#CoreGTD: La diferencia entre incubar y diferir

Pato incubandoUn aspecto de la metodología Getting Things Done® (GTD®) que crea muchos problemas a los usuarios inexpertos, es el de la terminología ambigua utilizada para algunos elementos y procesos clave. Por ejemplo, ya veíamos, cuando hablábamos de la diferencia entre hacer y conseguir, que en GTD® se utiliza el término «proyecto» con un significado ligeramente distinto al que la mayoría de las personas están acostumbradas. Y, como dice mi buen amigo José Miguel Bolívar, el hecho de que la diferencia de significado sea, en muchas ocasiones, tan sutil, agrava aún más el problema —porque si el significado de la palabra fuera radicalmente distinto, el nuevo significado sería más fácil de recordar para el recién llegado.

Algo parecido sucede con otros dos conceptos clave de la metodología de David Allen, como son «incubar» y «diferir». No sólo tienen un significado ligeramente distinto en la vida cotidiana, sino que, además, estos dos términos son casi sinónimos fuera del ámbito de GTD®. Como es lógico, esto dificulta enormemente el desarrollo correcto del hábito de vaciar las bandejas de entrada, el segundo de cinco hábitos básicos de la productividad personal.

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#CoreGTD: La diferencia entre hacer y conseguir

PensandoVeíamos que, un aspecto clave a la hora de desarrollar el hábito de vaciar las bandejas de entrada, es ser capaz de determinar correctamente qué cosas requieren acción a corto plazo, y qué cosas no. Las preguntas «¿Qué es esto?» y «¿Requiere acción?», que ya hemos visto, tienen como objetivo precisamente iniciar el proceso de aclarar el significado de las cosas que sacamos de la bandeja de entrada: lo que no requiere acción debe eliminarse, archivarse o incubarse; lo que sí requiere acción, debe hacerse inmediatamente, delegarse o hacerse lo antes posible, en cuanto se haya aclarado el significado de todas las demás cosas que están en la bandeja de entrada.

Para las cosas que sí requieren acción —aquellas que no son basura ni información, y que no pueden esperar—, antes de decidir cuándo o quién tiene que hacerlas, es necesario saber qué es exactamente lo que se tiene que hacer. Ese es precisamente el sentido de la pregunta «¿Cuán es la siguiente acción?» que propone David Allen en su segundo paso, aclarar o procesar. Sin embargo, aunque responder a esta pregunta correctamente parece fácil, pero por mi experiencia en aula, no lo es tanto.

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#CoreGTD: La regla de los dos minutos

TimerMuchas personas tienen su primer contacto con la metodología Getting Things Done (GTD) gracias a esta regla. Como vimos al hablar del hábito de vaciar las bandejas de entrada, David Allen considera una buena práctica hacer inmediatamente todo aquello que requiera menos de dos minutos para hacerse. La lógica detrás de esta regla es muy sencilla: si tienes que hacer algo y vas a emplear más tiempo en gestionar lo que tienes que hacer que en hacerlo, lo más eficiente es hacerlo inmediatamente y olvidarte de ello para siempre. Así evitas crear «burocracía» innecesaria en tu flujo de trabajo.

Si bien es cierto que esta regla puede resultar extremadamente útil y mejorar sustancialmente tu productividad, también lo es que es una regla muy mal entendida por muchos usuarios de GTD, y aplicada incorrectamente puede terminar convirtiéndose en un verdadero agujero negro para tu eficiencia. De hecho, ver la manera en que muchas personas aplican la regla de los dos minutos es un claro ejemplo de que, una cosa es creer que se entiende una metodología, y otra muy distinta entenderla de verdad y saber ponerla en práctica correctamente. Es por eso que muchos veteranos de GTD no recomendamos el uso de esta regla cuando apenas se está empezando a implementar la metodología.

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#CoreGTD: El hábito de vaciar las bandejas de entrada

Botellas vacíasVaciar las bandejas de entrada regular y sistemáticamente, aclarando el significado de las cosas que contienen, es el segundo de los cinco hábitos básicos de la productividad personal. David Allen llamó inicialmente a este hábito «procesar», aunque después lo cambio por «aclarar», queriendo decir lo mismo en ambos casos: transformar las cosas que capturamos, de manera que ganemos consciencia de qué significan para nosotros y podamos tomar una decisión concreta de qué hacer —o no hacer— con cada una de ellas.

Aclarar no es cambiar las cosas de lugar. Tampoco es hacer lo que sea que haya que hacer con ellas en este momento. Aclarar es simplemente tomar decisiones sobre cada una de las cosas que sacamos de las bandejas de entrada. En este sentido, una de las ventajas de GTD es que solo hay seis decisiones posibles que tomar, y la decisión «correcta» se puede encontrar siempre aplicando un diagrama de flujo o algoritmo. Es decir, que una vez indentificado el significado de cada cosa, la decisión de lo que hay que hacer con ella viene determinada mecánicamente, lo cual simplifica enormemente el proceso.

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