ha funcionado hasta el momento.

    En general, el tener la bandeja de entrada limpia, ayuda enormemente psicologicamente… da más tranquilidad.

    Saludos!!!

    • @Carolina:

      Muchísimas gracias por tus palabras y por promocionar esta serie, de verdad :-)

      Soy partidario de utilizar las reglas de correo, pero solo como medio para filtrar lo que entra. Como decía anteriormente, utilizar el correo para implementar GTD, aunque sea parcialmente, no me ha dado buenos resultados. Una vez que empiezas a tener un sistema externo con proyectos, acciones, recordatorios, etc., mantener cosas en el correo –y no en tu sistema principal–, no hace más que aumentar la confusión, dificultar el mantenimiento y, finalmente, hacer que pierdas la confianza en tu sistema.

      Mi consejo, si vas a implementar GTD, es que utilices el correo exclusivamente como bandeja de entrada. Para eso fue creado :-)

  8. Hola Jero, un saludo desde Sevilla

    Te sigo desde hace unos meses y este post me ha animado a participar porque tengo dos dudas. Intento seguir el consejo de dejar la bandeja de entrada vacía siempre que puedo, pero por más que lo intente al cabo de una semana me junto con 200 correos, muchos de ellos importantes.

    Mis dudas son:
    1- si voy borrando correos importantes que requieren acciones y paso a una lista la tarea a realizar… al final me veo con frecuencia con una lista demasiado extensa que, además no tiene tanta información como un email almacenado (p.ej. el remitente o la fecha de la petición)
    2 – si hago todo lo que hablamos y libero espacio precioso del servidor de la empresa ¿qué hago con aquellos compañeros que se dedican al cruce sistemático de powerpoints repletos de fotos y comentarios digamos, poco constructivos?
    3 – (ésta se me ha ocurrido sobre la marcha) ¿qué hago con los emails del blog? ¿Los borro confiando en que puedo acceder a la web siempre para leerlos? A veces me gusta enseñarlos en aquellos momentos donde no tengo red…
    Gracias
    Abrazos

    • @José Manuel:

      Nada es absoluto. Las “reglas” que mencionamos aquí son buenas prácticas, lo que no quiere decir que en algún caso particular no puedas saltártelas en beneficio de tu productividad –como siempre digo, casa uno somos un mundo, con necesidades y gustos diferentes.

      Dicho lo cual, tengo varios comentarios a lo que expones:

      – Si al cabo de una semana te juntas con 200 correos es porque todavía no dominas la técnica del procesamiento y/o no eres suficientemente consistente. Eso no es malo, nos ha pasado a todos. Dominar GTD requiere de constancia y mucha práctica. Te recomiendo que trates de adquirir el hábito del procesamiento utilizando algunas de las técnicas de desarrollo de hábitos que hemos visto en este blog –por ejemplo, utilizando la técnica de Seinfeld.

      – Los correos importantes no tienes por qué borrarlos. Lo que sugiero es que anotes un recordatorio en tu lista externa –ya sea un proyecto o una próxima acción–, y el correo lo muevas a una carpeta especial de “Soporte”, donde están los correos que tienen información de referencia para los temas que tienes entre manos. Si se trata simplemente de información con la que no tienes que hacer nada, muévela a la carpeta “Archivo”.

      – En la medida de lo posible, intenta mantener tu archivo de referencia fuera del correo. Es decir, si lo que te interesa del correo es un archivo adjunto, guárdalo en el disco duro de tu ordenador y borra el correo.

      – En cuanto a los correos del blog, eso va en gustos. Si tienen información que quieres consultar en un futuro, guárdalos. Si no, bórralos. No te obsesiones demasiado con este punto. Solo trata de ser realista y crítico, y piensa si no estás guardando cosas por guardar. Por lo demás, la decisión que tomes es correcta, siempre que la tomes de manera consciente y razonada.

  9. El tema del e-mail es complicado…

    Tener la bandeja limpia es un reto difícil de conseguir.
    En general, me gusta que los correos anteriores estén disponibles, especialmente los personales, pero estar continuamente guardándolos me consume mucho tiempo.

    Los del trabajo, normalmente llegan con asuntos que no tiene nada que ver con lo que hay que hacer por lo que prefiero guardarlos en la carpeta donde está la información auxiliar para realizar cierta acción, los resultados, ficheros anexos fuente, etc… así está todo guardado. Reconozco que se tarda más que si los guardas todos en la misma carpeta, pero me cuesta mucho encontrar el que necesito y esto suele ocurrir cuando algo no va bien y necesito encontrarlo para, por ejemplo justificar que se hizo esto y no lo otro porque alguien lo pidió.

    • @TreintaAbriles:

      No sé qué programa de correo utilizas, pero por lo que comentas tengo la sensación que no conoces muy bien su función de búsqueda. Créeme, dominar la función de búsqueda del programa de correo te llevará a otro nivel productivo.

      En cuanto a los asuntos de los correos, algunos programas de correo te permiten cambiarlos. De todos modos, no es tan importante. Si mantienes tus recordatorios de próximas acciones fuera del correo, y utilizas bien la búsqueda, encontrar la información de apoyo para llevar a cabo la próxima acción es muy sencillo. Buscar por una o dos palabras clave, o por el emisor, casi siempre es todo lo que necesitas para localizar lo que estás buscando.

  10. lo estoy llevando bastante mejor últimamente. Tengo la bandeja de correo “bajo control”. Hay que seguir entrenándose y no perder el hábito :)
    Por cierto, estoy aleccionando bastante al personal que me rodea firmando los correos con este artículo: http://canasto.es/2011/02/asunto-correo/
    Al menos hay muchos que me contestan con un “muy interesante”. Menos es nada :)

  11. Estimado Jero, antes que nada feciliarte profundamente por tu Blog. Llegue al este fantástico mundo de la productividad de mano de Berto Pena y desde entonces ando súper enganchado. Aprendo mucho todos los días. Querría planteaste unas dudas. En mi caso tengo varias cuentas de correo del trabajo, que leo vía IMAP tanto en el portátil como en el mac de la oficina. ¿Debo tener solo una cuenta y redirigir el resto de correos a esa cuenta y procesrlo?. Que pasa con el correo enviado. ¿Debo procearlo también para archivarlo por ejemplo en la carpeta de clientes?. Claro, esto debería hacerlo en elmportal web de correo, puesto que trabajo en dos oficinas y en casa a veces. Si clasifico los Correos en un equipo, se quedan ahí y no puedo acceder a ellos desde cualquiera de mis lugares de trabajo.

    Por otro lado, estoy desarrollando una aplicación web de gestión GTD. Es muy, pero que muy simple, pero creo que responde perfectamente a lo que se necesita. No he encontrado ningún sistema online que sirva del todo.

    • @Antonio José:

      No hay ninguna regla que te diga cuántas cuentas de correo debes tener. Lo único que te puedo recomendar es que trates de redirigir todo el correo que puedas a una sola. De esa forma solo tendrás que procesar una bandeja de correo. En mi caso, todas mis cuentas personales van a parar a mi cuenta de GMail. Puedo consultar el correo por IMAP desde mi iPhone, pero la proceso siempre desde el ordenador.

      Al principio, yo también intenté procesar el correo enviado, pero finalmente me di cuenta que es una pérdida de tiempo. Si puedes buscarlo con la función de búsqueda de tu programa de correo, no merece la pena que lo muevas.

      En cuanto a aplicaciones GTD online, y en español, echa un vistazo a FacileThings, desarrollado por otro lector de El Gachupas (José Francisco Sáez). Aún está en fase beta, pero promete.

Deja un comentario