GTD: Las personas eficaces no necesitan alarmas

Despertador

A veces me preguntan cuál es tu herramienta GTD ideal, e invariablemente me veo en la necesidad de responder que aún no la he encontrado. Dejando a un lado el hecho de que primero debe ser el hábito y luego la herramienta, las herramientas pueden y deben jugar un papel muy importante en el aprendizaje, consolidación y práctica diaria de cualquier actividad, y especialmente en la práctica de GTD, repleto de hábitos de trabajo casi siempre nuevos para quien se acerca por primera vez a esta metodología de productividad personal.

Hay varios puntos de revisión que, como consultor y formador de GTD genuino, siempre considero a la hora de evaluar una nueva herramienta GTD. Entre esos puntos está comprobar si existe, o mejor dicho, que no exista una función de alarma para las tareas. Salvo contadas y honrosas excepciones, casi todas las herramientas existentes en el mercado que se autoetiquetan como GTD, fallan estrepitosamente en este sentido.

Antes de entrar en detalles es necesario una pequeña justificación sobre criterios de idoneidad que considero imprescindible. No importa si hablamos de prácticas productivas o de cualquier otra actividad, la mejor herramienta de soporte siempre será aquella que, no solo apoye el desarrollo de las buenas prácticas, sino que desincentive la aparición de malos hábitos. Es decir, si puedes hacer lo que necesitas con una herramienta, dicha herramienta será útil, y hasta puede que buena; pero si además te impide que desarrolles vicios, será la mejor de las herramientas posibles.

En este sentido, para que una herramienta GTD se convierta en mi herramienta GTD ideal, no sólo debe permitirme capturar, procesar, organizar, revisar y tomar buenas decisiones sobre qué voy a hacer a continuación, sino que debe impedirme, o al menos ponerme muy difícil hacer las cosas mal, por ejemplo, capturar y procesar al mismo tiempo –uno de los errores más comunes de los principiantes–, o como nos ocupa hoy, «saltarme» el hábito de revisar periódicamente mi sistema.

Hace unos días me preguntaba un alumno en un taller si podía poner alarmas a los recordatorios de la lista “A la espera” –la lista que contiene todas aquellas tareas que deben ser completadas por terceras personas–, de modo que no se le olvidara enviar los e-mail o hacer las llamadas de seguimiento necesarias. Se quedó sorprendido cuando le dije que si hacía bien su trabajo no necesitaba poner alarmas.

Si desarrollas el hábito de revisar la lista “A la espera” todos los días, como parte de tu revisión GTD diaria, todos los días tendrás la oportunidad de considerar si ha llegado el momento de enviar e-mails o hacer llamadas para los asuntos que necesiten seguimiento. Utilizar alarmas para que nos recuerden hacer las cosas nos obliga a planificarjugando a ser adivinos para determinar el momento más adecuado para hacerlo—, y también evita que consolidemos el hábito imprescindible de la revisión diaria.

Igualmente, una siguiente acción que se encuentra en una de tus listas de contexto está ahí para que la realices lo antes posible, no necesita ninguna alarma. El uso de alarmas solo está justificado para avisarte de que está próxima la hora de un compromiso que tiene fecha y hora en el calendario, como por ejemplo, 30 minutos antes de que empiece una reunión. En cualquier otra situación, las alarmas no hacen otra cosa que dinamitar las buenas prácticas sobre las que se sustenta GTD.

Así que ya lo sabes, una excelente forma de consolidar tu práctica de GTD es olvidarte de utilizar alarmas, y realizar la revisión diaria de manera sistemática. Te ayudará a ganar control sobre tus actividades diarias, adaptándote a las circunstancias y mejorando tu eficacia.

Foto por Image Catalog vía Flickr


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13 comentarios

  1. Creo que el mal hábito aquí no es el uso de las alarmas, sino el mal uso de las fechas. Las alarmas no tienen sentido para fechas ‘deseadas’. No obstante, si utilizamos las fechas de vencimiento sólo para compromisos (marcando el último momento para evitar un gran catástrofe), la función de las alarmas cambia.

    Mi gestor de tareas me avisa cuando una tarea ha pasado su fecha final. Obviamente, como reviso mis listas frecuentemente, esto no pasa nunca. No obstante, me da tranquilidad sabiendo que existen estas alarmas como red de seguridad para evitar grandes problemas.

    • Exacto, Jeroen, das en el clavo cuando dices que “como reviso mis listas frecuentemente, esto [que una tarea venza] no pasa nunca”. ¡Ese es precisamente el punto! Si revisas regularmente en realidad da igual si usas alarmas o no. Simplemente no las necesitas.

      La idea de este post es fomentar las buenas prácticas, haciendo hincapié en que, si no tienes mucha experiencia con GTD, utilizar alarmas seguramente va a impedir que desarrolles el hábito de revisar como debe ser.

      Gracias por pasarte por aquí. Como siempre, tus comentarios son muy pertinentes. :-)

  2. Gran post que me va a ahorrar dar muchas explicaciones… porque adjuntaré el enlace como expliación. El tema de las alarmas (o de la falta de alarmas) es recurrente para la gente que empieza con GTD.

    Gracias!

  3. Puff si yo tengo ese mal hábito, me tengo que poner alarmas o recordatorios para darle seguimiento a los asuntos, y si se efectivamente se ha vuelto en un mal hábito porque si no lo pongo yo me sigo de frente sin desarrollar esa parte de recordación interna.

  4. ¡REVISIÓN! Jajajaja. Si es que es fundamental!

    Si no hay revisión, GTD se va al carajo, porque se pierde la confianza en el sistema.

    Es curioso encontrarme con este post, porque justamente llevo unos días meditando sobre esto. Conozco GTD desde hace unos 8 años. Y hasta ahora lo aplicaba “así asá” (precisamente por no revisar). Pero este año lo he cogido en serio, y con otra actitud.

    Puedo fallar en una cosa u otra, pero si hay algo que no se me pasa cada día, como te comenté en otro post tuyo, es el Inbox y la Revisión. Y como decía antes, llevo meditando unos días sobre esto, porque justamente he pensado… “si reviso el sistema cada día, no me hacen falta las alarmas….”

    Como dice Jeroen, para los compromisos del calendario sí pongo alarmas, pero por tranquilidad, no por dependencia, ya que miro el calendario y el sistema todos los días.

    Hay muchas herramientas GTD para mi gusto demasiado “encorsetadas”, que te pueden crear malos vicios como dices. Yo me desenvuelvo de miedo con esta, porque te lo puedes montar como quieras:

    http://enbuscadefoco.blogspot.com.es/2015/02/infografia-workflowy.html

    Si le hubiera dado importancia a la revisión en su día…

    • Efectivamente, Josan, el secreto está en la revisión, tanto la diaria –algo sobre lo que David Allen no habla mucho–, como la semanal. Siendo diligentes con estos dos hábitos, muchos de los problemas productivos que tenemos desaparecen.

  5. Jeroen da en el clavo. El problema es el mal hábito de poner alarmas en todas partes y ahora con el móvil es todo más fácil.
    Hablando con un compañero sobre los hábitos que adquirieron sus hijos montando en bicicleta me dio una clase magistral.Hago un resumen, sus dos hijos mayores aprendieron a ir en bicicleta con los ruedines y sus dos hijos pequeños con las bicicletas sin pedales. Resulta que sus dos hijos mayores al quitarles los ruedines les costaba mucho utilizar el cuerpo para girar ya que con los ruedines adquirieron el mal hábito de desplazar el cuerpo en sentido contrario. En cambio los pequeños solo han tenido que añadir el uso de los pedales a un hábito correcto en las curvas.
    La revisión diaria es esencial, y lamentablemente se nos enseña a base de poner alarmas, alarmas para el examen tal o alarmas para ejercicio cual. Incluso en los institutos aquí les dan agenda para tener todo agendado. ¿Realmente es la forma correcta de aprender a ser productivos?

    • Excelente ejemplo de lo perjudicial que es utilizar “sustitutos”, David.

      No quiero que se me malinterprete. No hay nada de malo en utilizar la agenda. De hecho, la agenda es parte fundamental de GTD. El problema es el mal uso que hacemos de ella.

      Que pongas una alarma para avisarte que tu reunión empieza dentro de media hora está bien. Que anotes en la agenda que el jueves a las 5 pm tienes cita con el dentista es justo lo que tienes que hacer. El problema es que agendes 2 horas para el martes para poder trabajar en un proyecto X, o que te pongas una alarma para recordarte que tienes que preguntar a “fulano” si ya tiene listo lo que le pediste. Ambos son formas subóptimas de trabajar, y denota falta de comprensión de los principios productivos fundamentales.

  6. Hola a todos:
    llevo desde Noviembre de 2014 aprendiendo a utilizar GTD y lo que antes era un caos en mi trabajo ahora es control ( eso creo) . Antes no dormía pensando en que me tenia que acordar de esto o aquello, me despertaba entre noche acordandome de algo que no había hecho, etc.. Mesualmente tengo en marcha unos 60 proyectos que tengo que finalizar con una fecha real (10 dias) no puedo pasar de ese periodo. Empece poniendo fecha de finalización a cada uno de ellos y fecha de inicio para posibles contratiempos. Luego están las acciones de cada uno de ellos con sus fechas. Hay muchas veces que en la carpeta hoy aparecen subtareas que son para hacer y el propio proyecto con fecha de inicio y es un caos ya que la subtarea si que es una acción pero el proyecto nó. Me genera trabajo ya que tengo que filtrarlo, etc. Si no pongo fechas de finalizacion a los proyectos me encuentro como vendido ya que teniendo sólo 10 dias para terminar el proyecto (sin excusa) tengo miedo de que me cumpla sin terminarlo. La verdad no sé como hacerlo. He pensado en no poner fechas de finalización al proyecto y crear una acción como ” cerrar informe” en cada proyecto con su fecha de terminación. No sé si alguien me puede ayudar y no sé si este es el medio correcto para comentar esto
    Gracias.
    Emilio

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