GTD para dummies: 3 escenarios de recopilación

GTD para dummies: 3 escenarios de recopilación

En el artículo anterior de la serie revisamos el primer hábito fundamental de GTD: la recopilación. En él comentábamos la importancia de sacar de la cabeza inmediatamente cualquier idea o nueva tarea de la que fuéramos conscientes. Para ello sugerimos utilizar varias herramientas en función de nuestra forma de trabajar y nuestros gustos.

Pues bien, hoy vamos a estudiar tres escenarios típicos de recopilación, haciendo especial énfasis en las herramientas que podemos utilizar y cómo recopilar de forma adecuada.

Escenario #1: En la oficina

Por suerte o por desgracia, a muchos de nosotros nos toca trabajar todo el día pegados al ordenador. No obstante, aún sigue habiendo actividades que involucran papeleo. Así que tenemos que tener en cuenta todas las formas posibles de recopilación, tanto electrónicas como en papel.

La primera y casi imprescindible herramienta de recopilación será una bandeja de escritorio. En ella debe ir a parar cualquier papel u objeto que implique trabajo por hacer: facturas para pagar/archivar/autorizar, informes para cotejar, notas de una reunión para analizar, CDs con información para revisar o software para instalar, cartuchos de impresora vacíos para comprar, cartas para enviar, y un largo etcétera.

Salvo que seas 100% tecnólogo –e incluso así–, necesitarás también una libreta de notas y un bolígrafo. Será de gran ayuda para registrar los acuerdos tomados en las reuniones, desarrollar ideas para proyectos, dibujar mapas mentales y anotar rápidamente ideas y tareas que se te vengan a la mente de repente.

Para este último tipo de notas yo utilizo una libreta pequeña, del tamaño de tarjetas 3×5. Cada idea o tarea la escribo en una hoja independiente, que inmediatamente va a la bandeja del escritorio. De esta forma no tengo que interrumpir lo que hago por más de 5-10 segundos, y estoy seguro de que todos los recordatorios de lo que tengo que hacer los tengo en un mismo lugar.

En mi caso, últimamente estoy sustituyendo la libretita por su versión digital de Things en mi iPhone. Esto va en gustos. Yo lo hago así porque el resto del proceso GTD lo llevo a cabo también en Things, y de esa forma me ahorro tener que traspasar las notas a mi sistema –pero esa es otra historia que veremos más adelante.

En cuanto a los correos electrónicos, la gran ventaja es que cuando los recibes ya quedan en su propia bandeja de entrada de correo, así que no hay que recopilarlos manualmente. En próximos artículos veremos cómo gestionar este tipo de “inputs”.

Otra bandeja de entrada que algunos pueden tener es el buzón de voz del teléfono de la oficina y/o del móvil. Especialmente si recibes muchas llamadas que no puedes atender inmediatamente –típico en los departamentos de ventas–, es una “bandeja” de entrada que tienes que considerar. Lo bueno es que, como con el correo electrónico, no tienes que preocuparte de recopilar, pues la recopilación sucede automáticamente cuando te dejan los mensajes.

Dependiendo de tu trabajo puedes tener incluso más, como por ejemplo la cámara fotográfica para los peritos de seguros.

La idea es poder capturar cualquier cosa que represente trabajo por hacer, y capturarlo inmediatamente en un lugar que tengamos controlado –esto es válido incluso para las interrupciones del jefe o de compañeros que impliquen nuevas tareas. De esa forma podremos liberar nuestra mente y seguir haciendo lo que estábamos haciendo con la tranquilidad de que no vamos a perder nada.

Escenario #2: En la calle

Cuando nos trasladamos o estamos en algún lugar que no es nuestra oficina o nuestra casa, las opciones de recopilación se reducen –lo que no quiere decir que no tengamos la necesidad de hacerlo, más bien al contrario. Afortunadamente, la tecnología en este caso nos permite capturar casi de la misma forma que en cualquier otro lugar.

Si te puedes acostumbrar a ello, la herramienta de captura ideal en la calle es un teléfono –a ser posible inteligente–, con el que podrás capturar notas de voz, fotos, tareas o ideas cortas y, por supuesto, las llamadas telefónicas.

Si no te resulta práctico, puedes llevar además una libreta de notas pequeña –preferiblemente una de bolsillo–, donde podrás tomar notas y hacer dibujos y gráficos. Una vez llegues a casa o la oficina, recuerda sacar las hojas y ponerlas en la bandeja de escritorio correspondiente.

No importa si las ideas son de trabajo o de tu vida personal. Como veremos más adelante, el objetivo de GTD es tener un solo sistema integrado para todo lo que tienes que hacer, independientemente de su naturaleza o ámbito de responsabilidad. Si lo haces bien, no importa de qué bandeja de entrada salgan las cosas, al final todo acabará en el mismo lugar.

Una tercera herramienta de captura que yo utilizo en ciertos casos, y que seguro puede venir muy bien a más de uno, es una bandeja de entrada portátil –en realidad un simple sobre ;-) Y es que los papeles también pueden llegar estando en la calle, como recibos, facturas y muchas otras cosas.

Como sucede con la libreta de notas, cuando llego a casa o a la oficina, siempre vuelco su contenido en la bandeja de escritorio. La intención es tener siempre el menor número de lugares donde revisar, y tener todo lo más consolidado posible.

Escenario #3: En casa

Por último, el tercer escenario típico es cuando estamos en casa. Para muchos este se parecerá mucho a la oficina –de hecho no es mala idea hacer una réplica exacta de lo que tengamos en la oficina, de manera que podamos trabajar siguiendo las mismas pautas.

En cualquier caso, lo que seguro no puede faltar es, de nuevo, una bandeja de escritorio. Es muy importante que cualquier cosa –especialmente papeles– que entre a casa vaya a parar a la bandeja de escritorio. Esta bandeja puede ser una caja, o simplemente un lugar fijo en tu mesa de trabajo, si es que eso te resulta más cómodo, siempre y cuando tengas claro lo que es y dónde está.

Por experiencia sé que desarrollar la disciplina de centralizar todo en un mismo lugar facilitará muchísimo tu organización doméstica, independientemente de que implementes GTD o no. Así que haz el esfuerzo.

Por lo demás, si utilizas un teléfono inteligente en la oficina y en la calle, es casi seguro de que también lo utilizarás en casa. En mi caso, siempre lo llevo conmigo, ya sea en la cocina –casi siempre se me ocurren cosas que tengo que comprar en el supermercado–, mientras organizo mi despacho o cuando me voy a dormir.

Si no eres tecnólogo, puedes sustituir el “smartphone” por una simple libreta de notas y un bolígrafo. Lo importante es que siempre la lleves contigo. Sí, incluso en el baño. Uno nunca sabe cuándo te asaltará la idea que lo revolucionará todo ;-)

¿Utilizas alguna de estas herramientas de recopilación? ¿Qué otros escenarios de recopilación se te ocurren? Comparte tus ideas en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Ed Yourdon (via Flickr)

15 comentarios

  1. Hola Jero,

    Muy importante el darse cuenta de que somos “multi-escenario”. Olvidarlo nos bloqueará cuando no tengamos todo centralizado, nos ralentiza cuando tenemos que hacer memoria y nos despista porque sino pensamos la idea en el momento puede que se nos vaya.

    ¡Fundamental para ser productivo! Un saludo,

    Iago

    • @Iago:

      Efectivamente, somos multi-escenario, y por eso es vital tener las herramientas de recopilación adecuadas. En mi caso, me gusta utilizar casi exclusivamente mi iPhone –salvo los papeles, que van en la bandeja de entrada física que tenga a mano, en el escritorio o en mi mochila.

      De esta forma es posible “olvidarte” de la división entre personal y profesional. Todo va al iPhone, y ya lo organizaré por contextos. Fácil y rápido :-)

  2. Tenía una libreta para el trabajo del colegio donde iba apuntando todo pero allí tengo 2 funciones diferentes: profe y secretaria del centro, pero apunto todo en la misma lista (no hay posibilidad de bandeja de entrada física.
    En casa tenía una libreta para apuntar el menú semanal y hacer la lista de la compra y otra libreta donde apuntaba las tareas que tenía que hacer.
    Por otro lado están mis proyectos relativos a mis aficiones, libros que me gustaría leer… eso todavía no tengo un sitio fijo para recopilarlo: a veces en el iphone, a veces en una libreta…
    Pero tengo la sensación de que son demasiadas cosas que llevar adelante. Quizá el teléfono fuera la solución para recopilar, como tú dices, pero mi sistema no pasaba de recopilar y luego ir eligiendo de la lista, en función de las circunstancias.
    ¿Crees que podría hacerlo todo en el teléfono? ¿Qué aplicación recomiendas? Yo tengo una gratuita “UYH” en la que puedo definir hasta 6 listas distintas pero, aunque escribo trazando con el dedo, me resulta lenta…

    • @Eva:

      Pues sí, si ya tienes un iPhone esa es la forma en que te recomiendo que lo hagas. Hay muchas aplicaciones disponibles para organizar tus listas, aunque las mejores son de pago. En mi caso, utilizo Things, que además está diseñada específicamente para implementar GTD, incluidos los conceptos más avanzados como las áreas de responsabilidad.

      Soy un firme defensor del software libre y gratuito siempre que sea posible, pero a veces hay que pagar por lo que se necesita. Este es un ejemplo de ello.

      Un buen complemento para Things es Evernote para iPhone –este sí es gratuito–, con el que podrás capturar notas de voz, texto y fotografías en una bandeja de entrada virtual, que luego tendrás que procesar para crear los proyectos y siguientes acciones en Things –como veremos más adelante en esta serie. Evernote también sirve para organizar tu archivo de referencia completo, pero de momento yo sólo lo uso como herramienta de captura.

  3. Personalmente, entiendo la recopilación como el trabajo. Es decir, es algo que debe hacerse, independientemente del lugar donde estés. Por ello, creo que cuanto más simplifiquemos nuestros modelos de recopilación nos irá mejor. Es importante destacar que tan importante es recopilar como procesar lo recopilado (jeje, no me quiero adelantar). Si complicamos mucho las herramientas de recopilación, complicamos el proceso.

    Contextualizar la recopilación como has hecho es una ayuda muy interesante que nos va a ayudar a sistematizar en la medida de lo posible el proceso.

    En mi caso, la herramienta fundamenta de recopilación es la blackberry. Como casi siempre la llevo encima, en cuanto tienes una idea no tienes más que escribirla y ya está. Aquí hay dos modos de hacerlo: el primero, escribirlo sobre la lista de tareas o bien enviarte un correo a ti mismo que automáticamente quedará recogido en tu bandeja de entrada del email. Personalmente utilizo el primero, pero para gustos los colores ;-)

    Luego, como llevo la oficina “a cuestas” (vamos que soy eso que llaman trabajador en movilidad), en mi maletín llevo una carpeta para recoger información no digital (facturas,, informes, …), aunque este tipo de información es mínimo en mi caso, afortunadamente.

    En casa también utilizo el móvil, otra bandeja de entrada y poco más, porque como mi casa no es muy grande casi con estirar el brazo alcanzo el móvil ;-)

    Mi recomendación para los que empezamos con GTD es que simplifiquemos todo lo posible este proceso, pues si para cada sitio tenemos una herramienta podemos complicar el sistema. Quizás, a medida que avancemos en experiencia podamos mejorar personalizando herramientas en función del lugar.

    Para terminar una reflexión: ¿el contexto de recopilación lo marca la herramienta de recopilación, o es la herramienta la que define el contexto?. Quizás esto ya sea rizar el rizo, ¿no?

    Otro artículo de gran ayuda

    Saludos ;-)

    • @David:

      Creo que has mencionado algo clave. Muchos practicantes de GTD novatos tienen la idea de que GTD es complicado porque complican su sistema de organización forma innecesaria. Y una de las formas más fáciles de complicarlo es creando muchos puntos de recopilación –que luego tendrás que mantener adecuadamente si quieres que todo funcione.

      En cuanto a tu reflexión, no sé si fue primero el contexto o la herramienta, pero el contexto debería ser primero ;-)

    • @TreintaAbriles:

      El paso de las bandejas de recopilación a las listas es lo que David Allen llama “procesamiento” y “organización”. Te invito a seguir la serie y participar cuando hablemos de estos temas :-)

  4. Hola Jero, me quedo con lo de la bandeja portátil, ya te lo había leído, pero no llegaba a ver su utilidad( que es brutal) desde hoy tengo mi sobre en la bolsa de trabajo que va para todos lados conmigo. Gracias por tu tiempo.

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