GTD para dummies: lo importante y lo urgente

GTD para dummies: lo importante y lo urgente

En el artículo anterior de la serie pudimos ver los principios básicos de la ejecución en GTD. A partir de las listas de próximas acciones tenemos que seleccionar en cada momento qué es lo siguiente que vamos a hacer. Y para ello utilizamos varios criterios: contexto, tiempo disponible, nivel de energía, etc.

En général, esta mecánica funciona bastante bien para la mayoría de las tareas que tenemos que hacer. El problema surge a la hora de integrar las cosas urgentes, dar prioridad a las cosas importantes y manejar las interrupciones.

Las tareas urgentes

Hay 2 tipos de tareas urgentes: las que surgen de repente de entre nuestro trabajo diario –generalmente porque hemos procrastinado más de la cuenta y ahora vienen las prisas–, y las que nos llegan de repente, sin aviso previo ;-)

Ni que decir tiene que el primer tipo de urgencia no debería aparecer nunca si aplicamos GTD correctamente. Si a pesar de todo nos explota una tarea entre las manos, lo primero que deberíamos hacer es tratar de renegociar la fecha de entrega, especialmente si se trata de un compromiso con un tercero –no querremos que nuestra credibilidad se vea afectada. Si tienes una buena excusa y, sobre todo, si ofreces una alternativa razonable, suele funcionar.

Si no es posible renegociar, no quedará más remedio que asumir las consecuencias de nuestra negligencia productiva y trabajar horas extra, con la esperanza de haber aprendido la lección. Ese es el precio de la procrastinación ;-)

Un asunto muy diferente es el de las urgencias repentinas, o el típico “Gutiérrez, necesito esto para ayer”. En la medida de lo posible, debemos llegar a un acuerdo con el interesado –de nuevo negociar. Le tiene que quedar claro que, hacer las cosas urgentes tiene un precio, quizá incumplir otros compromisos. Si los proyectos afectados son importantes, será mucho más fácil llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas partes.

De esa forma podremos liberar una gran cantidad de estrés. Sí, probablemente dejarás otras cosas por hacer. Y sí, a lo mejor tendrás que trabajar horas extra. La diferencia es que ahora todo el mundo tendrá claro lo que harás y lo que no harás, y no te sentirás tan presionado.

Las tareas importantes

Que quede claro: importante no es lo mismo que urgente. Confundir estos dos términos ha llevado a muchos a auténticas debacles productivas. Dado que las cosas importantes no suelen ser urgentes, normalmente se quedan siempre para después… ¡hasta que se convierten en urgentes! –el primer tipo de urgencia que vimos anteriormente. O aún peor, nunca llegan a hacerse urgentes –suele pasar con nuestros proyectos personales–, y se quedan sin hacer durante meses, años o toda la vida.

La mejor forma de tratar con las cosas importantes es mediante una técnica que no es estrictamente GTD: crear todos los días una lista de tareas más importantes (TMI), con 3-5 tareas que estén relacionadas con los asuntos que realmente nos importan. Estas tareas pueden y suelen estar relacionadas con proyectos profesionales, pero no debemos olvidar incluir también los proyectos personales.

Si adquirimos el hábito de empezar nuestro día por las tareas de esta lista, es seguro que evitaremos urgencias innecesarias. Intenta dejar estas tareas terminadas antes del mediodía. No sólo evitarás urgencias, sino que al mismo tiempo conseguirás resultados notables, ya que avanzarás en los proyectos que marcan la diferencia.

Las interrupciones

El último aspecto crítico de la ejecución en GTD es el manejo de las interrupciones. Por mucho que nos esforcemos, las interrupciones forman parte del trabajo y no se pueden evitar. Lo que si podemos hacer es aprender a gestionarlas adecuadamente para que nuestra productividad no se vea afectada.

Casi siempre tendemos a asociar interrupción con urgencia. Como consecuencia, cuando alguien nos interrumpe dejamos lo que estamos haciendo para empezar a trabajar en la nueva tarea. ¡Error!

Salvo que nos encontremos en el segundo tipo de urgencia que comentábamos antes –la que sobreviene sin avisar–, la respuesta adecuada antes una interrupción es dejar una nota en la bandeja de entrada y continuar con lo que estábamos haciendo antes de la interrupción. E incluso si es una urgencia repentina, debemos evaluar seriamente si la tarea puede esperar hasta que terminemos lo que tenemos entre manos en este momento –más adelante en la serie explicaremos por qué no debemos interrumpir una tarea innecesariamente.

Por supuesto, para que esta forma de trabajo funcione tenemos que adquirir el hábito de procesar nuestras bandejas de entrada regularmente, a ser posible en varios momentos a lo largo del día. De esta forma siempre estaremos seguros de que no se quedará nada urgente traspapelado.

Hasta aquí hemos aprendido cómo organizarnos y empezar a trabajar con nuestro sistema. Si hacemos las cosas bien seremos capaces de estructurar una serie de listas que nos ayudarán a tomar las mejores decisiones a la hora de hacer nuestro trabajo. A partir de la próxima entrega empezaremos a estudiar cómo mantener nuestras listas siempre actualizadas –algo de suma importancia para mantener nuestro sistemas engrasado y funcionando a la perfección.

¿Cómo gestionar las cosas urgentes e importantes? ¿Gestiones o te dejas llevar por las interrupciones? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por NCinDC (via Flickr)

14 comentarios

  1. Se está haciendo mucho de rogar la entrada sobre gestión de tareas y proyectos. Tengo un excel filtrable por contextos que no sé si me ayuda o me desespera…
    Lo que he aprendido yo es que muchas de las urgencias supuestamente importantes que nos llueven del cielo no pasa nada si no les haces ni caso. Suelen venir de jefes que no saben lo que traen entre manos y cuando se ven en un apuro ante una reunión disparan a todo lo que se mueve pidiendo DE TODO por si acaso. Las dejas pasearse un par de días, sin hacerles caso, y desaparecen solas :D

  2. El problema de “lo importante” es que se le va perdiendo la pista en el día a día. Por ello, creo que es muy importante plantearse los objetivos “importantes” para cada semana, que a su vez tienen que estar relacionados con nuestras metas a otros niveles superiores. Con estas metas claras, definir cada día una cuantas TMI me parece un complemento excelente.
    Muy interesante este artículo sobre lo urgente y lo importante, dos conceptos que a menudo confundimos.

    • @Francisco:

      Yo no lo hubiera dicho mejor. A lo importante es muy fácil perderle la pista con la vorágine del día a día. Por eso soy un acérrimo defensor de las listas de “grandes rocas” semanales, y de las “tareas más importantes” diarias.

    • @Jeroen:

      Viniendo de tí, este comentario todavía tiene más valor. Muchas gracias :-)

      Ciertamente es un tema complejo, sobre el que espero poder seguir escribiendo más adelante.

  3. Una vez más estás hecho un Carl Sagan de la productividad: ¡Felicidades! Tocando la teoría de cuerdas y explicándolo para todo Gutierrez de este mundo. Me ha encantado el post.

    Por cierto, considero que lo fundamental de las interrupciones es darse cuenta de que se producen con frecuencia y como deberíamos aprender, si un problema se repite deberíamos dotarnos de una infraestructura que lo facilite (en este caso: bandeja de entrada).

    Así que, si queremos gestionar bien las interrupciones ¡a construir infraestructuras! Un saludo

    Iago

    • @Iago:

      No lo sabías, pero Sagan –junto con Asimov– siempre ha sido uno de mis divulgadores científicos favoritos. Así que ya te imaginarás el honor que supone que me compares con él… :-D

      Ahora entendemos por qué es tan importante tener una buena infraestructura, y por qué empecé esta serie por ahí.

  4. Excelente articulo!

    Las interrupciones nunca dejaran de venir y como ya se ha comentado, lo mejor es montar y trabajar bajo un software de gestion de tiempo con item de tareas por prioridades.

    Tambien estan los casos en los que falta personal y se presentan en ocasiones 2 o mas tareas que por ejemplo deben ser atendidas antes de X hora, pero que lamentablemente no da el tiempo para atender ambas, sacrificando asi una de ellas, lo que deja a una persona contenta y otra no.

    Eso, porque “siempre” las personas ven que “mi tarea” es tan o mas importante que la tarea de la otra persona y lo mio tambien debe ser atendido para hacerlo ya!, pero si escacea el personal en dicho dpto, es claro y obvio que ese tipo de cosas pasen.

    Saludos.
    jose.

    • @José:

      No me gusta el término “gestión de tiempo” –solo podemos gestionarnos a nosotros mismos, no el tiempo–, y tampoco soy partidario de asignar prioridades a las tareas –cambian demasiado rápidamente como para que sean útiles–. Pero entiendo lo que dices.

      Al final, la productividad es un proceso constante de toma de decisiones, de qué hacer y qué no hacer. El problema es que, mientras que hay criterios de decisión objetivos –como el contexto, o el tiempo disponible en un momento dado–, otros como la urgencia y la importancia son muy subjetivos.

      Como decía Jeroen Sangers, el manejo de lo importante y lo urgente es una de las partes más difíciles de la productividad personal, quizá precisamente debido a esa subjetividad. Tendremos ocasión de hablar mucho del tema en artículos futuros.

  5. Hola Jero:

    muy buen artículo, me sorprende cada vez más tu capacidad de síntesis para explicar de manera sencilla y clara asuntos bastante complejos.

    Algo sobre lo que he tomado conciencia últimamente, por que lo he sufrido y me ha ocasionado problemas, es precisamente esta diferencia entre lo urgente y lo importante. Es fácil ir procastinando lo importante, un proyecto grande por ejemplo, cuando tienes un plazo más o menos amplio para su realización y no hay una fecha concreta de entrega final. Me puedo ir dejando enredar por tareas urgente y al final del día ver que no he avanzado lo suficiente en lo importante.

    Para evitar esto me resulta útil concienciarme ya desde el día anterior: de alguna manera hacer una lista, como comentas, para el día siguiente pero en mi caso en ocasiones esta lista es de una única tarea importante (en realidad es un proyecto). Dejo a un lado de manera premeditada lo “urgente”. A veces me resulta necesario evitar toda distracción, no abrir más que los programas que estrictamente necesito y no coger ni el teléfono. Me es útil recurrir en algún momento a la técnica Pomodoro.

    Cuando consigo estar centrado en un proyecto, surge mejor la creatividad y puedo entonces permitirme atender tareas urgentes y entonces pueden fluir de manera más natural dentro de un estado concentrado.

    Al igual que Alejandro (arriba) espero con mucho interés tu entrada sobre tareas y proyectos.

    Saludos.

    • @Jesús:

      La solución que planteas es interesante. Lo que yo hago no es mover un proyecto completo a la lista de TMI, generalmente eso no es muy eficiente –hay muchos temas que surgen día a día a los que tienes que dar salida. En su lugar, tomo una o dos acciones del proyecto, y así me doy la oportunidad de trabajar en otros proyectos y asuntos rutinarios.

      Puede parecerte que esto no es suficiente, pero te aseguro que si lo haces de manera sistemática, los proyectos avanzarán a buen ritmo. Y así evitarás tomar medidas drásticas como encerrarte todo el día y olvidarte del mundo –algo que, tarde o temprano, puede traer repercusiones en tu relación con tus compañeros, tu jefe y tu entorno personal :-)

  6. Hola Jero:

    Gracias por tu comentario, me ha hecho reflexionar y creo que me ayuda bastante.

    Te comento algunos detalles de mi situación laboral, pues creo que es necesario aclarar el contexto en que redacté mi comentario anterior. Soy trabajador autónomo o freelance en el ámbito del diseño gráfico y trabajo desde casa. Suelo tener varios proyectos simultaneos, de clientes distintos, que se superponen en el tiempo. Algunos de estos trabajos son más sencillos y se pueden terminar en pocos días, otros son más complejos y pueden ocuparme varios meses. Una parte de mi responsonsabilidad es la de organizar esta carga de trabajo para poder responder a cada cliente según su necesidad y el compromiso que he adquirido con ellos. Mi día a día se parece mucho a lo que comentas; estar centrado en un proyecto principal pero dejando opción a dedicar un tiempo a otros proyectos que siento que también son urgentes; responder a la dinámica e imprevistos del día día, correo electrónico, teléfono etc; y por otra parte también a tareas de administración, presupuestos, impuestos… El comentario anterior quería reflejar sobre todo esa distinción entre lo urgente y lo importante, llevándolo un poco al extremo y refiriéndose a esos momentos en que la atención a lo “urgente” y las interrupciones nos impiden centrarnos y avanzar en nuestro trabajo principal.

    Lo que comentas es muy cierto, hay que cuidar tanto la calidad del trabajo que realizamos como la atención en las relaciones con las personas con las que nos relacionamos a través del trabajo.
    Me ayuda a ver con más claridad el concepto que has introducido de TMI o tarea(s) más importante(s).
    También reflexionando sobre ello voy viendo como subdividir de manera intuitiva (y es algo sobre lo que tengo que aprender mucho) los proyectos en tareas o acciones.

    Encantado de seguir aprendiendo y compartiendo contigo.

    Saludos

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