Las diversas caras de la planificación

PlanificarLos que me seguís desde hace tiempo sabéis lo crítico que soy con la mala práctica de planificar tareas, en el sentido de decidir por tu cuenta con horas, días o incluso semanas de antelación, lo que vas a hacer en un día o a una hora concretos. Y para que no quepa ninguna duda, me estoy refiriendo específicamente al hábito de programar en la agenda o calendario «lo que has decidido que vas a hacer el próximo jueves», o su versión más refinada, el hábito de elegir cada día las tareas más importantes o TMIs sobre las que vas trabajar al día siguiente.

No voy a extenderme sobre las razones por las que creo que planificar en este sentido es una mala práctica, y por qué se trata de una manera subóptima de hacer las cosas en los entornos de trabajo actuales. Ya lo he hecho en otras ocasiones, por activa y por pasiva, en este mismo blog, y no quiero volverme más cansino. Sin embargo, en aras de comprender mejor el mensaje que trato de transmitir, creo que es importante aclarar que, cuando digo que planificar es una mala práctica, probablemente me estoy refiriendo a un tipo de planificación distinto al que muchas personas pueden estar pensando. El lenguaje es «ambiguo» por naturaleza y, por tanto, nos juega malas pasadas continuamente. Por eso, hoy me gustaría explorar los distintos «mapas mentales» sobre los que operan la mayoría de los profesionales del conocimiento con respecto al asunto de la planificación.

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Por qué es malo planificar, para dummies

PupitresSi lees habitualmente blogs de efectividad personal, seguro te has encontrado alguna vez con el consejo de planificar tus tareas el día anterior, conocida por muchos como la técnica de las TMIs —acrónimo de Tareas Más Importantes. La idea es elegir cada día, antes de terminar la jornada, dos o tres tareas que consideras clave para tu trabajo, con el objetivo de que al día siguiente sean esas tareas las que hagas en primer lugar, antes que cualquier otra cosa. De ese modo, puedes ponerte a trabajar directamente, sin «perder» tiempo. Es como empezar cada día a tiro hecho.

En muchas ocasiones he dicho que soy enemigo de las TMI, principalmente porque no es la solución óptima para el problema que quieren resolver. Tengo que reconocer que marcharte a casa todos los días habiendo decidido por dónde vas a empezar el día siguiente, produce cierto subidón y sensación de control. El problema es que es una sensación de control falsa, porque en el trabajo del conocimiento, las catorce horas —más o menos— que transcurren desde que terminas una jornada y empiezas la siguiente, es una auténtica eternidad.

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GTD: Di no a la planificación

Calendario semanal

Aviso que voy a tocar fibras sensibles en este post —la mía hubiera sido una de ellas hace unos meses. Pero tenía pendiente explicar, no sólo porqué no es bueno planificar, en el sentido de planear de antemano qué tareas vas a hacer y cuándo, sino porqué es absolutamente innecesario si practicas GTD.

A lo largo de los años que llevo escribiendo sobre productividad he probado y recomendado muchas cosas. Una de esas cosas es seleccionar 3 TMI —forma abreviada de Tareas Más Importantes—, todos los días. La idea detrás de esta técnica es que seleccionar de antemano 3 tareas de valor el día antes nos ayuda a empezar el día enfocados en lo importante.

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