De la planificación del proyecto a las próximas acciones

Etiqueta Práctica

Si habéis seguido la serie GTD para dummies que terminó hace poco, recordaréis que identificaba dos tipos de proyectos: los autogestionados y los formales. Los proyectos autogestionados prácticamente no necesitaban planificación, porque dada una acción, era fácil determinar cuál sería la siguiente –por ejemplo, para cambiar el cartucho de la impresora existe una serie de acciones obvias bien definidas: revisar el modelo del cartucho, ir a comprarlo, cambiarlo…

Por el contrario, los proyectos formales –como la publicación de un libro electrónico–, necesitaban algún tipo de gestión. En este caso, las siguientes acciones no necesariamente resultan obvias a partir del simple enunciado del objetivo. Antes de iniciar la ejecución del proyecto es necesario realizar algún tipo de trabajo previo que nos ayude a aclarar el camino a seguir.

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Cuando no terminar es la mejor opción productiva

Etiqueta Práctica

Hace unos días un lector me comentaba por Twitter que tenía un proyecto personal en el que había invertido mucho tiempo. El caso es que después de tantos meses trabajando en él ya no tenía el mismo interés, y estaba en la disyuntiva de si seguir —ya le quedaba poco para terminarlo—, o abandonar.

Uno de los principios productivos más importantes es terminar siempre lo que se empieza. Efectivamente, algunas personas tienen la mala costumbre de empezar muchas cosas y no terminar ninguna, lo que desde luego impacta negativamente en su productividad personal. Este hábito, mucho más común de lo que nos imaginamos, no sólo es una pérdida de tiempo y de recursos personales lamentable. Además nos impide alcanzar metas de verdadero valor, y nos produce una eterna sensación de que no avanzamos en la vida. Al final, todo ello desemboca en infelicidad y frustración.

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6 pasos para planificar proyectos fácilmente

Seis de picas

Muchos pensamos que eso de gestionar proyectos sólo es para gente muy ocupada, con grandes responsabilidades y equipos de mucha gente a su cargo. No nos damos cuenta de que hacemos gestión de proyectos todo el tiempo. Desde organizar una reunión con un cliente, hasta cambiarte de casa, tenemos cientos de oportunidades a lo largo del año para aplicar y beneficiarnos de una gestión de proyectos profesional.

Lo peor de todo es que muchos de los agobios que sufrimos día a día son causa de un mal enfoque a la hora de aceptar —y planificar— el trabajo. Aceptamos los encargos y nos comprometemos a resultados y fechas demasiado rápido, sin pensar primero en cómo lo vamos a hacer o en los posibles riesgos que pueden dar al traste con el proyecto —y lo que es peor, con nuestra credibilidad. Por eso, a continuación os presento un sencillo método en 6 pasos que nos ayudará a planificar cualquier proyecto, grande o pequeño, y aumentar nuestras probabilidades de éxito.

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Cómo gestionar proyectos recurrentes con GTD

Etiqueta Práctica

En estricta teoría, cuando usamos GTD todas las actividades que requieren más de una acción física deben convertirse en un proyecto. Por ejemplo, cambiar una bombilla de la cocina, si no tienes una de repuesto, se convertirá en un proyecto de tres acciones físicas: primero habrá que averiguar qué tipo de bombilla necesitas, luego habrá que comprarla y finalmente habrá que cambiarla. Aunque el neófito suele pensar que esto es una sobrecarga de trabajo, en realidad no es así. El pequeño esfuerzo extra suele compensar: si simplemente anotas “cambiar bombilla de la cocina” en tu lista, es muy probable que siempre la postergues —para los puristas, caigas en procrastinación—, porque cada vez que leas la tarea te darás cuenta que no tienes todo lo necesario y pasarás a otra cosa.

Ahora bien, ¿qué sucede con aquellos proyectos GTD que son recurrentes, y casi siempre sencillos? ¿Merece la pena la sobrecarga de añadir un nuevo proyecto a la lista de proyectos, definir todas sus próximas acciones por adelantado y fijar el resultado final deseado? Como ya he dicho en otras ocasiones, GTD no es nada más que un marco de trabajo que debe ser adaptado a las circunstancias de cada uno. Y la gestión de proyectos no es la excepción. Así pues. ¿existe alguna forma de adaptar una gestión de proyectos GTD pura a algo más práctico?

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