GTD para dummies: las revisiones del sistema

GTD para dummies: las revisiones del sistema

Hasta ahora nos hemos esforzado por recopilar todo lo que pasa por delante, procesarlo adecuadamente y organizarlo de manera que sea sencillo tomar la decisión de cuándo y cómo hacerlo. El problema es que, si no hacemos algo para solucionarlo, nuestro bonito sistema pronto dejará de ser bonito, empezará a degradarse y llegará un momento en que ya no funcione como debe.

Es decir, nos enfrentaremos a uno los 7 principios productivos, el que llamamos principio de entropía –o todo orden tiende rápidamente al desorden, a no ser que hagamos algo al respecto. Es por eso que la revisión del sistema es un hábito fundamental para nuestra productividad, y no tenerlo en cuenta lleva a mucha gente a fracasar en su intento de implementar GTD.

Cuando hablamos de revisión GTD todo el mundo piensan en la celebérrima revisión semanal. En realidad, esta revisión hace referencia a solo uno de los 3 tipos de revisión que todo buen practicante de GTD debería llevar a cabo, cado uno con una periodicidad y un propósito diferentes.

La revisión operativa

La revisión operativa es la que nos permite mantener nuestro sistema bien engrasado y listo para que podamos ser productivos en cualquier momento y a cualquier hora. Debemos hacerlo todos los días, preferiblemente al final de la jornada de trabajo, para asegurarnos de que todo está en orden para el día siguiente.

Típicamente, en esta revisión procesamos las bandejas de entrada a cero –es decir, hasta dejarlas vacías–, excepto aquellas que por su naturaleza puedan procesarse en lapsos más largos. El correo electrónico y la bandeja de papel deberían ser el requisito mínimo.

La revisión operativa es un buen momento para tachar aquellas tareas completadas que se nos hayan pasado durante el día, y para seleccionar las 3-5 tareas más importantes (TMI) del días siguiente. También podemos archivar el material de referencia pendiente y revisar los compromisos del calendario, haciendo los ajustes necesarios.

Si hiciéramos un símil con el cuidado de nuestro cabello, la revisión operativa sería algo así como lavarnos la cabeza y peinarnos cada día para que nuestro pelo se vea limpio y aseado, listo para la jornada.

La revisión de control

Esta es la famosa revisión semanal a la que se refiere la mayoría de personas cuando hablan de GTD. Para empezar, no tiene que ser necesariamente semanal, aunque sí es recomendable que se haga cada 7-10 días, o en general, cada vez que sintamos que estamos perdiendo el control del sistema –de ahí el nombre ;-)

La revisión de control es una revisión operativa extendida. Además de hacer limpieza general de nuestras listas, debemos revisar los frentes abiertos –proyectos–, asegurándonos de que todos tienen al menos una próxima acción definida. También es el momento de sacar de la lista “algún día” las acciones y proyectos inactivos que sean necesarios, y poner a “dormir” aquellos que hayan perdido prioridad o urgencia.

Siguiendo con el símil del cuidado del cabello, la revisión de control es como la ida al peluquero –o estilista, como dicen ahora algunos. Cada pocas semanas vamos para que nos hagan un mantenimiento del corte de pelo que tenemos, haciendo los retoques que sean necesarios para conservar el estilo que nos gusta.

La revisión de control o semanal es un proceso complejo y mucho más exhaustivo de lo que he descrito aquí. Por eso, y dada su importancia, dedicaré el próximo artículo a describir paso a paso lo que yo hago durante mi revisión de control. Espero que os inspire y lo podáis tomar de ejemplo.

La revisión estratégica

Por último, la revisión estratégica es lo que mantiene unidas la parte de control y la parte de perspectiva de GTD, donde los engranajes de ambas partes hacen contacto para que la maquinaria funcione perfectamente.

Cada pocos meses tenemos que hacernos básicamente dos preguntas: 1) ¿Están mi propósito, principios, visión y objetivos alineados con los proyectos y acciones de mis listas? Y 2) ¿Han cambiado alguna de mis áreas de enfoque y responsabilidad?

En función de las respuestas debemos hacer todos los cambios que sean necesarios a lo largo y ancho de nuestro sistema. No sólo deberemos añadir, suspender –o incluso eliminar completamente– proyectos, sino que quizá hacer ajustes en los niveles superiores, como nuestra visión o nuestras áreas de responsabilidad.

Mi recomendación es hacer esta revisión de manera independiente a la revisión de control, a ser posible en un día distinto –si haces la revisión semanal los viernes, elige por ejemplo el último domingo de cada trimestre para la revisión estratégica.

La razón es que los mecanismos mentales que usamos a la hora de hacer una revisión de control son muy distintos que los que utilizamos cuando hacemos una planeación estratégica de alto nivel. Hacerlas juntas puede restarle eficacia al proceso.

Para redondear el símil, la revisión estratégica es como considerar si el estilo de corte que usamos nos sigue gustando, o ha llegado el momento de cambiar –las mujeres saben de lo que hablo, pues suelen hacer esta revisión estratégica más a menudo que los hombres ;-)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por I Should Be Folding Laundry (via Flickr)

19 comentarios

  1. 2 cosas:
    - A menos que se tenga una jornada no-convencional para el dia siguiente, siempre es mejor planaficarla el mismo dia que va a hacerse siendo ésta la primera cosa que debemos poner en la lista de tareas del dia siguiente. Esto se hace así para irnos a la cama tranquilos por el trabajo realizado durante la jornada y no preocupados por lo que tendremos que hacer el dia siguiente. Así se duerme mejor. O sea que la revisión diaria queda dividida en 2 partes: el repaso de la jornada tachando tareas si no lo habiamos hecho etc. y la segunda parte reservada para la mañana siguiente es la planificacion de la jornada (PMI etc).
    - Estos guiños constantes al universo femenino como el símil de la peluquería (muy forzado creo yo) no conseguirá traer mas lectoras femeninas que sin lugar a dudas les cuesta adaptar un metodo de organizacion creado por un hombre (Allen) y divulgado por otro hombre (tu). Las mujeres estan hechas de otra pasta y se organizan de forma diferente. Solo un ejemplo, nunca le digas a una mujer que la multiarea no es efectiva. Ellas creen que es su mayor virtud :-)

    * la ausencia de tildes en palabras que no ofrecen dudas es a posta.

    • @santana:

      Primero, no estoy de acuerdo con que “siempre es mejor planificarla el mismo día que va a hacerse” las cosas. No dudo de que a ti te funcione, pero a la gran mayoría de las personas con las que he trabajado les funciona justo al contrario, y paradójicamente por un motivo muy parecido al que tu das: duermes más tranquilo sabiendo que ya tienes tu plan de acción definido para el día siguiente :-)

      Segundo, no es la primera vez que viertes en este blog comentarios fuera de tono, especialmente contra las mujeres. Sinceramente, creo que tienes un serio problema de misoginia, y por supuesto, no lo voy a tolerar.

      Ya te avisé una vez: para pedir respeto primero tienes que respetar. Y como no me gusta avisar más de una vez, desde este mismo momento todos tus comentarios serán moderados antes de ser publicados.

      Cuando aprendas a compartir ideas y ofrecer crítica constructiva sin ofender a nadie, serás bienvenido. Mientras tanto, ni te molestes en comentar.

  2. Para santana:

    “Si hiciéramos un símil con el cuidado de nuestro cabello, la revisión operativa sería algo así como lavarnos la cabeza y peinarnos cada día para que nuestro pelo se vea limpio y aseado, listo para la jornada.”

    No sé dónde ves aquí un guiño al universo femenino. ¿Tú no te lavas la cabeza y te peinas todos los días? :)

    Un saludo

    • @Luis José:

      Gracias por aclarar mejor que yo este punto. No sé si el símil sea forzado, como dice Santana, pero desde luego no tiene ningún objetivo oculto como él sugiere –de hecho, la imagen que tenía en la mente todo el tiempo mientras escribía el artículo era yo mismo :-)

  3. Para José Luis:
    Pues no. Basicamente porque soy calvo.
    Para Jeronimo:
    Cuando tenga algo mas de tiempo te cuento a que me referia en mi anterior comentario ya que veo que no has entendido nada. Y si me quieres censurar pues vale, pero yo no veo muchos comentarios de mujeres criticandome.

  4. Comento esquematicamente sin extenderme.
    - Escribes el articulo con la imagen de tu pelo en la mente pero pones una foto de una mujer en la pelu. Guiño femenino, quieras o no.
    - GTD consiste en vaciar la mente para poder concentrarse solo en lo que se esta haciendo en cada momento pero defiendes planificar la jornada del dia de mañana la noche anterior e irse a la cama con todo lo del dia siguiente dando vueltas por la cabeza por muy planificado que lo tengas.
    - Tema comentarios fuera de tono. ¿?. ¿Alguien mas los ve?
    - Tema misogeno y tal. Justo lo contrario. Valoro las cualidades femeninas que nos faltan a los hombres y no pretendo que piensen como los hombres ni que comprendan que un metodo super-racional y super-estructurado como el GTD funcione para ellas.
    - Tema respeto, tolerar, censura etc. Nada que decir. Es tu blog. Impones el pensamiento unico y te quedas sin lectores como se ve en el reducido numero de comentarios de cada articulo.

    Y ahora consejo: Anuncias un enfoque distinto en la forma de explicar el GTD y lo que la gente ve es mas de lo mismo con articulos extensos con mucha paja y muy poca chicha. Haces dificil lo facil. GTD es sota, caballo y rey, en cambio tu y otros divulgadores nos contais toda la baraja de atras a delante y de delante a atras.

    -Como que no vas a publicar este comentario al menos que te haga reflexionar. Te estoy haciendo un favor diciendote todo esto que todo el mundo lo ve pero nadie te dice. Lo digo por los emails que he recibido.

    -Jose Luis: no pongas la unica frase del tema ‘cuidado del pelo’ en que no se cumple lo que digo del guiño femenino. Que ya somos mayorcitos. Si quieres manipular tu camino es la politica.

    • @Santana:

      No voy a entrar en polémicas. Respeto tu punto de vista, tu opinión y tus conclusiones sobre el tema en particular, y sobre el blog en general, por muy erradas que me parezcan.

      Si decidí moderar –que no vetar– tus comentarios, no es porque opines diferente a mi, sino porque no es la primera vez que comentas de forma un tanto agresiva –o al menos así me lo parece. Decir que “[a las] lectoras femeninas sin lugar a dudas les cuesta adaptar un metodo de organizacion creado por un hombre (Allen) y divulgado por otro hombre (tu)”, además de no tener fundamento –este blog tiene muchas lectoras que son prueba de justo todo lo contrario–, está fuera de tono, es un prejuicio contra la capacidad intelectual de las mujeres y una falta de respeto hacia ellas, con o sin misoginia de por medio.

      Claro que todavía cabe la posibilidad de que haya malinterpretado tus palabras. En ese caso, vayan por delante mis disculpas.

  5. Sinceramente, no creo que la productividad, o gtd en este caso, sea muy distinto para un hombre que para una mujer.
    Por cierto, @Santana, creo que eres un poco exagerado “…guiños constantes al universo femenino como el símil de la peluquería (muy forzado creo yo) no conseguirá traer mas lectoras femeninas…”. Llevo tiempo leyendo a Jero y no veo por ningún lado esos “constantes guiños al universo femenino”. Por cierto, si poner la foto de una mujer es un “guiño femenino”, cada vez que ponga la foto de un hombre habrá que decir que es un “guiño masculino”, no?? madre mia xD

    relax

  6. Señores que haya paz. Yo como mujer me sentí tentada de protestar por los comentarios en el post sobre “la productividad y el estado de ánimo” que se hacian al respecto sobre las mujeres en “esos días”.pero no quise ir a la greña por no convertir este blog sobre productividad tan ameno e interesante en un foro de comentarios misógenos y feministas.
    Pero hablemos del sexo de GTD (de forma lúdica)
    David Allen (hombre) inventó este sistema principalmente por tres cosas:
    Su interés en “vaciar su mente”
    Centrarse cada vez en una sola cosa
    Inventarse la lista de algún día/quizás para meter allí todo lo que quería procrastinar.
    Ya en mi blog hablé de que este método es tan natural que ” las abejas usan GTD ”
    (las abejas macho, no lo sé) http://buenhabit.blogspot.com/2010/03/las-abejas-usan-gtd.html
    y ya comenté en el blog de Alex Bergonzini quién primero utilizó listas pegandolas en las puertas del frigorifico y de donde salió el método pomodoro.
    http://www.bergonzini.net/gtd/pivot/entry.php?id=295

    Todo con mucho cariño.
    Que tengaís un buen día
    Montse

  7. Anda que te gusta columpiarte Jeronimo.
    ¿Quien duda de la capacidad intelectual de las mujeres? Desde luego yo no he dicho nada que pueda hacer pensar eso.
    ¿Donde falto el respeto a las mujeres?.
    El problema es que tu, Jeronimo, crees que el GTD es La Biblia y no es mas que un metodo de organizacion personal que tiene cierto exito precisamente porque se adapta a las necesidades y a la forma de pensar de los hombres y de mujeres acostumbradas a organizaciones machistas, como en el caso de la ex-banquera Montse. Pero en el caso del 90% de las mujeres que conservan intacta su forma de pensar y de organizarse nunca van a encontrar en el GTD una ayuda sino una dificultad que atenta con el devenir natural de su forma de hacer las cosas en el dia a dia.
    Otro ejemplo son los mapas mentales que estan basados en la forma de pensar y de organizarse del cerebro masculino. Todo muy clarito, estructurado y tal pero encofrado, sin capacidad de interactuar con otros frentes abiertos. En cambio el cerebro femenino quizas trata los temas de una forma un tanto caotica, segun el punto de vista masculino, pero consiguen tener varios frentes abiertos al mismo tiempo y actuando al unisono. Es la multitarea y como tal no obtiene unos resultados superbrillantes pero si efectivos que es de lo que se trata. Simplemente por esto una mujer no se estresa tan facilmente como un hombre, eso si, cuando se estresa alejate todo lo que puedas de ella o saldras malparado.

  8. Me parece que se están confundiendo términos distintos. Una cosa es el “pensamiento femenino” y otra organizarse. Para organizarse, bien vale GTD o cualquier otro método. Al fin y al cabo, ya decía mi profesor de sistemas operativos, que la multitarea era dividir en trocitos los procesos y atender uno de esos trocitos, y sólo uno, a la vez. Vamos, que, en esencia, no existe.

    La verdad, Santana, como mujer, no me siento identificada con lo que dices. Sé lo que quieres decir, pero me da la impresión de que confundes “el todo” con “la parte”. Yo no he visto guiños en femenino en este blog, ni creo que el GTD sea sólo para hombres, ni que el 90% de las mujeres sean incapaces de implantar GTD apelando a la genética pura.

    En cuanto a lo del blog… esto es una bandeja de pasteles que Jero ofrece. Puedes cogerlos todos, puedes elegir los que te gustan o puedes no comerte ninguno. Como persona única que soy (no como mujer) cogeré los que me interesen.

    Por último, por favor, vuelve a leer el último párrafo tuyo. Además de sexista, no tiene ni pies ni cabeza. Conozco mujeres que se estresan fácilmente, mujeres que no y hombres que, cuando se estresan, son más temerosos que un nublado. Estas generalizaciones son las que hacen que pierdas toda la razón. Por favor, pon un poco más de cuidado…

  9. para treinta abriles:
    Empiezo por el final. Lo que tu llamas ‘ultimo parrafo’ supongo que te refieres a mi ultima frase, pues bien, ni es sexista, ni generalizo y ademas tiene muchos pies y muchas cabezas para alguien como yo que ha tratado con muchas mujeres, tanto en el plano personal como profesional. No entro en mas detalles para no herir susceptibilidades ya que parece que aqui algunos tienen la piel muy fina como si vivieran en los mundos de Yuppy y no en el mundo real.
    Tus 2 primeros parrafos no entiendo nada con todo eso de la parte, el todo, la multiarea que no existe, las esencias y la genetica. Demasiado complicado para mi. Dices que afirmo que las mujeres son incapaces de implementar el GTD cuando supongo que queda claro para todo el mundo que lo que digo es que simplemente no les interesa porque es algo que no va con su forma de ser. Pero repito, no me he enterado de nada.
    En cuanto al blog del bueno de Jeronimo pues mira, creo que lo minimo es exigir un poco de coherencia a la gente. No se puede decir que escribes algo pensando en uno mismo, en el cuidado de su pelo e ilustrarlo con una mujer en una peluqueria. O decir que los nuevos articulos daran un nuevo enfoque al GTD o que los comentarios de los demas estan ‘fuera de tono’ cuando en realidad estan fuera del pensamiento unico. Allen dice una cosa, el 90% obviedades que no requieren mas tratamiento pero luego esta ese 10% opinable y adaptable a la realidad de cada uno. No entiendo a la gente que sigue al GTD como un dogma de fe cuando es un metodo muy anclado en la vision anglo-protestante de la vida que no coincide al 100X100 con la vision que tenemos los latinos, por ejemplo. Por eso siempre me sorprende leer a divulgadores del metodo como ¿Jeroen Sanders? o desde hace poco Jeronimo (reconvertido de nuevo a la causa despues de un desengaño con Autofocus) con su tan manido: ‘David Allen dice, David Allen hace, David Allen piensa’. Mi recomendacion es que cada cual cree su propio metodo segun su propia experiencia y si no sabe por donde empezar y quiere basarse en GTD pues me parece bien pero que incorpore cosas basicas como los PMI y tambien un sistema de gestion de proximas acciones como Autofocus o bien una simple lista con marcadores fluorescentes segun prioridad, segun contexto etc. Tambien recomiendo cambiar los 2 minutos de Allen por 5 o 10 minutos que sin duda sirve para aligerar mucho las listas. Otra cosa que recomiendo es llevar el sistema de archivo en un monton unico de carpetas donde lo que se usa se deja siempre encima y asi al poco tiempo se te queda ordenado todo segun la frecuencia que lo utilizas y el acceso es mucho mas rapido que un archivo convencional y ademas un par de veces al año puedes ‘hacer limpieza’ simplemente revisando/tirando las carpetas del fondo. Este tipo de archivo creo que lo lei por primera vez en este blog o sea que debo darle las gracias a Jeronimo por su aportacion, al Cesar lo que es del Cesar. Mas cosas imprescindibles en todo sistema de organizacion-produccion personal: aplicar el minimalismo lo maximo que se pueda sin resultar incomodo, saber hacer y utilizar mapas mentales aunque no necesariamente con lineas curvas y siguiendo las agujas del reloj (que cada cual lo adapte segun se sienta mas comodo), utilizar la ley de pareto 20/80 (muy importante), adaptar la tecnica pomodoro a unos tiempos de reloj en los que nos sintamos mas a gusto (tanto en pausas como en duracion) y por ultimo tener muy claro las diferencias entre importante y urgente, y entre eficacia y eficiencia. Buenas tardes.

    • @Santana:

      Gracias por compartir tus ideas, de verdad. No comparto en absoluto tus opiniones –como creo que ya ha quedado claro ;-)–, pero reconozco que algunos de los “truncos” que compartes tienen sentido.

  10. Santana, ni siquiera todas las mujeres que has conocido, o que has creído conocer, son una muestra determinante que permita decir que las mujeres se estresan menos, es más, lo que los estudios psicológicos dicen, es justo lo contrario. Esto mismo es confundir “el todo” con “la parte”.

    En cuanto a tus comentarios sobre el uso del GTD y tu propio método de organización, me parecen muy interesantes. Precisamente ese tipo de comentarios son los que busco en este blog. Te felicito y te animo a que los sigas haciendo.

  11. Bueno, en realidad se trata de ‘stresses’ diferentes pero dejemos el tema ya que no vamos a ponernos de acuerdo.
    En cuanto al GTD y mis consejos pues te digo que no tengo ningun inconveniente en ampliarte cualquiera de los puntos que mencioné en al anterior mensaje. Y a Jero le digo que si quiere puedo escribir algunos articulos cortos sobre estos temas para que puedan llegar a mas publico si es que cree que pueden ser de interes general, eso si, siendo fiel a mi estilo directo y sin esos adornos empalagosos que se suelen usar en sudamerica y por supuesto sin hacer dogma de fe de ningun metodo ni siquiera del mio propio ya que cada cual debe adaptar el metodo que utilice a su forma de ser y a su comodidad. Tambien tengo cosas de cosecha propia que no estan basadas en nada que haya leido y que me han servido para pensar mucho mas rapido ya que el pensamiento linguistico (que es el que usa todo el mundo) es mucho mas lento de lo que la gente piensa. Solo hay que hacer una pequeña prueba: poner en marcha un crono y pensar en lo que comimos ayer, paramos el crono y miramos el tiempo empleado, mucho mas de lo que habriamos imaginado sin cronometarlo. Por esa razon digo que las tareas de menos de 2 minutos ni siquiera deben pasar por ninguna bandeja de entrada ya que al recuperarlos, pensar de que se trata y lo que debemos hacer ya consume casi la mitad de los 2 minutos. Es solo un ejemplo.

  12. Hola de nuevo Jero. Sería mucho pedir que hicieras una breve guía con los pasos que das en la revisión operativa diaria tal y como has hecho con la revisión semanal o de control. Para mí al menos, y me atrevería a decir para muchos de tus lectores (ya sean féminas o no, je, je, je) que como yo estamos dando nuestros primeros pasos para implementar GTD, sería de una enorme utilidad. Muchísimas gracias por compartir tus conocimientos y experiencias.

  13. @Santana:

    Tus comentarios en lo personal, me parecen fuera de lugar, desde el simple hecho de que generalices e intentes establecer la verdad absoluta de lo que somos capaces de hacer o no las mujeres, por el simple hecho de ser mujeres… o.O

    @Jero:

    Gracias por excelente trabajo de esta saga “GTD para dummies” me ha sido de mucha utilidad, un abrazo ;)

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