GTD con un BlackBerry (sin aditivos)

(Artículo publicado originalmente en ApuntesGestion.com)

Desde hace un tiempo se ha hecho muy popular GTD (del inglés “Getting Things Done”), un método de productividad personal creado por David Allen. (Si nunca has oído hablar de él te recomiendo que leas primero mi serie de artículos Mi sistema GTD, de la A a la Z, donde hago un recorrido completo por el método, con ejemplos reales de mi propia implementación.)

Desde que conocí GTD he estado utilizando varios sistemas en mi ordenador portátil del trabajo, pero hace poco tiempo mi empresa anunció que iba a “blindar” todos los equipos, de modo que será imposible instalar software o conectar dispositivos USB. Así que me puse a la tarea de encontrar una forma de llevar siempre conmigo mi sistema de productividad personal. Y lo encontré en mi BlackBerry, sin necesidad de contratar planes de datos ni adquirir software adicional. Veamos cómo.

Después de leer un artículo titulado World’s Easiest & Free Blackberry GTD Solution de Isaac Bowman, donde describía una solución basada en un BlackBerry sin necesidad de software adicional, decidí hacer mi propia adaptación. La idea principal es utilizar el gestor de tareas que viene integrado en un BlackBerry, pero no de la forma que los chicos de RIM tienen previsto, sino siguiendo nuestras propias reglas, que básicamente se reducen a una sóla: introducir los nombres de las tareas y nada más. Como veremos, no es necesario utilizar categorías, ni por supuesto prioridades.

Trabajando a toda máquina

Algo que yo no sabía hasta que leí el artículo de Bowman es que no es necesario irse a “Agregar tarea” para añadir nuevas tareas. Si empiezas a escribir, el gestor de tareas buscará la tarea que contenga la palabra o palabras que estés escribiendo. Si sigues escribiendo, llegará un momento en que no encontrará ninguna tarea que coincida. Pues bien, si en ese momento pulsas la tecla Enter, se creará una nueva tarea con lo que hayas escrito (por supuesto, una vez creada podrás seguir escribiendo y añadiendo detalles a la tarea).

Por otra parte, el BlackBerry no considera los símbolos especiales como @ y # para buscar y ordenar. Así que podemos ahorrarnos utilizar estos símbolos. Aunque, como veremos enseguida, tendremos que idear una forma de diferenciar los proyectos y las ideas, de las siguientes acciones.

Las listas de siguientes acciones

Supongamos que tengo que registrar una llamada telefónica para sacar una cita con mi dentista. Escribiría “Teléfono” y vería una lista de todas las tareas que empiezan por Teléfono. Seguiría escribiendo “Dentista” y, presumiblemente ya no habría coincidencias, así que pulsaría Enter. Terminaría de escribir “para cita – Tlf 12345678″, luego retroceso, Guardar y listo.

Como puedes ver, la palabra inicial de cada tarea sustituye a los contextos. Cada tarea puede empezar sólo por un número limitado de palabras, como “Telefono”, “Casa”, “Oficina”, “Calle”, etc. De esa forma, si queremos ver todo lo que tenemos que hacer en un contexto determinado, simplemente empezamos a escribir el nombre del contexto. Generalmente, con la primera o dos primeras letras del nombre ya tendremos la lista en pantalla. ¡Más rápido no puede ser!

La lista de proyectos e ideas

Hasta aquí todo bien, pero ¿cómo añadimos ahora los proyectos e ideas para diferenciarlos de las acciones? Después de hacer varias pruebas descubrí que la forma más fácil es encabezar el nombre del proyecto con el número cero (que sí se ordena y se busca), seguido de una breve etiqueta que identifique ese proyecto. Por ejemplo, si queremos añadir el proyecto “Arreglar jardín delantero”, podemos escribir “0jardin Arreglar jardín delantero”.

Utilizar etiquetas de este tipo nos permite, además, etiquetar todas las tareas relacionadas con un proyecto. En mi caso, añado la etiqueta al final de todas las tareas relacionadas, como por ejemplo “Llamar Jardinero – Tlf 12345678 0jardin”. Así, si busco “0jardin” en el gestor de tareas, me dará una lista de todas las tareas del proyecto 0jardin y, por supuesto, también el nombre del proyecto.

¿Y las ideas? Bueno, utilizo un método similar. En este caso, me gusta que las ideas (en GTD llamadas “algún día/quizá”) aparezcan justo debajo de los proyectos, así que les asigno etiquetas que empiezan por 9. Por ejemplo, “Reinscribirme en la escuela de música” quedaría como “9musica Reinscribirme en la escuela de música”.

La revisión del sistema

Para revisar los proyectos, basta con escribir el nombre de la etiqueta y se mostrarán sólo las siguientes acciones que tengan dicha etiqueta. Esta técnica la uso constantemente para hacer la revisión semanal, comprobando que todos los proyectos tienen al menos una siguiente acción asociada. Escribiendo el nombre de la etiqueta puedes centrate fácilmente sólo en lo que está relacionado con ese proyecto, eliminando todo lo demás de la vista.

También una vez a la semana reviso la lista de ideas, para ver si es necesario activar alguna de ellas y pasarla a la lista de proyectos en curso. Gracias a este sistema de etiquetas, convertir una idea en un proyecto es tan fácil como cambiar el 0 por el 9.

Igualmente, tengo una etiqueta especial llamada “0tmi”, que no pertenece a ningún proyecto, pero que se la asigno a todas las tareas que considero “Tareas Más Importantes”. Cada día reviso el trabajo pendiente y selecciono 3-5 tareas más importantes, normalmente las que están relacionadas con mis objetivos clave. A esas tareas les asigno la etiqueta “0tmi”, de forma que en cualquier momento del día puedo localizarlas, aunque se encuentren en diferentes proyectos, o se trate de tareas sueltas, sin proyecto asociado.

El toque final

Y para tener mi sistema siempre a la distancia de un clic, configuro el gestor de tareas en el botón de acceso rápido de la derecha. Así, en cuanto desenfundo mi BlackBerry solo tengo que hacer clic en el botón derecho para revisar, cambiar o añadir siguientes acciones.

El botón izquierdo lo tengo programado para acceder a la grabación de notas de voz, la segunda aplicación que más uso en mi BlackBerry. Pero esa es otra historia que dejaré para otro artículo.

Conclusión

Como ves, no es necesario gastar dinero para tener un sistema GTD totalmente operativo, funcional y rápido de utilizar. Es una prueba más de que, conociendo a fondo las herramientas que utilizamos normalmente, podemos hacer muchas más cosas de las que a priori creemos.

Después de 3 semanas utilizando este sistema, creo que ya he encontrado la solución GTD ideal en mis actuales circunstancias.

Y tú, ¿utilizas un BlackBerry para organizarte? ¿Qué otros trucos conoces para gestionar las tareas? ¿Se te ocurren mejoras? Comparte con nosotros tu experiencia en un comentario.

Foto: BlackBerry Keypad, por Mark Iafrate

Un comentario

  1. Muy interesante el articulo. Me estoy introduciendo en el método GTD y me parece un buen punto de partida.

    Me gustaria saber si has “evolucionado” el sistema con tu BB….

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