GTD para dummies: la planificación natural

GTD para dummies: la planificación natural

En el artículo anterior de la serie veíamos que existen dos tipos de proyectos, los autogestionados y los formales. De ellos, los primeros constituyen la gran mayoría, y generalmente no requieren de documentación de apoyo ni planes formales para ser gestionados.

Los proyectos formales son diferentes. Aunque menores en número, suelen ser los más importantes en términos de su impacto en la consecución de nuestros objetivos. Su gestión es relativamente sencilla una vez sabemos qué próximas acciones tenemos que llevar a cabo pero, ¿cómo determinar dichas acciones?

Planificación normal vs. planificación natural

Como ya vimos, la primera siguiente acción de cualquier proyecto formal –no autogestionado– es “planificar el proyecto”. Ahora bien, existen 2 formas de realizar esta tarea: de la manera en que generalmente lo hacemos –desordenada y bastante antinatural–, o de la manera en que nuestro cerebro analiza y gestiona inconscientemente cualquier actividad, de forma natural.

Parece ilógico, pero la manera normal en que solemos planificar generalmente es la más antinatural. Cuando intentamos planificar de manera consciente caemos en formas de enfoque artificiales y poco efectivas. Normalmente queremos empezar la casa por el tejado, nos emocionamos con las primeras ideas que tenemos y vamos atacando las cosas según se nos ocurren.

Tarde o temprano la situación empieza a complicarse. Se nos olvidan elementos importantes, no podemos cumplir los plazos, estamos fuera de presupuesto… hasta que sobreviene la crisis.

Curiosamente, al final, después de un montón de estrés, terminamos llegando al modelo de planificación natural, pero por el camnio equivocado. ¿Por qué no aplicarlo desde el principio?

Los 5 pasos de la planificación natural

Planificar de manera natural no es otra cosa que enfocar los proyectos de la manera en que nuestro cerebro enfoca normalmente cualquier problema inconscientemente. Para ello, debemos realizar las siguientes 5 actividades:

1. Determinar el propósito (por qué). Parece una obviedad, pero raramente iniciamos un proyecto sabiendo exactamente por qué lo hacemos, es decir, teniendo meridianamente la razón u objetivo último por lo que decidimos llevarlo a cabo.

Muchas de las decisiones que debemos tomar a lo largo de los proyectos tienen que ver con el propósito. O como decía mi padre, si sabes que quieres matar hormigas, no es necesario que utilices una pistola: usa insecticida ;-)

2. Aclarar la visión (qué). Además del por qué, es necesario saber qué es lo que se espera conseguir al terminar el proyecto. Si no sabemos cómo es el resultado final, nunca sabremos cuándo, o si hemos terminado el proyecto exitosamente.

3. Generar ideas (cómo). Una vez claros el por qué y qué, es hora de encontrar el cómo. Para ello debemos generar todas las ideas que podamos, por ejemplo mediante mapas mentales.

La captura por escrito es muy importante para poder mantener el enfoque el tiempo suficiente como para generar todas las ideas que sea posible. En esta etapa no importa si las ideas son descabelladas, difíciles de llevar a la práctica o parecen obvias. Todo vale. Lo importante es tener mucho material con el que elaborar el plan.

4. Organizar las ideas. Una vez empezamos a generar ideas, aparecerán relaciones de manera natural: esto debo hacerlo antes que aquello, fulanito puede encargarse de eso, para hacer esto tengo que asegurarme primero de esto otro, etc.

Es el momento de revisar y filtrar las ideas, organizar las actividades o subobjetivos en fases, asignarles prioridades, y decidir qué recursos serán necesarios para hacer cada cosa.

5. Extraer las siguientes acciones. Y ahora sí, por último, toca desglosar las actividades en siguientes acciones físicas que podamos hacer.

Este desglose, que puede realizarse poco a poco según avance el proyecto, será el que utilicemos para ir poblando las listas contextuales. Se entiende pues la importancia de revisar toda esta información de manera periódica, de forma que podamos estar seguros del avance adecuado del proyecto –veremos más sobre esto cuando hablemos de la revisión del sistema GTD.

La planificación natural en la práctica

Aunque este modelo de planificación parece demasiado formal, en realidad no lo es en absoluto. Lo hacemos todos los días para realizar muchas actividades cotidianas, como por ejemplo salir a cenar con nuestra pareja, o comprarnos un nuevo ordenador.

Dependiendo del proyecto, la planificación natural puede darse de manera rápida e informal sobre un par de hojas en blanco. O puede formalizarse todo lo que queramos, con planes detallados en hojas de cálculo, o utilizando herramientas de gestión de proyectos especializadas.

Somos nosotros los que, a la vista de la naturaleza del proyecto, determinaremos por escrito –o no– todos estos elementos. Lo importante es que seamos conscientes de estos 5 pasos, y tengamos claras las respuestas a todos los interrogantes importantes, antes de iniciar cualquier proyecto.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Velo Steve (via Flickr)

5 comentarios

  1. Para mi lo primordial de seguir un método estructurado por pasos en un tema tan delicado (decisivo para como se desarrollará el proyecto), es que nos evita el tener que decir cómo afrontar cada nuevo proyecto y poder cometer errores ya en esta etapa antes de la ejecución. Un saludo Jero.

    • @Iago:

      Exactamente, siempre que se pueda es buena idea procedimentar las cosas que hacemos. No solo facilita la puesta en marcha, sino que nos ayuda a hacer las cosas con calidad, siempre de la misma forma.

  2. Hola Jero,

    Aunque me había prometido a mi mismo no comentar en la serie para no estar sonando muy repetitivo en cuanto a mis dudas y felicitaciones, en este artículo no he podido resistir el deseo de agradecerte por tan buena forma de esquematizar la planeación natural, creo que esto es fundamental para lograr una mente productiva en crecimiento constante.

    Me gustó mucho, te mando un gran abrazo mi querido amigo,

    Saludos,

    Omar Carreño

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