GTD para dummies: la recopilación

GTD para dummies: la recopilación

Por fin llegó el momento de ponerle las manos encima a GTD, el momento que todos estábamos esperando. Y lo hacemos con el primero de los hábitos fundamentales, la recopilación, que no es más que el uno de los principios productivos puesto en acción: el principio de confiabilidad. Recopilar no es hacer, ni siquiera pensar qué es lo que hay que hacer, es simplemente colocar recordatorios de las cosas que tenemos que hacer en un lugar de confianza –después veremos lo que significan y cómo traducirlas en acciones.

Es importante tener claro que GTD no impone una forma particular de recopilación, simplemente nos dice que debemos sacar de la cabeza todos nuestros compromisos y cosas pendientes tan pronto como seamos consciente de ellos, y colocar recordatorios de ellos en unos pocos lugares fijos que tengamos controlados. Cómo saquemos las cosas de la cabeza, y dónde las pongamos, es cosa nuestra –David Allen menciona algunas formas de hacerlo, pero solo a nivel ilustrativo; es decir, las herramientas que menciona no forman parte de GTD.

La recopilación, como casi todos los demás hábitos que forman parte de GTD, es muy fácil de entender y de llevar a la práctica: si un compañero de la oficina te pide algo, lo anotas en algún lado que luego puedas revisar, y sigues haciendo lo que estabas haciendo. Pero no debemos dejarnos engañar por esta aparente sencillez.

El reto de la recopilación es doble: por un lado desarrollar el hábito de la recopilación de manera consistente, en todo momento y lugar, y por otro facilitar el posterior análisis y transformación de esos recordatorios en acciones reales que podamos llevar a cabo.

Por eso es muy importante prestar mucha atención a nuestras costumbres, forma de trabajar y preferencias personales, y elegir las herramientas de recopilación de acuerdo a ello.

La forma más sencilla –y una de las más comunes– de recopilar es utilizar una bandeja de entrada de las que se usan en los escritorios. Esta herramienta es excelente para recopilar todo lo que llega a nosotros en forma de papel, como facturas por pagar, informes por leer, documentos para archivar, notas hechas a mano por nosotros mismos, etc. Y también para recopilar objetos que representan cosas que tenemos que hacer, como un cartucho de impresora vacío –que tenemos que sustituir–, una tarjeta de presentación –que tenemos que pasar a la agenda y/o archivar en un tarjetero–, etc.

La cosa se complica porque casi nadie puede “sobrevivir”, productivamente hablando, con sólo una bandeja de escritorio. La bandeja está muy bien para los papeles y objetos físicos, pero ¿qué sucede con las tareas que nos llegan por correo electrónico, con las ideas que nos asaltan en la consulta del doctor, o con las cosas que son más fáciles de ver que de describir, como el bote de suavizante que te encargó tu mujer…?

La idea es que, si nos acordamos de que tenemos que llevar el perro a vacunar cuando estemos conduciendo, podamos recopilar esa tarea inmediatamente –grabando una nota de voz en nuestro teléfono móvil, por ejemplo. Es decir, necesitamos tener siempre las herramientas adecuadas cuando las necesitamos –principio de contexto–, o no podremos recopilar adecuadamente.

Así pues, debemos seleccionar tantas herramientas de recopilación como necesitemos, en función de nuestras preferencias, nuestra forma de vida y nuestro entorno: no es lo mismo pasar el día sentado frente a un ordenador en tu oficina, que pasar la mayor parte de tu tiempo en la calle visitando clientes; hay quien prefiere herramientas de “baja tecnología” –papel y lápiz–, y quien prefiere trabajar online. Y al mismo tiempo, debemos mantener el número de estas herramientas reducidas al mínimo –principio de simplicidad–, o será muy difícil adquirir el hábito del procesamiento, que veremos en próximos artículos.

A modo de ejemplo, mis herramientas de recopilación son las siguientes:

1. Una bandeja de entrada. Bueno, en realidad son dos, una en la oficina y otra en casa. Y en realidad son más que sólo bandejas de entrada, pero eso lo veremos más adelante en otros artículos.

2. Una libreta. Se trata de mi famosa libreta recopiladora ecológica, que me sirve para desarrollar ideas, hacer mapas mentales, tomar notas en las reuniones y muchas otras cosas. También tengo dos, una en la oficina y otra en casa.

3. Mi teléfono móvil. Donde puedo tomar fotos, grabar notas de voz y anotar rápidamente ideas y pendientes en una lista de tareas, una especie de bandeja de entrada virtual –para los curiosos, la aplicación que utilizo es Things para iPhone, pero a efectos prácticos cualquier lista de tareas simple puede funcionar si sabes utilizarla.

4. El correo electrónico. De nuevo tengo dos, uno para mis asuntos personales y otro para los asuntos de trabajo. Por suerte –alguno diría por desgracia– cada vez más tareas nos llegan por este medio, así que es fundamental tener una cuenta de correo electrónico y saber manejarla de manera correcta.

Puede parecer que son pocas, pero os aseguro que son las únicas que necesito. Insisto, el problema no es que se necesiten herramientas complicadas o que la recopilación suponga un esfuerzo intelectual enorme. El secreto reside en elegir las herramientas adecuadas, y utilizarlas con consistencia.

En próximos artículos profundizaremos en la manera de utilizar estas y otras herramientas de recopilación. Ahora es vuestro turno de aportar ideas, compartir vuestra experiencia y presentar las dificultades que habéis encontrado –si es que lo habéis intentado alguna vez.

¿Qué herramientas de recopilación utilizas o podrías utilizar según tu situación personal? ¿Cuáles has utilizado y no te han funcionado? Compártelo con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Capture Queen (via Flickr)

22 comentarios

  1. Anda que como te vea Pere Navarro diciendo que grabemos notas de voz en el móvil mientras conducimo!!!

    Muy difícil adquirir el hábito de la recopilación de forma correcta. Siempre me suele pasar que hay cosas que debería haber anotado, pero mientras entoy manteniendo esa conversación (a veces conmigo mismo), no me salta la alarma de “Hey, pájaro!! Que esto es una de esas cosas que DEBES anotar!! No la dejes en tu cabeza!!!”

    Me encanta este GTD para Dummies. Lo seguiré hasta el final.

    • @Guillem:

      Yo grabo notas de voz mientras conduzco… en los semáforos :-)

      Tienes toda la razón. Como ya he dicho muchas veces, la dificultad de la recopilación no es la recopilación en sí, sino adquirir el hábito de llevar siempre contigo una herramienta de captura y utilizarla siempre, pero SIEMPRE.

      Muchas gracias por seguir la serie. Espero poder arrojar un poco más de luz conforme avancemos.

  2. Muchas gracias por tus explicaciones tan ilustrativas.
    Empiezo a tener a raya mi bandeja para la oficina, pero no la de casa. No sé si te refieres a las cosas de “casa”, propias del mantenimiento (o supervivencia) en el hogar, o de las personales (vida social, etc) u otras actividades en las que trabajas, véase este blog. Todo lo que pasa fuera de la oficina y resulta difícil recopilarlo de manera eficaz, con lo que todo lo demás, va de la mano. ¿Qué recomiendas?

    • @TreintaAbriles:

      No debemos confundir “áreas de responsabilidad”, que pueden ser muchas y variadas, con lugares físicos donde recopilas –generalmente 3: oficina, calle y casa. No importa donde te encuentres, siempre tendrás necesidad de recopilar cosas, y estas cosas pueden pertenecer a cualquier de tus ámbitos de responsabilidad.

      La bandeja de la oficina no sirve sólo para capturar cosas de tu ámbito profesional, también debes utilizarla para capturar tareas e ideas de tus ámbitos personales –lo mismo es válido para la calle o para casa. Limitar el uso de cada bandeja para cierto tipo de cosas dinamita la utilidad de la recopilación, que no es otra que poder capturar cualquier cosa en cualquier lugar.

      Al final, todo deberá caer en el mismo sistema unificado e integrado –el de las cosas de las que tú eres responsable.

  3. Yo también tengo 2 libretas pero con una distribución diferente.

    La primera está en el bolsillo interno del abrigo (siempre que
    estoy fuera tengo oportunidades de tener ideas), y la segunda está en la mesilla de la cama.

    No sé por que pero después de desplomarme como un saco de patatas y dar ese suspiro de “que largo ha sido todo el día”, justo en ese instante de calma, es cuando me surgen algunas de las mejores ideas. Claro que con ese cansancio sería hasta perjudicial no tener la libreta a mano.

    Un saludo

    • @Iago:

      Sí, las ideas nos pueden llegar –y de hecho nos llegan– en los lugares y momentos más inverosímiles. Por eso es fundamental contar con una herramienta de captura lo más portátil y versátil posible, que siempre llevemos encima. En mi caso ya no uso papel, solo Things en mi iPhone, pero la idea es la misma.

      Por cierto, te asustarías dónde me han llegado algunas de mis mejores ideas ;-)

  4. Hola,

    Muy bueno tu blog. Me gustaria saber la forma en la cual usas las libretas. ¿que item llevan?, o solamente pones la fecha y la llevas a la bandeja.

    Saludos

    • @Raúl:

      Cada hoja de la libreta va encabezada con la fecha nada más. Cuando son ideas, la anota, arranco la hoja y la pongo en una bandeja de escritorio. Cuando son notas para un proyecto o de una reunión, le añado un breve título descriptivo al comienzo, numero las hojas –si son más de una–, y luego las arranco, las grapo y las pongo en la bandeja de entrada.

  5. Lo curioso de recopilar es que es una de las cosas más fundamentales pero al principio no es complicado ¿No?
    No es como procesar, que si uno no procesa se le hace una pila enorme de cosas…

    • @Catriel:

      Como ya he comentado en otras ocasiones, la técnica de la recopilación –como casi todas las demás en GTD– es muy sencilla, y casi de sentido común. El problema no radica en aprender a recopilar, sino en desarrollar la disciplina para recopilar siempre, en todo momento y lugar, estés donde estés y a la hora que sea.

  6. Yo querría resaltar la importancia vital para el éxito de GTD que tiene la recopilación. Creo que esta fase, junto a la de revisión, es fundamental. Gracias a una buena sistemática de recopilación podemos tener la tranquilidad de despejar la mente y centrarnos exactamente en lo que nos debemos centrar. En mi caso particular, la recopilación tiene prioridad sobre el resto, es decir una acción de recopilación puede interrumpir cualquier otra cosa que este haciendo.

    También creo importante destacar que recopilar es “solo” eso: captar. Es decir, no debemos pensar sobre lo que acabamos de recopilar, su finalidad, su ejecución,…, nada. Solo “al cesto” y luego ya veremos. Lo digo, porque realmente recopilar un item nos puede llevar entre 5 y 20 segundos, nada más.

    Las herramientas que yo utilizo para recopilar son:

    1.) Teléfono móvil, en una lista de tareas. Como siempre lo tengo encima es lo más útil)
    2.) Grabadora de voz del móvil, aunque no la suelo utilizar mucho
    3.) Libreta
    4.) Bandejas físicas para papeles: una en el maletín del ordenador (no tengo un puesto fijo en el trabajo) y otra en casa
    5.) Correo electrónico: la cuenta del trabajo y la cuenta personal

    Por último, en mi caso a la hora de las revisiones (diarias y/o semanales) siempre tengo anotadas cuales son mis bandeja de entrada para que no se me escape ninguna.

    Un saludo!!

    • @David:

      Has entendido perfectamente la esencia de la recopilación –y tu esquema es casi idéntico al mío :-)

      Se trata de capturar en el momento, y olvidarte después –hasta que tengamos que procesar lo capturado, como veremos pronto. Una vez entendido eso, las cosas se simplifican mucho. El único reto importante es dar con las herramientas adecuadas que te permitan estar siempre alerta para cuando surja una idea.

      Ah, y buen truco el de incluir una lista de bandejas de entrada a revisar en tu “rutina” de revisión. Pero eso es algo que veremos después –no nos adelantemos.

  7. Jero,

    Pues siguiendo al pie de la letra las indicaciones ya estoy haciendo una depuración física para tener bien organizada mis bandejas de entrada.

    De esta forma creo que es más fácil llevar a cabo todas las actividades, es más fácil llevar un orden de esta forma, así que me declaro “copión” en el sentido de estar organizando mis bandejas de entrada de la misma forma en la que tú lo haces.

    Voy bien amigo, estoy captando todo y completando mis estudios así que de esta forma será más fácil llevar a cabo dicha actividad de recopilación.

    Sigo instaurando los cambios necesarios para que todo quede bien.

    Te mando un abrazo.

    Saludos,

    Omar Carreño

  8. Buenas a todos.
    Finalmente conseguí acabar con mi achuchon laboral y estoy retomando mis puntos de interés.
    Recopilar, recopilar, yo hago en mi moleskine. Tengo las páginas impares donde hago la recopilación, tomar notas, añadir mapas mentales.
    Son mi cajón desastre.
    Yo trabajo detrás de un ordenador, pero me he dado cuenta que las ideas que pueda tener o puedan darme, normalmente las tengo lejos del ordenador. A parte, el echo de escribirlas a mano, algo tan poco habitual en mi vida, me hace tomar más consciencia.

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