GTD para dummies: los 7 principios productivos

GTD para dummies: los 7 principios productivos

No se puede asimilar un enfoque productivo como GTD sin entender los principios sobre los que se asienta. Más allá de recopilaciones, contextos, revisiones y otras muchas técnicas que aprenderemos más adelante, debemos tener claro por qué funcionan y por qué son necesarias. Si te dicen que debes hacer una lista de tus áreas de responsabilidad está muy bien pero, a menos que entiendas cómo esa lista te ayudará a ser más productivo, es casi seguro que terminarás abadonándola.

Por eso, he decido introducir GTD de una forma poco común, profundizando en algunos de los principios o leyes productivas universales que subyacen de él, en lugar de resumir los cinco procesos –recopilar, procesar, organizar, ejecutar y revisar–, y otras cosas que probablemente ya habéis leído muchas veces. Os aseguro que si interiorizáis estos principios, entenderéis por qué GTD es el camino, y obtendréis una buena dosis de motivación para ponerlo en práctica con éxito.

(NOTA: Este es un artículo más extenso de lo habitual; por favor, léelo cuando puedas disponer de al menos 10 minutos de tranquilidad).

1. Confiabilidad, o la mente es mala memorizando, pero excelente creando.

El principio de confiabilidad nos dice que debemos utilizar un sistema de organización que sea confiable –y mantener nuestros compromisos en la cabeza no lo es ;-) No solo eso, tratar de recordar más de un compromiso empieza a generar estrés, mucho estrés, incluso aunque no nos demos cuenta. Trabajar “de cabeza” nos llevará a un caos organizativo y productivo total, y con el tiempo, a la consulta del doctor.

Así que la conclusión es clara: sea cual sea el sistema de organización que empleemos, debe estar fuera de nuestra cabeza, y garantizar que encontraremos lo que necesitamos, cuando lo necesitamos –porque de nada sirve anotar una cita en un papel si al llegar la fecha se nos pasa.

Una vez consigamos liberar a la mente del trabajo de tener que recordar, sucederá algo asombroso: no sólo desaparecerá el estrés, sino que empezaremos a ser mucho más creativos. Justo lo que necesitamos para resolver los problemas a los que nos enfretamos cada día, y llevar a cabo nuevos proyectos que nos hagan crecer personal y profesionalmente.

2. Acción, o no podemos hacer cosas e ideas, solo acciones.

Casi todos tenemos la mala costumbre de anotar las ideas tal y como salen de nuestra cabeza, sin darles forma. Así, sucede que tenemos en la lista de pendientes tareas del tipo “preparar las vacacaciones de verano”, sin poder avanzar durante semanas, o incluso meses.

El problema es el principio de acción. El verbo “preparar” es demasiado genérico, no evoca una acción física que podamos hacer sin tener que pensar lo que significa. Podemos “buscar un hotel”, o “reservar un vuelo”, o “investigar lugares de interés en Internet”. Estas son acciones claras y bien definidas. Pero no podemos “preparar las vacaciones” sin tener que pensar en todos los detalles que implica “preparar” –por cierto, este podría ser un buen nombre para un proyecto, pero nunca para una acción.

Mientras una tarea esté sin procesar –es decir, sin descomponer en cosas que podamos hacer ya, en este momento–, es casi seguro que la ignoraremos sistemáticamente.

Así pues, las ideas no se pueden hacer, ni siquiera las tareas. Solo podemos hacer… ¡acciones! Por eso, nuestro sistema de organización debe proveernos de los mecanismos necesarios para analizar todo lo que salga de nuestra cabeza y descomponerlo en sus acciones atómicas. De otro modo no funcionará.

3. Contexto, o para poder hacer algo deben darse las circunstancias adecuadas.

La mayor parte de los métodos de organización “clásicos” –anteriores al año 2000–, fallan estrepitosamente a la hora de dar cabal cumplimiento a este principio. Desde niño nos enseñaron a “programar” nuestras tareas por adelantado –el lunes esto, el martes esto otro…– sin darnos cuenta de que no es suficiente con desear para poder hacer las cosas.

Hay muchos factores que influyen a la hora de poder hacer algo. Por ejemplo, de nada nos sirve querer prospectar clientes por teléfono esta mañana, por muy prioritario que sea, si nos convocan a una reunión urgente, amanecemos con resfriado, o se avería el conmutador telefónico de la oficina.

Una estrategia más inteligente es tener organizadas todas nuestras acciones –no las tareas, no las ideas… las acciones– en función de los distintos factores o contextos que posibilitarán su ejecución. De este modo, en cada momento nos limitaremos simplemente a seleccionar aquellas acciones que podamos llevar a cabo dadas las circunstancias actuales, e ignoraremos el resto –al menos temporalmente, hasta que también se den las circunstancias adecuadas para ellas.

Un sistema que no contemple el principio de contexto será muy ineficiente, y en determinados casos totalmente inservible.

4. Entropía, o todo orden tiende al desorden, a no ser que hagamos algo al respecto.

La parte más fácil y gratificante de empezar a utilizar un sistema de productividad personal es organizar el desorden en que generalmente estamos inmersos. Es difícil describir la sensación de éxito que sentimos cuando conseguimos clasificar nuestras acciones en listas, nuestros documentos de papel en archivos, y nuestros compromisos en un calendario. El problema es que muchas veces pensamos que esta es una actividad de “sólo una vez”… ¡error!

Nos guste o no, todos los días siguen llegando a nuestro radar nuevos papeles, nuevas tareas –que tenemos que procesar–, nuevos compromisos… y algunos de los que ya tenemos en nuestro sistema dejarán de ser relevantes. Y si no organizamos lo que llega nuevo, y eliminamos lo antiguo que ya no sirve, nuestro sistema pronto dejará de ser completo, y por ende, dejará de ser confiable. Todo el esfuerzo que hicimos al principio no habrá servido para nada.

Nuestro sistema debe proporcionarnos directrices claras para asegurarnos de que siempre está actualizado, con lo último de lo último, y no contiene “basura”.

5. Relevancia, o hacer muchas cosas no significa necesariamente ser productivo.

Este es quizá el principio de productividad más importante de todos, y que ignora la inmensa mayoría de sistemas llamados “ligeros” –como ZTD y Autofocus. De hecho, casi todo el mundo califica a estos sistemas como “sistemas de productividad”, cuando en realidad son simples “sistema de organización y ejecución” de tareas.

El principio de relevancia nos dice que toda acción debe tener importancia en el contexto de nuestros propósitos y metas. Llenar nuestras listas de acciones y terminarlas, sin un propósito definido, no es productividad. Es más, ni siqueira deberíamos dejar entrar en nuestro sistema nada que no vaya enfocado, directa o indirectamente, a un objetivo a medio o largo plazo en particular.

Un verdadero sistema de productividad debe tener en cuenta alguna forma de asegurar que vamos por buen camino, que lo que hacemos tiene sentido, que “no estamos subiendo la escalera, pero del edificio equivocado”. Y debe darnos la oportunidad de cambiar de dirección cuando cambien nuestras metas –porque si hay algo seguro en esta vida es que todo cambia.

6. Simplicidad, o las cosas deben ser lo más simples posibles, pero no demasiado simples.

Las cosas sencillas generalmente funcionan mejor que las complicadas –este principio no es más que la aplicación del principio de la navaja de Ockham a la productividad. Sin embargo, un exceso de simplicidad puede derivar en problemas igual o más graves que un exceso de complejidad.

Un ejemplo claro lo tenemos en ZTD. Desde mi punto de vista, Leo Babauta –autor del método–, simplificó tanto GTD que finalmente se ha convertido en algo inservible para darle dirección a tu vida. Reconozco que su trabajo aporta muchas ideas interensantes, como sus celebérrimas TMI o Tareas Más Importantes –que por cierto, no son idea suya–, pero definitivamente falla para cualquier que tenga una vida relativamente compleja; o sea, la gran mayoría de la Humanidad.

Por tanto, no debemos sucumbir a la tentación de simplificar en exceso. La productividad personal, la de verdad, requiere de trabajo y dedicación, no hay atajos. Utilizar algunos sistemas “de productividad” es como hacer la dieta del repollo: si solo comes sopa de repollo durante 7 días, seguro perderás peso, al menos de momento; pero si quieres perder peso de manera efectiva y permanente, la única forma es hacer una dieta balancenada y ejercicio… punto.

7. Naturalidad, o trabajar de forma natural siempre funciona mejor.

Por último, el principio de naturalidad nos recuerda que debemos hacer caso a la forma en que funciona nuestro cerebro y nuestro cuerpo de manera natural. Intentar hacer las cosas en contra de la manera en que funcionamos no suele funcionar, o si funciona es a costa de un enorme desgaste mental –y seguramente mucho estrés.

Por ejemplo, averigüemos qué horarios son los más productivos para nosotros, y organicemos nuestro trabajo entorno a ellos. Algunos prefieren la mañana, otros la tarde o la noche. En ningún caso nos empeñemos en levantarnos a las 5 de la mañana, por mucho que sea la moda, si nuestros biorritmos –o ritmos circadianos–, nos aconsejan otra cosa.

Lo mismo puede decirse de la manera de gestionar los proyectos, algo en lo que David Allen hacen mucho hincapié. No respetar la forma natural en que pensamos y resolvemos los problemas generalmente lleva a retrasos en la entrega de resultados, exceso de trabajo y estrés.

¿En qué medida encajan estos principios en el sistema de productividad personal que utilizas actualmente? Comparte tus ideas con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por the yes man (via Flickr)

24 comentarios

  1. Me hizo mucha gracia cuando llegué a la entropía :)

    La química dice que la entropía sólo puede aumentar pero GTD le da una patada a la química :)

    Gran lista, un saludo!

    • @Iago:

      De alguna forma tenía que llamar a este principio, y entropía se me hizo un nombre muy sugerente ;-)

      Como dices, en el mundo real a la entropía no hay quién la pare; en el mundo de la productividad al menos tenemos GTD…

  2. No dejo de ver cómo mucha gente empieza empieza a utilizar GTD porque buscan una mejor organización, y abandonan al poco, desmotivados. Creo que, en muchos casos, el problema es que se centran en ejecutar de forma sistemática el método sin conocer lo que hay detrás, los principios que lo sustentan. Me parece una gran idea empezar por la base. Gracias por este post.

    • @Francisco:

      Gracias a ti por compartir esta idea fundamental. Creo de verdad que comprender los principios ayudará a muchos en el momento de la verdad, o como dicen los gringos, “where the road meets the rubber”.

      Cuando algún aspecto de GTD no parezca consolidarse como debe, será bueno dar un paso atrás y recordar los principios. A mi me sirvió mucho para mantenerme motivado y centrado en el objetivo.

  3. Felicidades Jero,

    Me gusta tu estilo, no te limitas sólo a copiar y a pegar del libro sino que das tu opinión y eso te diferencia.

    A ver qué te parece, añadiría al punto 6 que aunque la relevancia de las acciones tiene que ser la guía, a veces no queda otro remedio que dedicar tiempo a tareas irrelevantes y es necesario reservar un espacio de tiempo para ellas.

    Otro, Contextos sí, pero sin pasarse. Como con los cestos de recopilación los justos y necesarios.

    El punto 7 es con el que estoy más en desacuerdo, levantarse a las 5:00 o a las 8:30h es un hábito y como tal puede cambiarse. Recuerdo aquellos tiempos en que mis ritmos circadianos me aconsejaban levantarme a las 12:00 y hasta las 16:00 no empezaba a ser persona ;)

    Hacía tiempo que no refrescaba mi cabeza con estos conceptos de GTD y son necesarios porque si no poco a poco vas deteriorando el sistema. Creo que voy a tener que volver a leer el libro, así que lo apuntaré en mi lista de entrada.

    Gracias y saludos

    • @Miguel:

      Gracias por tu comentario. En realidad muchas de las tareas que llamas “irrelevantes” no lo son tanto. Recuerda que una tarea no tiene que estar directamente relacionada con un objetivo para ser importante. A veces, muchas de hecho, una acción no realizada puede desencadenar una serie de consecuencias que termina afectando áreas importantes. Por ejemplo, imagina lo que pasaría si no pagaras tus impuestos a tiempo ;-) No importa si pagar los impuestos forma parte de tus objetivos o misión de vida –estoy seguro de que no–, de todos modos tienes que cumplir por las consecuencias que traería no hacerlo.

      En cuanto al cambio del habito de levantarse temprano, una cosa es que se pueda y otra que merezca la pena –y que conste que yo soy madrugador. En esto, como en otras cosas, soy partidario de ir a favor de la corriente, no de luchar contra ella. Si trabajo bien de noche y me puedo permitir levantarme a las 7 am, ¿por qué no hacerlo? O dicho de otro modo, ¿cuál sería el beneficio de cambiar mi hábito? Hay que tener cuidado de no caer en el cambio por el cambio. Como he dicho muchas veces, no todo funciona igual para todo el mundo.

      Te animo a leer el libro y a participar en la discusión de la serie “GTD para dummies”. Seguro que tus aportes serán muy interesantes.

  4. Hola Jero,

    hace dos años que me descargué el ZTD, y la verdad me ha resultado bastante útil. Ahora lo tengo implementado en el iPhone con PInformant y me va muy bien. Quería comentarte que el punto 6, en el que hablas de la simplicidad, observas que en ZTD no hay herramientas para dar dirección a tu vida. Para mí el hábito 10, Find your passion, es el que te hace de brújula para el resto de hábitos. Si lo trabajas bien, las acciones con las que alimentes el sistema irán encaminadas a conseguir eso que te apasiona en la vida.

    No sé, a lo mejor estoy un poco espeso ahora…¿Qué ves que aporte GTD sobre ZTD con respecto al propósito vital o a las grandes directrices rectoras que marquen el tipo de tareas del sistema??

    Por lo demás, fenomenal post. Keep going!

    Saludos!

    José Miguel

    • @José Miguel:

      Tu pregunta es crucial para entender GTD y muy interesante. No me quería adelantar tanto en la serie, pero ya que preguntas vamos a ello ;-)

      Es cierto que ZTD añade un paso llamado “Find Your Passion”. Lamentablemente, suena tan bien como poca es su utilidad –al menos tal y como está expresado por Leo Babauta. Puedes leer este paso cientos de veces, pero nunca encontrarás unas pautas claras, un procedimiento, una forma reproducible para desarrollar, revisar e integrar esa “pasión” con tus tareas y proyectos diarios. En cierto modo eres libre de interpretar lo que “encontrar tu pasión” significa para ti. Si tienes una vida relativamente sencilla esto puede ser suficiente, pero para muchos de nosotros no.

      Y eso es justamente lo que proporciona GTD. Una forma clara y reproducible de manera sistemática para identificar las cosas importantes –áreas de responsabilidad–, de encontrar tu pasión –los diferentes niveles u horizontes de enfoque–, y de integrarlo todo en un sistema actualizado –las revisiones trimestrales o anuales. Demasiado trabajo para Leo Babauta, que ha llegado a decir que fijar objetivos –de manera formal– es una pérdida de tiempo.

      Ojo, no digo que ZTD no sirva. Si fijar claramente tu misión, desarrollar tus talentos y pasiones y tener tu plan de vida bajo control no es importante para ti, ZTD es una buena opción. Pero para los que queremos o necesitamos ser productivos de verdad, en el amplio sentido de la palabra, no hay otro camino que GTD :-)

  5. Bueno, Leo también habla del objetivo anual, uno solo ¿No?
    Creo que en el fondo es lo que dice David Allen, hay que planificar lo suficiente como para sentirte cómodo con lo que estás haciendo.

  6. Hola, Felicidades por tu serie.

    Querría lanzar un voto a favor de ZTD, he de reconocer que el libro es un poco general y a veces te intenta vender la moto, pero he intentado acabar 3 veces el libro GTD y realmente me produce más estrés del que promete quitarme.
    Un día dí con ZTD y de repente todos esos conceptos que no entendía se tradujo en concentrarme durante 10 meses en adquirir un nuevo hábito cada uno de ellos.

    Esto me ha ayudado a ser un poco más organizado, a dejar de probar y probar aplicaciones de tareas y centrarme en listas como las de gtask. En resumen a interesarme por esto de la productividad personal, para empezar a planificar mi vida y a empezar a dividir en trozos pequeños las grandes tareas. Y sobre todo a perderle el miedo al libro de Allen puesto que cada vez entiendo mejor los conceptos que nos transmite.

    Al final no se si implementaré GTD o seguiré con mi adaptación, a día de hoy no hay ZTD ni GTD hay FTD (Felix Things Done) :-)

    Un saludo y continua con la serie y sobre todo con el blog, que ya nos asustaste hace poco.

    • @soyfelix1:

      Gracias por tu comentario y por los ánimos. Espero que esta serie te ayude a entender un poco mejor GTD –y finalmente te convenza para intentarlo de nuevo.

      No pretendo quitarle mérito a ZTD, pero es que no sirve para lo mismo que GTD. Desde luego que ZTD es un buen comienzo para imponer orden en tu vida, pero no te dejará de servir en el momento que decidas poner en práctica un plan de vida formal, con misión, principios, áreas de responsabilidad y metas claramente definidas. Para eso, ZTD simplemente no sirve –y eso es precisamente de lo que se trata la productividad personal.

  7. Llevo un tiempo leyendo de productividad y minimalismo, mucho de ello en tu blog. Me interesa esta serie porque aunque no la voy a aplicar de golpe me permite ir haciendome a la idea. Parto de un lugar muy, muy, muy lejano a cualquiera donde haya organización y productividad así que me va llevar tiempo ir cambiando mis costumbres.

    Por el momento he organizado el esquema de carpetas de mi pc, aunque en contenido esté aún revuelto,y aún no toque cd’s ni discos duros externos. Otro logro ha sido mi correo electrónico, mi carpeta de entrada ya no es un almacén, está a cero. Otra cosa en fuera del mundo virtual.

    Te sigo leyendo y gracias.

    • @Itsueiro:

      Me parece bien que esperes a asimilar los conceptos de GTD antes de lanzarte a la piscina. Pero te recomiendo que una vez que lo hagas, lo hagas de golpe. El riesgo que corres –y la trampa en la que han caído y siguen cayendo muchos “novatos”– es empezar adoptando solo las cosas que creen que les pueden servir. La mejoría al aplicar solo algunas cosas suele ser tan grande, que finalmente deciden no implementar todo pensando que no merece la pena.

      Nunca podrás disfrutar de los beneficios de GTD si no lo implementas completamente. Créeme, no es buena idea implementar GTD poco a poco.

  8. Hola Jero,
    Me ha encantado que primero hicieras el post de compromiso, y luego estos 7 principios.
    Pienso que el compromiso es lo primero y luego la confiabilidad que acaba trayendo la naturalidad. Al menos en mi caso.

    Mi situación laboral actual me está matando porque llevo 2 semanas trabajando unas 70 horas semanales, aun así estoy contengo porque consigo mantener el inbox del correo en solo 100 correos, aunque mi lista de acciones destinadas a los proyectos de trabajo me están llevando por el camino de la amargura.
    He tenido que aparcar la segunda lectura de “el libro” aunque espero retomar mis compromisos personales y familiares en dos semanas.

    ¡Gracias por tus consejos!

    • @David:

      Gracias por tu comentario. La verdad, no es bueno trabajar tantas horas –es síntoma de que algo no está bien en tu trabajo. Pero al menos sientes que tienes el control, y eso ya es algo.

      Ojalá pronto puedas desahogar el exceso que tienes y puedas trabajar con menos estrés :-)

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  11. es muy cierto todo de hecho lo primero es deshacerc delas cosas que ya no utilizamos asi como de los asuntos pasados, por que son tormentosos seguir arrastrando

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