#CoreGTD: La diferencia entre categorías y herramientas organizativas

Separadores ABCDOrganizar es el tercero de los cinco hábitos básicos de la productividad personal, que como vimos, va de la mano del segundo paso, aclarar o vaciar las bandejas de entrada. Organizar consiste básicamente en dos cosas: primero, agrupar, según su significado, los diferentes recordatorios de lo que decidimos hacer con las cosas que sacamos de la bandeja de entrada. Y segundo, hacerse cargo de las cosas que hemos sacado de la bandeja entrada, y que ya han sido aclaradas, eliminándolas o archivándolas, para referencia futura o como parte del material de apoyo para llevar a cabo nuestro trabajo.

Una de las cosas que crea más dificultades a los principiantes de la metodología Getting Things Done® (GTD®) es entender la relación que existe entre categorías y herramientas organizativas. Muchas personas se complican la vida más de lo necesario a la hora de organizar, o incluso terminan con un sistema de organización poco eficiente y eficaz, por no tener claros estos conceptos. Así que, antes de continuar en nuestro recorrido por GTD, y que te pongas manos a la obra a crear tu sistema, merece la pena dar algunas pistas sobre este asunto.

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#CoreGTD: El hábito de organizar lo que aclaras

Cajas de organizaciónDe vez en cuando, a lo largo del día, debes asegurarte de vaciar las bandejas de entrada, donde has ido —o se han ido— capturando cosas sobre las que necesitas tomar algún tipo de decisión. Desde una nueva idea que se te ha ocurrido para un proyecto, hasta algo que te ha pedido hacer tu jefe.

Este hábito, que como vimos recibe el nombre de «procesar» o «aclarar», es el segundo de los pasos de la metodología de productividad personal Getting Things Done® (GTD). Aclarar el significado de todo lo que capturamos —o de lo que se captura solo, como por ejemplo el correo electrónico—, es fundamental, porque nos da la oportunidad de pensar y tomar decisiones sobre qué es cada cosa y qué necesitamos hacer con ellas. Pero pensar y tomar decisiones no es suficiente. Después tienes que crear los recordatorios necesarios de manera que seas consciente de las decisiones que has tomado en el momento y lugar adecuados.

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Porqué las listas de tareas no funcionan

Etiqueta Conceptos

A poco que te hayas sentido rebasado alguna vez por la cantidad de cosas que tienes que hacer, seguro has echado mano de papel y bolígrafo para hacer una lista de tareas. Generalmente, el simple hecho de volcar al papel —o a la pantalla de turno— todas esas cosas que revolotean por tu cabeza, produce de inmediato una paz mental difícil de describir. Por desgracia, casi con la misma inmediatez con que llega la paz, la desazón comienza a aparecer de nuevo.

Te das cuenta de que, a pesar de que aparentemente todo está bajo control, la lista se resiste, no consigues tachar tareas, y los compromisos se siguen acumulando uno detrás de otro. Finalmente, como ves que la lista no parece funcionar, dejas de anotar cosas y tratas de seguir adelante como siempre… hasta la siguiente crisis.

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