GTD para dummies: la transformación de las cosas

GTD para dummies: la transformación de las cosas

Continuamos con esta serie dedicada a la puesta en marcha de GTD desde cero. Ya hemos visto en qué consiste la recopilación: recolectar en uno o varios lugares controlados cualquier cosa física o idea que implique algo por hacer.

Si empezaste a implementar este hábito, seguramente ya tienes la bandeja de escritorio llena de papeles, el buzón de correo lleno de correos, el teléfono lleno de mensajes de voz… ¿qué viene ahora?

Como decía al comienzo de la serie, uno de los problemas más graves de la mayoría de los sistemas de organización es que no resuelven el problema de dar significado productivo a las ideas y cosas que implican trabajo. Generalmente, cuando algo llega a nuestra mesa de trabajo o sale de nuestra mente, no lo hace analizado y listo para hacer lo que sea que tengamos que hacer. Más bien llega como un diamante en bruto, que hay que pulir para que sea útil.

Así, resulta necesario realizar la transformación de las cosas que tenemos en las bandejas de entrada en algo con sentido, que sea ejecutable. Es lo que David Allen denomina el procesamiento.

¿Cómo se procesa?

La mecánica del procesamiento de las bandejas de entrada es sumamente sencilla, y una de las partes de GTD más fácilmente automatizables. Se trata de coger cada elemento de la bandeja de entrada de forma individual, y aplicarle un filtro de 4 preguntas, por este orden:

¿Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada?

¿Es información que debo guardar como referencia?

¿Puedo delegarlo en alguien?

¿Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?

Si la cosa o idea en cuestión pasa el filtro de las 4 preguntas –es decir, si la respuesta es NO a todas ellas–, deberemos hacerlo tan pronto como podamos. Además, será necesario matizar la naturaleza del trabajoun poco más mediante otra serie de pregunta:

¿Se trata de algo complejo que requiere de varias acciones físicas?

¿Qué necesitaré para llevar a cabo esta tarea?

¿La puedo hacer en ratos libres o necesitaré estar muy concentrado durante un buen rato?

¿Es urgente o puedo esperar un tiempo para hacerlo?

Puede parecer un proceso complejo, pero no nos engañemos. En realidad es algo que hacemos de forma natural, más o menos inconscientemente, con todas las cosas que tenemos que hacer. La ventaja de hacerlo conscientemente es que sólo tendremos que hacerlo una vez. De otra forma, siempre que nos enfrentemos a una tarea tendremos que volver a analizar todos los elementos de nuevo.

Como vemos, GTD no inventa nada nuevo en este punto. Simplemente toma un proceso que sucede de manera natural –el análisis de las tareas– y nos obliga a hacerlo de manera consciente para organizar mejor nuestro trabajo –próximamente veremos cómo utilizar las respuestas a estas preguntas para conseguirlo.

Mucha gente piensa que hacer todo esto es complicar demasiado las cosas –y es uno de los motivos por lo que muchos se niegan a utilizar GTD. Solo puedo decir que este proceso tiene lugar mucho más rápidamente de lo que parece, especialmente si se tiene un poco de práctica. Y desde luego, no se puede comparar con el tiempo que se pierde teniendo que analizar una y otra vez las listas amorfas de cosas heterogéneas que tendríamos sin GTD.

¿Cuándo hay que procesar?

Se debe procesar siempre que se pueda, y cuando sea necesario. A efectos prácticos, todo dependerá de nuestra forma de trabajo y del número y naturaleza de nuestras bandejas de entrada.

Parece lógico pensar que la bandeja de escritorio de la oficina la proceses completamente al menos una vez al día. Sin embargo, la bandeja de casa puede pasar sin procesar varios días sin que suponga un inconveniente serio. Claro que si recopilas muchas cosas del trabajo en la bandeja de casa, quizá deberías procesarla también diariamente.

Como vemos, GTD es muy flexible en cuanto al número y tipo de las bandejas de entrada que debemos utilizar, y también lo es en cuanto a la frecuencia de su procesamiento. De nuevo, una prueba más de que GTD no impone absolutamente nada, simplemente nos da las pautas para organizarnos eficientemente, sean cuales sean nuestras necesidades productivas.

En el próximo artículo veremos cómo procesar en la práctica cualquier bandeja de entrada de manera eficiente.

¿Te parece que el procesamiento es algo complicado? ¿Qué otros aspectos te parecen importantes a la hora de procesar? Comparte tus ideas en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Vermin Inc (via Flickr)

12 comentarios

  1. Procesar no es complicado. Simplemente da pereza. Nos exige un [pequeño] esfuerzo intelectual porque no estamos acostumbrados a hacerlo. Dice Peter Drucker que, en el trabajo del conocimiento, el significado de las cosas no es evidente y por tanto hay que definirlo. En eso consiste esencialmente procesar. En convertir cosas amorfas en acciones concretas.
    Procesar es uno de los hábitos que a mí más me costó adquirir (sobre todo comparado con otros como recopilar o identificar la próxima acción) pero creo que también es uno de los que mayor impacto positivo tuvo una vez adquirido.

    • @José Miguel:

      Adquirir el hábito de recopilar cuesta porque te obliga a estar alerta todo el tiempo –siempre hay una idea que capturar. A mi también me cuestó mucho, y aún todavía hoy, de vez en cuando, se me pasan algunas cosas que no había capturado “in situ”.

      Lo bueno es que, aunque sea parcialmente, desarrollar este hábito proporciona una gran mejoría en el control de tu mundo profesional y personal.

  2. Esta es la etapa clave de todo sistema. Es cuando se define la estrategia transformando grandes proyectos en tareas tangibles.

    También es a menudo donde se pueden conseguir las mayores mejoras porque se cometen a priori los fallos más grandes de enfoque.

    En cualquier caso, se quiera o no, aquí habrá que volver varias veces.

    Un saludo

    • @Iago:

      El procesamiento es la parte más “intelectual” de GTD, la que nos demanda más esfuerzo mental. No tomar buenas decisiones en este punto puede originar que alguans tareas o proyectos se enquisten y no avancen como deben –simplemente por una mala definición de lo que significan. Así que merece la pena dedicarle tiempo a desarrollar y dominar esta técnica, y por eso escribiré algunos artículos adicionales al respecto.

  3. Coincido con Jero y Jose Miguel, procesar es algo natural pero no es complicado. Nos exige tomar conciencia de ese habito y practicarlo. Al principio parece que es excesivo el hecho de meterse en esa dinámica, pero no deja de ser algo natural.

    Yo considero importante lo que llamo “la tranquilidad del procesamiento” que no es otra cosa que ponernos a procesar haciendo foco en la actividad que estamos procesando. En ese momento no hay más “mundo” que ese y hay que dedicarle el
    tiempo que se merece.

    Ah, y muy importante: procesar no es hacer. Este es otro de mis errores, a veces me pierdo en hacer cosas en la etapa de procesamiento que me llevan más de 2 minutos…Error

    Un saludo

    • @David:

      Realizar el procesamiento de forma consciente y concentrada es fundamental para definir correctamente el significado de todo lo que tenemos entre manos. El tiempo que le dediquemos a la “transformación” de las cosas que tenemos en la bandeja de entrada nos ahorrará muchísimo tiempo –y disgustos– después.

      Y buena apreciación –sobre la que haremos más hincapié posteriormente: recopilar, procesar y organizar no es hacer. Aunque quizá podamos unir –y de hecho es común hacerlo– las etapas de procesar y organizar, es mucho mejor si las mantenemos conceptualmente separadas. Eso nos ayudará a dominar mucho antes la técnica.

  4. Hola Jero,

    Estoy siguiendo esta serie de artículos y me están pareciendo interesantísimos.

    Tengo una duda. Te cuento.

    Si he entendido bien en la fase de Recopilación añades Notas y demás información (sin evaluar, ni analizar, ni procesar) en la bandeja de entradas que tengas disponible en ese momento.

    En este capítulo hablas de Procesar Tareas. ¿En qué momento se convierte una Nota en Tarea?

    Un ejemplo para intentar explicarme mejor:
    Apunto en mi bandeja de entrada: Actualizar CV
    Pero yo se que algo tan sencillo como eso puede implicar una serie de tareas bien diferenciadas:
    - Hacerme una foto actualizada.
    - Hacer copia de seguridad de CV anterior.
    - Realizar las modificaciones en el CV.
    - Redistribuirlo en caso necesario.
    - Actualizar el perfil de LinkedIn.
    - Etc.

    ¿En qué momento se realiza este proceso de división en tareas?

    No sé si me estoy adelantando y resuelves esta duda es capítulos posteriores. En ese caso me lo dices y ya me enteraré cuando llegue a ellos.

    Gracias
    Ah! Y gran trabajo!

    • @Juanma.dlg:

      Efectivamente, te adelantaste un poco. De todos modos te cuento…

      Todo lo que hay en la bandeja de entrada se “transforma” en el momento del procesamiento. Cuando procesar la bandeja, lo que en realidad haces es tomar cada elemento que contiene de uno en uno, lo analizas y decides qué significa desde un punto de vista productivo. Lo tiras si no tiene valor, lo archivas si no tienes que hacer nada con ello –pero quieres conservarlo para un futuro–, o registras la tarea, el proyecto o el compromiso en tu sistema.

      En el caso que planteas, probablemente al analizarlo te des cuenta de que se trata de una tarea compleja –tendrás que hacer más de una acción física–, así que en lugar de crear una tarea, simplemente añadirás el nombre del “proyecto” a tu lista de proyectos abiertos. En ese mismo instante, o posteriormente, tendrás que desglosar las tareas más importantes que ya tienes identificadas y añadirlas a tus listas de tareas.

      El asunto de gestionar proyectos es algo sobre lo que tengo previsto escribir, así que te emplazo a seguir la serie y preguntar tus dudas cuando llegue el momento :-)

  5. Una de las dudas que me surge es ¿con que frecuencia debemos procesar? ¿una vez al día? ¿más a menudo? ¿procesamos todas las bandejas con la misma frecuencia?

    Por cierto, estupenda serie de artículos.

    • @marcosrh:

      Es difícil hacer una recomendación general, válida para todo el mundo, sobre cuántas veces debemos procesar. El procesamiento debe ir en función de la cantidad de elementos que recopiles y de tu forma de trabajo.

      En mi caso particular, trato de recopilar la bandeja del trabajo una vez al día –generalmente antes de irme a casa–, mientras que la de casa puede pasar varios días sin recopilar y no pasa nada. Igualmente, las notas de voz las proceso a primera hora de la mañana, ya que no suelen ser muchas, y el correo electrónico varias veces al día –pues no quiero perder nada urgente, ni tener que procesar 100 correos al final de día.

      Sin embargo, mis hábitos no tienen por qué adaptarse a tus circunstancias. Experimenta y desarrolla los tuyos propios.

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