5 categorías básicas para organizar tu trabajo

Cinco coloresDe manera más o menos intuitiva, parece que todo el mundo entiende que es necesario apuntar las cosas si queremos organizarnos mejor. Mantener las cosas en la cabeza no es una buena idea, entre otros motivos porque nuestra memoria a corto plazo, la que utilizamos para trabajar, tiene una capacidad muy limitada. A poco que tengas necesidad de recordar uno cuantos asuntos, trabajar de cabeza implicará necesariamente olvidos y, por ende, estrés y frustración. De ahí la necesidad de construir una «mente extendida» fuera de la cabeza, que te ayude a llevarle la pista a todas esas cosas sin que explote tu cerebro.

Sin embargo, una cosa es apuntar las cosas, y otra muy distinta es apuntarlas de manera eficiente. La mayoría de las personas consigue crear una lista de tareas más o menos fácilmente, aunque casi siempre suele estar incompleta y fragmentada entre libretas, post-its, etc. El resultado es que, a pesar de tener una lista, nunca terminan de sentirse seguros de estar haciendo lo correcto, ya que raramente pueden tener una visión de conjunto de todo el panorama, que les permita elegir la mejor opción de qué hacer en cada momento.

#CoreGTD: ¿Cuántas listas son necesarias?

ContenedoresUna de las críticas más recurrentes que recibe la metodología Getting Things Done® (GTD) es que resulta demasiado compleja en un entorno laboral y personal de por sí ya es suficientemente complejo. Y en particular, la cantidad de listas que son necesarias para poder organizar lo que aclaras cuando procesas tus bandejas de entrada.

Tan importante como desarrollar los cinco hábitos básicos de la productividad personal es entender la diferencia entre lo simple y lo simplista. Que algo resulte más o menos complejo de lo que a uno le gustaría no es relevante desde el punto de vista de la efectividad. Cada problema a resolver tiene una solución óptima. Y en el caso que nos ocupa, la solución que propone GTD para la mejora de la productividad personal es, hasta ahora, la más universal, simple y eficiente posible. Cualquier solución alternativa, con menos listas, dejará de ser simple y se convertirá en una solución simplista y, por tanto, inefectiva.

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