Consultorio GTD: Tareas repetitivas

Radio vintageHace unos días, Jonathan me enviaba desde Buenos Aires una consulta muy interesante sobre la mejor manera de gestionar algunos tipos de tareas repetitivas que, habitualmente, a muchas personas les resulta difícil encajar en el modelo de trabajo que propone GTD:

Estoy comenzando a utilizar la metodología GTD en mi vida personal y laboral [desde] hace poco más de un mes. (…) Sobre la base de la imprevisibilidad del día a día y del uso adecuado de la agenda, me asaltan algunas preguntas básicas. Por ejemplo, estudiar para un examen universitario o desinfectar el baño una vez por semana. No debería agendar una fecha exacta, pero tampoco podría prolongarlas más de unos días. ¿Tienes alguna sugerencia basada en GTD más allá de colocarla en próximas acciones y en un contexto?

Los dos casos que plantea Jonathan tienen una naturaleza diferente, y por eso requieren gestionarse de manera distinta.

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Consultorio GTD: Sobre el hábito de capturar

Libreta y lápizEl otro día me llegaba por email una consulta de Marcos Gestal, en relación con el hábito de la captura, en la que me planteaba que lleva intentando implementar GTD® desde hace un par de meses. En su email me comentaba que aún hay hábitos que le suponen demasiada atención consciente en lo que hace, como por ejemplo al capturar las cosas que llaman su atención. Y en concreto, le preocupaba que tenía la sensación de estar dedicando más tiempo del estrictamente necesario a la hora de capturar —o no capturar— cosas.

Efectivamente, y como el mismo Marcos me indicaba en su email, es normal que seamos ineficientes cuando estamos empezando a desarrollar un nuevo hábito. Cuando nunca hemos hecho algo, al principio nos resulta extraño. Sin embargo, poco a poco, las acciones que forman parte del nuevo hábito se van convirtiendo en automatismos, hasta que finamente quedan interiorizadas y logramos hacerlo casi sin esfuerzo. Sin embargo, su duda iba más allá de la pura mecánica: ¿Cuánto tiempo es aceptable emplear en capturar algo? ¿Es normal «quedarse» con muchas de las cosas capturadas, o hay algún número óptimo de cosas que debamos desechar después de haber procesado una bandeja de entrada?

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Consultorio GTD: Sobre proyectos y siguientes acciones

Radio vintagePongo en marcha hoy una «sección» del blog orientada a resolver dudas sobre la práctica de la metodología de productividad personal de David Allen, Getting Things Done®. Cada vez son más los lectores que, por diversos canales, me hacen llegar sus dudas sobre algunos conceptos de GTD®, o cuál es la mejor manera de implementar y desarrollar sus propios sistemas. Y he pensado que, quizá, puede ser útil para muchos de vosotros leer algunas de mis respuestas, como una forma de extraer valor de mi experiencia y el conocimiento tácito que he ido acumulando a lo largo de los años de práctica.

Empiezo respondiendo una batería de preguntas que me hizo llegar Dulce María Nieto hace poco, por medio de un comentario en el blog, con respecto al uso de las listas de «Proyectos» y de «Siguientes acciones» en GTD. No tengo prevista una periodicidad determinada para publicar estos posts, lo haré conforme vaya acumulando suficientes preguntas y dudas. Así que os animo desde ya a dejar comentarios —aquí o en cualquier otro post—, o escribirme por medio del formulario de contacto del blog. Será un placer conversar sobre el tema y echaros una mano aclarando cualquier aspecto relacionado con la metodología. Recordad que no hay preguntas tontas, y que probablemente todos —yo mismo incluído—, hemos tenido esas mismas dudas en algún momento.

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