Gestiona mejor tu vida: tecnología

Twitter en un iPod

Foto por ianmunroe (via Flickr)

(Este artículo forma parte de la serie Gestiona mejor tu vida. No te pierdas el resto.)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Finalmente, después de revisar los siete giros detenidamente, llegamos a la parte final del libro. Dado que casi todo el mundo utiliza la tecnología en su trabajo diario, es muy importante conocer y saber utilizar las distintas herramientas de manera productiva. Por eso Berto dedica toda la parte final del libro a describir algunas técnicas, trucos y hábitos relacionados para mejorar nuestro trabajo con el ordenador, los dispositivos móviles e Internet.

Veamos a continuación las cuatro grandes áreas en que Berto divide su relación con la tecnología:

1. Organiza tu ordenador. El ordenador es el punto neurálgico de nuestra relación con la tecnología, y si queremos ser verdaderamente productivos tenemos que empezar por controlarlo –no que él nos controle a nosotros. Para ello, hay varias cosas que debemos hacer. En primer lugar, no instalar programas innecesarios que puedan hacer el equipo más lento. Antes de instalar un programa procura informarte bien de qué es lo que hace, y qué es lo que te va a aportar.

En línea con lo anterior, asegúrate de dominar todas las funciones de los programas que utilizas normalmente. Aumenta tu productividad aprendiendo los atajos de teclado. Y si te falta alguna función, intenta buscar algún “plug-in” para mejorar el programa –hoy en día casi todos los programas los soportan.

En cuanto a la información, crea una estructura de carpetas práctica y sencilla. Utiliza una nomenclatura fácil de recordar y coherente, que incluya el año, tipo de contenido o cualquier otra cosa que necesites saber para encontrar las cosas fácilmente. Lo que no utilizas normalmente guárdalo en una carpeta de Archivo. En cualquier caso, revisa y limpia –borra– con frecuencia.

2. Administra tu (flujo de) información. Igual de importante que mantener el orden en lo que tienes en tu ordenador es mantener el control sobre la forma en que llega la información a tu sistema. En primer lugar, practica la dieta de información, eliminando todas aquellas fuentes de información que no aportan valor a tu vida. Elimina de tu vida programas de televisión y radio, revistas, periódicos, blogs, subscripciones por correo, etc. que no tengan un valor claro.

Adquiere la costumbre de revisar periódicamente los favoritos de tu navegador de Internet y las subscripciones a blogs. Además, fija ciertos momentos del día para leer/escuchar, y siempre por un tiempo limitado de antemano. Evita la navegación inconsciente, y piénsatelo dos veces antes de subscribirte a cualquier feed.

Mención a parte merecen las redes sociales. Dales un sentido –que sirvan para un fin concreto–, y fija límites a su uso. Si no, es muy fácil “desperdiciar” una o dos horas sin darte cuenta. Siempre que participes procura aportar algo a los demás. De forma casi automática reducirás su uso –es imposible aportar cosas interesantes durante más de 15 minutos seguidos.

3. Controla tu e-mail. En primer lugar, simplifica y unifica todas tus cuentas de correo en un sólo lugar –como GMail. De esa forma sólo tendrás un sitio donde revisar tu correo. Una vez hecho esto, elimina las notificaciones del programa de correo y fija ciertas horas del día para procesar el correo. Sólo debes revisar el correo en los momentos que tú fijes; si recibes pocos mensajes, puede ser suficiente con una vez al día; si recibes muchos, cada 2-3 horas. Depende de tu forma de trabajar.

Siempre que proceses tu bandeja de entrada debes dejarla vacía. Borra lo que no te sirva, archiva lo que quieras guardar como referencia, anota en tu sistema productivo los mensajes que tengas que responder –y guárdalos en una carpeta especial, llamada Acción por ejemplo. No tengas miedo a borrar correos; lo importante siempre vuelve. Aprovecha los filtros de correo para procesar de forma automática la mayor cantidad posible de correos, moviéndolos a carpetas predeterminadas.

A la hora de escribir correos, sé preciso y directo, dando respuestas cortas. Utiliza asuntos descriptivos, que contengan información suficiente para ayudar a la otra persona a clasificar mentalmente el tipo de información o solicitud que contiene. Y siempre que sea posible, utiliza respuestas prediseñadas para ahorrar tiempo.

4. Construye tu oficina on-line. Aunque esto no es para todo el mundo, puede resultar muy útil si tienes que trabajar en más de un sitio de forma regular, o necesitas trabajar de forma colaborativa con otras personas. Busca herramientas web que se adapten a tu forma de trabajo, que sean sencillas y se puedan sincronizar fácilmente con alguna aplicación local o dispositivo móvil –para los casos en que tengas que trabajar sin acceso a Internet. Y por supuesto, ten cuidado con la seguridad; quizá no sea conveniente almacenar on-line información sobre contraseñas, bancos, etc.

8 comentarios

  1. Hola!
    Este tema me interesa mucho. Trabajo con dos portátiles y una PDA (todo con Windows) y me gusta tener toda mi info sincronizada. Así, en cualquier sitio o momento puedo consultar citas próximas y tareas.
    Sin embargo, para citas y correos no hay ningún problema para tenerla en la ‘nube’, no encuentro ningún sitio web para tener almacenadas (y poder sincronizar después) las tareas (¿tan complicado es? :-( ). ¿Conocéis algo que me pueda ayudar?.
    Muchas gracias.

    • @Jesús:

      Siento no poderte ayudar mucho. Aunque Berto propone “virtualizar” la oficina, yo no soy muy amigo de hacerlo. De hecho, ahora que estoy probando el sistema Autofocus, casi todo lo llevo en papel –vuelta a lo simple–, así que, como puedes imaginar, no necesito subir nada a la nube.

      ¿Algún otro lector puede ayudar a Jesús?

  2. Hola:

    Pues yo sigo más o menos las mismas directrices.
    Una vez que ordené mi disco duro, esa era la oficina virtual.
    Los correos los leo, descargo lo importante y los borro.
    El flujo de información es variable, depende del trabajo que se está realizando pero ya tengo el criterio para separar el grano de la paja.
    Y con mi sistema de clasificación, tener las cosas sincronizadas no es un problema.
    Lo único que yo incluyo es hacer respaldos periodicos. En mi caso, tengo un disco duro portatil para uso diario y uno de escritorio para los respaldos semanales. Y como el disco duro está ordenado, es muy facil saber que cosa respaldar y cual nó.
    Saludos

    • @Hluot:

      A muchos nos resulta agobiante organizarnos tecnológicamente porque no tenemos claros criterios para ordenar, clasificar y buscar información. Pero una vez que conseguimos desarrollar un método de organización adecuado –como por ejemplo, tú método de archivo basado en la Biblioteca del Congreso–, y nos apegamos a él, todo resulta mucho más sencillo :-)

  3. @Víctor:
    Gracias, Víctor. Un detalle que no indiqué :-( es que esas herramientas o servicios web fueran gratuitos. Conozco RTM (¿quién no lo conoce a estas alturas? :-) ) pero la herramienta MilkSync solo se puede utilizar si eres cliente ‘de pago’. En cuanto a las aplicaciones de 37signals, la verdad es que no las conocía, pero según he podido ver también es de pago.
    Yo solo quiero tener mi lista de tareas en la red. No quiero nada más ni nada más complicado.
    Como comentaba antes, para sincronizar correo, citas,… hay ‘un montón’ de aplicaciones o webs. Pero para las tareas… parece que no (que sean gratuitas). ¿A qué espera Google para permitirnos sincronizar la lista de tareas? >:-|
    Gracias, de nuevo, y un saludo.

  4. @Jesús

    Ok, te entendí mal. Ya me extrañaba que preguntaras por aplicaciones para gestionar tareas :-)

    Yo gestiono mi RTM desde el teléfono a través del acceso móvil (para revisar las listas, completar tareas) y twitter (para mandar nuevas tareas a la bandeja de emtrada). Es todo gratis salvo las conexiones de datos del teléfono, ¿lo has probado?

  5. @Víctor
    Honestamente, como digo arriba, fui yo el que no especifiqué la gratuidad de las herramientas.
    Desde siempre he utilizado Firefox y Thunderbird. Pero tengo un teléfono con Windows Mobile y para tener toda la info en PC y en el móvil ‘tuve’ que migrar a Outlook. Hasta ahí todo OK.
    Sin embargo, quiero ir más allá y tener esa info en la nube y tenerla sincronizada en el PC (2 PCs, realmente) y el móvil.
    Con las citas no hay problema porque tengo el Google Calendar Sync que sincroniza Outlook con Google Calendar pero las tareas… ¡ay, las tareas!.
    La opción que me propones es buena y útil, pero quisiera tener la info en Outlook y en mi gestor de información de la PDA y no tener que acceder a una web para ver las tareas.

    Saludos.

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