GTD no es complicado

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

En cuanto uno empieza a investigar en blogs sobre el método de productividad GTD, enseguida observa la tendencia a opinar que se trata de un método complicado. Fruto de ello ha sido la aparición de algunas variantes más o menos exitosas, siendo la más conocida ZTD (Zend To Done), que popularizó Leo Babauta en su blog Zen Habits.

Algunos de mis lectores incluso me han llegado a comentar que les gusta GTD en la teoría, pero que lo ven muy difícil de llevar a la práctica. Que está muy bien para un alto ejecutivo de empresa con cientos de tareas y proyectos, pero que no ven cómo una persona común puede beneficiarse.

Ni que decir tiene que estas afirmaciones no tienen fundamento. Abundan los casos de personas “normales” que han implementado GTD –como yo mismo– y lo siguen utilizando con éxito todos los días. Entonces, ¿de dónde viene la percepción de que GTD es un método complicado?

En mi opinión, muchos practicantes de GTD comenten 2 errores. El primer error es un error de concepto. Aunque decimos que GTD es un método, en realidad se trata de un marco de referencia –lo que los anglosajones denominan “framework”– para implementar un sistema de productividad personal. Es decir, las herramientas y técnicas que se describen en el libro no están pensadas para ser implementadas todas de forma obligatoria, ni tampoco de la misma forma que son sugeridas por David Allen. Esto es algo que el mismo Allen se ha encargado de explicar en multitud de ocasiones.

Como todo marco de referencia, GTD incorpora un proceso básico de trabajo que, este sí, es de implementación “obligatoria”. Dicho proceso –recopilar, procesar, organizar, ejecutar y revisar– está perfectamente definido, y alrededor del mismo se describen multitud de otras técnicas que, en cada caso particular, serán adaptadas, usadas tal cual, o simplemente descartas por no ser aplicables.

Y aquí viene el segundo error: tratar de implementar GTD de forma literal, según es explicado por David Allen. Como todo marco de referencia, GTD puede –y debe– ser adaptado para cada caso particular. Así, la implementación de un jefe de proyectos debería ser muy diferente de la de un estudiante universitario.

¿Quién dice que debamos tener un archivador metálico de tres cuerpos para el archivo de referencia? ¿O que tengamos que realizar revisiones diarias de todo el sistema? ¿O que tengamos que usar libretas Moleskine? ¿O que tengamos que organizar las siguientes acciones en 15 contextos?

La complejidad de nuestro método será aquella que nosotros queramos imprimirle, según nuestras necesidades particulares y nuestra forma de trabajo, y en ningún caso podemos achacársela a GTD.

Como corolario, y desde este punto de vista, ZTD y otras variantes son simplemente distintas implementaciones de GTD –adaptaciones del marco de referencia– para casos particulares. De ningún modo se pueden considerar métodos distintos de GTD.

¿Tú que opinas? ¿Te resulta complicado implementar GTD? ¿Crees que quizá seamos nosotros quienes lo complicamos? Comparte tu opinión en un comentario.

Foto por: gtuckerkellogg (via Flickr)

16 comentarios

  1. Pingback: Bitacoras.com

    • @Montse:

      Muchas gracias por compartirnos tu sistema GTD. Estoy seguro que a muchos lectores les encantará comprobar con sus propios ojos las infinitas posibilidades que existen para implementar este método. Y sobretodo, que no tiene por qué ser difícil :-)

  2. Efectivamente, yo escribí una serie de artículos al respecto, cuando ví como mi madre ojeaba el libro y lo volvía a dejar en su sitio. Intenté crear las tareas domésticas, por ejemplo, aplicadas al frikismo del GTD.
    GTD efectivamente es sencillo y sobretodo, hay que amoldarno a nuestra necesidad.

    • @Bergonzini:

      Es bueno seguir insistiendo en el tema desde todos los foros posibles. Sigue habiendo mucha gente que se echa para atrás cuando empieza a leer sobre GTD, y es triste que tanta gente se pierda los beneficios de su aplicación por desconocimiento.

      Animo a mis lectores a que lean tu serie. ¿Puedes dejar un enlace? (Estuve revisando tu feed pero no lo encuentro.)

  3. Pingback: uberVU - social comments

  4. Hoy mismo he realizado mi revisión semanal de tareas y sigo alucinando con el método.

    Con la gente nueva con la que he hablado sobre GTD (no han leído el libro aunque les he recomendado este blog que me parece un buen punto de partida) no he visto que les pareciera un método complicado. Son muy escépticos por la desaparición de las prioridades y alguno se lía por no diferenciar recopilación de clasificación de tareas. Pero no lo ven difícil. De hecho cuando empiezan a entenderlo pasa al revés: lo ven tan evidente que creen que no va a funcionar.

    Y no: no es sólo para altos ejecutivos. Sólo cuando conviertes las cosas en acciones te das cuenta de cuanto has sufrido por temas que se podían resolver en cuestión de horas.

    Como bien dice Jero no hace falta aplicar todo el método. Para mí lo vital es el sistema de listas y proyectos (quizás la zona donde más prueba/error/corrección hay que hacer). Aunque curiosamente el método suele arrastrar a determinadas formas de vida: yo he reordenado todo mi despacho en casa dos veces a medida que iba metiéndome más en el sistema :)

    • @Chemo:

      Gracias por recomendar el blog. De verdad es la mejor recompensa a tantas horas y esfuerzo dedicados a mentener los contenidos :-D

      Esa confusión inicial es lógica. Creo que todos hemos pasado por ahí :-) Como bien dices, GTD no es más que un puñado de hábitos de sentido común, y por eso mucha gente es escéptica. Piensan: “si fuera tan fácil, todo el mundo lo usaría”. No ven que la verdadera clave de GTD no es el método, sino la disciplina para hacer las cosas. Claro que la disciplina es una cualidad que no es tan común, razón por la cual mucha gente fracasa.

  5. Más que complicado, creo que la dificultad estriba en intentar aplicarlo todo de una vez. Si ya llevas un control medio bueno de tus tareas, no debe ser muy complicado, pero dar el salto desde no gestionar nada a llevarlo todo controlado con GTD (personalizado o no) lo veo muy complejo.

    Yo fallé en ello, y supongo que como yo mucha otra gente. Lo más fácil debería ser ir poco a poco, cambiando cosas de una en una: tareas, inbox, proyectos. No es trivial pararse y pensar.

    Saludos. Me encanta tu blog, dicho sea de paso :D

    • @chunow:

      Indudablemente, un acercamiento progresivo ayuda muchísimo, si no es que es fundamental. Eso y, como le decía a Chemo, cultivar la disciplina para hacer las cosas con la frecuencia necesaria.

      Ah, y muchas gracias por la retroalimentación. Por las estadísticas siento que el blog gusta, pero es muy agradable que vosotros me lo digáis. Sois la gasolina que me permite seguir adelante todos los días con nuevos contenidos :-D

  6. Creo que la complicación del GTD no está en sí mismo. He leído el libro de David Allen y desmenuzado cada uno de los procesos que propone, ya que estoy desarrollando una aplicación web para que la gente pueda gestionar sus cosas dentro del marco del GTD. Y me parece increíblemente sencillo. Los conceptos encajan perfectamente con la forma de trabajar de las personas, es un proceso muy natural, por así decirlo.
    Para mí, como usuario del GTD, la complicación radica en la psicología que debe acompañar al GTD. Hay que ser muy constante y métodico, y para esto, para muchas personas (me incluyo) han de reeducarse si quieren aplicar con éxito la metodología y mejorar su productividad.
    Un saludo. Me ha encantado to blog.

    • @Francisco:

      Mmmm, muy interesante. ¿Estás desarrollando la aplicación bajo el esquema de software libre, o piensas comercializarla? Sería interesante poder echar un vistazo a tu desarrollo. Quizá muchos lectores te puedan ayudar a mejorarla.

      Y tienes toda la razón. Como explicaba más arriba, la constancia es fundamental.

      Gracias por pasar por aquí, dejar tu comentario y darme tu opinión sobre el blog. Espero seguir viéndote :-D

  7. Mi problema está en comenzar, he leído el libro y en el trabajo he tratado de implementarlo con relativo éxito desde una fecha en adelante, las cosa pasadas (archivo) no las he tocado. Pero en casa se me ha complicado, luego de años de tener varias cosas (papeles, etc) he intentado hacerlo todo de una y debo decirte que necesitaría una semana de licencia para poder procesar y organizar.

    He tratado de utilizar algún programa gratuito y por ahora con el essentialpim me va bastante bien, me han contado de otro programa que cuando tenga tiempo lo probaré.

    Saludos y está muy buena la nueva weblog

    • @Pablo:

      Si has tenido todos esos papeles durante tanto tiempo, y no te han hecho falta, es casi seguro que puedes tirar la mayor parte y el resto simplemente archivarlos. Yo tomaría el control con lo inmediato y urgente, y dejaría todo lo demás para uno o dos fines de semana en que me dedicaría a procesar la pila de papeles –tirar, archivar o, el algunos casos, convertir en proyectos/acciones.

      El programa que utilices no es tan importante, siempre que te adaptes bien y te resulte cómodo. Por suerte, hay literalmente cientos de opciones, así que no deberías tener problema para encontrar “el bueno”.

      Gracias por comentar, bienvenido y sigue pasando por aquí :-D

  8. Pingback: ¿Qué es y cómo empezar con GTD? – Lo que le diga es mentira

  9. @Pablo: si te sirve de referencia yo uso el Evernote y estoy muy contento con él. Para mí tiene la ventaja de que funciona off-line (para cuando estoy en sitios sin internet) y que me permite sincronizar varios ordenadores (trabajo, casa, ordenador de viaje…). Entre eso y el Dropbox para los ficheros he conseguido montarme un espacio virtual bastante aceptable para el seguimiento.

    @Francisco: Me sumo a las preguntas de Jero: ¿comercial o código abierto? A mi al principio también se me pasó por la cabeza la aplicación web (de hecho desarrollé una muy básica) pero la desestimé cuando vi que había otros productos en el mercado que seguían el método GTD. De cualquier forma siempre es interesante ver nuevas iniciativas. Si necesitas un beta-tester yo me apunto :)

    @Jero: Piensan: “si fuera tan fácil, todo el mundo lo usaría”. Ahí le has dado. Eso es lo que pensaba yo antes de que la curiosidad me incitara a comprar el libro. Y es que también es cierto que mucha gente ya usa un sistema similar al GTD de forma natural. Sin ir más lejos mi hermana al ver mis avances en cuestión organizativa me pidió el libro pero no le hice perder el tiempo leyéndolo: ¡ella ya sigue el método de forma natural! Es una persona organizada y sabe en todo momento que tareas tiene pendientes, con sus listas y demás… sin necesidad de leer a David Allen. Creo que el éxito de Allen ha sido recopilar esos métodos obvios y analizarlos para demostrar que funcionan. Luego todo depende de cada uno, por supuesto.

Deja un comentario