GTD: Di no a la planificación

Calendario semanal

Aviso que voy a tocar fibras sensibles en este post —la mía hubiera sido una de ellas hace unos meses. Pero tenía pendiente explicar, no sólo porqué no es bueno planificar, en el sentido de planear de antemano qué tareas vas a hacer y cuándo, sino porqué es absolutamente innecesario si practicas GTD.

A lo largo de los años que llevo escribiendo sobre productividad he probado y recomendado muchas cosas. Una de esas cosas es seleccionar 3 TMI —forma abreviada de Tareas Más Importantes—, todos los días. La idea detrás de esta técnica es que seleccionar de antemano 3 tareas de valor el día antes nos ayuda a empezar el día enfocados en lo importante.

Durante mucho tiempo he utilizado TMIs, y he de reconocer que funcionan bastante bien en algunas ocasiones, especialmente cuando las rutinas son bien conocidas y no hay mucho espacio para las sorpresas. Sin embargo, me he dado cuenta de que utilizar TMIs no es la manera óptima de trabajar cuando haces trabajo del conocimiento, algo que para mi ha tomado especial relevancia desde que soy consultor independiente.

El problema es que seleccionar de antemano lo que vas a hacer, aunque “sólo” sea con 24 horas de antelación, no deja de ser una forma de planificar. Y planificar sí es malo, muy malo.

Cuando planificamos, tomamos decisiones utilizando criterios subjetivos. Es lo que se ha venido haciendo durante muchos años en la mal llamada «gestión del tiempo», y ha demostrado claramente su ineficacia. Planificar es jugar a ser adivino, como diría mi amigo y colega David Sánchez. Es decidir con la esperanza de que, llegado el momento, los astros se alinearán para que podamos cumplir nuestras expectativas.

Y las expectativas son construcciones mentales muy peligrosas. ¿Qué crees que pasará si de las tres cosas que habías planeado para mañana sólo puedes completar una? Tu grado de frustración subirá un punto. ¿Y qué pasará cuando la situación se repita día tras día, durante varias semanas o meses? El estrés hará acto de presencia, y empezarás a perder confianza en tu sistema de organización. O en tu propia capacidad de resolver los asuntos, que es aún peor.

Tenemos que ser mucho más humildes: nadie puede saber de antemano qué tiempo disponible o nivel de energía tendrá mañana a las diez, o sí estará en el contexto adecuado para hacer lo que había planeado, o si las prioridades no cambiarán súbitamente debido a alguna urgencia inesperada. Por mucho que nos guste sentir que tenemos control sobre nuestro futuro, la verdad es que tenemos control real sobre muy pocas cosas.

Una de las pocas cosas que sí podemos controlar son nuestras decisiones en este preciso instante. Si practicas GTD y tienes una lista de próximas acciones actualizada y completa —es decir, si capturas, procesas y organizas de forma periódica y consistente—, la decisión de qué es lo más importante que debes hacer a continuación surge de manera natural sin necesidad de revisar la agenda, simplemente considerando el contexto, el tiempo disponible, tu nivel de energía mental y lo que más llama tu atención en este momento, que sí son cosas objetivas.

Esa es la belleza y, al mismo tiempo, la potencia de GTD. Planificar, aunque sea con TMIs, es un obstáculo para tomar las decisiones correctas, que tengan en cuenta las circunstancias particulares de cada momento.

Y es que, al final, no es más productivo el que se obliga a hacer cosas en contra de lo que dicta la realidad, —por muy importantes que sean—, sino el que aprovecha las circunstancias actuales y les saca partido, haciendo el mejor uso de sus recursos en cada momento.

Foto por Anka Albrecht vía Flickr

15 comentarios

  1. Sencillamente brillante Jero, la planificación tiene que desaparecer de nuestros hábitos, el problema es que es un habito demasiado enraizado y cuesta.

    • Gracias por dejarte caer por aquí, Cruz. Me has hecho el día. ;-)

      Tú lo has dicho, planificar es para muchos un hábito. Pero como todo hábito puede ser “desaprendido” más fácilmente si lo sustituimos por otro.

      En este caso, en lugar de planificar lo que vamos a hacer al día siguiente, podemos procesar todas nuestras bandejas de entrada y dejar nuestras listas actualizadas. Así mañana podremos tomar la mejor decisión conforme veamos el panorama.

  2. El problema no es planificar, sino vivir en los mundos de yupi.
    El problema es que planificamos tiempo y el tiempo ni se gestiona ni se planifica..
    Hay que planificar acciones a realizar y has de identificar que acciones son realmente imprescindible hacer hoy. Por ejemplo una acción que seria TMI sería felicitar a tu madre el día de su aniversario. Y si no la consideras como tal, apechuga con las consecuencias.
    Jero me ha encantado el post, por favor sigue haciendome pensar.

    • Gracias por la felicitación, dcrespim. Me encanta ver a los clásicos por aquí.

      Cuidado. Si algo es imprescindible hacerlo hoy es porque tiene fecha –y quizás hora– comprometida. Luego no está planificado, está agendado. Y con fecha comprometida me refiero a una fecha objetiva, que está acordada con un tercero o que sólo tiene sentido hacer ese día, como felicitar a tu madre por su cumpleaños.

      Porque si es una fecha subjetiva decidida por mi –es decir, una fecha planificada–, entonces no es imprescindible hacerlo hoy, ya que siempre puedo renegociarla conmigo mismo. Y para eso, mejor no planifico. Dado que tengo el recordatorio correspondiente en una de mis listas de próximas acciones –que recuerdo, significa acciones que debo hacer lo antes posible–, lo hago cuando llegue el momento adecuado y punto. Me ahorro todo el trabajo de planificación.

      PD. Espero que tu madre no sea de las que te guarda los olvidos toda la vida. ;-)

  3. La verdad es que no estoy muy de acuerdo. De todos modos hay distintos tipos de planificación. Por ejemplo, un proyecto hay que planificarlo sí o sí ya que esto te proporciona la secuencialidad de las acciones, algo imprescindible para poder integrarlo en GTD. En cuanto a las TMIs para mi también son importantes. Planificar tiene que ver con establecer límites, es decir, con saber lo que no vas a hacer. Los límites son fundamentales para potenciar tu enfoque, concentración y creatividad. Desde ese punto de vista, planificar es también decidir que es lo que entra en tu sistema GTD o afinando más que va directamente a la papelera, qué delegas y qué haces tú.
    No sé, para mi una de las debilidades de GTD es precisamente la que tu citas como fortaleza, que las acciones a ralizar salen de forma natural. Yo creo que un problema frecuente es que GTD se convierte en un sistema meramente administrativo, donde entra todo y te encuentras con que tu bandeja “Proximo” está llena de cosas que no debes ni siquiera hacer. Pensar en metas, proyectos y acciones es lo que proporciona a GTD la potencia y eso, desde mi punto de vista es planificar.
    Yo al menos de todo lo que tengo en mi “Próximo” si que elijo 3 TMIs para el día siguiente. También consulto el calendario y si la jornada es complicada puedo elegir 1, 2 o ninguna (muy raro).
    A mi me funciona razonablemente bien la combinación de sistemas aunque sigo aprendiendo.

    • Te entiendo perfectamente, Rubén. Yo estaba ahí hace unos meses. :-)

      De la planificación de proyectos, nada que objetar. No me refiero a ese tipo de planificación, como intentaba explicar en el primer párrafo. Me refiero al tipo de planificación de las TMIs y similares.

      En cuanto a establecer límites, GTD ya te da los mecanismos para hacerlo sin tener que planificar. Si tus listas de próximas acciones están muy llenas y no te puedes enfocar –algo por lo que también he pasado–, es porque no estás haciendo un buen uso de la lista “Algún día/Tal vez”.

      En las listas de próximas acciones debes dejar lo que estimas que vas a poder hacer hasta tu próxima revisión semanal, y mandar a incubar el resto. Esto es algo que el maestro José Miguel Bolívar me enseñó hace poco, y la verdad, funciona de maravilla. Si haces tu revisión semanal de manera consistente, tendrás ocasión de volver a decidir sobre esas acciones y “reactivarlas” cuando lo estimes oportuno.

      Insisto, al final, después de muchas pruebas, me he dado cuenta de que no es cuestión de que GTD no te de las herramientas, sino que no las utilizamos bien.

      • Estaba leyendo a Mark Forster (muy por encima, porque estaba viajando) en su libro “Do it tomorrow” y dice cosas interesantes. Por ejemplo, el tema de las listas cerradas que tiene que ver con las TMIs y el tema de las priorizaciones (diferencia entre los instantaneo, lo de para hoy y lo de para mañana).
        Supongo que tiene que ver también con la naturaleza del trabajo de cada uno el que funcionen mejor unas u otras cosas. Yo por ejemplo si que soy capaz de cumplir con mis TMIs regularmente pero debo empezar por leer mi email (algo recurrentemente desaconsejado) dado que trabajo coordinando el Centro de Atención a Usuarios y determinadas crisis entran por correo (y por teléfono). Y eso es parte fundamental de mi trabajo, es decir, aunque no es una TMI está perfectamente alineado con mis objetivos laborales.
        Eso si, a continuación de esa primera hora de la mañana o durante la misma si no ha ocurrido nada relevante me pongo con mi primera TMI. A continuación continua con tareas de mis lista “Próximo” que no son TMIs, así voy alternando entre TMIs y tareas de “Proximo” menos relevantes pero necesarias. Todo eso unido a reuniones y repasos frecuentes del buzon (cada 2 horas mínimo).
        A lo que iba, es que el día que no llevo a cabo mis tareas TMIs o acciones de mi “Próximo” trato de analizar el por qué. Por ejemplo, el uso del teléfono lo he reducido al mínimo lo que me “asegura” que cuando suena es para algo importante. Mi gente tiene instrucciones de llamarme sólo en caso de crisis importantes o de asuntos que requieran de mi intervención en menos de esas 2 h. con que repaso mi buzón.
        Asimismo, delego todo lo que puedo y me centro bastante en seguir los resultados.
        La lista de “Algún día” la verdad es que no la uso demasiado bien y ya le he leido varias veces a Jose Miguel al respecto cosas que me han hecho pensar.
        De cualquier modo, mi trabajo es relativamente estable y controlado pero el uso de las TMIs me ayuda a recordar que es más importante, como consultor, la redacción de una oferta que un informe para la Dirección porque, al final, me pagan por ofertas firmadas y por lo tanto priorizo las tareas directamente relacionadas con el “cuore” de mi trabajo.
        También me ayuda a la hora de elegir para esas tareas los momentos con más energía ya que de lo contrario corro el riesgo de dedicarlos a “cosas menores” y ponerme a lo mollar cuando ya no estoy en disposición de ello.
        De todos modos, hablamos de cosas similares ya que determino mis TMIs cuando mi jornada está terminada o justo antes de empezarla y, como te digo, mis circunstancias laborales no son demasiado dadas a los imprevistos y, si los hay, los considero parte esencial de mi trabajo que es resolver ese tipo de crisis.
        De cualquier modos, ahora a la vuelta de vacaciones me gustaría pegarle un repaso a todo GTD y especialmente al libro “Haz que funcione” para, desde la experiencia, darle una vuelta a todo. Creo que, cada vez que lo hago, saco nuevas conclusiones y maneras de trabajar.
        Un abrazo.

  4. Yo creo que el problema es fundamentalmente semántico. Planificar es indispensable. Lo que es ridículo es jugar a ser Dios o a predecir el futuro. Planificar es pensar qué secuencia de pasos hay que realizar para alcanzar un resultado. En ese sentido, planificar proporciona información útil y relevante sobre tiempo estimado que puede conllevar la consecución del resultado, recursos que vamos a necesitar, contratiempos que pueden surgir… El problema es cuando la arrogancia sustituye a la humildad y queremos ir un paso más allá. Cuando decidimos hoy como va a ser el mundo dentro de X días, semanas o meses. Entonces planificar se convierte en una pérdida de tiempo, una telaraña de ilusiones y una fuente de frustración y estrés. Si algo es ridículo en “un tiempo de grandes cambios”, como decía Drucker, es planificar qué se va a hacer cuándo, simplemente porque el futuro ha dejado de ser algo relativamente estable y predecible. Entiendo las intenciones positivas que existen detrás de planificar pero en un sistema GTD bien engrasado, planificar ni es necesario ni tiene sentido ya que GTD es, precisamente, un sistema que parte de la premisa de que a día de hoy planificar es inútil y que, en su lugar, es preciso contar con un buen sistema de toma de decisiones que permita tomar la mejor decisión posible en cada momento en función de las circunstancias reales del momento.
    Un abrazo!

  5. Coincido con Bolivar totalmente en el tema semántico. Aquí las palabras se tornan delicadas ya que para cada cual tienen un matiz. Para mí, rellenar un sistema GTD, enlazando acciones con proyectos, contextos y demás ya es planificar. No veo por qué tiene que asociarse con “tiempo”. Por otro lado, creo que eso que decís de “jugar a adivino” tiene más que ver con la agenda. Si pretendo acertar qué voy a hacer en cada momento del futuro, necesitaré en primer lugar una agenda. Lo bueno de GTD es que, si bien permite fechar las acciones (me refiero a la inmensa mayoría del software, más que al método teórico puro) se intuye fácilmente, que es un paso algo forzado e innecesario en la mayoría de las acciones

    Me ha encantado el artículo, creo que deja bien clara la idea principal, aunque insisto, la palabra “planificar” lleva implícito el factor “tiempo”, la palabra “agendar” me parece más acertada

    Gracias por hacernos pensar, reorientar el timón y aportar ingredientes a este gastronómico tema de la productividad

  6. Aunque soy nuevo en este sistema de GTD, me voy a atraver a dar mi opinión. Me da la sensación que la planificación es para el trabajo en grupo y que GTD es para el trabajo individual. Se ha hablado de planificación de proyectos pero también vale para trabajos de corta duración. Un ejemplo, un trabajo de mantenimiento de una jornada de trabajo. Si planificas previamente los recursos que necesitas (personal, repuestos, información técnica, auxilios, etc.), el trabajo será de mayor calidad, se hará con más seguridad, se hará en menor tiempo y con menor coste. La diferencia entre planificar y no planificar es como jugar en la champions league o en el patio del colegio.
    Por el contrario, en el trabajo individual y de oficina, ocurre lo contrario: no se necesita preparar ningún recurso. Se necesita tener todos las tareas relacionadas (no en la cabeza), priorizadas (las diversas listas), una estimación de tiempo y esfuerzo, fecha límite si la hubiera y, sobre todo, flexibilidad para escoger en cada momento la tarea que puedo hacer de forma más eficaz y que me resulte más beneficiosa.
    Un abrazo.

  7. tenemos instinto en el ámbito pre-personal, tenemos intelecto en el ámbito personal, tenemos intuición en el ámbito transpersonal, el instinto, el intelecto y la intuición son producto de la evolución, existen por ser efectivas sino lo fueran nos abrimos extinguido hace milenios, me da la impresión que estos métodos de trabajo dejan fuera áreas importantes de la mente humana, se centran solo en el intelecto alienando potencialidades humanas como el instinto (y lo inconsciente), así como la intuición (lo transpersonal o espiritual). sin duda el intelecto funciona y es eficiente en organizar, pero sin la intuición no hay creatividad, ni visión, sin instinto no hay supervivencia, en harás de la eficiencia intrascendente y miope se esta descartando la subjetividad, el caos, la libertad , la conexión con la vida real.

  8. Hola! Quizás el problema no sea planificar, planificar nos puede causar frustración o hacernos sentir mal si no lo aconseguimos pero quizás el problema es la gestión de esta misma. Quiero decir, si yo me planifico unas tareas (a ser sincero aun no lo hago) no esta nada mal pero tengo que estar consciente de que no pasa nada si no lo hago (este punto no nos debe llevar a no hacer nada) sino que soy humano, que intento a hacer lo mejor, y si no lo consigo no pasa nada. Debemos dejar ir nuestros ideales y ideas preconcebidas que nos causan frustracion.

    Pasate por mi blog!

    PD: Relacionado con lo que te digo, te recomiendo leer “El pequeño libro de la satisfaccion”. Lo puedes encontrar en el blog no quierootropijama.com, traducido en castellano totalmente gratuito!

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