GTD: Gestionar las tareas periódicas correctamente

Si tuviera que decir cuál es la duda más común que me he encontrado cuando las personas intentan poner en práctica el método de David Allen, el cómo gestionar las tareas periódicas sería sin duda un firme candidato. Para ser honestos, el libro de Allen no menciona expresamente cómo hacerlo, así que no podemos culpar a nadie por ello. Pero las consecuencias son claras: cada uno hace la implementación que mejor le parece, lo que a veces da como resultado flujos de trabajo poco efectivos, cuando no completamente en contra del espíritu de GTD.

Una de las soluciones más comunes es utilizar el calendario –confieso haber pecado–. En este post os comparto porqué creo que no es una buena idea, cuál es la única excepción en que podría hacerse, y cómo debemos gestionar las tareas periódicas sin romper las reglas de GTD.

Empecemos por aclarar cuál es la función del calendario: recordarnos los compromisos que tienen una fecha fija —y posiblemente una hora— para cumplirse. Nada más. Cualquier otro compromiso debe ir a una de las listas contextuales de próximas acciones.

Veamos un ejemplo real: muchos de nosotros tenemos la obligación de presentar la declaración de la renta antes del 30 de junio de cada año —al menos en España—, por lo que parece natural añadir al calendario un recordatorio periódico para esa fecha. El problema con este tipo de recordatorios, y asumiendo que somos diligentes haciendo la revisión semanal de nuestro sistema GTD, es que puede que tomemos acción sólo una o dos semanas antes de que venza el plazo, cuando en realidad es una tarea que podríamos haber empezado desde mucho antes —en España, a partir del 1 de mayo. La cosa se puede poner más fea si no hacemos revisiones semanales de manera consistente, generando estrés innecesario de último momento, o en casos extremos, incluso incumplir el compromiso.

Una forma correcta de gestionar esta tarea sería añadir una próxima acción en la lista “algún día/quizás”, con fecha de vencimiento 30 de junio. Durante nuestras revisiones semanales tendremos ocasión de activar la tarea en cualquier momento, ya sea pasándola a la lista contextual correspondiente o a la lista de proyectos —si es que necesitamos llevar a cabo varias actividades para cumplir con nuestro compromiso. Si el sistema gestor de tareas lo permite, incluso podemos asignar una fecha de inicio, en este caso 1 de mayo, de manera que sea aún más fácil saber cuándo podemos activarla.

El único caso en que estaría permitido utilizar el calendario para gestionar una tarea periódica es si dicha tarea sólo puede llevarse a cabo un día particular, y no tiene sentido hacerla cualquier otro día. Por ejemplo, felicitar a alguien por su cumpleaños.

Ya sé, alguno estará pensando: “pero esto es demasiado para las tareas rutinarias que debo hacer todos los días, o una vez a la semana”. Bueno, debo reconocer que es cierto. De hecho, yo no soy amigo de añadir este tipo de tareas de periodicidad corta a mi sistema GTD. En su lugar, prefiero integrarlas en rutinas que ya tengo bien establecidas. Como nos enseña la regla de los 2 minutos, debemos dar prioridad a la eficiencia, y no sobrecargar nuestro sistema GTD innecesariamente.

Así que ya sabes: deja de utilizar el calendario para recordar próximas acciones, aunque sean periódicas. El calendario está para recordar compromisos con fecha, no para recordar fechas límite.

11 comentarios

  1. Hola Jero!

    Muy de acuerdo con el post, sobre el que me gustaría comentar un par de matices.

    Empezando por el final, creo que das en el clavo cuando hablas de no sobrecargar el sistema innecesariamente. Si algo es un hábito, por ejemplo cepillarte los dientes, no tiene sentido generar una próxima acción periódica para ello. La idea es limitar las próximas acciones periódicas a aquellas que, por no ser tan habituales, podríamos olvidar.

    Mi otro comentario es sobre la gestión en sí de las tareas periódicas. Comentas poner una próxima acción en la lista “algún día/tal vez” con fecha de vencimiento, es decir, incubarla, y activarla cuando consideremos oportuno en una de nuestras revisiones semanales.
    Entiendo que esto es lo correcto cuando aún no has decidido si completarás o no esa próxima acción más adelante. Ahora bien, si ya has tomado la decisión, es decir, si ya te has comprometido, y lo que ocurre es que todavía no puedes completar esa próxima acción, por la razón que sea, creo que el lugar adecuado sería el archivo de seguimiento, ¿no? Cuando hablas del concepto “fecha de inicio” en el gestor de tareas, te estás refiriendo precisamente a eso, a un archivo de seguimiento, es decir, un contenedor de próximas acciones que no puedes completar hasta que llegue una fecha futura.

    El archivo de seguimiento es otro de los grandes desconocidos en GTD y, en mi opinión, se trata de un contenedor muy útil, precisamente por el “juego” que da para las tareas periódicas. ¿Cómo lo usas tú?
    Un abrazo, maestro!

    • Interesantísimo comentario, José Miguel. Vaya por delante que concuerdo contigo en lo poco que se conoce, y aún menos se utiliza, el archivo de seguimiento. Dicho lo cual, te cuento la historia del mío. Aviso que esto puede convertirse en otro post… ;-)

      Por la naturaleza de mi trabajo, casi todo mi sistema GTD es digital. Durante mucho tiempo utilicé como archivo de seguimiento un calendario separado del calendario de compromisos propiamente dicho. Esto, además de causarme problemas operativos –aquel calendario no permitía adjuntar archivos, por ejemplo–, me daba “urticaria”, pues sentía que estaba desvirtuando el uso del calendario.

      También estuve utilizando una lista llamada “seguimiento”, que no era una lista contextual ni ninguna de las otras listas “oficiales” de GTD. Era un invento mío, un pegote, y resultaba confuso, pues se podía confundir con la lista “a la espera”. Al final terminé desestimándola.

      Así fue como pensé en utilizar la parte “algún día” de la lista “algún día/quizás”. En mi opinión, esta lista no es exclusivamente para guardar cosas sin aclarar o que no sabes si harás. Como su nombre indica, también puede servir para guardar las cosas que sabes que sí vas a querer, o que tienes que hacer más adelante, aunque aún no sabes exactamente cuándo.

      Nunca he utilizado un archivo de seguimiento físico, el famoso “tickler file”, precisamente por la naturaleza de mi trabajo. Para dos papeles que tengo, prefiero archivarlos y añadir un recordatorio digital, siguiendo el principio de que hay que ser fiel al espíritu de GTD, pero sin poner en peligro la eficacia del sistema.

      Así que, con las herramientas que he usado hasta ahora, a mi siempre me ha resultado complicado hacer una implementación digital del archivo de seguimiento en el sentido que propone David Allen. Usar la parte “algún día” de esta lista, junto con fechas de vencimiento, es la implementación más aceptable que he encontrado hasta la fecha.

      Ahora devuelvo la pelota a tu tejado: ¿Tienes un archivo de seguimiento digital? ¿Cómo lo implementas? ¿Cómo lo usas? :-)

      • Hola Jero. Eso no vale… ;-)

        Bromas aparte, sí, tengo un archivo de seguimiento digital. Pero empecemos por el principio.
        Hay una diferencia clara entre el archivo de seguimiento y las listas algún día tal vez y es que en el archivo de seguimiento hay próximas acciones comprometidas y que no pueden hacerse hasta una fecha futura (objetiva) mientras que en la lista algún día tal vez solo hay posibilidades, es decir, ni son próximas acciones, ni están comprometidas ni por tanto tienen fecha.
        La implementación del archivo de seguimiento que uso es muy sencilla. En mi sistema, que también es digital, todas las próximas acciones tienen por defecto fecha de inicio = hoy. Si es algo que no puedo hacer hasta que llegue una fecha futura, entonces pongo que la fecha de inicio es esa fecha futura.
        Por otra parte, las cosas que incubas pueden dividirse en dos grandes grupos, como bien apuntas. Las que probablemente acabarás haciendo – y por tanto hay que revisar periódicamente – y las que a lo mejor haces o a lo mejor no – y por tanto no es necesario revisar tan a menudo. Las primeras las gestiono con una lista especial llamada “Esta Semana No”. El resto está en la lista Algún día tal vez. La única diferencia entre ambas listas es la frecuencia de revisión. Aquí lo explico mejor: http://www.optimainfinito.com/2014/06/gtd-descubre-el-poder-de-la-lista-esta-semana-no.html

  2. Pingback: GTD: Gestionar las tareas periódicas correctamente | Jerónimo Sánchez | Blog de Simón Pulido

  3. Yo para acciones periódicas, que debo realizar y todavía no me he habituado a ella, tengo creada una carpeta, de revisión diaria, llamada “Periódicas-Tomar Hábito”, son acciones que aunque no son obligatorias, quiero tomar el hábito de realizarlas con cierta periodicidad. Por eso la revisión es diaria. Una vez que he tomado el hábito, ya no es necesario ponerla en esta lista.

    • No entiendo muy bien a qué te refieres con carpeta, Vitoriano. Imagino que te refieres a contexto. Sólo un detalle: si estás desarrollando un hábito, la ejecución debería ser obligatoria, o no desarrollarás el hábito.

  4. Yo en este sentido, y aunque no me considero usuario de GTD por no servirme de él (pese a que comparto conceptos ineludibles) tengo una gran ventaja. La implementación de mi método está hecha a través de una herramienta web programada por mí mismo en PHP + MySQL. Mis tareas periódicas las escribo 1 vez en el sistema y listo. Aquí la informática pasa de largo a la implementación en papel porque es posible “programar” tareas y su periodicidad así como gestionar todo lo que tenemos programado.

    Coincido en que es necesaria también una barrera de a partir de qué nivel de detalle ya no meto las tareas. En general coincido con lo que decía José Miguel aunque una sola excepción y es que cuando empiezo un hábito siempre apunto las tareas (aunque la frecuencia sea diaria) hasta que está totalmente integrado en la rutina.

    Pero vaya, que si hay un punto que incentive la implementación informática frente a la vrsión papel, eso son las tareas periódicas. En la era del 2.0 es ineludible.

    Un saludo.

  5. En realidad y no es por contradecir ;), en el libro de Allen se menciona dentro de la lista Algún día/Tal vez.
    Existe un apartado llamado “Usar un calendario o agenda para futuras opciones” en el cual David explica que en la agenda, además de colocar tareas que deban realizarse un día específico, también podemos colocar información diaria específica como:
    – Recordatorios para poner en marcha proyectos
    – Actos en los que tal vez quiera participar
    – Activadores de decisiones
    y literalmente: miles de cosas más.
    Hoy con las herramientas informáticas es posible que cualquier elemento de cualquiera de nuestras listas tenga “fecha de vencimiento” con lo cual sólo hay que incorporar el hábito de revisar diariamente TODOS los elementos de la lista que vencen hoy sin agregarlos a la agenda.
    Pero yo prefiero usarlo en la Agenda a modo de secretaria personal que me recuerda: “Esteban, la semana siguiente es la presentación, deberías empezar a preparar el material para no tener que improvisarla :)” en ese momento es cuando decido si lo Hago (2 minutos) o lo incorporo a la lista “Lo antes posible”
    Yo uso Google Calendar que me permite tener distintos calendarios con distintos colores y verlos por separado o todos juntos.
    Comentado desde toda la humildad de un absoluto principiante en GTD que recién comienza el recorrido.

    Saludos

    • Me faltó aclarar, apelando al ejemplo citado por Jero, que el recordatorio lo coloco el día que pienso tomar la decisión (2 de mayo, porque el 1 no trabajo :) ) y no la fecha límite (30 de junio)

  6. Una aportación mía con las tareas periódicas. Me confeccioné un pequeño archivador de fichas, con 43 separadores, donde cada día que pasa, veo si hay alguna acción periódica que realizar, y si dicha acción periódica se realiza cada dos semanas, cuando la termino, la ficha la pongo en el día dentro de dos semanas. He aplicado el modelo de las famosas 43 carpetas, en vez archivo de segumiento, cómo archivo de acciones periódicas. Por ahora esta forma de organización me va bastante bien.

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