Estructura tu jornada laboral con GTD

Estructura tu jornada laboral con GTD

Casi desde que empecé a poner en práctica los principios de GTD pude sentir una mejoría enorme en la manera en que organizaba mi trabajo, mis compromisos y la información que manejaba. Sin embargo, eso no significaba necesariamente una mejora en mi productividad. Durante mucho tiempo tuve la sensación de que algo no terminaba de encajar. Sí, mis listas eran preciosas, y mi archivo se veía impecable. Pero al final de cada día sentía que no había avanzado en los asuntos verdaderamente importantes.

Los mecanismos que ofrece GTD para ayudarnos en este sentido son la revisión semanal y la clasificación de las tareas según su contexto, tiempo y energía necesarios para completarlas, y prioridad. Y funciona… hasta cierto punto. ¿Qué es lo que falla?

Expone David Allen en su libro que en un momento dado podemos estar haciendo una de tres cosas: 1) definiendo el trabajo, 2) haciendo el trabajo definido, o 3) haciendo el trabajo a medida que surje.

Básicamente, definir el trabajo es aplicar GTD para identificar y clasificar nuestras tareas –acciones–, según contexto, tiempo, energía y prioridad. Hacer el trabajo ya definido consiste en revisar dichas listas y tomar una decisión de qué es lo siguiente que vamos a hacer, en función de dichos criterios. Por ejemplo, si sólo tenemos 10 minutos antes de entrar a una reunión, tendrá que ser algo rápido, que podamos hacer aquí y ahora, y probablemente que no requiera mucho esfuerzo –si hubiera varias tareas que cumplen estos criterios, desempataríamos con la prioridad–.

Por último, lo menos productivo a lo que podemos dedicar nuestro tiempo es a hacer trabajo según surge, a.k.a. atender urgencias –muchas veces de otros, no nuestras–, y apagar fuegos. Ya he hablado en otras ocasiones de la diferencia entre lo importente y lo urgente, así que no voy a profundizar más ahora.

El problema es que muchas veces, especialmente cuando se acumula mucho trabajo, es fácil quedarse en un bucle de definición de trabajo permanente. O dejarnos llevar por las urgencias y dedicarnos a hacer, en lugar de a definir el trabajo, motivo principal por el que las bandejas de entrada pronto se desbordan, generando estrés añadido.

La solución que he encontrado a lo largo de los años de práctica es dar estructura a mi jornada laboral. ¿Qué es eso exactamente? Muy sencillo: establecer de antemano los tiempos y tipo de trabajo que voy a realizar a lo largo del día, una especie de pan-rutina para mis 8 horas de trabajo. De esa forma me aseguro de que le doy la importancia necesaria a cada actividad, mantengo un buen equilibrio y avanzo en los asuntos importantes de mi “agenda” personal.

En mi caso particular, antes de empezar el día intento seleccionar las 3-5 tareas más importantes, generalmente de entre los proyectos clave y los asuntos que se han vuelto urgentes. Yo lo hago la noche anterior, aunque también puedes hacerlo por la mañana antes de salir de casa. Sólo lleva 10 minutos.

Las primeras 3 horas las dedico a trabajar en exclusiva en estas tareas clave. Si la cosa se pone fea, completo las tareas pesadas con la técnica Pomodoro. En cualquier caso, no me doy permiso para revisar el correo ni hacer otra cosa hasta haber completado este primer bloque de 3 horas.

Despué dedico 30 minutos a una hora para hacer una primera “batida” por mi lista de asuntos a la espera. Envío correos, llamo por teléfono o visito a los compañeros con los que tengo asuntos pendientes. Me facilita mucho la tarea el hecho de que todos los asuntos a la espera tienen una fecha de revisión asignada. Si la lista es larga, dejo los demás asuntos para una segunda batida, generalmente a media tarde.

El resto del tiempo hasta la hora de comer la dedico a definir el trabajo, es decir, procesar las bandejas de entrada, especialmente el email. Si me sobra tiempo, intento avanzar con las tareas que no son tan importantes.

Las tardes las dedico a sacar adelante el trabajo de mis listas, sin fijarme ya en si son tareas clave o no. Lo ideal es elegir las tareas clave de modo que se puedan completar en el bloque de 3 horas matutinas; si no lo consigo es que estoy seleccionando demasiadas tareas. La tarde debe ser para hacer tareas “normales”, con una breve sesión, una hora antes de terminar, para hacer una segunda batida por los asuntos a la espera, si fuera necesario.

La última media hora antes de terminar es la media hora de “catch up”, como dicen los anglosajones. Sirve para ponerme al día con los asuntos que hayan surgido a lo largo de la jornada, actualizar las listas y el calendario, y si es posible, dejar las bandejas de entrada vacías.

Tener tu jornada laboral estructurada es como tener un piloto automático productivo, que te indica qué debes estar haciendo en cada momento sin necesidad de pensar, sólo hacer. La que he descrito es la que a mi me funciona, pero por supuesto cada uno debe diseñar su jornada a la medida de sus necesidades. ¡Inténtalo! Verás que serás mucho más productivo.

Y tú, ¿tienes estructurada tu jornada laboral de forma parecida? Deja un comentario y comparte con nosotros tu experiencia.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por puuikibeach

21 comentarios

    • @Xavi:

      Un placer tenerte leyendo de nuevo… :-D

      En otras ocasiones ya había leído experiencias similares a la tuya. En realidad, el hecho de atacar primero las tareas clave no tiene que ver tanto con niveles de energía, como con evitar que los imprevistos –y las distracciones–, se coman el tiempo y te dejen sin posibilidad de hacer lo importante.

      Dicho lo cual, me parece genial la idea de calentar motores con tareas sencillas, siempre que seas capaz de “detectar” cuando estás listo –productivamente hablando–, para trabajar a tope. En ese momento sigue siendo válido lo de cerrar todo y centrate exclusivamente en las tareas importantes.

      Una duda, ¿no te pasa a veces que te lías con tareas poco importantes y se te va el día sin darte cuenta?

    • No lo había comentado para no alargarme, pero ese es exactamente el reto de mi propuesta, si te despistas no haces nada :P

      A mí me pasaba bastante, pero desde que estoy a tope con GTD me pasa muy de vez en cuando y solo en situaciones excepcionales. Ahora tengo mis horas de estar a tope con las tareas importante, y sé cuales son estas tareas, si puedo hago algo antes de ir a comer y sobre todo por la tarde.

      Supongo que la clave es asimilar una rutina, cualquiera que sea, para dedicar tiempo a cada tipo diferente de tareas.

  1. Hola Jero,

    ¡Qué gusto leerte de nuevo mi querido amigo! Excelente artículo.

    Siempre he pensado que los posts prácticos son los que más nos dejan y nos inspiran para usar mejor nuestros recursos tomando el ejemplo de quienes tienen más experiencia, me encantó la idea que nos plasmas en este artículo y me quedo con la idea para seguirla aplicando.

    En mi caso actualmente dedico los primeros minutos del día a hacer revisiones importantes de lo que ocurre en torno al blog (lo importante) para después enfocarme ya de lleno a partir de las 11 a las actividades laborales.

    Ya sabes como piensa uno.

    Saludos,

    Omar Carreño

    • @Omar:

      Para un bloguero, sin duda dar mantenimiento y atender a su comunidad es importante, así que ninguna objeción. ;-)

      A partir de ahora verás muchos más artículos prácticos, lo prometo.

  2. Welcome back! Yo me organizo de manera similar a la tuya. Lo primero que hago es fijar las 3 tareas del día. Eso lo hago el día anterior si puedo o yendo al trabajo. Mi puesto actual me obliga a empezar por el mail ya que debo revisar las incidencias “atascadas” en el Centro de Atención a Usuarios y movilizar a quien sea necesario. Lo que hago es fijarme 1h máximo para esta tarea. Tras esto suelo hacer un descanso (aprovecho para el café) y rompo con esta dinámica y a la vuelta me pongo con la primera tarea del día. Si se me escapa esa primera hora (raro) lo que hago es una replanificación rápida del día para ver si es posible aún mantener la planificación.

    Por cierto, corrija “…podemos dedicar nuestro tiempo es a acer trabajo según surge…” que ese “acer” queda feucho ;-)

    • @Rubén:

      Errata corregida. Gracias maestro… :-)

      Como le comentaba a Omar, lo que es o no es importante depende de cada uno. En tu caso, revisar el correo es crítico para hacer bien tu trabajo y mantener un cierto nivel de calidad. Así que es una buena decisión revisar el correo a primera hora. Tan buena como fijar un límite. ¡Buena aportación!

  3. Si puedes estructurar tu jornada laboral, es la mejor solución. Si no puedes, lo mejor es clavar las pocas cosas que deben hacerse en horarios mas o menos fijos y el resto acomodarlo a la necesidad.

    Excelente artículo Jero!

    Un abrazo

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo

  4. Pues tienes todo un ritual de productividad Jero. Yo fallo mucho porque aunque tengo mi programa a veces no me disciplino y pospongo los deberes. Me lleno de una ansiedad y dejo de hacer algo por hacer otra cosa. ¿Seré de los que necesitan un jefe? (No lo tengo). Pero me voy a aplicar, ya verás… muy buena tu publicación.

    • @Txema:

      ¡Genial! No conocía esa aplicación, pero tiene muy buena pinta. Ya la tengo en mi iPhone y hoy mismo la pruebo. :-)

      Si funciona bien creo que la voy a utilizar para crear mi pan-rutina diaria. No tengo tan claro que me pueda servir para registrar las tareas específicas, pues ya uso Recordatorios para llevar el control de mis listas. Pero voy a explorar también esa posibilidad.

      Gracias por tan interesante aportación.

  5. Que bueno leerte otra vez, ya se te extrañaba

    Una pregunta, soy programador… ¿como puedo estructurar mi día, si no se cuanto voy a tardar en hacer un bloque de codigo?, aun si se exactamente como hacer la tarea, en momento de la accion surgen obstaculos imprevistos… por ejemplo codigo anterior choca con el mio, o actualizaciones que no sabia que se tenian que hacer, cosas por el estilo.

    • @Juan:

      Te entiendo, yo también hago programación a ratos para un amigo mío. ;-) Por supuesto, a veces no es posible saber de antemano si terminar una rutina o clase te llevará una horas o todo el día. Son muchas cosas las que pueden pasar y se pueden complicar. Pero como digo en el artículo, de lo que se trata es de definir tipos de trabajo, no de ponerle tiempos a las tareas.

      Por ejemplo, si la parte más importante de tu trabajo es tirar código, pero a lo largo del día también tienes que hacer otras tareas administrativas, la mejor forma de asegurarte de que dedicas al menos 3 horas diaras a tirar código es fijando un tiempo de codificación diario. Igualmente, debes asegurarte de que dedicas suficiente tiempo a otras actividades no tan importantes, pero necesarias. Por experiencia sé que te puedes meter en “la zona” y no salir de ella en todo el día, para darte cuenta a última hora de la tarde de que tienes más de 50 emails sin procesar, o de que se te olvidó darle seguimiento a un tema urgente.

      Estructurar la jornada significa darle el tiempo justo a cada tipo de actividad, en función de tus necesidades.

  6. @Jero,

    por lo que veo eres de las personas que se despiertan con fuerza y tienen más energía por la mañana.

    Yo tardo en activarme y normalmente tengo dos picos energéticos. De las 10 a las 13 y de las 17 a las 18. Por ello he adecuado mi productividad a esos picos y creo que es un concepto muy importante hacer esa reflexión.

    ¿En que momento del día estoy más concentrado, o tengo una mayor inspiración?

    Muy buen artículo @Jero.

    • David, hace mucho que escribí esto, y que tú dejaste el comentario. Sólo puedo decir que ya no tengo estos hábitos. Será cosa de la edad, o de que uno se va amoldando a las circunstancias. :-)

  7. La verdad que me ha encantado tu entrada! Ese es hoy el desafío en el que estoy metido. En particular quiero poder reducir la cantidad de reuniones (meetings) y llevarlas para el horario de después de las 15.00 hs para tener el mejor horario para las tareas de trabajo; pero bueno… veré cuanto puedo coordinar eso!

    Saludos cordiales desde Uruguay!

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