Consultorio GTD: Conseguir resultados sin fecha de vencimiento

Radio vintageHace unos días un lector de mi libro me hacía llegar el siguiente caso:

Te escribo para consultar una duda (…) Soy usuario de GTD desde hace 2 o 3 años gracias a tu libro (…) [y] profesor de universidad, contratado, no funcionario. Tengo por delante 5 años de contrato. Al final de estos 5 años me evaluarán y tendré que haber publicado unos cuantos artículos… cuantos más mejor pues de eso dependerá como de competitivo es mi CV para quedarme en la universidad.

Un artículo científico es una tarea compleja (muy compleja), implica toma de datos en el campo (cientos de horas), análisis estadísticos (cientos de horas), redacción de un borrador (decenas de horas), enviar pruebas a coautores (periodo indeterminado hasta que respondan), enviar artículo a publicar (periodo indeterminado hasta que respondan), hacer los cambios que sugiere la revista (decenas de horas), volverlo a enviar a otra revista porque ha sido rechazado…

Pero no hay una fecha objetiva para la publicación de estos artículos, el número de artículos publicados va a depender de muchas cosas: colaboraciones que surjan, entrada de fondos, disponibilidad de estudiantes que quieren implicarse… En general conseguir publicar dos artículos al año es una meta razonable, incluso se podría aspirar a 3 si tienes un buen equipo.

Estos objetivos se compaginan con otro trabajo que sí que tiene fechas objetivas: la docencia, esta meridianamente claro cuando es cada clase, cuando tienen que estar los exámenes corregidos, etc.

Lo que yo haría es asignar fechas orientativas a cada una de esas fases de escribir los artículos, pero claro eso son fechas subjetivas. Pero es que, si solo doy prioridad a las fechas objetivas nunca trabajaría en los artículos, que son los que van a decidir si después de 5 años sigo estando contratado o no.

¿Qué opinas? ¿Como puedo gestionar este tipo de metas, MUY importantes pero sin fechas objetivas?

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Cómo gestionar proyectos sin inventarte fechas límite

Adivino

En mi último post, donde escribía sobre lo que nos enseña de verdad la Ley de Parkinson, Juan Manuel, un lector del blog, planteaba una duda que me parecido sumamente interesante. Aunque le respondí directamente en los comentarios, creo que el caso puede llegar a ser más o menos frecuente, y compartirlo puede ser útil para otros muchos lectores.

En el post básicamente exponía la idea de que la conocida como Ley de Parkinson, lejos de implicar la necesidad de autoimponernos fechas límite para algunas de nuestras tareas, debería tener como consecuencia la necesidad de aprender a gestionar nuestra atención y que, de hacerlo correctamente, el uso de fechas límite autoimpuestas era totalmente innecesario.

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Fechas límite y proyectos GTD

‘Liquid Carbon’ by Mike Krüger

Cuando hablamos de efectividad, las fechas lo son todo. Como muchos ya sabéis, ser efectivo significa, por un lado, ser eficientes —hacer las cosas utilizando la menor cantidad de recursos posible, incluido el tiempo—, y por otro, ser eficaces —conseguir los resultados que se persiguen, en tiempo y forma. Como se puede ver, ambas partes de la ecuación de la efectividad consideran el tiempo: la eficacia nos sirve para poder cumplir las fechas límite, y la eficiencia para hacer las cosas en el menor tiempo posible.

Sin embargo, lo que sucede habitualmente es que sólo consideramos el tiempo en la medida en que afecta a nuestra eficacia, rara vez en relación a nuestra eficiencia. Y eso, como veremos enseguida, tiene un gran impacto en cómo gestionamos nuestra atención y, por ende, nos suele meter en bastantes líos a la hora de trabajar.

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Las listas GTD no son para gestionar proyectos

Arroba

Estaba leyendo hace unos días una interesante discusión sobre porqué Things —una aplicación que he utilizado habitualmente en mi Mac durante mucho tiempo—, no sirve para implementar GTD. Como podéis imaginar, habiendo utilizado Things durante varios años justo para este propósito, y siendo Things una de las aplicaciones más reconocidas dentro de la comunidad GTD, no pude resistir la tentación de leer sus argumentos.

Según el autor del post, el problema estriba en que Things debería permitir marcar qué tareas pueden llevarse a cabo en parelelo, y cuáles secuencialmente, de modo que las próximas acciones que no se pueden llevar a cabo todavía queden «ocultas» al consultar las listas contextuales correspondientes. Leer eso fue más que suficiente para entender el verdadero problema del autor: estaba cayendo en un error de concepto muy común entre muchos de los practicantes de GTD —yo también cometí errores parecidos en su momento—, que es creer que nuestras listas de GTD son una herramienta para gestionar proyectos. ¡No lo son!

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