Gestionar proyectos sobre la marcha con GTD

Gestionar proyectos sobre la marcha con GTD

Estoy a punto de terminar un proyecto importante de mi empresa –por si alguno se lo pregunta, sí, es por eso que últimamente he estado un poco distanciado de los comentarios y de Twitter, muy a mi pesar–.

Han sido semanas muy pesadas de trabajo y coordinación intensa de “recursos”, palabrota que usamos en gestión de proyectos para llamar a las personas ;-). Pero al mismo tiempo ha sido tiempo de auto observación de cómo manejo los proyectos con GTD.

Recientemente me ha tocado encargarme de la mudanza de todos los sistemas de información a una nueva oficina. Mi responsabilidad era asegurarme de tener todo el cableado certificado, una sala de servidores totalmente equipada, líneas de comunicaciones configuradas para conectarse a la red global de mi empresa –que para más inri es multinacional–, salas de reuniones con videoconferencia, etc. No es un proyecto enorme, pero tampoco se puede decir que sea pequeño.

Pues bien, os contaré un pequeño secreto: lo gestioné íntegramente con GTD, utilizando sólo con listas de acciones y recordatorios.

Cuando uno se enfrenta a un proyecto medianamente complejo es muy tentador abrir Microsoft Project y ponerse a hacer diagramas de Gantt. Eso está muy bien, siempre que te hayas tomado el tiempo para planificar el proyecto adecuadamente. Pero esa no es siempre la mejor vía.

En el caso de la mudanza, aunque había algunas fechas límite, la mayoría de las cosas que había que hacer eran del tipo “lo antes posible”, y lo más importante, podían hacerse simultáneamente. Por ejemplo, aunque no estuviera la sala de servidores lista, nada me impedía contratar la línea de comunicaciones, o evaluar la compra de proyectores para las salas de reuniones. Igualmente, podía trabajar en el cableado aunque no hubiera un rack para recibirlos –ya se rematarían los cables cuando estuviera la sala lista–.

Cuando un proyecto es complejo pero no hay muchas dependencias entre las distintas tareas, lo único que se necesita para gestionarlo es una lista completa de próximas acciones permanentemente actualizada, recordatorios y un buen seguimiento de las cosas “a la espera”. O sea, GTD.

La cosa funciona más o menos así: en una primera sesión de “brainstorming” saco a la luz todos los requerimientos que puedo, utilizando mapas mentales. Después de validar los requerimientos con los distintos involucrados, traspaso todo a mis listas de próximas acciones. Ya estoy listo para empezar.

Durante los primeros días del proyecto intento “lanzar” todas las acciones que puedo hasta el punto en que se convierten en cosas “a la espera”, y añado al calendario las distintas tareas de gestión del proyecto –en forma de acciones periódicas–, y los hitos –como recordatorios–. En el ejemplo de la mudanza, envié todos los pedidos de equipos, negocié todos los contratos, encargué los diseños, etc. Además, creé tareas periódicas para revisar el avance, enviar informes de progreso, etc.

A partir de ese momento toca convertirse en un perro de caza y estar encima de todo el mundo que te debe algo, de manera sistemática y acordada. Por ejemplo, si Enrique me prometió tener rematados los cables el miércoles, el jueves a las 8:30 le llamo para ir juntos a revisar el rematado.

Ahora imaginaos que, revisando el cableado, surge un punto de revisión o un nuevo requerimiento. En ese momento lo añado a mi bandeja de entrada –en mi caso utilizo Things para iPhone–, o simplemente creo un recordatorio en el calendario. Lo hago inmediatamente, mientras estoy hablando con Enrique revisando el cableado. Por eso es fundamental dominar la recopilación en todo momento y lugar.

Al final de cada día, sin excepción, proceso lo que hay pendiente, reviso todas y cada una de las próximas acciones y cosas a la espera del proyecto, las evalúo y marco lo que haga falta como tarea más importante para hacer al día siguiente. También marco todas las completadas para tener una visión más clara de lo que queda por hacer, y reviso las actividades agendadas para los próximos días.

Si recopilamos inmediatamente, damos prioridad a las próximas acciones del proyecto y hacemos un adecuado seguimiento de las cosas a la espera, gestionar muchos de los proyectos complejos con GTD es bastante sencillo. Y por experiencia os digo que el nivel de control que se siente es muy parecido a si utilizárais herramientas especializadas.

Y tú, ¿has gestionado proyectos complejos con GTD? Comparte tu experiencia e ideas en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Marcus Jeffrey (via Flickr)

14 comentarios

  1. Me gustaría saber qué percepción tienen tus compañeros de una persona como tú aplicando GTD. En ciertos momentos confiar en el sistema y delegarle las partes más complicadas debe de marcar una diferencia notable con el resto (no sólo de productividad sino que también la tranquilidad de saber que lo acabarás todo). Sé que es una pregunta difícil de responder así que no la formulo pero supongo que sí habrá una diferencia efectiva. ¡Un saludo Jero!

    • @Iago:

      Quiero pensar que existe esa diferencia –de hecho, me consta que algunos compañeros sí la perciben–, pero es difícil saberlo en general. Para ello debería entrar de lleno en juzgar las formas de trabajar de cada uno, y eso podría crear más problemas que mejoras ;-)

  2. Saludos Jero. Tus ideas me han ayudado bastante. Puesto que es tan caro aquí en Venezuela obtener los libros sobre GTD, no me decido a comenzar con él. sin embargo espero comenzar pronto. Creo que el miedo es por todos los términos nuevos que tenemos que aprender a manejar. Mientras tanto hemos entrado varios de la familia en la onda de la productividad: Listas de Autofocus4, y la aplicación de varios de tus consejos. Pero el santo grial es GTD. Y hacia allá iremos….. Saludos

  3. Quisiera agregar que cuando dices: “Por ejemplo, si Enrique me prometió tener rematados los cables el miércoles, el jueves a las 8:30 le llamo para ir juntos a revisar el rematado
    Ahora imaginaos que, revisando el cableado, surge un punto de revisión o un nuevo requerimiento….”. En esencia es una cita y como cita se caracteriza por que debe pasar por todos los pasos GTD (Recopilar, Procesar, Organizar, Hacer, Revisar) varios de estos se fusionan o estan nitidamente separados y se hacen de manera automática. Si el cableado quedo correcto entoces marcas esa acción delagado como finalizada y listo, pero es posible que aparezcan nuevas “cosas” la cual requieran de nuevas acciones. En sintesis a las citas se les aplica un “GTD INSTANTANEO”. Recordar lo que dice David “al finalizar una cita debemos haber determinado la(s) acción siguiente”

    • @Alexander:

      Efectivamente, existe una especie de regla implícita similar a la regla de los 2 minutos para añadir recordatorios a nuestro sistema GTD. Dicha regla vendría a decir algo así como: si no puedes hacer algo ahora pero tienes claro lo que es, su contexto, fecha, hora o responsable, entonces añádela a la lista correspondiente inmediatamente.

      La idea es que resulta más costoso añadirlo a la bandeja de entrada y aplicar el ciclo GTD completo, que añadir el recordatorio directamente a donde corresponde.

    • @Antonio José:

      Utilizo Things para gestionar mis listas de próximas acciones, cosas a la espera, proyectos y recordatorios de tareas con fecha –pero no con hora.

      Utilizo el calendario para recordatorios con fecha y hora –generalmente citas y algunas pocas tareas que deben realizarse un día a una hora determinada –, y para fechas importantes –como cumpleaños, inicio o fin de eventos, fiestas, vacaciones, etc.–.

  4. Respecto a lo que indicas sobre que GTD es ideal para proyectos con tareas no relacionadas entre sí… ¿qué ocurriría si lo estuvieran? ¿Crees que GTD podría dar apoyo al menos parcial?

    Mi opinión es que podría ser, pero de algún modo tenemos que controlar y gestionar las dependencias entre tareas, y ahí tal vez tendríamos que buscar algún pequeño sistema de ayuda.

    Un saludo!

    • @DOB:

      Desde luego, una de las principales ventajas de GTD es que nos permite llevar el control de lo que tenemos que hacer “ahora” para cada proyecto. La única diferencia cuando un proyecto tiene tareas relacionadas entre sí es que, además de tus listas de próximas acciones de GTD, también deberás desarrollar documentación formal de gestión de proyectos, como por ejemplo un WBS y/o diagramas de Gantt –creo que a eso te refieres cuando dices “algún pequeño sistema de ayuda” ;-)

  5. Yo actualmente también uso things, pero hay dos cosas que no me gustan. Por un lado no permite tener subproyectos y por otro lado me gustaría que permitier introducir acciones en los proyectos que no fueran acciones siguientes, es decir, que pudieran activarse cuando realmente sean siguientes o próximas acciones. El calendario opuso en una moleskine semanal. Me encanta usar ese tipo de libretas. Actualmente estoy trabajando en como mejorar mi sistema de tareas.

    Jero, ¿Conoces Daylite? Parece una opción Interesante.
    ¿Conoces alguna aplicación similar a Things pero para Windows?

    • @Antonio José:

      No recomiendo el uso de subproyectos en GTD. Si un proyecto es tan complejo que requiere gestionar subproyectos, tus listas GTD no son el lugar adecuado para hacerlo. Utiliza mapas mentales, WBS u otras herramientas de gestión de proyectos para controlar el avance y las dependencias. Deja tus listas para lo que son: la gestión de objetivos a corto plazo.

      En cuanto a introducir acciones que todavía no son acciones, sí se puede hacer –aunque de nuevo no lo recomiendo. Es tan sencillo como programarlas para una fecha, y Things moverá dichas acciones a la lista Siguiente de forma automática. O pasarlas a la lista “Algún día”, y seremos nosotros los que –durante la revisión semanal– tendremos ocasión de moverlas manualmente cuando sea necesario.

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