Cómo gestionar proyectos sin inventarte fechas límite

Adivino

En mi último post, donde escribía sobre lo que nos enseña de verdad la Ley de Parkinson, Juan Manuel, un lector del blog, planteaba una duda que me parecido sumamente interesante. Aunque le respondí directamente en los comentarios, creo que el caso puede llegar a ser más o menos frecuente, y compartirlo puede ser útil para otros muchos lectores.

En el post básicamente exponía la idea de que la conocida como Ley de Parkinson, lejos de implicar la necesidad de autoimponernos fechas límite para algunas de nuestras tareas, debería tener como consecuencia la necesidad de aprender a gestionar nuestra atención y que, de hacerlo correctamente, el uso de fechas límite autoimpuestas era totalmente innecesario.

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Fechas límite y proyectos GTD

‘Liquid Carbon’ by Mike Krüger

Cuando hablamos de efectividad, las fechas lo son todo. Como muchos ya sabéis, ser efectivo significa, por un lado, ser eficientes —hacer las cosas utilizando la menor cantidad de recursos posible, incluido el tiempo—, y por otro, ser eficaces —conseguir los resultados que se persiguen, en tiempo y forma. Como se puede ver, ambas partes de la ecuación de la efectividad consideran el tiempo: la eficacia nos sirve para poder cumplir las fechas límite, y la eficiencia para hacer las cosas en el menor tiempo posible.

Sin embargo, lo que sucede habitualmente es que sólo consideramos el tiempo en la medida en que afecta a nuestra eficacia, rara vez en relación a nuestra eficiencia. Y eso, como veremos enseguida, tiene un gran impacto en cómo gestionamos nuestra atención y, por ende, nos suele meter en bastantes líos a la hora de trabajar.

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Las listas GTD no son para gestionar proyectos

Arroba

Estaba leyendo hace unos días una interesante discusión sobre porqué Things —una aplicación que he utilizado habitualmente en mi Mac durante mucho tiempo—, no sirve para implementar GTD. Como podéis imaginar, habiendo utilizado Things durante varios años justo para este propósito, y siendo Things una de las aplicaciones más reconocidas dentro de la comunidad GTD, no pude resistir la tentación de leer sus argumentos.

Según el autor del post, el problema estriba en que Things debería permitir marcar qué tareas pueden llevarse a cabo en parelelo, y cuáles secuencialmente, de modo que las próximas acciones que no se pueden llevar a cabo todavía queden «ocultas» al consultar las listas contextuales correspondientes. Leer eso fue más que suficiente para entender el verdadero problema del autor: estaba cayendo en un error de concepto muy común entre muchos de los practicantes de GTD —yo también cometí errores parecidos en su momento—, que es creer que nuestras listas de GTD son una herramienta para gestionar proyectos. ¡No lo son!

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De la planificación del proyecto a las próximas acciones

Etiqueta Práctica

Si habéis seguido la serie GTD para dummies que terminó hace poco, recordaréis que identificaba dos tipos de proyectos: los autogestionados y los formales. Los proyectos autogestionados prácticamente no necesitaban planificación, porque dada una acción, era fácil determinar cuál sería la siguiente –por ejemplo, para cambiar el cartucho de la impresora existe una serie de acciones obvias bien definidas: revisar el modelo del cartucho, ir a comprarlo, cambiarlo…

Por el contrario, los proyectos formales –como la publicación de un libro electrónico–, necesitaban algún tipo de gestión. En este caso, las siguientes acciones no necesariamente resultan obvias a partir del simple enunciado del objetivo. Antes de iniciar la ejecución del proyecto es necesario realizar algún tipo de trabajo previo que nos ayude a aclarar el camino a seguir.

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