Gestión de tareas en el sistema compacto

Bombilla

Foto por Chuck “Caveman” Coker (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hace algunas semanas empecé a describir lo que yo llamo el sistema compacto. Si recordáis, el sistema compacto consiste en gestionar todo –tareas, recordatorios, proyectos, etc.– utilizando una lista única. El truco consiste en definir una serie de prefijos y pseudo-etiquetas que nos permitan filtrar rápidamente la información que necesitamos, dependiendo de la actividad que llevemos a cabo en cada momento.

Bueno, pues comencemos hoy con la gestión de tareas, que en el sistema compacto tienen un significado un poco más amplio que en GTD. Como ya vimos, las tareas representan acciones o actividades a realizar. Se corresponden con las tareas de Autofocus, y pueden ser tanto siguientes acciones físicas como actividades compuestas por varias acciones. En definitiva, representa cualquier cosa de cuya ejecución física nosotros somos los responsables.

Registro de las tareas

Tan pronto como surja una cosa que tengamos que hacer, debemos añadirla a la lista única. Por ejemplo, supongamos que acabamos de recordar que tenemos que enviar una información a nuestro amigo David, pero que dicha información la tenemos en el ordenador de casa. Podríamos añadir una entrada como la siguiente:

0t 0casa enviar correo s/ xxx a 0david

Tanto “0t” como “0casa” y “0david” son pseudo-etiquetas que nos permiten identificar el tipo de entrada, la persona y el contexto relacionados con la tarea. Como explicaba en mi anterior artículo sobre el sistema compacto, utilizo un cero para facilitar el filtrado de información. Por ejemplo, si quiero ver todo lo que tengo que hacer en casa, simplemente filtro por “0casa” –de esta forma no aparecerán otras entradas que contengan la palabra “casa”, y que no necesariamente pertenezcan a este contexto.

Dado que generalmente tenemos un número limitado de contextos, y que los contextos sólo tienen sentido con las tareas, podemos utilizar una notación abreviada. Por ejemplo, las tareas para casa podrían utilizar el prefijo “0tc”, y las de la oficina o trabajo “0to”. De esta forma escribimos menos.

Por último, para poder gestionar la lista de tareas al estilo Autofocus, necesitamos asignarle una fecha de cierre, es decir, en qué fecha la tarea pasará a formar parte del trabajo atrasado. Pues bien, todas las tareas nuevas siempre tendrán un mes como fecha de cierre –esta fecha la debemos poner en el campo “fecha de vencimiento”, que tienen todos los gestores de tareas, y que utilizaremos para los otros tipos de entrada como veremos en sucesivas entregas de esta serie.

Si mantemos la lista ordenada por fecha de vencimiento –es decir, fecha de cierre–, todas las tareas aparecerán ordenadas de forma natural de más a menos antiguas. Con este sistema, la lista cerrada se va formando automáticamente, conforme las tareas van “venciendo”, y no existe la necesidad de marcarlas o establecer una división manual.

Ejecución de tareas

Para revisar la lista de tareas simplemente filtramos la lista por “0t” y el contexto –ya sea utilizando la notación extendida o abreviada. Por ejemplo, cuando llegamos a la oficina podemos filtrar la lista por “0t 0oficina”, o de forma abreviada “0to”.

A partir de aquí la filosofía es puro Autofocus. Empezamos por la lista cerrada –las tareas que se muestran en la lista como vencidas–, repasándolas las veces que sea necesario hasta que no haya nada que nos llame la atención. Luego pasamos a la lista abierta –las tareas que se muestran como no vencidas–, y la repasamos una sola vez. (Si quieres saber más detalladamente cómo funciona esto, te recomiendo que leas mi artículo Autofocus: el sistema de productividad de Mark Forster.)

Como estamos siguiendo el sistema Autofocus para gestionar la lista, después de trabajar en una tarea pueden pasar dos cosas:

1. Que hayamos completemos la tarea, en cuyo caso simplemente la borramos; o

2. Que no la terminemos, en cuyo caso habrá que volver a introducirla en la lista de tareas.

A la hora de volver a introducir en la lista una tarea con la que hemos trabajado, no le pondremos fecha de cierre a un mes. En su lugar le pondremos fecha de cierre de una semana. ¿Por qué? Bueno, es una forma de reflejar nuestro compromiso para completar dicha tarea. Una vez tomamos una tarea entre manos, vamos a hacerla avanzar y terminarla, o se convertirá en trabajo atrasado rápidamente.

Revisión de las tareas atrasadas

Recordemos que, siguiendo las reglas de Autofocus, si hacemos una pasada por las tareas atrasadas –es decir, las tareas que aparecen en la lista como vencidas–, y no hacemos nada con ninguna de ellas, entonces debemos tomar cartas en el asunto. Si se han quedado atrasadas y no sentimos urgencia o necesidad por hacerlas, puede ser porque ya no son importantes –y podemos eliminarlas–, o porque no están bien definidas –y debemos cambiar su redacción.

Generalmente, deberemos cambiar la redacción de las tareas que están definidas de forma demasiado genérica. Por ejemplo, imagina que tenemos registrada la tarea “0tc cambiar bombilla escalera”, y que después de un mes nos encontremos todavía con esta tarea en la lista de trabajo atrasado. ¿Qué hacemos en este caso? No podemos borrar la tarea –todavía queremos cambiar la bombilla. Probablemente no hemos sido lo suficientemente específicos. ¿Tenemos una bombilla de repuesto? ¿Sabemos de qué voltaje es?

Quizá deberíamos volver a registrar la tarea, pero con una redacción distinta, como “0tc revisar voltaje bombilla escalera”, o “0tr 0homedepot comprar bombilla 60w p/ escalera” –el prefijo “0tr” significa recados, y la pseudoetiqueta “0homedepot” es la tienda.

Como se puede ver, no importa mezclar siguientes acciones físicas con tareas más complejas o pequeños proyectos. La propia dinámica del sistema irá puliendo la lista, de forma que resulte sencillo y rápido saber en todo momento lo que tenemos que hacer.

¿Qué te parece la mecánica de la gestión de tareas con una lista única? ¿Qué cambiarías? Comparte tu opinión y experiencia en un comentario.

9 comentarios

  1. Sin jugar tanto con las pseudo-etiquetas, aplico el sistema de forma similar.

    Donde estoy atorado (pero no es cuestión del sistema) es en algunas tareas que he dejado abandonadas durante varias semanas y cada vez que llego a la fecha de vencimiento la tarea sige siendo importante y no la he terminado. Pero eso es cuestión de organización mia.

    Por otro lado, he notado que me falta es una forma de determinar cuanto tiempo voy a requerir en cada tarea porque no puedo ir como en AF con la intuición por la naturaleza de mi trabajo.

    Me explico, frecuentemente me piden fechas de entrega de trabajos y no he podido establecer cuanto tiempo necesito para ello “dentro del sistema compacto”, lo que ocaciona que entrege uno o dos dias despues. Nada grave pero no me gusta.

    Estoy viendo si puedo establecer una regla para asignar fechas de vencimiento más reales, pero no he avanzado mucho.

    • @Hluot:

      A veces las tareas “vencen” pensando que siguen siendo importantes, cuando en realidad ya no lo son. ¡Piénsalo!

      En cuanto a los tiempos de finalización, sólo la experiencia y el conocimiento de tu trabajo te permitirán ser exacto. Te sugiero que vayas reduciendo el número de tareas que introduces a tu sistema hasta que empieces a “acertar” con las fechas de entrega. Una vez logrado, ese será tu límite de carga máximo si no quieres incumplir los plazos.

  2. Es un sistema muy similar al que utilizabas en la Balckberry 8http://elgachupas.com/gtd-con-un-blackberry-sin-aditivos/). Creo que es un buen sistema para una aplicación portatil (tipo Balckberry por ejemplo) para aquellos que nos gusta o necesitamos llevar todo nuestro sistema con nosotros.

    Hay una cosa que, aún siendo una tonteria, a mi no me gusta y es el borrar una tarea cuando la he terminado. Me gusta dejarla ahí, tachada o marcada como finalizada porque me sirve como motivación al ver todo lo que voy haciendo.

    Otro comentario de tu sistema compacto es sobre el sistema de pseudietiquetas: ¿no te lega a parecer demasiado lioso?. ¿Cuantas y qué etiquetas utilizas?

    Un saludo

    • @David:

      De hecho, el sistema es casi un calco del que usaba en la Blackberry –por cierto, ya no la tengo.

      En realidad no utilizo tantas etiquetas. El sistema que describo trata de reflejar todas las posibilidad que existen. Cada uno debe utilizar aquellas que se acomoden mejor a sus necesidades y su forma de trabajar.

      En mi caso, utilizo pseudo-etiquetas para nombres de personas –que no tengo que recordar porque resultan obvios–, un par de tiendas donde realizo mis compras habitualmente, y los proyectos –de forma que pueda relacionar las tareas del mismo proyecto. Para los contextos utilizo una forma abreviada. Por ejemplo, en lugar de “0t 0casa” (tareas para casa), utilizo “0tc”. Igualmente utilizo “0to” (oficina) y “0tr” (recados).

      Como ves, en realidad no es tan complicado, especialmente cuando te pasas el día utilizándolo. Te aseguro que en 2 días ya estás al 100% de rendimiento.

  3. Hola, Jero. A mí me interesa saber la herramienta que usas para este sistema. Y te lo pregunto para probar y decantarme por una herramienta u otra, si la Blackberry que tengo del trabajo o el iPod Touch de uso personal.
    También me gusta trabajar con fechas. Fecho todo. Mas que fechar, cuando fijo un día lo hago para no dormirme en los laureles. Con decirte que tengo fechado hasta los días que le dedico a un libro y cuántas páginas he de saborear al día.
    ¿Qué consejo nos darías a los que tendemos a cambiar con cierta frecuencia de herramienta, que si la Moleskine, que si la BB, que si el iPod/iPhone?
    Y ya por último. ¿Qué herramienta usas para sincronizar tu Blackberry con tu Mac (sí, ha caído un mac).
    Muchas gracias.

    • @blumm:

      Al principio utilizaba mi BlackBerry. Ahora que ya no tengo, utilizo Lotus Notes –el PIM que tengo en el trabajo– sincronizado con un sencillo teléfono Nokia y con iCal en mi MacBook personal. No he trabajado con un iPod Touch, pero el sistema se adapta perfectamente a la BlackBerry. Te lo recomiendo ampliamente.

      En cuanto a lo de cambiar con frecuencia de herramienta, mi consejo es… que no cambies de herramienta tan a menudo ;-) De verdad, al final lo importante es avanzar en los proyectos, no tenerlo todo bonito. No hay sensación más reconfortante que echar la vista atrás y darte cuenta de que has alcanzado las metas que te habías propuesto. Créeme, no se puede comparar con la emoción momentánea de probar una nueva herramienta.

      Para sincronizar mi BlackBerry con mi MacBook utilizaba el software nativo de la BlackBerry: BlackBerry Destop para Mac. Ahora que tengo un Nokia utilizo el driver de Nokia correspondiente para iSync. Me resulta muy cómodo y más que suficiente.

      Por cierto, ¡enhorabuena por tu adquisición! Yo era muy excéptico en cuanto a utilizar un Mac… hasta que lo probé. Definitivamente, cambiar a Mac es la mejor decisión productiva que he tomado en muchísimo tiempo –yo se lo debo a Berto Pena :-)

  4. Muchas gracias por tu respuesta. Me propondré usar una herramienta al menos durante un mes antes de pensarme cambiar. Retomo la Blackberry. Me convence más que cualquier aplicación para Mac. Ya he probado la hoja y el papel, las aplicaciones como Things y Remember the milk en el iPhone pero su sencillo programa de tareas es suficiente para GTD más sistema compacto.

    Lo he dicho ya alguna vez pero lo que más me gusta del Mac es su silencio mientras trabajas y escribes y lees… Simplemente, es un gustazo y quizás sí, tenga algo de sibarita pero…

    ¡Ánimo con esos proyectos que inauguras y que te he leído en twitter!

  5. La verdad Jero es que es me ha convencido plenamente el sistema compacto. El GTD me llevaba mucho tiempo el proceso, y el etiquetado. Ahora es mas simple y me genera menos olvidos.

    Para los que usáis Blackberry, os recomiendo dos aplicaciones:

    Role Call Tasks: Usa como base la aplicación nativa de Blackberry, pero te permite enviar la lista categorizada por email, y así imprimirla. Su precio es de 4,99 $ en Mobihand

    Por otro lado, tenéis,

    Role Call Reminders Lite: te permite crear una tarea desde un email o un contacto con los detalles (email o contacto) en una fecha y con un aviso. Es gratuita y no requiere de la anterior para funcionar (funciona sobre las tareas de la BB).

    Y si además tenéis cuenta de pago con Remember de Milk, podréis sincronizarlo todo con esta buena aplicación con el sincronizador para Blackberry MilkSync (15 días de prueba con la versión gratuita de Remember de Milk.

    Ello te permite introducir tareas de muchas formas.

    Espero haber servido de ayuda.

    He de decir que yo llevo un año utilizando Evernote como herramienta y me va fenomenal. Aunque la aplicación de Blackberry …. deja mucho que desear. La del iPhone es sencillamente genial.

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