#CoreGTD: Las listas de verificación o checklists

Checklist de aviónSorprendentemente —o quizá no debería sorprendernos tanto—, el uso de listas de verificación o checklists es uno de los temas que David Allen decidió tratar más en profundidad en la última revisión de su libro Getting Things Done. Y digo que no debería sorprendernos tanto porque, siendo GTD® una metodología de productividad personal que hace un uso extensivo de listas, parece lógico incluir este tipo especial de listas en la ecuación.

Como hemos visto en anteriores entregas de esta serie, el tercer paso de GTD consiste, entre otras cosas, en crear recordatorios de lo que hemos decidido que hay que hacer para que los asuntos avancen, y en organizar el material de apoyo necesario para llevar a cabo las distintas acciones. Para un número significativo de cosas, identificar la «siguiente acción» física, visible, será más que suficiente para hacer el trabajo. Sin embargo, en algunas ocasiones, puede resultar muy útil hacer uso de listas de verificación.

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#CoreGTD: Organizar el email de manera efectiva

SobresMuchas personas se acercan por primera vez a la metodología de productividad personal GTD buscando una manera eficiente de gestionar el correo electrónico. Uno de los retos fundamentales a los que se deben enfrentar la mayoría de los profesionales del conocimiento es cómo tratar correctamente la creciente cantidad de «inputs» potencialmente importantes que reciben a diario. El email es, desde hace unos años, quizá la mayor fuente de entradas de este tipo. Sin embargo, la mayoría de profesionales carece de un método adecuado para gestionar grandes flujos de información, que en muchas ocasiones resulta cambiante y ambigua. Así que es natural que el email se haya terminado por convertir en una de las principales fuentes de estrés en el trabajo del siglo XXI, y la causa por la que cada vez más profesionales buscan la manera de hacer algo al respecto.

Desde el punto de vista de GTD, una bandeja de correo electrónico es exactamente igual que cualquier otra bandeja de entrada. Sin embargo, el email tiene algunas peculiaridades. En primer lugar, las «cosas» se recopilan o capturan de manera automática, por lo que es casi obligatorio vaciar su contenido de manera frecuente para que permanezca funcional. Además, es una bandeja susceptible de recibir muchas cosas que no requieren acción, ya sea porque son basura o porque son simple información, lo que puede introducir un nivel de «ruido» considerable. Por si esto fuera poco, mucho emails están relacionados con varios asuntos y/o requieren más de una acción.

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#CoreGTD: Verbos de siguiente acción y de proyecto

VerbLa metodología de productividad personal GTD está llena de sutilezas que, al ojo inexperto, suelen pasar inadvertidas en una primera aproximación. Es perfectamente normal. Muchas de las personas que se interesan por GTD lo hacen porque quieren resolver un problema: cómo mejorar su rendimiento personal y profesional en una realidad cambiante y que resulta cada vez más compleja. La urgencia por encontrar una solución rápida los lleva casi siempre a obviar aspectos importantes de la metodología de David Allen. Uno de estos aspectos, que marcan una enorme diferencia, es la manera de redactar los recordatorios de siguientes acciones y proyectos.

La inmensa mayoría de los profesionales actuales han aprendido a trabajar haciendo listas de tareas. Pero como decía una clienta del propio Allen, muchas listas de tareas no son más que «amasijos informes de cosas imposibles de hacer». A poco que te hayas tenido que enfrentar con la típica tarea que, sistemáticamente, se va quedando en la lista sin hacer, sabrás a qué me refiero.

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#CoreGTD: ¿Cuántas listas son necesarias?

ContenedoresUna de las críticas más recurrentes que recibe la metodología Getting Things Done® (GTD) es que resulta demasiado compleja en un entorno laboral y personal de por sí ya es suficientemente complejo. Y en particular, la cantidad de listas que son necesarias para poder organizar lo que aclaras cuando procesas tus bandejas de entrada.

Tan importante como desarrollar los cinco hábitos básicos de la productividad personal es entender la diferencia entre lo simple y lo simplista. Que algo resulte más o menos complejo de lo que a uno le gustaría no es relevante desde el punto de vista de la efectividad. Cada problema a resolver tiene una solución óptima. Y en el caso que nos ocupa, la solución que propone GTD para la mejora de la productividad personal es, hasta ahora, la más universal, simple y eficiente posible. Cualquier solución alternativa, con menos listas, dejará de ser simple y se convertirá en una solución simplista y, por tanto, inefectiva.

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