GTD para dummies: las áreas de responsabilidad

GTD para dummies: las áreas de responsabilidad

El segundo horizonte de enfoque, u horizonte de los 20.000 pies de altura, es el que corresponde a las áreas de responsabilidad. Cuando hablamos de próximas acciones –pista de aterrizaje– estamos hablando del día a día, y los proyectos –10.000 pies de altura–, no dejan de ser una extensión de las acciones, solo que a varios días o semanas vista. No en vano se tratan de tareas multi-acción.

Las áreas de responsabilidad constituye el primer nivel de abstracción verdadero, y uno muy importante. Todo lo que hacemos debe tener un por qué, y al margen de nuestros objetivos, lo primero que influye en nuestras decisiones son nuestras responsabilidades, tanto impuestas como adquiridas de forma voluntaria.

Como padre, tenemos ciertas responsabilidades con nuestra pareja y nuestros hijos. Como hijo, tío, sobrino, primo… también nos debemos a nuestra familia cercana. Como empleado, nos pagan por una o, generalmente, varias funciones. Y desde luego, también tenemos responsabilidades con la persona más importante de todas: nosotros mismos.

Cuántas áreas tenemos

Todo el mundo tiene al menos 8-10 áreas de responsabilidad, entre personales y profesionales. Por ejemplo, estas son las mías:

  • Consultoría
  • Coordinación de TI
  • Blog El Gachupas
  • Desarrollo personal
  • Finanzas personales
  • Hogar y familia
  • Relaciones personales
  • Salud y bienestar

Si eres una persona especialmente preocupado por tu espiritualidad, quizá deberías añadir un área específica para ello –yo, por ejemplo, incluyo ese aspecto en el área de desarrollo personal, porque par mi no es tan importante. Igualmente, si tienes un negocio propio, seguramente quieras añadir áreas para sus distintas funciones, como marketing, ventas, contabilidad, etc.

Una vez identificadas, las área de responsabilidad raramente cambian. Sin embargo, algunos sucesos pueden hacer que nos replanteemos añadir o eliminar algunas. Por ejemplo, si tenemos un hijo, cambiamos de trabajo o perdemos a nuestra pareja, es casi seguro que nuestras responsabilidades cambiarán, o al menos nuestras prioridades.

Cómo definirlas

Si no has definido todavía tus áreas de responsabilidad, debes dedicar un rato a hacerlo. No es complicado, y basta con hacer un repaso mental de los distintos roles que jugamos en el trabajo y en casa.

Además, deberás añadir las distintas áreas personales que quieres desarrollar. Las áreas de este tipo más comunes son la salud, la espiritualidad, la creatividad, y en general, cualquier cosa que requiera un trabajo permanente, como por ejemplo un blog.

Algunas personas mantienen un registro de sus áreas de responsabilidad en forma de mapa mental, de manera que pueden desglosar subáreas según van identificándolas, y pueden profundizar en su análisis a varios niveles. Yo soy más partidario de una lista simple, porque me resulta más fácil de revisar rápidamente cuando lo necesito –de hecho, me basta con la lista que genera Things, el programa que utilizo para gestionar mis listas.

Cómo trabajar con ellas

En estricta teoría, no deberíamos aceptar ninguna próxima acción o proyecto que no vaya encaminada a desarrollar alguna de nuestras áreas de responsabilidad. En mi caso, todo lo que añado a mis listas lleva asociada un área de responsabilidad. Si al procesar algo no soy capaz de determinar claramente un área, probablemente es que no lo debo hacer.

En cada revisión semanal hago un repaso rápido del contenido de cada área de responsabilidad. De forma parecida a como hago con los proyectos, me aseguro de que todas las áreas tienen proyectos y próximas acciones definidas. La idea es poder mantener un equilibrio adecuado en todas las áreas, y que ninguna quede desatendida.

Lógicamente, decidir si hay un buen equilibrio entre tus áreas es algo subjetivo. Dependiendo de tus prioridades, intereses y valor de los proyectos, debes evaluar cada área y hacer los ajustes que sean necesarios.

Tener claramente definidas y documentadas tu áreas de responsabilidad te ayudará a mantener el enfoque cuando te sientas perdido, o dudes sobre qué es lo que tendrías que estar haciendo en este momento. A mi me ha sacado del atolladero en más de una ocasión ;-)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Magnus A. (via Flickr)

12 comentarios

  1. Buenos días Jero

    Muy interesante y cercano al día día, tú GTD para dummies.

    Te quería consultar
    Como estructuras las acciones según las áreas de Responsabilidad, Contextos.
    en papel
    En ordenador que programa y metodología

    Tener muy claro la acción que se puede hacer en cada momento, es muy importante, para descargar de ansiedad y estrés.

    Un cordial saludo
    Que tengas un buen día
    Futuretoday

    • @futuretoday:

      Yo utilizo Things para gestionar mi sistema de listas GTD, que incluye un mecanismo para asignar cada próxima acción y proyecto a un área de responsabilidad. Cuando proceso la bandeja de entrada, a cada elemento le asigno su contexto y su área, entre otras cosas. Después puedo filtrar las acciones por cualquiera de los dos criterios.

      Pronto voy a empezar a publicar una serie sobre Things. A lo mejor te sirve de ayuda :-)

  2. Hola Jero,

    Antes confundía los conceptos de “área de responsabilidad” y “contexto”. Ahora veo clara la diferencia. Lo primero se refiere al rol que desempeñamos en un área determinada y lo segundo se refiere más bien a un lugar o situación con unas herramientas que tenemos a mano.
    Muchas gracias por ir desmenuzando GTD. Yo creo que hasta que no llegamos a entender todos y cada uno de los aspectos de esta metodología no podemos aplicarla de forma efectiva. Creo que tomar GTD como una colección de trucos sueltos es un error, y es básicamente lo que he hecho yo durante mucho tiempo.

    Un cordial saludo

    • @Luis José:

      Has dado con uno de los errores más comunes de la gente que se acerca a GTD por primera vez: pensar que GTD es simplemente una colección de trucos. Lo es, pero esa es sola una parte de la historia. Hay muchos otros detalles y sutilizas que aprender para sacarle el máximo provecho.

  3. Oye, Jero, estoy retomando Things de nuevo y mi pregunta es que hasta ahora, había usado las áreas de responsabilidad que te ofrece crear Things con las listas por contextos.
    ¿Cómo contextualizas ahí tus listas, con las tags?
    Estoy releyendo de nuevo GTD de Allen y tus entradas Dummies. De vez en cuando es bueno resetear. Lo necesitaba…
    ¡Gracias!

    • @Bernardo:

      Efectivamente, los contextos en Things se gestionan por medio de etiquetas, como los niveles de energía, tiempo y prioridad. Las áreas de responsabilidad son otra bestia distinta.

      Me alegra saber que no soy el único que “resetea” su GTD de vez en cuando. De verdad, creo que es necesario hacerlo por higiene productiva. Un excelente tema para un artículo ;-)

  4. Jero, He leído con mucha atención tu post sobre las áreas de responsabilidad, como también artículos relacionados de “David torné” y “Optima Infinito”, y sigo sin ver claro como subir a un nivel más alto. Me explico, en tu post expones que de las áreas de responsabilidad se derivan los proyectos, lo que Allen se refiere como el nivel de 6000 Metros. Hasta aquí entiendo que de las distintas áreas se perfilen los proyectos que le afectan, pero como unes las áreas de responsabilidad, con los niveles superiores?
    Pongo un ejemplo, si mi visión de vida es ser mi propio jefe, a 5 años vista (12.000 metros) deberé haber creado mi empresa, a 1-2 años (9.000 Metros) creado mi plan de negocio, pero para este proyecto quedan afectadas diversas áreas de responsabilidad, como podría ser la laboral, la personal, la financiera, e incluso la familiar. Y aquí radica el problema, como unes un proyecto a 1-2 años a una sola área de responsabilidad? Podrías crear un mapa mental de ejemplo, con la situación que te he comentado, y completándolo con otras similares?
    Muchas gracias Jero.

    • @kovemc:

      El asunto de las áreas de responsabilidad es uno de los puntos menos explicados en el libro de David Allen, así que es lógico que te sientas confuso.

      Como hablamos por Twitter, tomo nota de tu comentario para escribir un artículo donde intentaré profundizar, desde un punto de vista más práctico, cómo trabajar con las áreas de responsabilidad :-)

    • Muchas gracias Jero. Será un placer leer el artículo.

      Una pregunta, crees que el libro “Haz que funcione” de Allen, puede ayudarme? El libro está más enfocado a la práctica de GTD? El “Organizate con eficacia” lo he leído y releído, pero lo veo muy teórico, y un poco desfasado con el aluvión de tecnologías actuales. Me gustaría leer algo suyo más enfocado al día a día, a la práctica, con muchos ejemplos.

      Muchas gracias por tu atención!

      Saludos cordiales.
      Saludos

      • @kovemc:

        Por supuesto que “Haz que funcione” te ayudará. Como bien dices, “Organízate con eficacia” es bastante teórico. Recibió tantas críticas que Allen decidió escribir “Haz que funcione”, mucho más práctico y orientado a produndizar en aspectos que apenas toca de pasada en el primer libro. En muchos sentidos, a mi me parece que “Haz que funcione” es mejor que “Organízate con eficacia”, aunque desde luego no podemos prescindir de él.

        Hay un tercer libro de David Allen, donde recopila muchos de sus artículos ordenados por tema, pero lamentablemente solo está en inglés. Si te defiendes con el idioma, te recomiendo que te hagas con una copia. Se titula “Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Getting Things Done”.

  5. Pingback: Administra tus áreas de responsabilidad « grandes Pymes

  6. Pingback: Recursos para ir aprendiendo GTD (3) | Personas y Equipos Productivos

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