GTD para dummies: el procesamiento (y 2)

GTD para dummies: el procesamiento (y 2)

Al contrario de lo que pudiera parecer, lo más difícil a la hora de procesar es posponer las cosas –quién lo iba a decir ;-) Y es complicado porque debemos asegurarnos de que, una vez fuera de la bandeja de entrada, el trabajo que representan debe seguir estando controlado.

En esta segunda parte dedicada al procesamiento vamos a ver cómo manejar las cosas que posponemos. Aunque no hagamos mención a ello, asumiremos que ya hemos aplicado el filtro de las 5 preguntas que vimos en el artículo anterior, y que no hemos podido eliminar, archivar, delegar o hacer la cosa en cuestión en menos de 2 minutos. Es hora pues de posponer.

De nuevo, para posponer eficazmente algo, debemos hacer un análisis rápido y responder mentalmente a una serie de preguntas –y de nuevo, este proceso es mucho más rápido en la práctica de lo que parece al explicarlo.

1. ¿Es una tarea compleja? El criterio para responder esta pregunta es muy simple: si la tarea requiere una sola acción física para concluirla –por ejemplo, hacer una llamada para concertar una cita–, entonces será sencilla; si requiere varias acciones físicas –por ejemplo, averiguar dónde hay un taller de laminado, y luego llevar el coche para arreglar–, entonces será compleja.

Como vemos, no nos referimos aquí a dificultad en su ejecución, sino en el número de pasos que debemos dar para dar la tarea por terminada. Las tareas que aquí llamamos simples, David Allen las denomina próximas acciones, y las complejas él las llama proyectos.

Si se trata de una tarea compleja –un proyecto– lo único que tenemos que hacer por el momento es añadir un recordatorio en una lista de proyectos. Esta lista la utilizaremos para dar seguimiento y repasar de un vistazo los frentes que tenemos abiertos en un momento dado. Es muy importante hacer hincapié en ello: no se trata de una lista de tareas ni de acciones, es simplemente un recordatorio de los resultados a corto o medio plazo que queremos conseguir: organizar las vacaciones, entregar el presupuesto de ventas, hacer el cambio de oficina, etc.

Como resulta obvio, cada proyecto de esta lista generará unas pocas –o muchas– próximas acciones.

2. Si es una próxima acción, ¿qué necesito para llevarla a cabo? No todas las acciones pueden llevarse a cabo en el mismo lugar, o con los mismos elementos. Por ejemplo, no podemos cortar el cesped del jardín cuando estamos en la oficina. Así que debemos clasificar las acciones según el contexto en que debemos realizarlas.

Generalmente tendremos al menos 3 contextos: casa, oficina y en la calle –o recados. Casi siempre se trata de contextos físicos, pero a veces puede haber otro tipo de contextos –por ejemplo “internet”, si es que sólo tenemos internet en un lugar y tenemos cosas que sólo podemos hacer estando conectados.

Para cada contexto tendremos una lista distinta, o si decidimos utilizar una sola lista, al menos debemos ser capaces de filtrar rápidamente las acciones de un contexto determinado –por eso no resulta práctico implementar GTD con papel y lápiz, aunque ciertamente es posible.

Ser capaces de filtrar las acciones de un solo contexto es fundamental para ocultar todas las acciones que no podemos llevar a cabo en este momento, y centrarnos exclusivamente en lo que sí podemos hacer. Ello facilitará enormemente la toma de decisiones cuando estemos en modo “trabajo”.

3. ¿Qué otros criterios condicionan la próxima acción? Poca gente considera este tercer punto a la hora de poner en práctica GTD, y sin embargo es uno de los aspectos que considero más potentes del método de David Allen.

Casi siempre clasificar las acciones por su contexto es más que suficiente para tener un adecuado control del trabajo. Pero a veces conocer otros factores nos puede ayudar a mejorar nuestra eficiencia considerablemente. Me estoy refiriendo a cosas como el tiempo estimado que tendremos que dedicar, o el nivel de energía que será necesario aplicar.

No siempre tenemos 2 horas seguidas para trabajar en cualquier cosa de la lista, y desde luego es probable que no tengamos la misma energía mental a primera hora de la mañana que a última hora de la tarde.

Conocer estos factores, al menos para algunas de las próximas acciones, nos permitirá “afinar” todavía mucho mejor nuestras decisiones a la hora de elegir qué haremos a continuación.

Como vemos, procesar se reduce a 4 cosas: eliminar lo que no sirve, archivar lo que queremos guardar, hacer rápidamente algo, o añadir un entrada a una lista –ya sea de cosas delegadas, de proyectos o de próximas acciones. Las listas de cosas delegadas y de proyectos son simplemente listas para dar seguimiento; las listas de próximas acciones son el trabajo que realmente tenemos que llevar a cabo lo antes posible.

Antes de pasar a ver cómo utilizar estas listas para hacer el trabajo real –incluida la gestión de las interrupciones–, en el próximo artículo de la serie veremos cómo procesar un tipo muy especial de bandeja de entrada que ya se ha vuelto imprescindible en nuestro trabajo: el correo electrónico.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por westy48 (via Flickr)

19 comentarios

  1. Hola Jero. Me resulta interesante ir siguiéndote en esta serie en que paso a paso vas introduciendo un elemento nuevo de GTD.
    Esta dinámica nos da tiempo a tus lectores a reflexionar con un poco de sosiego y perspectiva sobre cada parte del proceso.
    Estoy en un momento en que tengo el GTD un poco descuidado, no he llegado a integrarlo totalmente en mi proceso de trabajo. Me encuentro cómodo con la recopilación y la utilización de listas fundamentalmente a través de things, me viene especialmente bien para la recopilación y no olvidarme de las tareas pequeñas. Pero tengo problemas en algún punto del procesamiento; tengo confiannza de que encontraré algunas respuestas en tus próximos artículos.
    Básicamente tengo en la actualidad algunos trabajos que son proyectos amplios, que requieren muchas horas seguidas de trabajo frente al ordenador. Realmente me encuentro que no se bien como dividir estos proyectos en tareas más pequeñas, no se si por falta de experiencia, pero me llego a plantear que no es necesario preocuparse por esto. Evidentemente lo que me funciona es lo que me ha funcionado siempre,antes de conocer el método GTD, y es dedicarle esfuerzo y horas de trabajo al trabajo. Pero no dejo de tener cierta duda de fondo de porqué dejo esto al margen del GTD.

    • @Jesús:

      Un artículo de la serie estará dedicado específicamente a la gestión de proyectos. Es posible que ahí encuentres tus respuestas. Si no es así, te pido por favor que compartas tus dudas llegado el momento, y tratamos de resolverlas ;-)

  2. Ya sabes que a mi la división de contextos no me gusta. Soy un firme defensor de la centralización de toda la organización. Y si esto no fuese posible, como mínimo, se debería jerarquizar los diferentes puntos (casa, trabajo, etc) para saber siempre cual concentrará la mayor parte de la organización y los recursos conflictivos (esos susceptibles de ser útiles en más de un contexto).

    Un saludo

    • @Iago:

      Una cosa es que tengas centralizado tu sistema –por ejemplo, con Evernote, o con Things–, y otra cosas que decidas no utilizar contextos.

      La existencia o no de contextos no es algo que podamos decidir nosotros. Existen porque así lo requiere nuestra forma de vida. Si tienes cosas que sólo puedes hacer en casa, y otras que solo puedes hacer en la oficina, necesariamente tendrás que crear esos 2 contextos –o tu sistema será muy ineficiente.

      Creeme si te digo que los contextos son un concepto muy potente. Sin ir más lejos, acabo de crear hace unos días un contexto llamado “Compras”, un caso particular de “Recados”, que me está ayudando enormemente a la hora de planificar mis salidas los fines de semana, y no procrastinar sistemáticamente mis compras.

  3. Enhorabuena por esta serie de post GTD para dummies, me esta resultando muy instructiva.

    Llevo ya como cerca de mes y medio leyendo sobre GTD, empezando a ver como implementarlo, en breve empezaré a leerme el libro (lo tengo encargado y esta ya en camino :P ), y tu blog es uno de los que más me esta gustando :)

    Un saludo!

  4. Hola Jero, gracias por esta visión paso a paso de gtd, ayuda mucho a asimilar conceptos. En esta ocasión me ha ayudado a diferenciar entre próximas acciones (tareas simples) y proyectos, ya que yo vengo incluyendo las proximas acciones de los proyectos también en la lista de próximas acciones, vamos que tengo todas la proximas acciones a realizar, sean simples o de proyectos, creo que con tu post, cobra más sentido incluir solo las tareas simples.

    Saludos.

    • @valenciana21:

      Creo que diferenciar proyectos de siguientes acciones es una de las grandes aportaciones de GTD –y donde fallan estrepitosamente otros métodos. si tienes todo junto, en una sola lista, es difícil tener una visión clara de los objetivos a corto plazo –proyectos– a los que te has comprometido.

      Mantener una lista separada de dichos objetivos es fundamental a la hora de revisar tu sistema y evaluar cómo lo estás haciendo, como veremos más adelante.

  5. Hola Jero.
    Una preguntita… supuestamente una vez hemos sacado un objeto de la bandeja de entrada, no debe volver a la misma. Pues bien, ¿qué hemos de hacer con un objeto que hayamos sacado de la bandeja y que hayamos puesto un recordatorio en nuestras listas?
    Por ejemplo, supongamos que ponemos un informe en nuestra bandeja de entrada. Lo procesamos y decidimos que tenemos que encuadernarlo, pero en ese momento no tenemos encuadernadores, así que anotamos en nuestras listas “comprar encuadernadores” y “encuadernar informe X”. Pues bien, ¿qué hacemos con ese informe? ¿Donde lo ponemos?

    Gracias y un saludo.

    • @Agustín:

      Precisamente en el artículo de hoy, dedicado al procesamiento del correo electrónico, tienes una pista: la carpeta “soporte” ;-)

      Para las cosas que debes conservar “a la mano”, porque las necesitarás para completar tus siguientes acciones o proyectos, yo tengo una segunda bandeja llamada “en curso” o bandeja de “soporte”. De hecho, tengo 3 bandejas apiladas: la de arriba es la bandeja de entrada propiamente dicha, la central es la bandeja de cosas “en curso”, y la de abajo es la de cosas “para leer” –un caso particular de “en curso”, que puedes ignorar si no tienes mucho material que leer.

      Esta configuración la tengo igual en mi casa. Tú puedes hacer lo mismo, o adaptarlo según tus necesidades –por ejemplo, si tienes un volumen muy grande de papel que debes dejar “en curso”, a lo mejor puedes utilizar un cajón completo de tu cajonera.

  6. Hola Jero,

    Me he mantenido muy al margen de comentar en los artículos pues estoy “recopilando” todos los conceptos que están saliendo para tener un conocimiento integral del GTD, hasta el momento he logrado mantener una organización especial, sin embargo, otra vez caigo a lo mismo a mis listas y al tener que realizar las cosas planeando de un día para otro.

    Me estoy empezando a encontrar con que si mis bandejas de entrada están en orden, pero al momento de procesar me cuesta trabajo organizarme mejor.

    Sé que esto va a llevar tiempo, sin embargo si debo lograr conceptualizar mejor los proyectos.

    Saludos,

    Omar Carreño

    • @Omar:

      Tendremos oportunidad de compartir muchas ideas e inquietudes en mi viaje al DF de la próxima semana. Si te parece, lo dejamos para entonces. Después publicaré las conclusiones que puedan ser de interés para otros lectores :-)

  7. Hola Jero,

    muchisimas gracias por esta serie de artìculos, estoy siguiendo de cerca leyendo detenidamente cada post que vas poniendo.
    soy un entero neofito en GTD y estoy tratando de ponerlo en pràctica.
    por el momento tengo una duda con la recopilaciòn ya que tengo varios inbox “mail”, libreta, 2 bandejas de entrada.
    asi que cuando me digo: ok, es hora de procesar y agarro un inbox tras otro pasandolo a mis “carpetas centralizadas” esto me resulta algo moroso por que con los mails no tengo problemas pero de la libreta estoy redactando otravez lo que escribi, esta vez en la carpeta respectiva.
    Estoy seguro que algo no estoy haciendo bien, o es que deberia tener una versiòn en mi mail de “procesando, en espera, proyecto” y otra en fisico para mis notas y bandejas de entrada? y eso que no he incorporado notas de voz como inbox :D

    Gracias por tu tiempo

    Saludos,

    Hernàn

    • @Sayubu:

      Bueno, es inevitable que haya cierto grado de duplicidad a la hora de procesar y organizar tus listas, especialmente si recopilas en papel y llevas tus listas en el ordenador. Si trabajas mucho en papel y no quieres eliminar esta situación, puedes mantener tus recordatorios en carpetas físicas. De esta forma simplemente tomarías cada nota de la bandeja de entrada –para ello es importante que cada hoja tenga una sola idea o siguiente acción–, y la colocarías en la carpeta del contexto correspondiente.

      De todos modos, a la hora de procesar es inevitable que muchas cosas cambien de forma o de redacción como consecuencia del análisis que hagas de ellas. Así que no creo que puedas evitar completamente la tarea de reescritura.

      Espero haberte ayudado con la explicación. Si no, por favor no dudes en volver a preguntar lo que no esté claro.

  8. Hola Jero,

    Genial esta series “for dummies”.

    Una vez que has apuntado un recordatorio para ese proyecto que has detectado, ¿cuando y cómo le dedicas tiempo a sacar esas siguiente acciones que contendrá el proyecto y que pasarán a “Pŕoximas Acciones” ?

    Un saludo!

    • @soyfelix1:

      Si has leído el artículo de hoy –http://elgachupas.com/gtd-para-dummies-la-gestion-de-proyectos/–, creo que ya tienes una pista. Cuando registro el proyecto en mi sistema añado siempre una primera acción a mis listas de siguientes acciones: “planear proyecto”. En algún momento le llegará el turno a esta tarea, y será el momento de analizar todos los elementos del proyecto, incluidas las siguientes acciones.

  9. Hola Jero.
    Lo primero agradecerte esta serie que a mi, que llevo tiempo enredado con el GTD sin conseguir un funcionamiento “fino”, me esta siendo de mucha utilidad, junto con el nuevo libro de D. Allen “Haz que funcione” en el que ando inmerso.
    El motivo de este comentario es que este punto que planteas de la diferenciación entre proyectos y acciones es uno de mis puntos más conflictivos de implementar debido a que por las características de mi trabajo suelo tener acciones que afectan a diferentes proyectos y dadas mis herramientas habituales (Oulook + OneNote) por ahísimpre me llega la confusión.
    Me en cantaría saber si hay más gente con este problema y cómo lo abordan.

    Saludos,

    Antonio

  10. para antonio
    no veo el problema, si una sola accion te sirve para hacer avanzar varios proyectos pues mejor que mejor. Si al mismo tiempo puedes definir alguna otra accion paralela (para proyectos que permitan varias acciones a la vez) pues avanzaras aun mas rapido. En cuanto a la manera de utilizar el software pues ni idea. Aun no he encontrado ningun soft que me funcione mejor que boli y papel a pesar que soy un amigo de la tecnologia y me muevo entre ordenadores desde hace mas de 20 años.

  11. Hola Jero,

    en mi caso, no se si me adelanto o no, porque voy a rebufo, el punto 3 siempre se me ha resistido bastante. Determinar el tiempo o el esfuerzo en las tareas, me genera demasiada tensión.

    Es por ello que tengo determinado que al menos anoto una tarea que se que me va a llevar tiempo y esfuerzo como tarea importante del día.

    Cuando ejecuto las TMI entro en modo autista y lo único que permito perturbarme es el teléfono del trabajo, si me llaman es que hay fuego, o bien recopilar en mi moleskine.

    Esta técnica me ayuda también a evitar procastinar algunas tareas totalmente tediosas.

Deja un comentario