Actuar rápido reduce tu efectividad personal

Taza en manoLa productividad personal mal entendida, surgida principalmente de la mentalidad caduca de muchos managers y décadas de formación en gestión del tiempo, ha dado lugar a toda una generación de profesionales obsesionados con la acción inmediata. No digo que actuar rápidamente, en determinados contextos, esté mal. A veces es necesario. Pero actuar rápidamente generalmente lleva a actuar sin pensar suficientemente en las cosas. Y no pensar suficiente en las cosas suele dar lugar a malas decisiones, lo que en última instancia nos impide hacer las cosas correctas, que es justo la base de la efectividad en el trabajo del conocimiento que postula Peter Drucker.

Por eso, metodologías de productividad personal como Getting Things Done® (GTD®), y muy especialmente metodologías de efectividad personal como OPTIMA3®, insisten tanto en separar conscientemente las actividades de pensar y decidir, de hacer. Cuando actuar rápido implica no pensar suficiente sobre qué estamos haciendo y por qué —algo que ocurre casi siempre—, lo que hacemos es actuar de manera prematura, y cocinar el caldo de cultivo ideal para dos de los fenómenos que impactan más negativamente en el rendimiento de los trabajadores del conocimiento.

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Las consecuencias cognitivas de la escasez de tiempo

Puzzle 3D

Son bien sabidas las consecuencias que tiene el principio de Laborit en la toma de decisiones y la efectividad personal: cuando nos enfrentamos a la necesidad de tener que elegir entre dos tareas, siempre tendemos a elegir primero aquella que lleva menos tiempo antes que la que lleva más, la más sencilla antes que la que percibimos como más compleja, la que nos gusta más antes que la que nos gusta menos. Este fenómeno es un serio problema para la efectividad, ya que las estadísticas nos dicen que donde residen la mayor parte del valor de nuestro trabajo es justamente en esas tareas que posponemos inconscientemente: las más largas, las más difíciles, las que nos gustan menos. Es la razón también por la que muchas personas viven instaladas en el estrés y frustración permanentemente, con la sensación de pasar mucho tiempo haciendo cosas, pero sin avanzar de manera significativa en los resultados que persiguen.

Pues bien, por si esto fuera poco, existen estudios recientes que demuestran otro fenómeno interesante: la escasez de recursos —y eso aplica también al tiempo disponible—, afecta negativamente a la manera en que tomamos decisiones y, además, tiende a perpetuarse a sí misma, salvo que hagamos algo al respecto de manera consciente y proactiva.

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Laborit, toma de decisiones y efectividad personal

29/52 choice paralysis by Lauren McDonald

El motivo principal por el que se nos atascan muchas de las cosas que anotamos en nuestra lista de cosas por hacer es que creemos que sabemos lo que tenemos que hacer, pero en realidad no es así. Por ejemplo, anotamos “preparar la reunión con X”, algo que a priori parece bastante claro. Sin embargo, “preparar” es una acción demasiado ambigua que puede significar muchas cosas distintas. Es lo que mi amigo José Miguel Bolívar denomina lenguaje nebuloso. ¿Por dónde empiezas a “preparar”? ¿Hay que acordar primero una fecha con X? ¿Necesitas una presentación? Si es así, ¿no será mejor empezar primero por la presentación? Ah, por cierto, ¿ya tienes todos los datos que necesitas? ¿O vas a tener que pedirle los datos de ventas a algún compañero y esperar a que te los envíe?

Todas esas preguntas, y muchas más, están girando alrededor de ese ambiguo “preparar la reunión con X”. Y aunque tú no te des cuenta, tu subconsciente sabe que para hacer esa tarea va a tener que tomar aún unas cuántas decisiones. Es decir, va a tener que pensar. El problema es que el subconsciente está regido por nuestro cerebro reptiliano y no le gusta pensar. Así que, lo que sucede cuando una tarea está anotada de manera tan ambigua es que, cada vez que revises tu lista de tareas, te la saltarás y harás otra cosa. Todos hemos experimentado este fenómeno muchas veces.

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Toma de decisiones y estrés

Etiqueta Práctica

Hace unos días un lector dejó un comentario en un artículo que escribí hace ya tiempo sobre el verdadero trabajo sin estrés. En el artículo explicaba el papel que juega la procrastinación en nuestro estrés, y cómo el saber las causas por las que estamos procrastinando nos puede ayudar a tomar mejores decisiones y reducir, o incluso eliminar totalmente, el estrés. La pregunta que el lector planteaba era la siguiente:

Todo lo que dices es muy bonito, pero si tienes un restaurante y todos quieren comer a la vez, ¿les digo que vengan más tarde para que no me causen estrés?

Aun sin estar directamente relacionada con el trabajo del conocimiento ni con la procrastinación —temas subyacentes del artículo—, la pregunta sigue siendo bastante interesante, y estoy seguro de que más de uno pondría sobre la mesa alguna pregunta similar hablando de estos temas. En concreto, creo que responderla puede arrojar bastante luz sobre el asunto de la toma de decisiones difíciles y el estrés, como parte de nuestro día a día productivo.

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