GTD para dummies: la hora de la verdad

GTD para dummies: la hora de la verdad

Por mucho que hayamos recopilado, procesado y organizado, la hora de la verdad llega cuando tenemos que hacer el trabajo. Toda la preparación de los artículos anteriores de la serie tiene como único fin empezar a trabajar y hacer desaparecer los siguientes acciones de las listas.

Es probable que hayas llegado hasta aquí de forma relativamente fácil. Seguro que ya tienes unas cuántas listas llenas de tareas, y ya has empezado ha adquirir el hábito de recopilar ideas en cualquier sitio. Pero no te engañes, esa es la parte más fácil.

La idea detrás de la “ejecución” de tareas es muy sencilla: a la vista de las distintas acciones que tenemos en las listas, debemos elegir una de ellas y… hacerla. El reto consiste en saber elegir cuál de esas próximas acciones es la más adecuada en cada momento –bueno, eso y vencer la tendencia natural que todos tenemos a la procrastinación, pero eso es otro asunto :-)

Si me has hecho caso a lo largo de los artículos anteriores de la serie, al menos tendrás clasificadas tus acciones por contextos. Sin esta clasificación básica es muy complicado elegir la próxima acción. Simplemente, hay cosas que solo se pueden hacer en cierto lugar o con cierta herramienta. Y si tienes todas las acciones en una sola lista, perderás mucho tiempo en “escanearla” para identificar las cosas que puedes hacer aquí y ahora.

Las 3 preguntas

Así que la primera pregunta que debes hacerte para elegir la siguiente acción es:

¿En qué contexto estoy, y qué puedo hacer con las herramientas y recursos que tengo a mano?

Responder a esta pregunta consiste simplemente en elegir una de las listas contextuales: oficina, casa, recados, ordenador, teléfono, etc.

Dependiendo del contexto, es posible que después de responder esta pregunta todavía tengas muchas posibilidades entre las que elegir. En ese caso tienes 2 opciones: tomar la primera acción de la lista y ponerte con ella… o utilizar otros criterios que te ayuden a reducir aún más la lista.

El segundo criterio más importante, después del contexto, es el tiempo disponible. No tiene sentido ponerte a hacer una investigación complicada si dentro de 5 minutos tienes una reunión. Así que la siguiente pregunta que debes hacerte es:

¿Cuánto tiempo tengo disponible en este momento para trabajar sin interrupciones?

Puedes responder esta pregunta a ojo para cada siguiente acción de la lista, pero es mucho más interesantes si “etiquetas” cada próxima acción con el tiempo, como por ejemplo “menos de 10 minutos”, “media hora” o “más de una hora”.

El otro criterio importante que debes tener en cuenta es tu nivel de energía o tu capacidad de concentración. Generalmente estamos mucho más frescos a primera hora de la mañana, por lo que podemos acometer tareas más pesadas. Otras veces sentimos que no estamos para muchos trotes, por lo que sería mejor emplear nuestro tiempo en tareas rutinarias, mecánicas y sencillas.

La tercera pregunta sería, pues:

¿Estoy en condiciones de hacer trabajo de alta calidad o mejor me dedico a tares sencillas?

¡Cuidado! A la hora de responder a esta pregunta corremos el riesgo de confundir un nivel de energía bajo con ganas de procrastinar. Una cosa es dejar para luego el análisis de un proyecto complicado y ponernos a archivar o hacer llamadas telefónicas, y otra muy distinta procrastinar el análisis sistemáticamente y “perder” el tiempo navegando por Internet.

De nuevo, podemos determinar el nivel de energía necesario de cada próxima acción sobre la marcha, pero es mejor si etiquetamos las acciones a priori con una marca de “alto”, “medio” y “bajo”. De esta forma será más fácil y rápido filtrar las listas.

Un proceso automático

Aplicar esta serie de filtros para elegir la siguiente acción parece algo complicado, pero en realidad no lo es.

Con un poco de práctica, incluso si no se utilizan etiquetas de tiempo y nivel de energía, la revisión de la lista no debe llevar más de unos pocos segundos cada vez que vas a elegir la próxima acción. Y si utilizas alguna herramienta de “alta tecnología” como Things, filtrar las listas es prácticamente inmediato.

Lo urgente y lo importante

Hemos hablado de contexto, tiempo y nivel de energía, pero no hemos dicho nada al respecto de las tareas urgentes e importantes.

Desde luego, es posible utilizar también etiquetas para filtrar las próximas acciones según estos criterios –y de hecho muchos practicantes de GTD lo hacen así. Sin embargo, creo que esta no es la manera más efectiva de hacerlo.

Para empezar, la importancia no es un criterio considerado por GTD. Todo lo que está en las listas es trabajo que debemos hacer, y si las gestionamos adecuadamente, todo será terminado llegado el momento. Por otra parte, lo urgente no debería regir nuestro día a día.

Queda claro que la gestión de este tipo de tareas merece un tratamiento a parte. Así que es un tema que quedará pendiente para el próximo artículo de la serie.

¿Cómo tomas la decisión de qué harás en cada momento? ¿Utilizas otros criterios? Comparte tu experiencia dejando un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por totalAldo (via Flickr)

4 comentarios

  1. El sistema GTD habla de hacer un rápido filtrado según las 3 preguntas, para ver qué acción / tarea es la más adecuada a continuación. Sin embargo, leyendo blogs de productividad (por ejemplo el de Berto Pena) hay algunas acciones complementarias, que no contradicen necesariamente GTD, y que me parecen muy interesantes y productivas:
    - Análisis al finalizar el día, de cuáles son las tareas fundamentales que deberíamos hacer el día siguiente. Esto ayuda al menos a situar tareas importantes e ir haciéndolas un hueco, mejor que decidirlas en el momento al día siguiente. En el día N+1 haremos primero estas tareas (salvo que surja algo muy urgente), y luego pasamos al procedimiento habitual de GTD que describes en este articulo.
    - Proponerse cada día, hacer al menos una tarea que no estaba prevista y que notemos que estábamos postergando, aunque quede mucho para que venza su fecha de compromiso. Esto ayuda a evitar la procrastinación y que nos pille el toro, la anticipación.

    No quería dejar de comentar estas recomendaciones porque creo que enriquecen bastante el sistema. Yo trato de seguirlos y la verdad es que me aportan bastante.

    Otra cosa, no sé el resto de la gente pero la verdad es que tengo un contexto OFICINA que es gigantesco y me veo obligado a intentar subdividir, aún estoy meditando cuál sería el mejor modo :)

    • @DOB:

      Sin duda, hay muchas técnicas e implementaciones concretas de GTD. Gracias por compartir algunas de ellas –Berto Pena tiene mucha experiencia, y merece la pena probar muchas de sus recomendaciones.

      En cuanto a tu contexto “oficina”, a mucha gente le funciona crear subcontextos –en realidad no son contextos, sino modos de trabajo. Dedica ciertas horas del día a realizar cierto tipo de trabajo. Así te asegurarás de que no quedará nada retrasado.

  2. DOB, sobre tu último comentario de los diferentes subcontextos, no hay mejor momento para pensar este tipo de cosas y dotar de un poco de innovación a tu sistema GTD que en tu revisión semanal (IM-PRES-CIN-DI-BLE, por cierto).

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