GTD para dummies: el procesamiento (1)

GTD para dummies: el procesamiento (1)

En el artículo pasado veíamos la importancia que tiene transformar las cosas de nuestras bandejas de entrada en algo con significado productivo. Por medio de una serie de preguntas podíamos analizar cada cosa y decidir qué es lo que teníamos que hacer con ellas.

Ha llegado la hora de poner en práctica el método y echar un vistazo a cómo se organiza el trabajo en la vida real. Para ello utilizaremos básicamente dos cosas: listas y un archivo –físico y/o digital.

Las reglas del procesamiento

La regla de oro a la hora de procesar las bandejas de entrada es: todo lo que sale ya no entra. La tentación de regresar cosas que resultan difíciles de analizar, o sobre las que no tenemos ganas de pensar, es muy grande. Tenemos que evitarlo a toda costa, o corremos el riesgo de que esas cosas nunca salgan de la bandeja de entrada.

Idealmente, en cada sesión de procesamiento debemos dejar la bandeja de entrada vacía. Ya se trate de la bandeja del escritorio, del buzón del correo electrónico o de los mensajes de voz del móvil, no debemos parar hasta procesarlo todo –solo en casos excepcionales, especialmente al inicio, en que tengamos muchísimas cosas, podemos planear hacerlo en dos o más sesiones de trabajo.

Cómo aplicar el filtro

Empezaremos la sesión tomando la primera cosa de la bandeja que estamos procesando, y le aplicamos el filtro en forma de preguntas que vimos en el artículo pasado. En el momento que la respuesta a una de las preguntas sea positiva, se realiza la acción que corresponda y se pasa a la siguiente cosa de la bandeja hasta dejarla vacía.

Veamos a continuación las preguntas del filtro y qué hacer en cada caso:

1. ¿Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada? Muchas veces ponemos en la bandeja de entrada cosas que pensamos que pueden ser importantes, pero no estamos seguros y no queremos pensar en ello en ese momento –o simplemente nos llegan en forma de correo electrónico. A la hora de procesar es cuando hay que tomar una decisión al respecto.

Si algo no implica trabajo por hacer, ni es información que nos interese guardar como referencia futura, simplemente lo tiramos a la basura –o lo borramos del ordenador. Debemos perder el miedo a eliminar cosas. Si elimináramos más a menudo, nuestra vida tendría muchos menos “ruido” innecesario –algo de lo que pueden dar fe mis amigos minimalista ;-)

Siempre que te encuentres a gusto con la decisión, trata de tirar o borrar todo lo que puedas de tus bandejas de entrada –como esa revista que nunca leerás.

2. ¿Es información que debo guardar como referencia? Si has decidido no eliminarlo, entonces piensa si realmente tienes que hacer algo con ello, o simplemente se trata de información potencialmente útil que quieres conservar. Si es información, o un documento que debes guardar por motivos legales, entonces archívalo inmediatamente.

Dependiendo de tu forma de trabajar y de tus gustos, es posible que la mayor parte de tu archivo sea en papel, o por el contrario, que mantengas casi todo en formato digital en tu ordenador. Sea cual sea el caso, define algún criterio de archivo que te sea práctico y que no te de pereza utilizar, o nunca archivarás.

Hace tiempo escribí varios artículos sobre diferentes formas de archivar, desde mi sistema de archivo digital hasta el curioso sistema Noguchi para el papeleo, pasando por el exhaustivo sistema Firthunands basado en el sistema de la Biblioteca del Congreso. Te invito a que les eches un vistazo para tomar ideas.

3. ¿Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos? Gran parte del trabajo que hacemos todos los días son en realidad micro-tareas de menos de 2-3 minutos. Tratar de gestionar este tipo de tareas es muy ineficiente, pues tardamos más en gestionarlas que en hacerlas en ese momento.

Por eso, si la cosa extraída de la bandeja de entrada no es para tirar ni para archivar, considera si representa algo que puedes hacer rápidamente, ahora mismo. Si es así, hazlo. Con este simple gesto no sólo evitarás que las cosas se “eternicen”, sino que te quitarás un gran número de tareas de encima en poco tiempo, obtendrás una sensación muy agradable de avance, y las demás personas te verán como alguien extremadamente eficiente.

4. ¿Puedo delegarlo en alguien? Si has llegado hasta aquí es porque tienes que hacer algo con ello que te llevará tiempo, y es algo de lo que tú eres responsable –si no, no estaría en una de tus bandejas de entrada ;-) Y como tu tiempo es oro, lo primero que debes intentar es ver si hay alguien que puede hacerlo en tu lugar.

Si la respuesta es afirmativa, deberemos delegarlo inmediatamente –con una llamada telefónica o enviando un correo electrónico–, y añadir un recordatorio en una lista que llamaremos “A la espera”. Esta lista simplemente contendrá las cosas que hemos delegado y que estamos esperando que alguien más haga.

Una buena forma de anotar los recordatorios es registrar, para cada cosa delegada, lo que esperamos que se haga, quién lo tiene que hacer, y en qué fecha se lo encargamos. Ello nos permitirá hacer un buen seguimiento de las cosas, pudiendo identificar todos los encargos hechos a la misma persona, o los encargos que ya llevamos demasiado tiempo esperando.

Hay muchas más cosas que decir con respecto al manejo de esta lisa, pero eso lo veremos más adelante.

5. Posponer la tarea. Si la cosa que sacas de la bandeja supera todos los filtros –es decir, respondiste NO a todas las preguntas–, tienes entre manos algo que debes hacer tú, y que debes hacer lo antes posible, en cuanto tengas oportunidad.

El análisis de las cosas que llegan a este punto requiere de una explicación detallada que dejaremos para el siguiente artículo de la serie. Por el momento sólo diré que será necesario decidir si se trata de una tarea sencilla –una acción física–, o una tarea compleja –lo que en terminología GTD llamamos “proyecto”. Igualmente, tendremos que utilizar diferentes listas para organizarlo todo de una manera eficiente.

¿Qué dificultades encuentras en el procesamiento? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por alexanderdrachmann (via Flickr)

4 comentarios

  1. Hola Jero,

    Otro post más de GTD para dummies y puedo asegurarte que está siendo un éxito ¡Felicidades por la idea! Simplemente señalar que antes de que llegue el 2 asegúrate de que tienes una estructura para archivar documentos. En otras palabras no vale de nada archivar algo que no sabrás como encontrar.

    Esta “estructura” debe ser pensada antes y ser flexible también a modificaciones futuras. Pero sino te verás empantanado no pudiendo archivar.

    Un saludo

    • @Iago:

      Desde luego, tener un sistema de archivo en marcha y bien pensado es fundamental para procesar. Yo añadiría que el sistema sea lo más simple posible. A mi me ha dado excelentes resultados un simple archivo A-Z, donde guardo cada documento relacionado en una carpeta colgante independiente. Por ejemplo, “Coche”, donde guardo la factura, la póliza del seguro, las revisiones, etc. Otras carpetas que tengo son “Banco X”, “Banco Y”, “Análisis médicos”, “Recibos 2011″, etc.

  2. En mi caso, la mayoría de las entradas son interrupciones que ocurren mientras estoy trabajando y que yo no puedo controlar y debo atender.
    PREGUNTAS: ¿Por qué tiene, forzosamente, que pasar por la bandeja de entrada todo?.
    Imaginemos que estoy trabajando y entra una tarea “conocida” que puedo añadir directamente a mi lista de procesamiento ¿No lo debo hacer?
    Imaginemos que entra una que puedo hacer en dos minutos ¿La apunto y luego la resuelvo al procesar?¿No sería mejor que la hiciese directamente?
    ¿Es tan malo escribir lo que entra directamente en las listas? (como hago yo) ¿Qué problemas ves en esta forma de trabajar?
    Gracias, Gero.

    • @TreintaAbriles:

      Excelentes preguntas. Vamos por partes…

      1. Cuando se tiene práctica y experiencia, puedes “acortar” algunos pasos como dices. Desde luego, muchas de las cosas que llegan a mi mesa van directamente a mis listas, sin pasar por la bandeja de entrada. Sin embargo, si apenas estás empezando a implementar GTD, separar los pasos te ayudará a ser consciente de que una cosa es recopilar, otra procesar y otra organizar.

      En cualquier caso, si te sientes cómoda con ello y tienes las cosas claras, no hay problema porque te “saltes” el paso de la bandeja de entrada –de nuevo, la flexibilidad puesta en juego ;-)

      2. En cuanto a las tareas de menos de 2 minutos, depende de si en estos momentos estás inmersa en una tarea de alta concentración o no. Si recibes un encargo sencillo mientras estás super concentrada en una tarea complicada, de alto impacto, definitivamente no te recomiendas que la interrumpas; en su lugar pon la tarea sencilla en la bandeja de entrada, y ya te ocuparás de ella cuando llegue el momento. Creeme, esto es fundamental si no quieres dinamitar tu propia productividad.

      Otra cosa es que estés archivando papeles y te llegue una tarea sencilla. En ese caso no hay mucho problema por que dejes de archivar y liquides la tarea lo antes posible. De hecho, en ese caso sería la decisión más inteligente desde el punto de vista productivo.

      3. Como decía en el punto 1, no es malo escribir lo que entra directamente en las listas. En el fondo estás recopilando y procesando al mismo tiempo, y esa es la forma en que trabajamos muchas veces los que tenemos experiencia con GTD. Lo importante es que entiendas que estás haciendo 3 cosas al mismo tiempo –recopilar, procesar y organizar–, y que a veces no conviene hacerlo, especialmente cuando la cosa que entra requiere un análisis más detenido, como un nuevo proyecto que hay que desglosar en próximas acciones, por ejemplo.

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