#CoreGTD: Organizar el email de manera efectiva

SobresMuchas personas se acercan por primera vez a la metodología de productividad personal GTD buscando una manera eficiente de gestionar el correo electrónico. Uno de los retos fundamentales a los que se deben enfrentar la mayoría de los profesionales del conocimiento es cómo tratar correctamente la creciente cantidad de «inputs» potencialmente importantes que reciben a diario. El email es, desde hace unos años, quizá la mayor fuente de entradas de este tipo. Sin embargo, la mayoría de profesionales carece de un método adecuado para gestionar grandes flujos de información, que en muchas ocasiones resulta cambiante y ambigua. Así que es natural que el email se haya terminado por convertir en una de las principales fuentes de estrés en el trabajo del siglo XXI, y la causa por la que cada vez más profesionales buscan la manera de hacer algo al respecto.

Desde el punto de vista de GTD, una bandeja de correo electrónico es exactamente igual que cualquier otra bandeja de entrada. Sin embargo, el email tiene algunas peculiaridades. En primer lugar, las «cosas» se recopilan o capturan de manera automática, por lo que es casi obligatorio vaciar su contenido de manera frecuente para que permanezca funcional. Además, es una bandeja susceptible de recibir muchas cosas que no requieren acción, ya sea porque son basura o porque son simple información, lo que puede introducir un nivel de «ruido» considerable. Por si esto fuera poco, mucho emails están relacionados con varios asuntos y/o requieren más de una acción.

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#CoreGTD: ¿Cuántas listas son necesarias?

ContenedoresUna de las críticas más recurrentes que recibe la metodología Getting Things Done® (GTD) es que resulta demasiado compleja en un entorno laboral y personal de por sí ya es suficientemente complejo. Y en particular, la cantidad de listas que son necesarias para poder organizar lo que aclaras cuando procesas tus bandejas de entrada.

Tan importante como desarrollar los cinco hábitos básicos de la productividad personal es entender la diferencia entre lo simple y lo simplista. Que algo resulte más o menos complejo de lo que a uno le gustaría no es relevante desde el punto de vista de la efectividad. Cada problema a resolver tiene una solución óptima. Y en el caso que nos ocupa, la solución que propone GTD para la mejora de la productividad personal es, hasta ahora, la más universal, simple y eficiente posible. Cualquier solución alternativa, con menos listas, dejará de ser simple y se convertirá en una solución simplista y, por tanto, inefectiva.

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#CoreGTD: El uso correcto del calendario

CalendarioEl término «calendario» es uno de esos términos que tienen truco dentro del ámbito de la metodología Getting Things Done® (GTD®), al igual que sucede con otras palabras como «proyecto» o «diferir». La aplicación que hacemos de estos términos en la vida cotidiana hace que adquieran un significado muy concreto para nosotros, que es ligeramente distinto al que tienen en GTD. Como dice mi colega José Miguel Bolívar, el hecho de que el significado de estos términos sea parecido, y no radicalmente distinto, dificulta enormemente captar algunas sutilezas que resultan importantes a la hora de implantar GTD correctamente.

Así, para muchas personas el «calendario» —o agenda— no es más que una herramienta que sirve para planificar el trabajo. Se trata de un «bote» multiusos que generalmente utilizamos para recordar citas y organizar nuestras tareas según su prioridad. De hecho, los expertos en gestión del tiempo recomiendan justamente eso: anota tus tareas, luego asígnales una prioridad, y finalmente planifícalas en el calendario con arreglo a su prioridad. El resultado de esta forma de trabajar probablemente ya sabes cuál es: frustración por no poder cumplir todo lo que pones en el calendario, pérdidas de tiempo replanificando tareas y estrés por no llegar a tiempo a la mayoría de las fechas de vencimiento.

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#CoreGTD: La diferencia entre categorías y herramientas organizativas

Separadores ABCDOrganizar es el tercero de los cinco hábitos básicos de la productividad personal, que como vimos, va de la mano del segundo paso, aclarar o vaciar las bandejas de entrada. Organizar consiste básicamente en dos cosas: primero, agrupar, según su significado, los diferentes recordatorios de lo que decidimos hacer con las cosas que sacamos de la bandeja de entrada. Y segundo, hacerse cargo de las cosas que hemos sacado de la bandeja entrada, y que ya han sido aclaradas, eliminándolas o archivándolas, para referencia futura o como parte del material de apoyo para llevar a cabo nuestro trabajo.

Una de las cosas que crea más dificultades a los principiantes de la metodología Getting Things Done® (GTD®) es entender la relación que existe entre categorías y herramientas organizativas. Muchas personas se complican la vida más de lo necesario a la hora de organizar, o incluso terminan con un sistema de organización poco eficiente y eficaz, por no tener claros estos conceptos. Así que, antes de continuar en nuestro recorrido por GTD, y que te pongas manos a la obra a crear tu sistema, merece la pena dar algunas pistas sobre este asunto.

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