#CoreGTD: Organizar el email de manera efectiva

SobresMuchas personas se acercan por primera vez a la metodología de productividad personal GTD buscando una manera eficiente de gestionar el correo electrónico. Uno de los retos fundamentales a los que se deben enfrentar la mayoría de los profesionales del conocimiento es cómo tratar correctamente la creciente cantidad de «inputs» potencialmente importantes que reciben a diario. El email es, desde hace unos años, quizá la mayor fuente de entradas de este tipo. Sin embargo, la mayoría de profesionales carece de un método adecuado para gestionar grandes flujos de información, que en muchas ocasiones resulta cambiante y ambigua. Así que es natural que el email se haya terminado por convertir en una de las principales fuentes de estrés en el trabajo del siglo XXI, y la causa por la que cada vez más profesionales buscan la manera de hacer algo al respecto.

Desde el punto de vista de GTD, una bandeja de correo electrónico es exactamente igual que cualquier otra bandeja de entrada. Sin embargo, el email tiene algunas peculiaridades. En primer lugar, las «cosas» se recopilan o capturan de manera automática, por lo que es casi obligatorio vaciar su contenido de manera frecuente para que permanezca funcional. Además, es una bandeja susceptible de recibir muchas cosas que no requieren acción, ya sea porque son basura o porque son simple información, lo que puede introducir un nivel de «ruido» considerable. Por si esto fuera poco, mucho emails están relacionados con varios asuntos y/o requieren más de una acción.

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7 reglas para enviar correos efectivos

Mail box by Fabian Reus

Llevamos tanto tiempo utilizando el correo electrónico que ni siquiera pensamos cómo lo usamos. Forma parte integral de nuestro trabajo y nuestra vida privada, pero la verdad es que, a juzgar por lo que veo todos los días, la mayoría de las personas no saben utilizar esta potente herramienta de una forma efectiva.

Después de muchos años enviando, pero sobre todo recibiendo correos electrónicos, he logrado sistematizar un conjunto de siete reglas para transmitir mensajes de forma óptima. Así, no sólo consigo transmitir lo que quiero, sino que los destinatarios de mis correos se sienten agradecidos por no hacerles perder su tiempo.

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