Consultorio GTD: Sobre el hábito de capturar

Libreta y lápizEl otro día me llegaba por email una consulta de Marcos Gestal, en relación con el hábito de la captura, en la que me planteaba que lleva intentando implementar GTD® desde hace un par de meses. En su email me comentaba que aún hay hábitos que le suponen demasiada atención consciente en lo que hace, como por ejemplo al capturar las cosas que llaman su atención. Y en concreto, le preocupaba que tenía la sensación de estar dedicando más tiempo del estrictamente necesario a la hora de capturar —o no capturar— cosas.

Efectivamente, y como el mismo Marcos me indicaba en su email, es normal que seamos ineficientes cuando estamos empezando a desarrollar un nuevo hábito. Cuando nunca hemos hecho algo, al principio nos resulta extraño. Sin embargo, poco a poco, las acciones que forman parte del nuevo hábito se van convirtiendo en automatismos, hasta que finamente quedan interiorizadas y logramos hacerlo casi sin esfuerzo. Sin embargo, su duda iba más allá de la pura mecánica: ¿Cuánto tiempo es aceptable emplear en capturar algo? ¿Es normal «quedarse» con muchas de las cosas capturadas, o hay algún número óptimo de cosas que debamos desechar después de haber procesado una bandeja de entrada?

Continuar leyendo

#CoreGTD: El hábito de capturar cosas

Bloc de notas

Sacar las cosas de la cabeza es el primero de los cinco hábitos básicos de la productividad personal. David Allen llama a este hábito «capturar» o «recopilar», ambos con exactamente el mismo significado. La idea es poner inmediatamente fuera de tu cabeza cualquier cosa que llame tu atención en el mismo momento en que llama tu atención, principalmente por dos razones: 1) si ha llamado tu atención es porque ahora, de algún modo, crees que puede tener algún valor para ti hacer algo al respecto con esa cosa más adelante; y 2) si lo dejas en tu cabeza, hay muchas probabilidaes de que lo olvides rápidamente, mucho antes de que tengas ocasión de decidir si hay que hacer o no algo al respecto.

La importancia de este hábito reside, principalmente, en que es el punto de entrada de tu flujo de trabajo. A través del hábito de la captura «alimentas» ese flujo, que es donde realmente suceden las cosas. En la medida en que esta «puerta de entrada» no funcione bien, dejando entrar más o, lo que suele pasar más a menudo, menos cosas de las que deberías, empezarás a rendir de manera subóptima, y no serás todo lo eficaz que podrías llegar a ser.

Continuar leyendo

GTD: Porqué capturar sin verbos

Bandeja de entrada

Dice mi buen amigo José Miguel Bolívar que las palabras son importantes porque las palabras definen realidades. No podría estar más de acuerdo con esta afirmación. Tanto es así que, los que me leéis desde hace un tiempo, ya sabéis que mantengo una auténtica cruzada personal contra la expresión gestión del tiempo, que tanto daño ha hecho y sigue haciendo a la productividad personal de los trabajadores del conocimiento.

En GTD, uno de los hábitos más importantes, y el que da comienzo al flujo de trabajo en 5 pasos, es capturar o recopilar todas las “cosas” sobre las que hay que tomar una decisión de algún tipo. El objetivo de capturar no es otro que sacar de la cabeza todo lo que llame nuestra atención tan pronto como seamos consciente de ello, ya sea una tarea pendiente, un compromiso que hemos adquirido con alguien, o una idea potencialmente interesante para el futuro. De esa forma evitamos estar continuamente preocupándonos por no olvidarnos de las cosas, y podemos empezar a ocuparnos de lo que tenemos que hacer.

Continuar leyendo