GTD para dummies: la serie

GTD para dummies

Estos últimos días se ha creado un poco de revuelo por mi defensa de GTD en detrimento de otros “sistemas” de productividad. Algunos de los lectores comentaban que utilizan Autofocus y que, en principio, no necesitaban nada más. Otros aceptaban la superioridad del método de David Allen, pero se quejaban de que les resulta muy complicado asimilar y llevar a la práctica muchos de sus conceptos –motivo principal por el que utilizaban Autofocus, u otras variantes de GTD más “ligeras”.

La discusión generada me pareció muy interesante, y al final solo pude sacar una conclusión clara: hay una gran confusión sobre lo que significa utilizar el enfoque productivo de David Allen. Tanto es así que he decidido crear una serie de artículos orientada especialmente a personas con escasos o nulos conocimientos de GTD, o que lo han intentado alguna vez pero no han sido capaces de consolidarlo.

La idea es, no sólo echaros una mano a implementar GTD de forma progresiva y eficaz, sino que comprendáis –de una vez por todas– por qué deberíais utilizar este método. No me voy a poner fundamentalista, no os preocupéis :-) Cada uno podrá adoptar o no todos o parte de los diferentes principios que veremos. En el peor de los casos aprenderéis cosas interesantes que podréis aplicar a vuestro sistema de productividad actual. Pero si lo hago bien, estoy seguro de que la mayoría de vosotros por fin descubriréis la “magia” de GTD, y ya no os plantearéis utilizar otra cosa.

Y como esta es la presentación de la serie, me gustaría que compartiérais en un comentario qué partes de GTD son las que os parecen más oscuras, qué dificultades habéis tenido –si es que habéis intentado llevarlo a la práctica alguna vez–, o en qué os gustaría que hiciera más hincapié. Tomaré todas esta información para dar forma a los contenidos de la serie.

Me gustaría que todo esto fuera lo más dinámico posible. Vuestros comentarios a lo largo de la serie serán fundamentales, pues se creará un flujo de ideas que complementarán los artículos de una forma que yo no podría conseguir solo. Los comentarios también irán dirigiendo los contenidos sobre la marcha. En definitiva, tomaros este proyecto como una especie de curso online –y gratuito, la palabra mágica– que daremos forma entre todos, y en el que todos estáis invitados a participar.

Si la serie tiene éxito y hay demanda, prometo hacer un libro electrónico en formato PDF y ePUB, para que podáis conservarlo como referencia futura, o simplemente para “correr la voz” de GTD entre vuestros familiares, amigos y compañeros de trabajo.

Es todo, espero que la iniciativa os parezca interesante. Ahora, a comentar… :-)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Artotem (via Flickr)

52 comentarios

  1. Actualmente en proceso de implantación gtd en mi vida, la principal dificultad que estoy teniendo es identificar la diferencia entre Areas y carpetas de proyectos.
    Muchas gracias por tu blog, realmente es una impresionante ayuda para nosotros.

  2. Una propuesta genial, espero los artículos.
    Yo uso bandeja de entrada en casa, oficina y apunto alguna cosa en el móvil si no estoy en casa ni oficina.
    De vez en cuando proceso la bandeja de entrada y tomo decisiones sobre qué hacer.
    Los puntos oscuros: las revisiones periodicas, que algo que salió de la bandeja de entrada no vuelva a ella (uff!!) y la constancia. Constancia para el orden, las revisiones y mantener el correo electrónico a raya a diario, no cuando ya no puedes más y haces una gran limpieza de correos.
    Saludos!

  3. ¡BIEEENNNNN! PLAS,PLAS,PLAS ¡BIENNNN!
    Yo necesitaría:
    – Conocer el método GTD simplificado.
    – Consejos del experto para crear tu propio GTD.
    – Y… como soy un poco vaga, que me cuentes lo que dice el método del señor David Allen.

  4. Yo utilizo ThinkingRock (http://www.trgtd.com.au/) y lo que me cuesta es acordarme que hay una lista, bastante escondida, de cosas que “quizás/algún día” podría hacer. Si no me pongo un recordatorio semanal, ni la miro.

    Además, el tema de los “proyectos” (listas de cosas relacionadas por un mismo tema) también es algo que no suelo hacer porque si son cosas secuenciales no puedo esconder las que no proceden hasta que no haya realizado una determinada acción. Por lo tanto, pongo una sola acción genérica que lo incluya todo, y ya me organizo de cabeza o con un calendario compacto en el archivador correspondiente (http://canasto.es/2010/11/calendario-compacto-2011/).

    Un saludo

  5. Me apunto con TreintaAbriles. Me he acercado pero cuando he visto tanto paso y tante revisión y tanta historia, me ha echado para atrás. Un método simplificado me vendría genial. Yo hago mis listas con los “to do” y los voy anotando tal como llegan. Cuando me voy a poner a trabajar echo un vistazo y uso mi intuición para ver por dónde empiezo. Al tener distintos roles dentro de mi trabajo, hago 2 listas de “to do” una para cada rol, y trato de mantener mi mente centrada en el papel que asumo en ese momento.
    Tengo otra lista de “to do” para casa.
    Me levanto un ratito antes cada día para revisar esas listas y apuntar lo que se me vaya ocurriendo en cada una de ellas y tratar de priorizar unas sobre otras. Luego la marcha del día va haciendo que la priorización se mantenga o que algún urgente me la modifique.
    Gracias Jero.

  6. Muy buena idea Jero. Empezar por el principio es siempre la opción acertada y a fin de cuentas, quien más necesita ayuda son los que dan sus primeros pasos. Un saludo!

  7. Hola,

    Llevo meses leyéndote pero no me había animaod a participar.
    Me parece genial la idea que propones. Llevo alrededor de un año implementado GTD, he leído el libro de David Allen, probando (muchas) herramientas (online, offline) pero sentía que ninguna llegaba a cubrir mis necesidades o bien no he sabido sacarles partido. Actualmente creo que he conseguido adaptar el sistema a mis necesidades (el cual voy rediseñando con los consejos y trucos que nos vais dando), creo que he avanzado mucho, pero me costó comprender que GTD no debe ser tan complicado que debe ser más simple, no invertir tanto tiempo en la herramienta y en ordenar y en leer sobre productividad, si no en HACER.
    Entre mis errores detectados están:
    – Chequeo constante del e-mail
    – Multitareas (con dos trabajos, voy alternando entre uno y otro)
    – No recopilo todo en todo momento
    – No tengo suficiente constancia en las revisiones

    Seguro que me será de gran ayuda repasar conceptos y sobre todo aplicarlos.

    Gracias por las aportaciones.

    Saludos

  8. Excelente iniciativa.
    Mis puntos oscuros:
    1) La revisión semanal
    2) Nunca he visto ejemplos concretos y completos de la implementación de GTD. Lo aplico más o menos a mi manera y he visto muchas explicaciones en muchos blogs pero nunca he visto una implantación completa, con todas las listas y demás. Recuerdo que eso me dejó un poco chafado cuando me leí el libro de Allen, da muchos ejemplos sueltos pero no muestra ningún sistema completo.

  9. Yo me he acercado a la biblioteca a coger prestado el libro de David Allen, y con el móvil he empezado a trastear aplicaciones de Android que corran en la nube y que puedan usarse desde un navegador (como firefox), ¿conocéis alguna?

    ¿Habrá alguna comparativa de gtask / doit.im / astrid / shuffle según la proyección que se le dé a GTD en este contexto? He visto que has abandonado GoaS y has empezado con otro método, pero tal vez sería bueno evaluar otras posibilidades.

  10. Hola de nuevo Jero.
    Iba a comentar en el anterior post, pero no tenia “dos minutos”, jeje

    Me parece muy interesante la idea. Tu implementación personal me ayudó mucho al principio, y esto es un paso adelante. Propuestas: Por el principio, para quien es, que es una tarea o un proyecto, como actuamos con cada uno de ellos, hasta que punto desglosamos un proyecto. Es lo que se me ha ocurrido en este momento. Si se me ocurre algo más, ya te sigo.

    Enhorabuena, esto hará que mas gente que piense que la productividad no era para ellas (yo era una de ellas) se apunten al tren. Yo ya tengo billete para esta serie.

    Un saludo afectuoso

  11. Hola Jero, llevo un tiempo leyendote mientras me voy planteando como empezar con esto de la productividad y estoy encantado con esta nueva serie de articulos que espero me den el empujon definitivo

  12. hey!!! este articulo promete mucho, no solo para tocar los fundamentos de GTD sino para integrarlos con los demas articulos escritos, gracias Jero!!! seria excelente para dejar de pensar que GTD es solo listas y listas, clarificar los demas puntos que GTD expone, apoyo 100% lo del LIBRO ELECTRONICO!!! con unos pequeños ejemplos cotidianos ;)

  13. Gracias! Esto me cae como un regalo de Dios… estoy emprendiendo otro proyecto y no quiero perder mi trabajo actual porque me encanta. Estoy segura que con esta oportunidad, voy a poder lograr todo lo que quiero. Mi problema principal es la postergación, pero siento que se debe a que se me van a cuulando mucas cosas. Creo que en el momento en que tenga todo en orden y al corriente, todo va a fluir a la perfección. Estoy lista para la clase !!! :D

  14. Yo creo que antes que cualquier otra cosa hay que comprarse el libro. No se puede usar GTD solamente consultando blogs.
    Pero además hay que leerlo. No es de adorno, no es un amuleto.

  15. Hola Jero, iniciativa espectacular!!
    Yo no me llego a imaginar como utilizar gtd en papel,(y en digital menos) me explico
    si creas listas, donde se anotan. en distintas paginas? y cuando se acabe esa hoja, no se estropea el orden del sistema.
    gracias.

  16. Buenísima idea.

    Ya llevo dos años con un GTD que no acaba de cuajar. Los principales problemas son los proyectos, que no consigo organizar ni el archivo de consulta.

    En cuanto a la lista de tareas uso baja tecnología (aunque probé Remerber The Milk) una serie de tarjetas, separadas por contextos y en cada tarjeta escribo una tarea. Cuando se cumple va al final dada la vuelta y por detrás puede escribirse otra. Así una no interfiere en las demás y al extraer una tarjeta puedo concentrarme en la tarea. Lo comento por la duda de Raúl.

    Un saludo.
    Garin.

  17. Hola Buenas Tardes!

    Que bueno que por fin lo vas a explicar, si ya se que en ya lo tienes publicada en otros posts, pero nunca para dummies!

    Esperare paciente mente por el libro en PDF

    Gracias

  18. Hola Jero. Lo primero agradecerte la iniciativa que propones. Yo estoy empezando en esto y después de leer el libro y aportaciones en blogs he tenido que pedir ayuda para saber por dónde empezar a implementar porque tenía un montón de ideas pero no visualizaba la manera de ponerlas en práctica y conseguir un sistema total.
    En ese sentido estoy totalmente de acuerdo con Luis José: el libro aporta muchos ejemplos sueltos pero no muestra ningún sistema completo.
    Una vez que he conseguido superar el primer paso, estoy comprobando que necesito más disciplina (lo que creo que voy a despachar en 2 mintuos me puede llevar 1/4 de hora y me cuesta despegarme del inbox de mi email, p.ej.). Para seguir esforzandome, vuelvo a los blog porque leeros es una fuente de motivación para mi.
    Pero hay cosas que se me siguen escapando: los proyectos. Si los divido en tareas muy simples tengo que actualizar continuamente la siguiente tarea. Si los planteo cómo una acción genérica (cómo lo ha explicado David Gil más arriba) me dá miedo que algo se olvide.
    A pesar de las dificultades, creo que GTD es un gran sistema. En mi trabajo toco muchos palillos y una lista única no era suficiente.

  19. Felicidades, una gran idea.

    Algunas veces he llegado a trabajar de forma simultanea con un gran número de proyectos. Me gustaría saber como gestionar esta situación de forma eficiente para que ninguno de ellos quede de lado o se retrase en exceso.

  20. He tomado la costumbre de releerme el libro de David Allen todas las navidades. La tercera relectura las navidades pasadas.

    Aún tengo muchas dudas. Más que dudas, modos de hacer.

    Recopilar, por ejemplo ¿hasta dónde recopilar?

    La revisión semanal, como dice Luis José es mi caballo de batalla también, y mira que la tengo fijada el domingo con el café, cuando la casa está más tranquila…

    Por eso conjugo GTD con ZTD. ZTD me está haciendo avanzar más de lo que creía pero encima del escritorio tengo a David Allen y lo consulto.

    En fin, esta serie no me la pierdo y mira que me he leído el libro -con sus notas y apuntes respectivos- ¡tres veces!

    También tengo que confesar porque es así, que soy mucho más productivo que hace tres años que no sabía nada de GTD.

    Gracias, Jero.

  21. Conozco la teoría de Allen pero siempre se man hecho demasiados pasos y lo de las 43 carpetitas es un rollo, aunque acepto que me sigue atrayendo este metodo y luego por decidia no le he dado mas seguimiento, entonces soy principiante.

    Espero con ansía tus articulos para ahora si por fin retomar con fuerrza !!

    Saludos y felicidades por tu blog, soy fan!

    Juan Carlos

  22. ¡Hola Jero!

    Me llamo Laura y es la primera vez que me animo a comentar. Llevo unas semanas intentando implementar GTD usando OneNote de Office que me va bastante bien… De hecho, ¡hoy grabé mis primeras notas en el móvil! (Jeje, lo digo con ilusión y todo).

    Mi principal dificultad creo que está, como han dicho por ahí en clasificar los proyectos y las acciones. Al final tengo cosas comunes en la lista de proyectos y en la de acciones así que creo que hay algo que no estoy haciendo bien. Sé que los proyectos son sucesiones de acciones, pero, ¿cómo registrarlos?

    Bueno, muchísimas gracias por tu blog. Ya me motivó el año pasado para no procrastinar con mi proyecto fin de carrera y en este mi primer año de tesis me he animado a implementar GTD.

    ¡Un abrazo!

  23. Genial aportazo! Llevo muchiiisimo tiempo pensando en hincar el diente al GTD y la verdad no sabía por donde empezar. Hoy de repente me meriendo con esta noticia: GTD “por Jero y para Dummies” … más no podría pedir. Gracias amigo, empiezo a pensar que nos lees la mente :D

  24. Yo me apunto!
    Mis puntos flacos: cómo recopilar las ideas/tareas/cosas que tengo que hacer/todo lo que se cruza por mi mente cuando no estoy en mi mesa de trabajo. ¿Cómo se hace eso cuando estoy conduciendo o cuando ando por casa?
    Espero con ganas los próximos artículos!

  25. Descubrí DTD por medio de los blogs; el de Berto Pena y El Gachupas fundamentalmente. Leí el libro de David Allen con muchas ganas y me ha motivado a introducir cambios en mi manera de organizar el trabajo pero no he sido demasiado metódico. Seguramente lo aplico de manera personal y no demasiado efectiva. Para mi esta serie que propones es una oportunidad de repasar GTD y contrastar lo que he aprendido hasta ahora contigo y con otras personas.
    ¡Enhorabuena por la iniciativa!

  26. Hola, me agrada mucho la idea y gracias por compartir tu conocimiento al respecto. Te comento que me estoy iniciando en esto y como siempre tengo regresos (más seguido de lo que quisiera) a los malos hábitos anteriores. Estoy seguro que me va a servir muchísimo y con gusto, en lo que pueda, participaré con mis dudas y comentarios. Un abrazo. Germán

  27. Enhorabuena por la idea. Me sumo a los que esperan ansiosos los primeros apuntes. Y llevo menos de un año implantando GTD. Uso Remember the Milk para poder compartir aplicacion en casa y en la oficina (uso S.O. distintos). Mis principales dificultades es la revisión semanal (ser más constantes) y no emplear demasiado tiempo en el correo.

    Espero vuestras noticias…

  28. Excelente noticia !!!!!
    Es un trabajo enorme el que “TENEMOS” por delante (me apunto) para obtener una manera clara y definitiva de la implementacion de GTD en nuestra vida.

    Te sugiero enfatizar en la diferenciacion de ACCIONES Y PROYECTOS a mi me a funcionado excelentemente bien y pienso que todo parte de ahi.

    El concepto de MENTE COMO AGUA si logras trasmitir la fuerza de este concepto te aclara mucho sobre la forma que debes de afrontar el dia a dia en tu trabajo, casa, etc.

    Por lo demas, estoy dispuesto a seguir todos y cada uno de los articulos que hagas y en la medida de mis posibilidades realizar alguna contribucion.

    Gracias

  29. Una idea muy buena. Entre mis grandes dudas se encuentra como ya se ha comentado anteriormente el poder visualizar implementaciones concretas del método y el tipo de herramientas a utilizar (analógico o digital). Tengo una lucha interna para poder decidirme por las herramientas concretas y que al mismo tiempo no sean complicadas. En el trabajo solo puedo usar el Outlook. ¿se pueden usar las tareas del Outlook para GTD sin modificaciones en el programa?. En fin muchas dudas que espero resolver con esta serie que propones. Gracias.

  30. Te agradezco enormemente la iniciativa, me acabo de suscribir a tu lista, he llegado a tu blog desde http://www.tecnicasdeorganizacion.com y tengo que reconocer que creo que me convertir en lector habitual… ;-).
    Respecto a mi experiencia con temas relacionados con la productividad y gestión de tiempo. Llegué a ella a través de Berto Pena y luego he intentado leer diferentes blogs, pero no soy precisamente un alumno muy aplicado, aunque lo veo como un debe en mi cuenta. De hecho quiero mejorar al respecto para poder implantar esas técnicas en la vida diaria de @icapaxdotcom.
    Coincido con la mayoría de los autores en lo incomprensible que es que en la educación tradicional aún no se establezca como prioritaria la formación en estos temas.
    Gracias por la iniciativa de nuevo!

  31. Saludos. Felicitaciones por tu trabajo. Gracias a tus comentarios comencé a usar autofocus y me ha ido muy bien. no conozco GTD, pero ya tengo 43 carpeticas para ir organizando mis cosas. Espero que tus artículos acerca de GTD me ayuden a conocerlo y utilizarlo a full máquina y eliminar la procatinación de mi vida!!!!

  32. Creo que es una idea excelente, Jero.
    Es posbile que pueda aportar a quien no se haya leído el libro o aclarar cuestiones a quien sí lo haya hecho.
    Además, podrá ser útil para compartir con los conocidos que tengan algún interés por el tema (pero no tanto como para comprar o leer el libro completo, al menos de entrada).
    Saludos,

  33. Magnificas noticias.

    Personalmente llevo un año con GTD y voy por la segunda lectura del libro, pero creo que me vendrá muy bien un curso para dummies y compartir todas las dudas que surjan.

    Personalmente tengo dos puntos oscuros:
    Recopilar + Procesamiento: Cometo la imprudencia de hacer todo en uno, y a veces se generan errores que detecto en las revisiones.
    Los “agujeros negros”, cuando entras en una “brownzone” o “la muerte a pellizcos”. Son esos momentos de absoluto descontrol que se generan en el trabajo.

    Gran trabajo Jero.

  34. Excelente idea. Me compré el libro hace 3-4 años y desde entonces he avanzado bastante. Leerte y compartir con tanta gente me dará ideas nuevas para ser más eficaz. Gracias

  35. Mis puntos negros:
    – Revisiones
    – Proyectos

    Me falta perfilar la herramienta “perfecta” que cuadre la mitad del tiempo que estoy en la calle y la otra delante de un PC. Todo en papel no me funciona porque tengo muchas tareas pendientes y que prefiero agrupar, y son tantos contextos que al final tendría muchas minilistas. Si embargo he comprobado que la lista de próximas acciones como mejor me va es en papel al estilo del Autofocus.

  36. @Todos:

    Estoy realmente sorprendido de la acogida que ha tenido la propuesta de una serie para dummies.

    Muchísimas gracias a todos por hacer vuestras aportaciones. He tomado buena nota de todas y cada una de ellas, y prometo tenerlas en cuenta a la hora de ir desarrollando los artículos… el primero, mañana lunes :-)

  37. Te podrías inventar una empresa virtual, con colaboradores virtuales, con los que interactuamos y con los que trabajamos para explicar conceptos o inventar tareas/proyectos?

    Desde mi (in)experiencia puedo no llegar a ver el alcance de un concepto simplemente por el hecho de no conocer el enfoque o el alcance del mismo.

    Saludos y muchas gracias por la iniciativa.

  38. Hola Jero, muy buena idea. Gracias
    Yo llevo como 1 año con el tema, y creo que he mejorado mucho, pero……
    trabajo con Outlook y lo tengo organizado para convertir los correos en tareas, asignar las tareas de un proyecto a contactos creados para ser usados como tales,….pero me atasco en la burocracia del sistema. Cuando envío un mail debo ir a la bandeja enviados y moverlo a otro sitio: a la carpeta a la espera y a la carpeta correspondiente de archivo (genérica o de proyecto); además de actualizar si pertenece a un proyecto el status del mismo….
    en fin, al final la gestión de los proyectos no la tengo clara todavía y…muchas dudas, no quiero aburrirte.
    me apunto a la teoría de ejemplos más integrales de implementación completa: te llega un correo, lo procesas, lo llevas a…., después….. y así con todo

    gracias de nuevo
    Tienes un seguidor fiel desde hace tiempo.
    Ximo

    • @Ximo:

      Tomo nota de tus comentarios para darle seguimiento en la serie. Espero poder ayudarte a solucionar esos “problemillas” ;-)

      Ah, y gracias a ti por estar ahí y aportar tu experiencia.

  39. Hola, Jero es excelente tu blog, he tratado de implementar GTD, pero creo que mi falla ha sido en hacerlo muy rígido y querer seguirlo al pie de la letra. Cuando en realidad por mi trabajo (hay días que estoy libre medio día y planeo algo y resulta que me llamron para junta o pasa algo) o por mis hijos (hay gtd con hijos? Jeje) se cambian los planes y tengo que posponer o modificar el itinerario.
    Gracias, me encanta tu blog

    • @Luis:

      Gracias por tu comentario. En realidad no hay formas rígidas o laxas de hacer GTD. GTD se hace o no se hace ;-)

      Como verás muy pronto, GTD proporciona la suficiente flexibilidad como para adaptarse a situaciones como las que mencionas. Sólo hay que entenderlo y saberlo llevar a la práctica.

  40. Hola Jero,

    Muchas gracias por tu escrito.
    Me pasa que estoy con tantos pendientes en la oficina que ni siquiera me llegan esos contextos donde tengo esas tareas. ¿Cómo le haces para que sea natural y no forzarte a trabajar en esos contextos?.

    De nuevo, muchas gracias.

    • @Huicho:

      No entiendo muy bien lo que quieres decir con “no forzarte a trabajar en esos contextos” :-(

      Si quieres postponemos la discusión para cuando lleguemos a la organización de las acciones. Si después de leer sigues teniendo dudas te invito a que vuelvasa preguntar.

  41. Mi dificultad está en el procesar y organizar.

    Entiendo, por GTD, que cuando proceso no debo organizar: hay que respetar cada paso.

    Pero, más que volver a incidir en la teoría, que la explicas muy bien, creo que deberías montar como un relato, como una novela corta, (incluso un cómic, si supiera alguien dibujar) donde se viera/se visualizara una semanita de trabajo con GTD.
    El primer día sería el de implantación (con una recopilación masiva y total de todo), el segundo ya un día normal y el viernes ese día de evaluación: pero, repito, como si fuera una novela o un cómic, donde se viera al dummies cogiendo tal papel de la inbox y haciendo… ¿qué, haciendo qué? ESA ES LA CUESTIÓN.

    Gracias Gachupas, te sigo desde España.

    • @Paco_GTD:

      De hecho tenía pensado hacer algo así con una próxima serie dedicada a la implementación de GTD con Things –el software que yo utilizo. Tomo nota de tus ideas ;-)

  42. Jero,

    Esta semana decidí que era hora de zambullirme de una vez por todas a la filosofía GTD, siento que estoy sobrepasado por la cantidad de frentes que tengo abiertos. Como no puedo cerrar a la mayoría de ellos, necesito ocuparme más eficientemente.
    Dejo mi impronta en este primer post, pero espero poder implementar y consolidar el método!

    Gracias por compartir tus conocimientos, al igual que el resto de los lectores que comentan tus entradas. Saludos!

  43. Pingback: Mi camino hacia la implementación del método GTD, paso a paso | WebAyunate

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