Entendiendo el concepto de contexto en GTD

Martillo y tornillo

Una las dudas más frecuentes que tienen las personas que se acercan por primera vez a la metodología de productividad personal de David Allen, es cómo elegir correctamente sus contextos de trabajo. En GTD, todo el trabajo que hay que hacer debe traducirse en última instancia en siguientes acciones físicas, como enviar un email, hacer una llamada telefónica, comprar algo, escribir un documento, etc. Y para poder llevar a cabo esas siguientes acciones de manera eficiente, deben agruparse por contexto.

Tantos años insistiéndonos con que debemos aprender a gestionar nuestro tiempo, organizarnos y priorizar, han hecho mucho daño, y en particular para el caso que nos ocupa, generan muchísimo «ruido» a la hora de enteder correctamente este concepto clave de GTD. El resultado es que, al final, muchas veces nos encontramos con contextos completamente inútiles a la hora de permitirnos hacer nuestro trabajo de la manera más eficiente posible.

Empezando por el principio, el contexto de una siguiente acción, según Allen, es aquella herramienta que debemos tener a mano, persona que debemos tener delante o lugar donde debemos estar para poder completar esa acción. Por ejemplo, para escribir un documento necesitamos un ordenador —herramienta—, y para comprar un paraguas nuevo necesitamos estar en la calle o en el supermercado —lugar. Igualmente, para tratar algunos asuntos del trabajo debemos estar en la oficina —lugar—, o si nuestra jefa no está siempre en la oficina, entonces no podemos hacer nada hasta que estemos reunidos con nuestra jefa —persona.

De lo anterior ya se empiezan a desprender algunas conclusiones interesantes. La primera de ellas es que el contexto de una siguiente acción no siempre es un lugar, como algunos principiantes asumen. Un contexto tiene un significado mucho más amplio, que abarca todo aquello que puede condicionar el que se pueda llevar a cabo o no una acción. No encontrarnos en el contexto adecuado para llevar a cabo una acción significa que no podemos llevar a cabo esa acción, aunque quisiéramos.

De lo anterior se deduce que los contextos de lugar no representan los lugares donde nos gustaría hacer las cosas, o donde solemos hacerlas habitualmente —uno de los errores más comunes de los principiantes. Por ejemplo, muchas personas asignarían el contexto «Oficina» a la acción «enviar un email al cliente X con una propuesta comercial», simplemente porque asocian esta acción a algo relacionado con el trabajo. Esto es un error de concepto que nos hace ineficientes. Para poder enviar un email a un cliente necesitamos tener a mano nuestro ordenador con acceso a internet —por ejemplo, el ordenador portátil de la empresa. Al final, terminaremos enviando el correo desde la oficina, desde casa o desde cualquier otro sitio, ya que en este caso, el lugar donde nos encontremos no es lo que condiciona el envío del correo, sino tener a mano una herramienta: el ordenador con acceso a internet. El contexto «Oficina» sólo sería correcto en este caso si tu ordenador siempre está en la oficina, y no tienes otro ordenador —por ejemplo, en casa— desde el que pudieras acceder al correo de la empresa para enviar emails.

Veamos otro ejemplo para entender las sutilezas de los contextos. Si para poder tratar un asunto debemos reunirnos con nuestra jefa, podría tener sentido utilizar el contexto «Oficina», pero ¿está nuestra jefa disponible siempre en la oficina para cuando decidamos tratar ese asunto con ella? Si la respuesta es sí, el contexto «Oficina» puede servir. Si nuestra jefa puede que a veces no esté disponible —porque esté de viaje o porque sólo despacha en ciertos días y horas—, entonces el contexto debería ser «Jefa», de manera que todas las cosas que tenemos que tratar en persona con ella estén en la misma lista. Tener un contexto «Jefa» nos permite tener acceso a todos los asuntos que tenemos que tratar con nuestra jefa sólo cuando estemos reunidos con ella, y mantenerlas ocultas el resto del tiempo, evitando mezclarlas con las cosas que sí podemos hacer en la oficina aunque no esté disponible nuestra jefa.

Como se puede ver, el concepto de contexto —si se utiliza bien—, es muy potente, ya que podemos enfocarnos sólo en aquellas siguientes acciones que podemos hacer aquí y ahora, con las herramientas y personas que tenemos a mano, y olvidarnos temporalmente del resto hasta que nos encontremos en los contexto adecuados. O como reza el viejo adagio, si tienes un martillo, da martillazos. Sabiéndolos utilizar, los contextos son uno de los mejores remedios para evitar la dispersión y avanzar muchos proyectos al mismo tiempo.

Foto por Justin Baeder vía Flickr

8 comentarios

  1. Excelente explicación del contexto, ¿crees que es bueno manejar dos contextos en una tarea? Por ejemplo si esta fuera “enviar un email al cliente X con una propuesta comercial autorizado por la Jefa” el contexto bien podría ser “oficina” y “jefa”

    Saludos

    • Ten en cuenta que esto es un proyecto, ya que ahí hay más de una acción (por ejemplo 1) Redactar el correo 2) Pedir autorización 3) Mandarlo al cliente X), por lo que cada acción tendrá contextos distintos.

      • Yo digo que no caben los 2 contextos, puesto que para enviar el correo previamente fue autorizado, lo que significo que tuviste que haber tenido una acción previa, algo así como “revisar la propuesta del comercial del cliente X”, que esa acción si correspondería con el contexto “@jefa”
        Al enviar el Mail, es por que la propuesta ya esta autorizada, ya no necesitas reunirte con tu jefa para enviarlo. por tanto solo necesitarías una opción que seria @oficina, si tu caso es como el mío, que solo puedes enviar correos desde la oficina, si puedes enviar corres desde otro lugar el contexto sería @mail.

        Es lo que creo, no se si Jordi o Jeronimo tengan otra opinion.

    • Tanto Jordi como Carlos lo han explicado perfectamente, José Ignacio. Uno de los errores más habituales en GTD es no identificar correctamente las siguientes acciones. Frecuentemente, cuando una siguiente acción necesita más de un contexto para ser completada, quiere decir que te encuentras ante un proyecto, no una acción.

      En el ejemplo que propones, lo primero que debes hacer es añadir el resultado deseado –“Email con la propuesta comercial para el cliente X enviado”– a la lista de “Proyectos”, y luego añadir la primera siguiente acción –“Redactar propuesta comercial para el cliente X para mandarla a autorización por la jefa”– a la lista de contexto correspondiente –“Ordenador”.

      Una vez tengas redactada y enviada la propuesta, debes añadir a la lista “A la espera” el recordatorio de que tienes una siguiente acción delegada –“Jefa > Autorizar la propuesta comercial del cliente X para enviársela por email > día/mes”.

      Por último, cuando tu jefa te autorice la propuesta, puedes: 1) enviársela al cliente inmediatamente, si hacerlo te supone menos de dos minutos, o 2) añadir la siguiente acción “Enviar email al cliente X con la propuesta comercial autorizada” a la lista de contexto “Ordenador”.

      Una vez completada la última acción, solo falta tachar el resultado que tienes en la lista “Proyectos” –“Email con la propuesta comercial para el cliente X enviado”–, y listo.

  2. Pingback: Competencias 2020: Davos apuesta por la efectividad | Óptima Infinito | Efectividad centrada en las personas

  3. Pingback: Efectividad y Presente: dos caras de la misma moneda - Enfoque Carnot

  4. Pingback: ¿Están realmente obsoletos los contextos de GTD? | Óptima Infinito | Efectividad centrada en las personas

  5. Pingback: Mis contextos GTD, ¿quieres saber más? (II) | Samuel Casanova

Deja un comentario