Gestiona mejor tu vida: método

Listas de tareas

Foto por luc legay (via Flickr)

(Este artículo forma parte de la serie Gestiona mejor tu vida. No te pierdas el resto.)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Después de haber adquirido proactividad, perspectiva, simplicidad y enfoque, llega el momento de aprender el método para gestionar y completar las tareas diarias. Como veremos a continuación, de nuevo Berto propone cinco pasos o técnicas que, combinadas utilizando los giros anteriores, nos proporcionarán un buen método de trabajo.

En el fondo, lo que Berto propone no un proceso ligero, muy cómodo para el principiante, que integra prácticas y hábitos sobradamente probados para asegurarnos el éxito productivo. Veamos cómo funciona.

1. Mantener 2 listas de tareas. Aunque en realidad debería decir 2(+1). Todas las tareas y compromisos que surjan a lo largo del día van a la lista de entrada; las dejamos ahí, nos olvidamos de ellas y seguimos trabajando en lo que tengamos en la lista de salida, o la lista de las cosas que tenemos que hacer hoy sin falta. Al final del día tendremos que haber vaciado la lista de salida, y revisaremos la lista de entrada para definir la nueva lista de salida del día siguiente. Mediante nuestro conocimiento de las urgencia e importancia de las cosas que hay en la lista de entrada, decidiremos qué mover a la lista de salida y qué mantener en la lista de entrada hasta una mejor ocasión.

En línea con el enfoque de mañana que vimos en el giro anterior, Berto sugiere realizar una segunda revisión de la lista de salida todas las mañanas. De este modo tendremos una idea de lo que nos espera, y nos prepararemos psicológicamente para la jornada.

La tercer lista, que Berto denomina la lista permanente, es completamente opcional. En ella anotaremos todas las cosas que quizá deseemos hacer algún día, pero que ahora no son urgentes o importantes. Si decidimos tenerla, será suficiente con revisarla cada 2-3 semanas, de manera que podamos decidir si ha llegado la hora de mover algunos de sus elementos a las otras dos listas.

2. Identificar las tareas clave. Son aquellas tareas que por su importancia o esfuerzo requerido, van a demandar más concetración y energía por nuestra parte. Debemos identificarlas al crear la lista de salida cada día, y si es necesario, marcarlas de alguna forma para tenerlas siempre presentes de un vistazo.

Las tareas clave hay que iniciarlas y terminarlas en el momento más productivo del día, generalmente por la mañana. Desde luego, nunca debemos intentar estas tareas en momentos de baja energía o o si no tenemos tiempo suficiente para terminarlas, como después de comer o antes de salir para una cita. Nunca hay que dejar las tareas a medias.

Y también fundamental es saber distinguir lo urgente de lo importante. Quien se rije sólo por lo urgente siempre estará en un permanente atasco productivo.

3. Aplicar el minuto de oro. Como regla general, nunca debemos interrumpir una tarea –mucho menos si es una tarea clave– hasta haberla terminado completamente. Con una única excepción: si llega hasta nosotros una tarea que puede realizarse en 1 minuto –orientativamente–, debemos realizarla en el momento y quitárnosla de encima. Añadirla a la lista de entrada y gestionarla consumirá más de nuestros recursos que simplemente hacerla.

4. Gestionar las tareas repetitivas por parcelas. Muchas de las tareas que debemos hacer son tan necesarias como mecánicas y repetitivas. Debemos seleccionar los mejores momentos del día para hacer todas las tareas repetitivas del mismo tipo juntas, limitando el tiempo que le vamos a dedicar de antemano. Así conseguimos la máxima eficiencia, y evitamos derrochar más tiempo y energía de lo estrictamente necesario.

5. Aprovechar los “tiempos muertos”. O como los llama Berto, los rincones del día. Identificar correctamente los pequeños bloques de tiempo que se producen a lo largo del día, y utilizarlos para completar tareas, es fundamental para estirar el día y hacer que rinda mucho más.

14 comentarios

  1. Me gusta.
    Las 5 tareas que propone Berto son bastante adecuadas para proporcionar, como es la idea, orden y disciplina para llevar a cabo ‘el día a día’.
    Lógicamente, la aparición de una nueva tarea que no pueda ser resuelta en 1 min. ni llevada a la lista de entrada, es decir, que haya que hacerla en el momento y ‘descoloque’ el resto de tareas, es un inconveniente. Implicará modificar, en mayor o menor medida, el orden que se había planificado.
    Me gustaría saber si hay algún ‘plan B’ para estos casos.

    Un saludo.

    • @Jesús:

      Me encanta el método que propone Berto porque es muy sencillo, ideal para los que empiezan a organizarse productivamente. Incluso yo mismo estoy considerando seriamente simplificar –aún más– mi sistema de listas :-)

      Con respecto a tu duda, debes ser flexible. Lo que Berto propone no es fijar las horas, sino fijar las tareas que hay que hacer a lo largo del día. En función de los imprevistos y los tiempos muertos que surjan, deberás ir seleccionando tus tareas de la lista de salida. De hecho, lo que yo te recomiendo es que tu lista de salida sea breve pero intensa, con tareas sabiamente elegidas. Si terminas las tareas de tu lista de salida –lo cual sería fantástico–, siempre puedes seleccionar más de la lista de entrada y seguir avanzado.

      Ahora, realmente me resulta difícil imaginar alguna tarea de más de 2-5 minutos que requiera ser realizada justo en este momento, y que tengas que dejar todo lo que estás haciendo para atenderla –salvo que tengas un jefe poco razonable, en cuyo caso supongo que no importa mucho si estás organizado o no; tu jefe siempre será el que priorice tus tareas. Lo lógico es que si sufres una interrupción tomes nota de la nueva tarea en la lista de entrada –o en una bandeja–, termines lo que estás haciendo como tenías previsto, y después revises tu lista o bandeja para decidir cómo encajar esa nueva tarea en tu plan de trabajo.

      Los imprevistos existen, y a veces pueden cambiar tus planes. No importa. Sólo ten cuidado de que lo que te cambie los planes no sean actividades de bajo valor e impacto, como navegar por Internet, ver la televisión o cambiar de programa GTD –salvo que esas actividades sean parte de tu trabajo, claro ;-)

  2. Llevo esperando el tratamiento aquí del giro más controvertido para mí del libro de Berto Pena, me parece demasiado simple,¿qué hay de los recordatorios? (cosas incubadas con el tickler)¿nada de contextos?Todo programado desde la mañana¿y la flexibilidad? ¿2 evaluaciones/procesamientos completos al día? Me parece bueno en cosas puntuales pero como método general…

    • @suSo:

      Gracias por tu comentario. Creo que tu opinión representa la opinión de muchos y aporta gran valor a la discusión :-)

      Tienes razón en que el enfoque de Berto puede ser un poco simple para algunas personas, pero hay que reconocer su valor. Efectivamente, no hace mención a cómo organizar tareas con fechas fijas o fechas límite –no sé como lo haga él, pero imagino que debe ser muy parecido a GTD. Y tampoco hace uso de los contextos, lo que para muchos puede ser a todas luces insuficiente. Sin embargo, para el que no tiene más de 100 acciones siguientes, utilizar dos listas puede ser una gran idea.

      En cuanto a la flexibilidad, no estoy de acuerdo contigo. Berto resalta expresamente la importancia de ser flexibles. La planeación que propone Berto va enfocada a ser conscientes de las tareas que son realmente importantes, empujándonos a empezarlas y terminarlas sin excusas. A mi juicio, deja perfectamente claro que debemos ser capaces de cambiar el paso si las prioridades cambian o surgen imprevistos. Sería estúpido –y muy improductivo– no hacerlo.

      Tampoco creo que Berto esté proponiendo dos procesamientos completos, al menos no en el sentido de GTD. Simplemente sugiere hacer dos revisiones rápidas para tener una visión general y –de nuevo– adquirir consciencia de lo que hay por hacer. Es su forma de tomar el control y ganar enfoque. En lo que sí te doy la razón es en que una revisión de este tipo sin contextos y con listas de tareas largas, puede llegar a ser una locura.

      En resumen, creo que el método de Berto puede ser muy útil para personas que manejan un conjunto de tareas reducido. Quizá alguien muy ocupado también pueda sacar provecho de su método, pero creo honestamente que en este caso es mucho más fácil y efectivo utilizar GTD.

  3. @jero

    Una vez echa mi lista de salida, no se contempla dejar alguna actividad inconclusa a lo largo de dia.. pero que pasa con aqueyas actividades que no se logren realizar por que depende de terceros (en el caso de tramites burocraticos) ? Me agradan las tareas que propone berto de manera muy sencilla y util. en cuanto a la duda de jesus comparto con el la idea o curiosidad de si hay un plan “B” para cuando por cuentiones externas a ti la bandeja de salida no puedes vaciarla en su totalidad, para personas inexpertas o que apenas se inician en el mundo de la productividad,como en mi caso. puede resultar un poco desanimante el no poder vaciar la lista de salida por imprevistos.En alguna medida seria una tarea a incluir en la lista de Berto. No se cual sea tu punto de vista???

    Un saludo

    • @Víctor:

      Creo que hay que interpretar las palabras de Berto en clave de flexibilidad. Por ejemplo, él propone ser estrictos y hacer todo lo que sea posible para terminar las tareas en la lista de salida. La idea es ganar disciplina y asegurarnos de que avanzan nuestros proyectos importantes.

      Si te ves todos los días teniendo que postponer tareas para el día siguiente, quizá debas pensar si no estás saturando tu agenda. Te recomiendo dejar al menos un 30% de tiempo sin tareas asignadas, precisamente para poder acomodar los imprevistos. No trates de abarcar demasiado, o casi seguro imcumplirás tus planes una y otra vez. Es más, te recomiendo que empieces con planes de trabajo de pocas tareas –por ejemplo, sólo 3 tareas–, y poco a poco vayas aumentándolas, conforme ganes experiencia en el manejor de estos planes.

      En cualquier caso, si tienes un día especialmente malo, en el sentido de que tienes muchos imprevistos o que no puedes terminar algunas tareas por causas agenas a tu voluntad, sé flexible. Cambia esas tareas para otro día. Sólo procura no tenerlo que hacer de forma continuada, o volverás a tener problemas.

  4. Es muy parecido a ZTD.
    Y para opinar se me ocurren las mismas cosas que pensé de ZTD en relación con GTD.
    Creo que este método y ZTD sirven para gente más “normal”.GTD no es para todo el mundo , mal que le pese @gtdguy …
    En GTD David Allen dice que la gente que podría se más capaz es la que más procastina.Porque tienen demasiada imaginación.Y cuando piensan en un problema se imaginan un montón de cosas que pueden salir mal.Da un ejemplo de alguien que tiene que hacer una declaración de ganancias y se imagina hasta en la carcel…
    En cambio hay gente que tiende a la acción, sin reflexionar.Para esa gente no es necesario GTD.En general les alcanza con una simple agenda diaria donde anotan lo que tienen que hacer, para no olvidarse.Y bueno, a los que son un poco más reflexivos pero sin llegar a ser obsesivos les puede ir muy bien con el método de Berto o con ZTD.
    .-= Lo último publicado por Catriel: Pintura de formato irregular =-.

    • @Catriel:

      No estoy del todo de acuerdo contigo. GTD es un marco productivo, no un método. De hecho, ZTD no es más que una interpretación de GTD para cierto tipo de personas “simplificadoras”. En ningún caso GTD es “sólo” para gerentes. Yo mismo utilizo la mayoría de los elementos de GTD y no tengo una empresa ;-)

      En cuanto a que las personas orientadas a la acción no utilizan GTD –o cualquiera otra forma de organización personal más o menos formal–, no sé si sea cierto, pero es un error por su parte. La productividad personal no es cuestión de si tiendes o no a la acción, sino de hacer las cosas que verdaderamente importan y avanzar en tus proyectos vitales. ¿Cómo vas a saber lo que tienes que hacer, si vas por el buen camino, si tus objetivos todavía son válidos… sin una revisión formal y un método de trabajo que lo apoye?

      Sinceramente, simplemente una agenda no creo que sea suficiente si de verdad te tomas en serio tu proyecto de vida.

  5. Por supuesto que GTD es más que nada para empresarios y gerentes. Que tienen un estilo de vida muy “estratégico” y que tienen que dirigir procesos complejos en realidades complejas.
    No es solamente para obsesivos.También es para gente muy muy grosa.
    .-= Lo último publicado por Catriel: Pintura de formato irregular =-.

  6. Discrepo, GTD no es sólo para empresarios. Es más no es un método, ni sistema, sino una aproximación sistemática para la productividad personal. En otras palabras, es un “mecano” con el que te puedes construir tu propio método. Esto lo puedes ver en “Making it All Work” de David Allen, la página no me acuerdo :)
    .-= Lo último publicado por Miguel de Luis: La ley del columpio =-.

  7. ¡Que lindo debate! :D
    A ver…
    Varias cosas.Primero lo importante.
    Es muy probable que yo esté equivocado en cuanto a que lo decisivo para necesitar, o no, GTD sea la tendencia a la acción.
    Quizás sea otra cosa.Pero lo que yo veo es que hay gente que no usa GTD y le va muy bien.
    Y esa gente a la que le va muy bien sin GTD:
    “¿Cómo saben lo que tienen que hacer, si van por el buen camino, si sus objetivos todavía son válidos… sin una revisión formal y un método de trabajo que lo apoye?”
    No tengo la menor idea de como hacen.Yo soy de los que si necesitan GTD.Y ahora estoy mejorando gracias a GTD.
    Podríamos decir “Si, les va bien.Pero les iría mucho mejor con GTD”.
    ¿Pero hasta que punto es legítimo decir eso?
    Porque es algo que solamente podemos imaginar que es lo que pasaría si lo usaran…
    El otro punto no es tan importante.Me sorprende que me hayan interpretado así.Es más.Lo que más me sorprende es que vos , @Jero, usás comillas cuando decís ” “solo” para gerentes” .Las comillas se usan cuando uno cita lo que dijo alguien.Y en este caso yo no dije “solo”.Sinó que dije “más que nada”. Y lo dije por los ejemplo que en general da David Allen cuando cuenta cosas de sus clientes.O viendo los clientes que elige para poner los videos en su sitio web.
    De todos modos en el fondo estoy acuerdo con lo que dicen .David Allen dice algo así como que GTD es necesario “para cualquiera que tenga que ocuparse de más de dos cosas al mismo tiempo”.
    .-= Lo último publicado por Catriel: Pintura de formato irregular =-.

    • @Catriel:

      Wow, espera, espera. Tiempo muerto. Antes de que este debate se descontrole, una aclaración:

      No uso comillas para citar a nadie, sólo para resaltar. No es mi intención atacar tu argumento, que considero igual de válido que el mío o el de cualquier otro lector.

      En cuanto a cómo hacen los que no utilizan GTD, imagino que con mucha visión e intuición, o con otro sistema de organización distinto de GTD, formal o informal, pero igual de efectivo. Mi punto es que no es posible mantener el rumbo productivo sin un método, sea del tipo que sea –al menos no para un mortal como la mayoría de nosotros ;-)

      Sí, es cierto, sin un método puedes sacar adelante mucho trabajo. Pero hacer muchas cosas no significa ser productivo.

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