GTD para dummies: la revisión semanal

GTD para dummies: la revisión semanal

En el artículo anterior vimos que existen 3 tipos de revisión: operativa, de control y estratégica. De los 3 tipos, la revisión de control o semanal es en la que más hincapié hace David Allen, y no por capricho.

La revisión operativa es muy conveniente, pero se puede vivir sin ella si hacemos una revisión de control exhaustiva cada pocos días. Por otro lado, la revisión estratégica es crucial, pero no sirve de nada sin un sistema productivo depurado y perfectamente engrasado. Así que, como vemos, hay buenos motivos para desarrollar primero el hábito de hacer una revisión de control, generalmente una vez a la semana.

La revisión semanal es tan importante que deberíamos bloquear en nuestra agenda al menos un par de horas todas las semanas, como si se tratara de una cita con nuestro mejor cliente, o con el director general de la empresa. No tomarnos en serio esta cita con nosotros mismos hace que muchas personas nunca lleguen a consolidar este hábito fundamental.

Aunque en primera instancia parece algo muy complicado, con la práctica conseguirás hacer estas revisiones de forma natural y en muy poco tiempo –claro, dependiendo del número de proyectos que tengas y el tamaño de tus listas. Es más –no te voy a engañar–, a veces pasará más de una semana entre revisión y revisión, o solo ejecutarás los pasos clave del procedimiento.

Lo importante no es cumplir a rajatabla con lo que dice David Allen, sino sentir que todo está bajo control.

Sin embargo, mientras consolidas el hábito, te recomiendo que trates de ajustarte lo más posible al siguiente procedimiento, que es el que yo uso. Como verás, soy bastante ortodoxo, con una revisión semanal dividida en 10 pasos, agrupados en 3 fases claramente diferenciadas:

Haz limpieza

1. Recolecta papeles y objetos. (5 minutos) Revisa a tu alrededor y pon en la bandeja de entrada del escritorio todo lo que esté fuera de lugar: papeles, facturas o cualquier objeto que represente algo por hacer.

2. Vacía tu cabeza. (5 minutos) Haz una pequeña lluvia de ideas –brainstorm– para sacar de la cabeza cualquier ideas o asunto que sientas que te tienen preocupado. Cuando termines, pon tus notas en la bandeja de entrada.

3. Procesa las bandejas de entrada. (10-15 minutos) Procesa todas las bandejas de entrada que tengas, incluido notas de voz y correos electrónicos. Dependiendo de qué tan diligente hayas sido con tus revisiones operativas, esta tarea puede ser muy rápida, o consumir hasta una hora. Al final, al menos teóricamente, las bandejas deben quedar vacías –y el resultado organizado en tus listas, el calendario y tu archivo de referencia.

Actualiza tu sistema

4. Revisa las próximas acciones. (5 minutos) Repasa tus listas contextuales y marca como completadas las acciones terminadas que por algún motivo estuvieran todavía activas.

5. Revisa el calendario. (5-10 minutos) Confirma que todos los compromisos pasados están cumplidos, y si no, considera eliminarlos o cambiarlos de fecha –quizá tengas que hacer algunas llamadas para ello. Igualmente, repasa los compromisos de los próximos días, y registra las próximas acciones necesarias, como preparar reuniones, comprar billetes de avión, confirmar citas, etc.

6. Revisa las cosas “a la espera”. (10-15 minutos) Marca como completado lo que ya hayas recibido y todavía esté pendiente en tu lista. Envía correos o haz las llamas de seguimiento que sean necesarias para asegurarte de que las cosas siguen en marcha como deben.

7. Revisa la lista de proyectos. (20-30 minutos) Repasa cada proyecto de la lista y asegúrate de que todos tienen al menos una próxima acción activa. Revisa la documentación de apoyo de cada proyecto para ver si tienes que mover próximas acciones a las listas contextuales, o añadir cosas “a la espera” o al calendario. También puedes mover proyectos a la lista “algún día”, si es que no quieres o no puedes ocuparte de ellos en este momento.

8. Revisa tus listas de comprobación. (variable) Repasa otras listas que puedas tener, como rutinas periódicas, para ver si tienes que crear más próximas acciones. Por ejemplo, yo incluyo mi revisión financiera como parte de mi revisión semanal, lo que genera acciones o proyectos nuevos.

Sé creativo

9. Revisa la lista “algún día”. (15 minutos) Repasa todos los elementos de esta lista uno a uno, y mueve a tus listas de próximas acciones y/o proyectos todo lo que quieras activar. Pueden ser cosas que sientas que ya les ha llegado su momento, o cosas que aparcaste temporalmente y que quieras retomar de nuevo. Elimina todo lo que consideres que ya no tiene interés.

10. Añade ideas locas, o no tanto. (5 minutos) Intenta generar al menos una nueva idea o proyecto que te interese especialmente, como aprender a escalar, o hacer un curso de escritura creativa, o crear tu propio negocio –por su naturaleza, casi siempre van a la lista “algún día”. Date permiso para soñar y siembra semillas que, con el tiempo, puedan convertirse en algo grande :-)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por nathanmac87 (via Flickr)

19 comentarios

  1. Hola Jero,

    En mi experiencia personal la verdad es que fui un poco al revés. Primero vi la necesidad de organizarme y de controlar lo que salía de mi cabeza y después me leí GTD.

    Este, sin duda junto con la idea de las bandejas de entrada (sitio que diferencie material sin procesar, del procesado) son los dos conceptos más sólidos que tiene GTD en mi opinión, o por lo menos más necesarios y a la vez menos intuitivos. Un saludo!

    • @Iago:

      Tu experiencia yo creo que es el de todos. No conozco a nadie que llegue a GTD y luego decida organizarse. Más bien es al contrario: necesitas organizarte, investigas y terminas dando con GTD ;-)

  2. Muy buena lista de pasos para ejecutar la revisión.

    Como experiencia personal, comentar, que a mi generalmente me lleva mucho menos tiempo de lo que comentas, 2 horas es es en el caso más extremo, entiendo yo, no?. Lo digo sobre todo para que alguíen que no use todavia GTD no se asuste, ver que tiene que tener 2 horas semanales solo para esto, puede echar para atras a más de uno ;)

    Si tienes pocos proyectos, ya tenias todo procesado de antes (los 3 primeros pasos entonces los haces en ¿15 segundos? ), no tienes muchas cosas en espera, etc, yo puedo tardar 15-20 minutos en total. Comentar también que yo, diariamente, suelo hacer siempre 1 o 2 revisiones operativas, lo que ayuda a que esa revisión semanal sea mucho más rapida.

    Saludos!

    • @edwise:

      La duración de la revisión depende mucho de la cantidad de proyectos, número de bandejas de entrada, documentación de soporte, tamaño de las listas… y sobre todo, de si haces revisiones operativas y de lo exhaustivo que seas.

      Así que sí, es posible que alguien haga su revisión en sólo 15-20 minutos :-)

  3. En mi caso, las primeras tareas que mencionas bajo el epígrafe de “Haz limpieza”, es decir, recopilar, vaciar y procesar la bandeja de entrada, no son parte de mi revisión semanal porque las hago cada día. A mí particularmente me va mejor así, tengo mayor sensación de control.

    • @Francisco:

      Yo también hago “limpieza” todos los días. De hecho, como le decía a edwise, la limpieza diaria, además de darte más sensación de control, es clave para reducir el tiempo de tu revisión semanal.

  4. Hola, Jero.
    En mi caso, es un hábito que me ha costado coger. No le daba la importancia que tiene. Pero es fundamental. Es más, voy a decir que es la vacuna para estar animado y “en flujo” ejecutando GTD. Suena bien eso de ejecutar. Fechar y ejecutar la revisión es la clave para que GTD no se caiga.
    Oye, ¿quién te va a editar esto? Ya tienes material más que suficiente.
    Un saludo

    • @Bernardo:

      Sin duda, la revisión es lo que mantiene todo atado y bajo control. Sin revisión, no hay GTD que se sostenga.

      En cuanto a la edición, estoy preparando un libro electrónico recopilatorio. Al final de la serie lo haré público para quien esté interesado :-)

  5. Hola Jero,
    Siento que hasta el momento, en mis intentos de incorporar GTD para la organización de mi trabajo, ha habido aspectos que hacían que este sistema no acabara de funcionar para mi y por decirlo de manera gráfica “hiciera agua”.
    El caso es que siento que gracias, en gran medida, a tus artículos voy viendo más claros los puntos en los que fallaba, posiblemente porque no comprendía con claridad algún concepto o no le daba la importancia suficiente. Tengo mucho que aprender (a este respecto comentarte que espero con mucho interés tu serie sobre Things), pero voy sintiendo el proceso de organización como algo que “fluye” (como comentan más arriba) de forma circular. Lógicamente cuando hay un punto donde deja de fluir, nuestro trabajo se estanca. En ocasiones tenemos la tentación de dejarlo estar y centrarnos en cosas que nos resultan más agradables o fáciles, pero eso no hace que vaya a mejor, por mucha energía que pongamos. Te confieso que ahora mismo disfruto de mi trabajo mucho más, y comienzo a sentirme más tranquilo con este aspecto de mi vida. De nuevo, enhorabuena por el blog y mucha suerte con la edición del libro.

    • @Jesús:

      Muchísimas gracias por tu comentario. Es una muestra de lo equivocado que está Santana –otro lector– cuando dice que esto es un refrito de GTD. Bueno, quizá lo sea, pero está claro que es un refrito que muchos estáis encontrando útil :-)

      En cuanto al libro, no es una edición en papel, sino autoedición. Se trata de la recopilación de los artículo de la serie, para que os resulte más cómoda la lectura, repaso y consulta. Claro que si hay interés, puedo plantearme escribir algo más extenso y formal, con material nuevo. Todo depende de vosotros ;-)

  6. Hola Jero,

    Precisamente este tipo de artículos son los que gusto de comentar, pues es precisamente en este sentido en el que busco integrar de manera práctica mi aplicación del GTD, necesito ver cómo trabajas tú para poder integrar como ejemplo estas experiencias en mi sistema.

    Hasta la fecha hay cosas que si logro hacer, pero siento que sigo muy enfocado a listas de acciones y aunque llevo un mejor control, siento que todavía falta ver cómo hacer las cosas en la práctica.

    Es complicado en ocasiones vislumbrar bien a bien la esencia de aquello que debes realizar, hasta que en la práctica empiezas a obtener idea de lo que hay que hacer.

    Excelente artículo amigo,

    Un abrazo.

    Omar Carreño

  7. Gracias Jero, una guía excelente que me apunto como base para hacer mi revisión semanal del sistema. Con este guión en la mano ,la revisión semanal o de control ya no parece tan complicada. Por cierto, yo hago la revisión semanal los lunes a primera hora de la mañana ( o mejor dicho, la tengo anotada como tarea rutinaria en la agenda todos los lunes a las 9 horas, ya que es un paso de GTD que me cuesta cumplir y no siempre cumplo el compromiso), me resulta complicado hacerla los viernes a ultima hora de la jornada como los más experimentados aconsejáis porque ese día, y el sábado por la mañana también, los tengo marcados para atender a clientes en el despacho de Avila ( soy abogado y administrador de fincas con un despacho abierto en Madrid y otro en Avila) y además me siento con poca energía para acometer esta tarea tras una semana de trabajo. De igual manera, la revisión diaria la tengo programada para las 9 horas de cada mañana (salvo domingos) ya que suelo tener las reuniones de vecinos (una media de dos semanales) a partir de las 20,00 horas que puedo terminar sobre las 22,00 horas y me parece que sería contraproducente para la adquisición del hábito de la revisión diaria hacerla unos días a última hora de la jornada laboral (aquellos días que no tuviera reunión de vecinos) y otros a primera hora del día (para los días con reunión de vecinos). Claro que a veces tengo que asistir a un juicio a primera hora de la mañana y no puedo hacer la revisión diaria (lo que puede ocurrir sin embargo con menor asiduidad que las reuniones de vecinos, una media de 2 juicios al mes). Crees Jero que esta rutina de revisiones que me he marcado es poco productiva? Acepto encantado cualquier consejo o alternativa. Muchas gracias de nuevo

    • @Juan Carlos:

      Tu planteamiento es más que correcto. En realidad, no importa cuándo ni dónde hagas la revisión semanal, si es el lunes o el viernes, por la mañana o por la tarde. Ni siquiera importa si la revisión operativa es diaria, o la de control es semanal. Lo importante es que adquieras el hábito de revisar tu sistema periódicamente.

      A la mayoría le resulta cómodo hacer la revisión operativa por las tardes, y la de control los viernes por la tarde, porque es cuando baja la intensidad del trabajo y es más fácil concentrarse. Pero si ese no es tu caso, está bien que busques el momento más adecuado.

      A modo de ejemplo, hace tiempo yo lo hacía mis revisiones de control todos los viernes. Luego lo cambié al fin de semana. Y ahora las hago cuando siento que tengo cabos sueltos –me puedo dar este lujo porque ya es un hábito, y generalmente no pasan más de 10 días sin que haga una. Igualmente, hago mis revisiones operativas casi todos los días, pero si un día no puedo, no pasa nada. De nuevo, lo importante es sentir que no hay nada fuera de control.

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