Gestionando proyectos de escritura con GTD

Gestionando proyectos de escritura con GTD

Hace unos días un lector, José Antonio Elías, me envió un correo un poco preocupado. Me contaba que, aunque ha adoptado alguna pequeña herramienta para implementar GTD, no se terminaba de hacer con el sistema. En particular me contaba lo siguiente:

Tengo un proyecto personal, es decir, aparte de mi trabajo profesional en la empresa, en marcha: la escritura de un manual sobre comunicación humana de unas 300 páginas (…). Lo tengo empezado desde hace año y medio, pero, y aquí empieza lo malo, no consigo pasar de la fase de recopilación de información y toma de notas y de la redacción parcial de algún temita, pero el proyecto no consigo impulsarlo como está mandado y, claro, eso desanima.

Su caso me pareció un claro ejemplo de la dificultad que suponen este tipo de proyectos cuando empezamos a integrar GTD a nuestra vida. Él habla de un libro, pero igual puede ser un informe complejo, una tesis o cualquier trabajo escrito más o menos extenso –algo a lo que nos tenemos que enfrentar los trabajadores del conocimiento de vez en cuando–.

Debo reconocer que este correo me interesó especialmente porque actualmente yo también me encuentro inmerso en un proyecto de este tipo: la escritura de un libro sobre productividad, del que pronto os hablaré. Aunque todavía estoy dando los primeros pasos, creo que puedo compartir con vosotros mi enfoque, aplicando la experiencia que tengo con GTD.

En primer lugar, no debemos perder de vista que un proyecto, tal y como lo define David Allen, está compuesto de próximas acciones. Cuando uno se enfrenta a la tarea de escribir algo grande, encontrar las próximas acciones no resulta fácil. Desde luego, añadir a nuestro sistema “escribir libro” no funcionará. El truco para gestionar un proyecto GTD sin problemas es encontrar pequeñas tareas que podamos empezar y terminar de una sentada.

Cuando me enfrenté al proyecto de escribir mi libro lo primero que hice fue identificar el tipo de tareas que tendría que llevar a cabo. Encontré tres: 1) preparación y gestión del proyecto, 2) investigación y 3) escritura propiamente dicha. Ya tenía una primera clasificación del trabajo.

Las actividades de preparación y gestión son las más obvias. Preparar un índice de contenidos, firmar el contrato con mi editora, seleccionar un software de escritura, enviar los avances cada cierto tiempo… Todas ellas son acciones o subproyectos fácilmente identificables y gestionables con GTD.

Pero, ¿qué hay de la investigación y la escritura? En este punto fue esencial seguir los pasos del maestro Berto Pena. Decidí utilizar la mejor herramienta para escritores: Scrivener. Gracias a este fabuloso software puedo trabajar con las distintas partes del libro como si fueran tarjetas índice, cambiando el orden, añadiendo o eliminando partes fácilmente.

Así que, a partir del contenido aprobado por mi editora, hice un desglose de contenidos –cada tema o punto clave en una tarjeta de Scrivener–, para poder desarrollarlos posteriormente. Si tengo claro lo que quiero contar, simplemente añado una próxima acción “escribir tema x” a mi lista de próximas acciones; si no, primero considero una o varias acciones “investigar tema x” (cada una, digamos, de una hora de duración). Realizo tantas investigaciones de una hora como sean necesarias hasta que tenga suficientemente material para escribir esa parte.

Otra de las grandes ventajas de utilizar Scrivener es que puedo añadir nuevo material si, a resultas de una lectura, encuentro algo interesante que puede complementar lo que ya tengo escrito. De hecho, puedo escribir unas partes del libro mientras estoy investigando otras.

Con un buen desglose de contenidos, escribir el libro es una tarea casi automática, en el sentido de que sólo debemos tomar una de las próximas acciones disponibles, empezarla y no levantarnos del ordenador hasta terminarla. De esa forma, poco a poco, el libro irá tomando forma casi sin darnos cuenta.

Y tú, ¿te has enfrentado al reto de escribir algo extenso? ¿Cómo lo has resuelto? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Anónimo (via Flickr)

22 comentarios

  1. Pues también lo he resuelto con Scrivener, que vale mucho más de lo que cuesta. Sin embargo también se puede usar celtx, que es gratuito y aunque está pensado específicamente para guiones puede adaptarse sin dificultad.

  2. Excelente idea, Jero.

    Yo añadiría la técnica de las Cero Alternativas de Raymond Chandler. El lector parece tener el típico bloqueo o miedo de escritor y está procastinando el comienzo de la escritura propiamente dicha extendiendo la fase de documentación y toma de notas. Solución: que se ponga una hora todos los días a SÓLO escribir o no hacer nada.

  3. varias cosas, que te veo un poco perdido:
    -el email evidentemente era una broma. Como puede quedarse bloqueado alguien que va a escribir 300 paginas sobre COMUNICACION HUMANA!!!, por favor, un poco de seriedad.
    -si escribes un libro te recomiendo que sea innovador, revolucionario y critico. Si es mas de lo mismo nadie va a comprar ‘copias’ teniendo el ‘original’.
    -El señor de la barba de quita y pon no puede ser ningun maestro de nada. Aun recuerdo su post: ’10 trucos para vencer la procrastinación’, estuve un monton de tiempo en plan carcajada total. Si el primero fuera bueno ¿por que alguien iba a querer los otros 9?, en fin, evidentemente ninguno era valido. Ademas no hace falta ningun truco como ya he comentado muchas veces por aqui, simplemente se debe hacer en cada momento lo que se debe y dejarse de historias raras. Si vas conduciendo y un cartel te indica que gires a la derecha para llegar a tu destino pues le haces caso. Asi de simple.
    Ser libres al planificar y ser esclavos al ejecutar. Este es el camino.

    • @Santana:

      Veo que regresas de nuevo a las andadas. Una cosa es que expreses tu desacuerdo por los temas, o escribas “sin tapujos”, y otra muy distinta que descalifiques a las personas por el simple hecho de que no piensan como tú –sí, me refiero a que no aporta nada a tu argumento el llamar “señor de barba de quita y pon” a nadie. Lo único que demuetra es tu intención de ofender… y eso no lo voy a permitir.

      ¿Y tú eres el que quieres dar lecciones de libertad de expresión? Lo siento, pero no. Para pedir que respeten tu “estilo” primero debes aprender a respetar a los demás y expresarte sin ofender. Tu estilo directo puede parecerte aceptable y muy “nice”, pero aquí escribimos y leemos otras personas que no pensamos igual, y te guste o no tienes que respetarlo si quieres compartir el foro.

      No quería hacerlo, pero vas de nuevo a la lista de moderación :-(

      Ah, y gracias por el consejo para escribir mi libro. Lo tendré en cuenta…

  4. Bueno, el caso sirve de todos modos. La procastinación es un fenómeno muy extendido, hay muchos libros sobre el tema y académicos que dedican su investigación al tema.
    Santana, tiene razón en una cosa: la técnica de “simplemente empieza” es una de las más útiles. Pero desgraciadamente las cosas no son tan simples.

    PD para Santana: aprende a escribir con corrección y quizá tengas más credibilidad. Si lo piensas bien, puedes aplicarte tu propio consejo: hacer lo que debes, aprender a escribir con corrección ortográfica y sintáctica y aprender los rudimentos de la puntuación para luego simplemente ejecutar.

    • @Homo Minimus:

      No es tanto la forma de escribir de Santana lo que le resta credibilidad –cada uno tiene su estilo–, sino su visión simplista y totalmente fuera de la realidad de muchos aspectos relacionados con la productividad. Aún así, sus ideas serían aceptadas si no fuera porque además tiene nula capacidad de empatía y demuestra poco respeto por quien no opina como él.

  5. Jeje, este me toca de lleno. Inmerso en dos de las asignaturas del final de carrera me toca hacer las memorias de proyecto. “Afortunadamente” en España tenemos el “código técnico” que delimita claramente lo que escribir dentro.
    De lo que he escrito (escritos largos, me refiero) todo ha sido técnico y por regla general vienen con indices bien definidos. Escribo cada apartado del indice en texto plano “vease programas tipo bloc de notas en windows” sin ningún tipo de orden en archivos diferentes. Los numero y los nombro según apartado de indice. Después edito con lyx o libreoffice writter según las ganas. No sé si le valdrá a alguien, pero a mi me sirve, y ahora las hago mucho más rapido que cuando las hacía punto por punto.
    Saludos, y ya sabes que tus ideas las tengo en cuenta. :-)

    • @Elsapo:

      Scrivener hace precisamente lo que tú, pero de forma más organizada –y con la ventaja de los programas bien hechos para Mac. Además se convierte en un repositorio de versiones, fuentes utilizadas y un largo etcétera.

      Desde luego, lo que tú haces es una excelente forma manual de organizar la redacción de un texto técnico :-)

  6. Me he sentido identificado al leer esta entrada. Aunque no he escrito ningún libro he participado en alguno y sobre todo he escrito artículos largos.

    Cuesta pasar a la acción. La recogida de información, como dice Jero, es obvia. Si tenemos una manera de pensar lógica y racional no nos va a costar mucho. Pero ponerse a escribir… Ahí estamos hablando de creatividad.

    Por una parte es necesario reservarse un tiempo para ello, en aislamiento, sin distracciones, y escribir. Es igual que salga mal, se puede corregir o borrar y volver a empezar. La cuestión es empezar eliminando las resistencias. En el proceso de escribir va bien, cuando uno está saturado, levantarse y dar un paseo para luego volver a escribir. E ir alternando las dos cosas.

    Si hay mucho que escribir es cuestión de hacer un retiro. Aislarse unos días en un lugar sin distracciones pero que permita esos paseos para disfrutar de la naturaleza. Los monasterios y su entorno son un lugar adecuado.

    • @Valentí:

      La creatividad, aunque muchas personas piensan que es algo innato, también se puede aprender de manera sistemática. Si no lo has hecho ya, te recomiendo que eches un vistazo a los libros de Edward de Bono sobre el tema. No tienen desperdicio.

    • @dani:

      Desde luego, como le decía a Valentí, la creatividad –y eso incluye la creatividad literaria o para la escritura en general– se aprende, y requiere grandes dosis de disciplina.

  7. Algo así me pasa con la tesis de maestría, empiezo y despues de tener un montón de información ya no puedo seguir.

    Me gustaría provar Scrivener pero no creo que un programa justifique dejar mi lap con Ubuntu y comprar una Mac.

  8. Así es Jero, esto de la creatividad se aprende y es un tema que me interesa mucho. De hecho enseñar a ser creativos forma parte de los cursos de fotografía que imparto.
    Tomo nota de Edward de Bono, seguramente caerá después de lo que estoy leyendo de Csikszentmihalyi, otro autor interesante.

    • @JC:

      Básicamente te ayuda a estructurar el desarrollo los contenidos, moverlos de lugar con más facilidad, y servir como repositorio de las fuentes que has utilizado, elementos multimedia y metadatos –notas que complementan el escrito pero que no forman parte de él–. Si has escrito un texto largo alguna vez y pruebas Scrivener –tiene una versión de prueba de 15 días, creo–, entenderás enseguida sus ventajas. Y lo que es mejor, ya no querrás usar un procesador de textos ;-)

Deja un comentario